Cold-Email-Performance: Kennzahlen zum Messen und Verbessern

“Was man nicht messen kann, kann man nicht verbessern.” Geben Sie es zu, diesen Satz haben Sie sicher schon einmal gehört!

Nun, das gilt ganz besonders für das Versenden von Cold Emails. Allerdings sind nicht alle Kennzahlen gleichwertig. Manche können sogar irreführend sein, wenn sie ohne den richtigen Kontext analysiert werden.

Dieser Artikel soll Ihnen helfen, die Kennzahlen für Cold Emails zu verstehen, ihre Bedeutung zu klären und sie sinnvoll einzusetzen.

⚡ Fangen wir direkt an!

Die wichtigsten E-Mail-Kennzahlen für die Performance von Cold Emails verstehen

Zuerst sollten wir zwischen primären und sekundären KPIs unterscheiden. Primäre KPIs sind Kennzahlen, die direkt mit den Hauptzielen Ihrer Kampagne verknüpft sind. Sie messen die Ergebnisse, die Sie erreichen möchten, wie etwa Conversions, Engagement oder die allgemeine Performance.

Beispiele für primäre KPIs bei Cold Emails:

• Öffnungsrate (Open Rate)

• Antwortrate (Reply Rate)

• Konversionsrate (Conversion Rate)

Sekundäre KPIs hingegen helfen Ihnen dabei, die Ergebnisse Ihrer primären KPIs besser zu verstehen. Sie liefern Kontext über den Zustand Ihrer Kampagne.

Beispiele für sekundäre KPIs bei Cold Emails:

• Weiterleitungsrate (Forward Rate)

• Bouncerate (Bounce Rate)

• Abmelderate (Unsubscribe Rate)

Es ist zudem wichtig, den Unterschied zwischen Cold Emailing und traditionellem E-Mail-Marketing zu verstehen.

Eine Cold Email wird an Interessenten gesendet, die Sie noch nicht kennen, mit dem Ziel, einen ersten Kontakt herzustellen. Traditionelles E-Mail-Marketing hingegen richtet sich an ein bereits engagiertes Publikum, wie etwa Abonnenten oder Kunden.

Dieser grundlegende Unterschied beeinflusst sowohl die verwendeten Kennzahlen als auch deren Interpretation.

Zum Beispiel: Im traditionellen E-Mail-Marketing sind Öffnungs- und Klickraten wichtige Indikatoren für das Engagement. Beim Cold Emailing sind diese Kennzahlen weniger aussagekräftig, es sei denn, sie führen zu Antworten oder qualifizierten Gesprächen.

Diese sogenannten Eitelkeitskennzahlen (Vanity Metrics) sind zwar nützlich, bieten aber kein vollständiges Bild der tatsächlichen Performance. Deshalb muss ihre Analyse immer mit anderen Kennzahlen korreliert werden, um umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen.

Klickraten (CTR und CTOR)

Was sind CTR und CTOR?

Die meisten Informationen, die Sie online über Klickraten finden, unterscheiden nicht zwischen CTR und CTOR.

CTR (Click-Through Rate) misst den Prozentsatz der Empfänger, die auf einen Link in Ihrer E-Mail geklickt haben, im Verhältnis zur Gesamtzahl der versendeten E-Mails.

CTOR (Click-to-Open Rate) misst den Prozentsatz der Empfänger, die auf einen Link geklickt haben, im Verhältnis zur Gesamtzahl der geöffneten E-Mails.

🧮 Die Formel für beide ist nahezu identisch: Teilen Sie die Anzahl der eindeutigen Klicks durch die Anzahl der versendeten bzw. geöffneten E-Mails und multiplizieren Sie das Ergebnis mit 100.

Beispiel: Wenn Sie 1.000 E-Mails versenden und 50 Klicks erhalten, beträgt Ihre CTR:

(50 ÷ 1.000) × 100 = 5%

Die CTR hilft Ihnen, die Gesamtperformance der Kampagne zu bewerten.

Die CTOR ist nützlicher, um die Effektivität Ihres Inhalts oder Ihrer Handlungsaufforderungen (Calls-to-Action) zu beurteilen.

💡 Tipp von Mail Merge for Gmail: Segmentieren Sie Ihre E-Mail-Liste basierend auf dem Verhalten und den Interessen der Empfänger. Hochgradig personalisierte Inhalte können sowohl Ihre CTR als auch Ihre CTOR um 20% bis 40% steigern.

Was ist eine gute Klickrate?

Laut einer Benchmark-Studie von HubSpot liegt die durchschnittliche CTR über alle Branchen hinweg bei 3,1%.

