Wie man eine E-Mail professionell beendet

Möchten Sie bei Ihren Empfängern einen starken Eindruck hinterlassen, indem Sie klar, professionell und dennoch nahbar auftreten?

Die Art und Weise, wie wir uns ausdrücken, ist genauso wichtig wie die Nachricht selbst. Eine E-Mail gut zu beenden ist eine Kunst, genau wie eine zu beginnen.

In diesem Leitfaden erläutern wir die Best Practices für den Abschluss einer professionellen E-Mail und stellen Ihnen ein Tool vor, mit dem Sie Zeit sparen können.

E-Mail-Abschluss-Generator

Wer hat nicht schon einmal 15 Minuten damit verbracht, das Ende einer E-Mail zu schreiben und umzuschreiben, aus Sorge, einen Fehler zu machen?

Ihre Zeit ist wertvoll, und Sie haben wahrscheinlich wichtigere Aufgaben, auf die Sie sich konzentrieren müssen.

Deshalb bieten wir ein Tool an, das automatisch einen E-Mail-Abschluss generiert, der auf Ihren Empfänger und den Kontext zugeschnitten ist. Nicht zu formell, nicht zu locker. Es findet die perfekte Balance zwischen einem gesprächigen und einem professionellen Ton.

💡 Profi-Tipp: Wenn Sie lernen möchten, wie man eine angemessene Follow-up-E-Mail schreibt oder effektive Akquise-E-Mails erstellt, haben wir umfassende Leitfäden zu diesen Themen verfasst.

Wie funktioniert es? Wir wenden einfach die Grundlagen für das Schreiben eines guten E-Mail-Abschlusses an und automatisieren sie in einem gebrauchsfertigen Tool.

Hier sind die wesentlichen Funktionen:

Grundlagen für E-Mail-Abschlüsse

Wir empfehlen zwei bewährte Methoden, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Abschlüsse sowohl professionell als auch effektiv sind.

1️⃣ Passen Sie Ihren Ton an Ihren Empfänger an. Entgegen der landläufigen Meinung bedeutet professionell zu sein nicht, komplizierte Sprache zu verwenden oder kalt zu klingen. Denken Sie daran, es ist ein Mensch, der Ihre E-Mail liest!

So passen Sie Ihren Ton an:

• Ein Kollege, den Sie gut kennen: Sie können einen lockereren Ton verwenden.

• Ein Interessent, den Sie noch nie getroffen haben: Bleiben Sie bei einer formellen Sprache.

• Ein Untergebener oder Vorgesetzter: Formelle Sprache ist die sicherste Wahl.

💡 Profi-Tipp: Berücksichtigen Sie den kulturellen Kontext Ihres Empfängers. In den Vereinigten Staaten wird ein herzlicher und nahbarer Ton in professionellen Umgebungen oft geschätzt. In Deutschland oder Japan wird ein formellerer und direkterer Ton bevorzugt, selbst wenn man enge Kollegen anspricht.

2️⃣ Konzentrieren Sie sich auf die drei Schlüsselelemente eines E-Mail-Abschlusses. Um Ihre E-Mail effektiv zu beenden, stellen Sie sicher, dass Sie diese wesentlichen Komponenten enthalten:

1. Beispiele für Schlusssätze

2. Grußformeln

3. Signatur.

Beispiele für Schlusssätze

Diese Sätze wiederholen das Ziel Ihrer E-Mail und können einen Call-to-Action enthalten, falls Sie eine Antwort vom Empfänger erwarten.

1. Eine Antwort erhalten

Beispiel: Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihre Einblicke. Könnten Sie mir bis Freitag Ihre Gedanken zu dem Vorschlag mitteilen? Ich stelle bei Bedarf gerne weitere Details zur Verfügung.

2. Anforderung von Follow-up oder Dokumenten

Beispiel: Ich habe den Projektentwurf zur Durchsicht angehängt. Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie die zusätzlichen Daten bis nächsten Mittwoch bereitstellen können, um sicherzustellen, dass wir im Zeitplan bleiben.

