Come concludere un'email in modo professionale

Vuoi lasciare una forte impressione sui tuoi destinatari essendo chiaro, professionale e allo stesso tempo cordiale?

Il modo in cui ci esprimiamo è importante tanto quanto il messaggio stesso. Concludere bene un’email è un’arte, proprio come iniziarne una.

In questa guida, descriveremo le migliori pratiche per chiudere un’email professionale e ti presenteremo uno strumento in grado di farti risparmiare tempo.

Generatore di conclusioni per email

Chi non ha mai passato 15 minuti a scrivere e riscrivere la fine di un’email, preoccupato di commettere un errore?

Il tuo tempo è prezioso e probabilmente hai compiti più importanti su cui concentrarti.

Ecco perché offriamo uno strumento che genera automaticamente una conclusione per email su misura per il tuo destinatario e il contesto. Né troppo formale, né troppo informale. Trova il perfetto equilibrio tra un tono colloquiale e uno professionale.

💡 Consiglio dell’esperto: Se vuoi imparare come scrivere un’email di follow-up appropriata o creare email di prospezione efficaci, abbiamo scritto guide complete su questi argomenti.

Come funziona? Applichiamo semplicemente i fondamenti della scrittura di una buona conclusione per email e li automatizziamo in uno strumento pronto all’uso.

Ecco le funzionalità essenziali:

Fondamenti delle conclusioni per email

Consigliamo due migliori pratiche per garantire che le tue conclusioni siano sia professionali che efficaci.

1️⃣ Adatta il tono al destinatario. Contrariamente alla credenza popolare, essere professionali non significa usare un linguaggio complicato o sembrare freddi. Ricorda, c’è un essere umano che legge la tua email!

Ecco come adattare il tuo tono:

• Un collega che conosci bene: puoi usare un tono più informale.

• Un potenziale cliente che non hai mai incontrato: mantieni un linguaggio formale.

• Un subordinato o un superiore: il linguaggio formale è la scelta più sicura.

💡 Consiglio dell’esperto: Considera il contesto culturale del tuo destinatario. Negli Stati Uniti, un tono caloroso e cordiale è spesso apprezzato in contesti professionali. In Germania o in Giappone, si preferisce un tono più formale e diretto, anche quando ci si rivolge a colleghi stretti.

2️⃣ Concentrati sui tre elementi chiave della chiusura di un’email. Per concludere la tua email in modo efficace, assicurati di includere questi componenti essenziali:

1. Esempi di frasi di chiusura

2. Saluti finali

3. Firma.

Esempi di frasi di chiusura

Queste frasi ribadiscono l’obiettivo della tua email e possono includere una call to action se ti aspetti una risposta dal destinatario.

1. Ottenere una risposta

Esempio: Grazie per il tuo tempo e per le tue intuizioni. Potresti farmi sapere cosa ne pensi della proposta entro venerdì? Sono felice di fornire ulteriori dettagli, se necessario.

2. Richiedere un follow-up o documenti

Esempio: Ho allegato la bozza del progetto per una tua revisione. Per favore, fammi sapere se riesci a fornire i dati aggiuntivi entro mercoledì prossimo per assicurarci di rispettare le scadenze.

3. Fissare una riunione o una chiamata

Esempio: Saresti disponibile per una breve chiamata la prossima settimana per discuterne ulteriormente? Fammi sapere la tua disponibilità e sarò felice di coordinarmi.

4. Follow-up su un’email precedente

Esempio: Volevo solo dare seguito alla mia ultima email riguardo alla prossima campagna. Per favore, fammi sapere se hai avuto modo di rivedere i dettagli o se hai bisogno di chiarimenti.

5. Concludere senza una call to action

Esempio: Grazie ancora per il tuo tempo e il tuo supporto. Apprezzo sinceramente la tua guida e non vedo l’ora di collaborare con te in futuro.

💡 Consiglio dell’esperto: Chiusura per Mail Merge. Quando ti rivolgi a un pubblico più ampio, la tua chiusura dovrebbe essere professionale ma anche coinvolgente e orientata all’azione:

Esempio: Grazie per aver esplorato come [Il tuo Prodotto/Servizio] può supportare i tuoi obiettivi. Se desideri fare il passo successivo, clicca qui per prenotare una consulenza gratuita o rispondi a questa email per qualsiasi domanda. Siamo entusiasti di aiutarti a raggiungere il successo!

Saluti finali

È una parola così piccola, o un’espressione così breve, ma significa molto! È il momento di entrare in sintonia con la persona a cui ti rivolgi. Non c’è spazio per l’errore!