Das Erreichen oder Übertreffen von 5% gilt als exzellente Leistung.

Durchschnittliche CTR nach Branche

Die folgende Tabelle zeigt die durchschnittlichen CTRs nach Branche, basierend auf Cold-Email-Kampagnen, die mit unserem Tool versendet wurden:

Branche	Durchschnittliche CTR
Finanzdienstleistungen	7,1 %
Gesundheit und Wellness	5,2 %
Immobilien	6,0 %
Bildung	5,0 %
Einzelhandel	3,9 %
Technologie und Software	2,7 %
Medien und Unterhaltung	2,1 %
Fertigung	1,6 %
Professionelle Dienstleistungen	1,3 %
Reise und Tourismus	0,4 %
Gemeinnützige Organisationen	0,0 %
Landwirtschaft und Lebensmittel	9,1 %
Telekommunikation	8,8 %
Transport und Logistik	8,5 %
Energie und Versorgung	1,9 %

Die durchschnittliche CTR über diese Branchen hinweg liegt für 2024 bei 6,04%. Das Geheimnis? Gut optimierte Kampagnen unter Verwendung der richtigen Tools und effektiver Copywriting-Techniken.

E-Mail-Öffnungsraten

Was sind E-Mail-Öffnungsraten?

Die Öffnungsrate misst, wie viele Ihrer E-Mails im Vergleich zur Gesamtzahl der versendeten E-Mails geöffnet wurden.

🧮 Formel für die E-Mail-Öffnungsrate: (Anzahl der geöffneten E-Mails ÷ Anzahl der versendeten E-Mails) × 100

Beispiel: Wenn Sie 1.000 E-Mails versenden und 300 davon geöffnet werden, beträgt Ihre Öffnungsrate:

(300 ÷ 1.000) × 100 = 30%

Beim Cold Emailing liefert die Öffnungsrate Erkenntnisse über:

• Die Relevanz Ihrer Betreffzeilen und Pre-Header.

• Die Effektivität Ihrer Segmentierung und Personalisierung.

• Die Qualität Ihrer E-Mail-Liste (z. B. Vermeidung ungültiger oder inaktiver Adressen).

💡 Experten-Tipp: Manche Tools erfassen die Gesamtzahl der E-Mail-Öffnungen anstatt der eindeutigen Öffnungen, was Ihre Analyse verzerren kann. Mit Mail Merge for Gmail ändert sich der Status einer E-Mail von “Gesendet” zu “Gelesen”, sobald sie geöffnet wird, was für genauere Daten sorgt.

Was ist eine gute Öffnungsrate für E-Mails?

Laut einer HubSpot-Studie liegt die durchschnittliche E-Mail-Öffnungsrate über alle Branchen hinweg bei 22,04%.

Im Durchschnitt gilt eine Öffnungsrate zwischen 15% und 25% für Cold-Email-Kampagnen als akzeptabel.

🧐 Was ist mit Öffnungsraten von 60%? Wir müssen zugeben, liebe Leser, dass wir von einigen Artikeln weniger seriöser SaaS-Anbieter überrascht waren, die wundersame Öffnungsraten von 60% versprechen.

Hier ist die Erklärung für solche Zahlen:

Entweder es ist gelogen!

Oder es stimmt, aber nur unter ganz bestimmten Bedingungen:

• Das Publikum ist extrem spitz zielgerichtet.

• Die Kampagne wird intern versendet (an Mitarbeiter, bestehende Partner).

• Es ist mit hochkarätigen Werbeaktionen verbunden.

Durchschnittliche E-Mail-Öffnungsraten nach Branche

Bei Mail Merge for Gmail legen wir Wert auf Transparenz.

Die folgende Tabelle zeigt die durchschnittlichen Öffnungsraten nach Branche, basierend auf Cold-Email-Kampagnen, die mit unserem Tool versendet wurden:

Branche	Durchschnittliche Öffnungsrate
Finanzdienstleistungen	27,1 %
Gesundheit und Wellness	30,2 %
Immobilien	26,0 %
Bildung	25,0 %
Einzelhandel	23,9 %
Technologie und Software	22,7 %
Medien und Unterhaltung	22,1 %
Fertigung	21,6 %
Professionelle Dienstleistungen	21,3 %
Reise und Tourismus	20,4 %
Gemeinnützige Organisationen	20,0 %
Landwirtschaft und Lebensmittel	21,1 %
Telekommunikation	22,8 %
Transport und Logistik	19,5 %
Energie und Versorgung	19,9 %

Die durchschnittliche Öffnungsrate über diese Branchen hinweg liegt für 2024 bei 26,04%.