3. Vereinbarung eines Meetings oder Anrufs

Beispiel: Wären Sie für einen kurzen Anruf nächste Woche verfügbar, um dies weiter zu besprechen? Bitte teilen Sie mir Ihre Verfügbarkeit mit, und ich koordiniere dies gerne.

4. Nachfassen zu einer vorherigen E-Mail

Beispiel: Ich wollte nur bei meiner letzten E-Mail bezüglich der bevorstehenden Kampagne nachfassen. Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie die Details bereits prüfen konnten oder ob Sie Klärungsbedarf haben.

5. Abschluss ohne Call-to-Action

Beispiel: Nochmals vielen Dank für Ihre Zeit und Unterstützung. Ich schätze Ihre Beratung sehr und freue mich auf die zukünftige Zusammenarbeit mit Ihnen.

💡 Profi-Tipp: Abschluss für Mail Merge. Wenn Sie ein breiteres Publikum ansprechen, sollte Ihr Abschluss professionell, aber auch ansprechend und handlungsorientiert sein:

Beispiel: Vielen Dank, dass Sie erkunden, wie [Ihr Produkt/Dienstleistung] Ihre Ziele unterstützen kann. Wenn Sie den nächsten Schritt machen möchten, klicken Sie hier, um ein kostenloses Beratungsgespräch zu vereinbaren, oder antworten Sie auf diese E-Mail bei Fragen. Wir freuen uns darauf, Ihnen zum Erfolg zu verhelfen!

Grußformeln

Es ist ein so kleines Wort oder ein so kurzer Ausdruck, aber es bedeutet so viel! Es ist an der Zeit, die Person, mit der Sie sprechen, kennenzulernen. Kein Raum für Fehler!

Beispiele für formelle Grußformeln

Perfekt für professionelle E-Mails. Diese Grußformeln sind höflich und prägnant und wahren einen professionellen Ton, ohne zu vertraut zu wirken:

• Mit freundlichen Grüßen

• Vielen Dank

• Herzliche Grüße

• Beste Grüße

• Hochachtungsvoll

• Alles Gute

• Freundliche Grüße

• Vielen Dank im Voraus

💡 Profi-Tipp: Sind sie in einem Direct-Mail-Stück unerlässlich? Ja, wenn Sie an Kunden, Partner oder ein großes professionelles Publikum schreiben. Nein, wenn Sie eine heterogene Gruppe ansprechen (z. B. Abonnenten Ihres Newsletters).

Beispiele für lockere Grußformeln

Ideal für E-Mails an Kollegen, Freunde oder informellen Austausch. Diese Grußformeln schaffen einen freundlichen und nahbaren Ton:

• Beste Grüße

• Bis bald

• Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören

• Einen schönen Tag noch

• Pass auf dich auf

• Danke

• Bleiben Sie dran

• Vorwärts und aufwärts!

Unangemessene, aber lustige Beispiele für Grußformeln

Das Beste zum Schluss! Auch wenn diese unterhaltsam sein können, sollten sie in professionellen Kontexten vermieden werden:

• Thx

• Peace out

• Liebe Grüße

• Dein/Deine

• 😎 (Emoji)

• XO

• Dein/Deine treue/r

• Bis später, Alligator!

• Hasta la vista, Baby!

• Glückwunsch zum Lesen der ganzen E-Mail!

• Alles Gute, außer montags! (mein Favorit 😉 )

Signatur

Die Signatur enthält wichtige Informationen darüber, wer Sie sind und wie man Sie kontaktieren kann. Sie sagt viel über Sie aus.

Wesentliche Informationen (immer enthalten)

• Ihr vollständiger Name. Hilft dem Empfänger, Sie sofort zu identifizieren.