Esempi di saluti finali formali

Perfetti per email professionali, questi saluti sono educati e concisi, mantenendo un tono professionale senza essere eccessivamente confidenziali:

• Cordiali saluti

• Grazie

• Un cordiale saluto

• Distinti saluti

• Sinceramente

• I migliori auguri

• Cordialmente

• Grazie in anticipo

💡 Consiglio dell’esperto: sono essenziali in un invio diretto? Sì, se scrivi a clienti, partner o a un vasto pubblico professionale. No, se ti rivolgi a un gruppo eterogeneo (ad esempio, gli iscritti alla tua newsletter).

Esempi di saluti finali informali

Ideali per email a colleghi, amici o scambi informali, questi saluti creano un tono amichevole e cordiale:

• Un saluto

• A presto

• In attesa di un tuo riscontro

• Buona giornata

• Stammi bene

• Grazie

• Restiamo in contatto

• Avanti tutta!

Esempi di saluti finali inappropriati ma divertenti

Il meglio per ultimo! Sebbene possano essere divertenti, è meglio evitarli in contesti professionali:

• Thx

• Peace out

• Con affetto

• Tuo/a

• 😎 (emoji)

• XO

• Cordialmente tuo

• Ci si vede, coccodrillo!

• Hasta la vista, baby!

• Congratulazioni per aver letto tutta l’email!

• I migliori auguri, tranne che per il lunedì! (il mio preferito 😉 )

Firma

La firma fornisce informazioni essenziali su chi sei e come contattarti. Dice molto di te.

Informazioni essenziali (da includere sempre)

• Il tuo nome e cognome. Aiuta il destinatario a identificarti immediatamente.

• Il tuo titolo professionale o ruolo. Indica la tua posizione o il tuo scopo in un contesto professionale.

• Il tuo indirizzo email. Soprattutto se differisce dall’email del mittente.

• Il tuo numero di telefono. Un modo diretto per raggiungerti per questioni urgenti o importanti.

Informazioni facoltative (da includere in base al contesto)

• La tua posizione geografica. Utile per aziende o ruoli che coinvolgono servizi locali o collaborazioni internazionali.

• La tua università e anno di laurea. Rilevante se sei uno studente, un neolaureato o se fai networking in ambito accademico.

• Link a profili professionali o portfolio (profilo LinkedIn, sito web personale o portfolio online, altri account social professionali come Behance, GitHub, Dribbble).

• Branding aziendale. Un logo aziendale o uno slogan possono migliorare il riconoscimento del marchio in determinati settori.

Ecco come puoi combinare elementi essenziali e facoltativi.

⚡Semplice, vero? Ma ci vuole tempo per farlo bene. Ecco perché il nostro strumento di generazione della firma se ne occupa per te.

BONUS: Esempio di conclusione email per i casi più comuni

Ecco esempi su misura per le situazioni più comuni, che ti aiuteranno a concludere le tue email in modo chiaro e professionale.

🗣️ Colloquio: Concludi un’email relativa a un colloquio con professionalità ed entusiasmo.

Esempio: Grazie ancora per l’opportunità di parlare con voi oggi. Non vedo l’ora di saperne di più sui prossimi passi del processo di selezione. Non esitate a contattarmi se avete bisogno di ulteriori informazioni da parte mia.

🏢 Candidatura per un lavoro: Dimostra interesse rimanendo professionale e preciso.

Esempio: Grazie per aver preso in considerazione la mia candidatura. Sono disponibile per un colloquio a vostro piacimento e sarò lieto di fornire qualsiasi informazione aggiuntiva. Attendo una vostra risposta e vi auguro una buona giornata.

🧑‍🏫 Comunicazione con un insegnante: Rimani rispettoso e chiaro nella tua richiesta o espressione di gratitudine.

Esempio: Grazie per la sua guida riguardo [l’argomento discusso]. Mi faccia sapere se ha bisogno di ulteriori informazioni o documentazione. Le auguro una buona giornata.

🙏 Dire grazie dopo un evento formale: Esprimi gratitudine e lascia un’impressione positiva.

Esempio: Grazie ancora per l’ospitalità e per aver dedicato del tempo a organizzare un evento così significativo. È stato un piacere parlare con lei e con gli altri partecipanti. Spero in future opportunità di collaborazione.

Ora sei pronto a concludere le tue email in modo chiaro, professionale ed efficace. Ma perché fermarsi qui? Fai il passo successivo ottimizzando il tuo processo email con la nostra soluzione: il miglior strumento di mail merge per Google Sheets.

Con questo strumento, puoi inviare email di massa personalizzate direttamente da Gmail mantenendo un tono professionale e su misura.