Antwortrate

Die Antwortrate misst den Prozentsatz der Empfänger, die auf Ihre E-Mail geantwortet haben, im Vergleich zur Gesamtzahl der versendeten E-Mails.

Im Gegensatz zur Öffnungsrate oder CTR misst die Antwortrate direkt das Engagement, das eine Interaktion auslöst.

🧮 Formel für die Antwortrate: (Gesamtzahl der Antworten ÷ Gesamtzahl der versendeten E-Mails) × 100

Beispiel: Wenn Sie 1.000 E-Mails versenden und 50 Antworten erhalten, beträgt Ihre Antwortrate:

(50 ÷ 1.000) × 100 = 5%

Die durchschnittliche Antwortrate für Cold Emails variiert je nach Branche, Qualität Ihrer Interessentenliste und dem Grad der Personalisierung Ihrer Nachrichten. Hier sind einige Benchmarks:

• Generische Kampagnen (wenig bis keine Personalisierung): 1% bis 3%.

• Segmentierte Kampagnen (mit grundlegender Personalisierung): 5% bis 10%.

• Hyper-personalisierte Kampagnen (unter Nutzung spezifischer Daten über den Interessenten): Bis zu 20% in einigen B2B-Branchen.

Daher wird eine Antwortrate von über 10% oft als starke Leistung angesehen, insbesondere in B2B-Sektoren.

💡 Tipp von Mail Merge for Gmail: Korrelieren Sie Ihre Öffnungsrate mit Ihrer Antwortrate: Wenn Ihre Öffnungsrate hoch ist (>30%), aber Ihre Antwortrate niedrig (<3%), deutet dies auf ein Problem mit Ihrem Inhalt oder Ihrer Handlungsaufforderung hin. Wenn sowohl Ihre Öffnungsrate (<20%) als auch Ihre Antwortrate niedrig sind, müssen wahrscheinlich Ihre Betreffzeile oder Ihre E-Mail-Liste optimiert werden.

Konversionsrate

Die Konversionsrate misst den Prozentsatz der Empfänger, die nach der Interaktion mit Ihrer E-Mail eine gewünschte Aktion ausgeführt haben. Dies ist der ultimative Indikator für die Performance Ihrer Kampagne, da er deren direkten Einfluss auf Ihre Geschäftsergebnisse widerspiegelt.

🧮 Formel für die Konversionsrate: (Gesamtzahl der Konversionen ÷ Gesamtzahl der versendeten E-Mails) × 100

Beispiel: Sie versenden 1.000 E-Mails, 50 Personen klicken auf Ihren Link (CTR) und 10 davon füllen Ihr Formular aus oder tätigen einen Kauf. Ihre Konversionsrate beträgt:

(10 ÷ 1.000) × 100 = 1%

Eine Konversionsrate von über 2% gilt als solide. Eine Rate von über 5% ist in den meisten B2B-Branchen exzellent.

💡 Tipp von Mail Merge for Gmail: Optimieren Sie Ihre Konversionsrate, indem Sie die Anzahl der für die Konversion erforderlichen Schritte reduzieren. Wenn Ihr Ziel beispielsweise die Vereinbarung eines Meetings ist, fügen Sie einen Link zu einem Tool wie Calendly direkt in Ihre E-Mail ein, damit Empfänger sofort buchen können.

Bouncerate (Bounce Rate)

Die Bouncerate stellt den Prozentsatz der E-Mails dar, die nicht an ihre Empfänger zugestellt werden konnten.

Diese Kennzahl ist beim Cold Emailing entscheidend, da eine hohe Bouncerate sich direkt auf Ihre Absenderreputation auswirkt. Mit der Zeit erzeugt dies einen Dominoeffekt, der die Zustellbarkeit Ihrer zukünftigen Kampagnen verringert.

🧮 Formel für die Bouncerate: (Anzahl der nicht zugestellten E-Mails ÷ Gesamtzahl der versendeten E-Mails) × 100

Es gibt zwei Hauptkategorien von Fehlern bei der E-Mail-Zustellung:

• Hard Bounces (Permanente Fehler): Diese E-Mails können niemals zugestellt werden, oft weil die E-Mail-Adresse ungültig ist. Diese Adressen sollten sofort aus Ihrer Liste entfernt werden.

• Soft Bounces (Temporäre Fehler): Diese E-Mails können eventuell später zugestellt werden, da das Problem nur vorübergehend ist, zum Beispiel wenn das Postfach des Empfängers voll ist oder ein Serverproblem vorliegt.

Wenn Ihre Bouncerate 5% übersteigt, signalisiert dies ernsthafte Probleme.