• Ihre Berufsbezeichnung oder Rolle. Gibt Ihre Position oder Ihren Zweck in einem professionellen Kontext an.

• Ihre E-Mail-Adresse. Besonders wenn sie von der E-Mail-Adresse des Absenders abweicht.

• Ihre Telefonnummer. Ein direkter Weg, Sie bei dringenden oder wichtigen Angelegenheiten zu erreichen.

Optionale Informationen (je nach Kontext enthalten)

• Ihr Standort. Nützlich für Unternehmen oder Rollen, die lokale Dienstleistungen oder internationale Zusammenarbeit beinhalten.

• Ihre Universität und Ihr Abschlussjahr. Relevant, wenn Sie Student, Absolvent oder in der akademischen Welt vernetzt sind.

• Links zu professionellen Profilen oder Portfolio (LinkedIn-Profil, persönliche Website oder Online-Portfolio, andere professionelle soziale Konten, z. B. Behance, GitHub, Dribbble).

• Unternehmensbranding. Ein Firmenlogo oder Slogan kann die Markenbekanntheit in bestimmten Branchen verbessern.

Hier erfahren Sie, wie Sie sowohl wesentliche als auch optionale Elemente kombinieren können.

⚡Einfach, nicht wahr? Aber es braucht Zeit, es richtig zu machen. Deshalb erledigt unser Signatur-Generierungstool dies für Sie.

BONUS: E-Mail-Abschlussbeispiele für die häufigsten Fälle

Hier sind Beispiele, die auf die häufigsten Situationen zugeschnitten sind und Ihnen helfen, Ihre E-Mails klar und professionell abzuschließen.

🗣️ Vorstellungsgespräch: Beenden Sie eine E-Mail im Zusammenhang mit einem Vorstellungsgespräch mit Professionalität und Begeisterung.

Beispiel: Nochmals vielen Dank für die Gelegenheit, heute mit Ihnen zu sprechen. Ich freue mich darauf, mehr über die nächsten Schritte im Einstellungsprozess zu erfahren. Bitte zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, falls Sie weitere Informationen von mir benötigen.

🏢 Bewerbung um eine Stelle: Zeigen Sie Interesse und bleiben Sie dabei professionell und präzise.

Beispiel: Vielen Dank, dass Sie meine Bewerbung in Betracht ziehen. Ich stehe für ein Vorstellungsgespräch nach Absprache zur Verfügung und stelle gerne weitere Informationen bereit. Ich freue mich auf Ihre Antwort und wünsche Ihnen einen schönen Tag.

🧑‍🏫 Kommunikation mit einem Lehrer: Bleiben Sie respektvoll und klar in Ihrer Anfrage oder Ihrem Ausdruck der Dankbarkeit.

Beispiel: Vielen Dank für Ihre Beratung bezüglich [des besprochenen Themas]. Bitte lassen Sie mich wissen, falls Sie weitere Informationen oder Unterlagen benötigen. Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag.

🙏 Danksagung nach einer formellen Veranstaltung: Drücken Sie Ihre Dankbarkeit aus und hinterlassen Sie einen positiven Eindruck.

Beispiel: Nochmals vielen Dank für die Ausrichtung und dafür, dass Sie sich die Zeit genommen haben, eine so bedeutungsvolle Veranstaltung zu organisieren. Es war ein Vergnügen, mit Ihnen und den anderen Teilnehmern zu sprechen. Ich freue mich auf zukünftige Möglichkeiten der Zusammenarbeit.

Sie sind jetzt bereit, Ihre E-Mails klar, professionell und effektiv abzuschließen. Aber warum dort aufhören? Machen Sie den nächsten Schritt, indem Sie Ihren E-Mail-Prozess mit unserer Lösung optimieren: das beste Mail Merge Tool für Google Sheets.

Mit diesem Tool können Sie personalisierte Massen-E-Mails direkt aus Gmail versenden und dabei einen professionellen und maßgeschneiderten Ton beibehalten.