💡 Experten-Tipp: Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre E-Mail-Liste, indem Sie inaktive oder veraltete Adressen entfernen, um Bounces zu vermeiden. Mit Mail Merge for Gmail ist dieser Prozess unkompliziert. Das Tool lässt sich nahtlos in Google Sheets und Gmail integrieren, wodurch Drittanbietersoftware überflüssig wird.

Abmelderate (Unsubscribe Rate)

Die Abmelderate ist ein wichtiger Indikator dafür, wie relevant und akzeptabel Ihre Kampagnen für Ihre Empfänger sind. Eine hohe Abmelderate spiegelt eine Diskrepanz zwischen Ihrer Nachricht und den Interessen Ihrer Interessenten wider.

🧮 Formel für die Abmelderate: (Anzahl der Abmeldungen ÷ Gesamtzahl der versendeten E-Mails) × 100

Eine Abmelderate von über 1% ist ein Warnsignal. Wenn Sie dies bemerken, ist es wichtig, die Ursachen zu analysieren!

👉 Unsere Forschung ist eindeutig: Die Hauptursache für hohe Abmelderaten ist die E-Mail-Frequenz. Wenn Sie zu oft E-Mails senden, ist das der erste Punkt, den Sie angehen sollten.

💡 Experten-Tipp: Machen Sie es Empfängern immer leicht, sich abzumelden. Ein spezieller Abmeldelink reduziert das Risiko, als Spam markiert zu werden, und sorgt für eine sauberere E-Mail-Liste. Mail Merge for Gmail bietet eine integrierte Option, um Abmeldelinks zu erstellen, damit Sie konform und professionell bleiben.

Weiterleitungsrate (Forward Rate)

Die Weiterleitungsrate misst den Prozentsatz der E-Mails, die von Ihren Empfängern an andere weitergeleitet wurden. Dieser KPI wird oft unterschätzt, ist aber ein starker Indikator für die Viralität und das Interesse, das durch Ihre Nachrichten erzeugt wird.

🧮 Formel für die Weiterleitungsrate: (Anzahl der Weiterleitungen ÷ Gesamtzahl der versendeten E-Mails) × 100

Weiterleitungsraten beim Cold Emailing sind typischerweise niedrig, da Empfänger oft kalte Interessenten sind. Eine Weiterleitungsrate von über 1% gilt als stark.

💡 Tipp von Mail Merge for Gmail: Verwenden Sie direkte Teilen-Buttons, um das Weiterleiten für Empfänger zu erleichtern.

So optimieren Sie die Performance Ihrer E-Mail-Kampagne für bessere Ergebnisse

Nachdem Sie nun die wesentlichen Kennzahlen und Ziele verstanden haben, lassen Sie uns in die wichtigsten Strategien eintauchen, um hocheffektive Cold-Email-Kampagnen zu erstellen.

Die Grundlagen beherrschen

Personalisierung

Personalisierung ist der ultimative Schlüssel beim Cold Emailing: Sprechen Sie über Ihren Interessenten, bevor Sie über Ihr Angebot sprechen. So geht es:

• Recherchieren Sie Schmerzpunkte und die Sichtweise des Interessenten, um ihn besser zu verstehen.

• Verwenden Sie präzise Daten (Branche, Rolle, Standort), um zu zeigen, dass Sie die Bedürfnisse des Empfängers verstehen. Beispiel: “Als Marketing Manager in Paris, hier ist, wie wir Ihnen helfen können…”

• Erwähnen Sie ein aktuelles Ereignis, um echtes Interesse zu zeigen.

Wir haben eine detaillierte Methodik mit Beispielen in unserem Artikel “Wie man eine Cold Email schreibt” skizziert.

Betreffzeilen

Eine überzeugende Betreffzeile kann Ihre Öffnungsraten erheblich steigern. Inspiration finden Sie in unserem Leitfaden für effektive E-Mail-Betreffzeilen.

Hier ist eine kurze Zusammenfassung der 5 besten Praktiken:

1. Halten Sie Ihre Betreffzeile kurz und prägnant.

2. Schreiben Sie personalisierte Betreffzeilen (“Wie man {{painPoint}} in 30 Tagen löst?”).

3. Stellen Sie eine Frage, falls relevant (“Benötigen Sie Hilfe bei {{painPoint}}?”).

4. Halten Sie Ihre Betreffzeile locker.

5. Fügen Sie Dringlichkeit hinzu (“Ein besonderes Geschenk nur für Sie, {{firstname}}.”).

Timing

Es gibt keine Zauberformel, nur Analyse und A/B-Tests.

✔️ Analysieren Sie die Gewohnheiten Ihres Publikums. Im B2B-Bereich erzielen E-Mails, die am Dienstagmorgen oder Mittwochnachmittag versendet werden, oft höhere Öffnungsraten.

✔️ Identifizieren Sie wichtige Zeitfenster. Überlegen Sie, wann Ihre Zielgruppe am ehesten nach Lösungen sucht (z. B. Jahresende für Budgetplanungen, Quartalsbeginn für neue Projekte).

✔️ Passen Sie Zeitzonen an, wenn Sie mehrere Regionen ansprechen. Planen Sie E-Mails so, dass sie zur optimalen Zeit für jedes Segment versendet werden.

Mobile Optimierung

Sabotieren Sie Ihre Bemühungen nicht durch technische Fehler. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails auf Mobilgeräten korrekt angezeigt werden, da heute über 60% der E-Mails auf Smartphones geöffnet werden.

Halten Sie Betreffzeilen kurz und platzieren Sie wichtige Informationen im sichtbaren Bereich (ohne Scrollen). Denken Sie Mobile-First, um ein nahtloses Erlebnis zu gewährleisten!

Die Kunst des Nachfassens (Follow-Ups) meistern

Follow-Ups sind ein kritischer Schritt beim Cold Emailing: Sie können einen kalten Interessenten in eine qualifizierte Chance verwandeln. Dennoch machen es die meisten Unternehmen nicht richtig.

Wann und wie oft nachfassen?

✔️ Warten Sie 3 bis 5 Tage für das erste Follow-Up. Nachfolgende Follow-Ups können im Abstand von 7 bis 10 Tagen erfolgen, um Ihren Interessenten nicht zu verärgern.

✔️ Eine effektive Kampagne umfasst 3 bis 5 Follow-Ups. Weniger zu senden kann bedeuten, Chancen zu verpassen; mehr zu senden kann Ihre Interessenten ermüden.

Schreibtechniken für ein effektives Follow-Up

✔️ Beziehen Sie sich auf einen Kernpunkt aus Ihrer ersten Nachricht, um zu zeigen, dass Ihr Follow-Up nicht generisch ist. Beispiel: “Wie in meiner vorherigen E-Mail erwähnt, glaube ich, dass unsere Lösung Ihnen helfen könnte, [ein spezifisches Problem zu lösen].”

✔️ Passen Sie Ihren Ton an: Wenn der Interessent auf mehrere E-Mails nicht reagiert hat, kann ein direkterer oder humorvollerer Ton manchmal das Interesse neu wecken. Beispiel: “Ist meine vorherige E-Mail vielleicht im Stapel untergegangen? 😊 Hier ist eine kurze Erinnerung.”

✔️ Verwenden Sie klare und ansprechende Handlungsaufforderungen: Beispiele:

• “Haben Sie diese Woche 15 Minuten Zeit, um dies zu besprechen? Hier ist mein Kalender: [Calendly-Link].”

• “Ist dies im Moment eine Priorität für Ihr Unternehmen?”

Halten Sie Ihre E-Mail-Liste sauber und aktuell

Eine qualitativ hochwertige E-Mail-Liste ist unerlässlich, um die Zustellbarkeit zu gewährleisten und Ihre Kampagnen zu optimieren:

1. Entfernen Sie inaktive Adressen, um Bounces zu vermeiden und eine gute Absenderreputation zu wahren.

2. Überprüfen und verifizieren Sie regelmäßig Ihre Liste, um sicherzustellen, dass alle Kontakte aktuell sind.

3. Segmentieren Sie Ihre Kontakte, um Ihre Nachrichten zu personalisieren und das Engagement zu steigern.

Pro-Tipps: Eine Liste warm zu halten ist gut, bedeutet aber auch, dass Sie Ihr Publikum verkleinern. Wir empfehlen die Nutzung von Tools wie Snowball, um soziale Netzwerke zu nutzen und frischen Wind in Ihre Mailingliste zu bringen.

Weitere Einblicke zur Verwaltung Ihrer E-Mail-Listen finden Sie in unserem Artikel über die besten Tools für Cold Emailing.

Fazit

Sie haben jetzt alle Werkzeuge, die Sie benötigen, um Ihre Cold-Email-Kampagnen zu optimieren. Fangen Sie noch heute an: Analysieren Sie Ihre letzten Kampagnen, identifizieren Sie Verbesserungspotenziale und setzen Sie die Strategien um, die wir geteilt haben.

Und wenn Sie bereit sind, noch einen Schritt weiter zu gehen, probieren Sie Mail Merge for Gmail aus, die beste App für Cold Emails! Lassen Sie uns Ihre Cold Emails härter für Sie arbeiten.