बेहतर आउटरीच के लिए 10 ईमेल टेम्प्लेट उदाहरण

एक पॉलिश किया हुआ ईमेल टेम्प्लेट सिर्फ इसलिए काम नहीं करता क्योंकि वह पेशेवर दिखता है। सही संदेश के लिए अभी भी सही प्राप्तकर्ता, संपर्क करने का एक विश्वसनीय कारण, उपयोगी संदर्भ, एक स्पष्ट कार्रवाई और भेजने के बाद क्या होगा, इसकी एक योजना की आवश्यकता होती है। गलत सेगमेंट को भेजा गया एक सुंदर न्यूज़लेटर भी अप्रासंगिक ही होता है। बिना किसी विशिष्ट संबंध के एक चतुर कोल्ड सब्जेक्ट लाइन भी बल्क ईमेल जैसी ही लगती है।

सबसे मजबूत ईमेल टेम्प्लेट उदाहरण पुन: प्रयोज्य ढांचे (reusable frameworks) हैं, न कि ऐसी स्क्रिप्ट जिन्हें आप बिना बदले कॉपी करते हैं। ईमेल टेम्प्लेट पहले से लिखे गए, पहले से स्वरूपित संदेश होते हैं जो लेआउट, शैली, संरचना और नाम, तिथियों, कीमतों और लिंक जैसे विवरणों के लिए प्लेसहोल्डर को स्टोर कर सकते हैं। एक व्यावहारिक संरचना में आमतौर पर एक सब्जेक्ट लाइन, अभिवादन, संक्षिप्त संदर्भ, मुख्य संदेश, विशिष्ट कॉल टू एक्शन, समापन विवरण और साइन-ऑफ शामिल होता है, जैसा कि इस email template structure guide में बताया गया है।

नीचे दिए गए उदाहरणों में कोल्ड आउटरीच, सेल्स फॉलो-अप, भर्ती, न्यूज़लेटर, ग्राहक अपडेट, इवेंट्स, विन-बैक अभियान, साझेदारी, फीडबैक अनुरोध और शिक्षण सामग्री शामिल हैं। प्रत्येक में कॉपी निर्देश, दर्शकों की उपयुक्तता, वैयक्तिकरण फ़ील्ड, समय, ट्रैकिंग संकेत, जोखिम और Google Sheets के साथ Mail Merge for Gmail का उपयोग करने का एक व्यावहारिक तरीका शामिल है। भेजने से पहले प्रत्येक मर्ज का पूर्वावलोकन करें, और केवल उन्हीं विवरणों का उपयोग करें जिन्हें आप सत्यापित कर सकते हैं।

1. कोल्ड ईमेल आउटरीच अभियान

कोल्ड आउटरीच तब सबसे अच्छा काम करता है जब शुरुआत यह साबित करती है कि यह प्राप्तकर्ता क्यों, अभी क्यों, और आपका संदेश ध्यान देने योग्य क्यों है। “मुझे आपकी कंपनी का काम पसंद है” जैसी सामान्य प्रशंसा से बचें। इसे एक सत्यापन योग्य अवलोकन के साथ बदलें, जैसे कि हाल ही में उत्पाद लॉन्च, संबंधित भर्ती कदम, प्रकाशित लेख, या आपसी संबंध।

विषय: [specific priority] के बारे में एक प्रश्न

नमस्ते [First Name],

मैंने [specific observation about Company] पर ध्यान दिया। [industry or role] में टीमें अक्सर [context] के समय [specific problem] का सामना करती हैं।

हम [narrow outcome or solution] के साथ [audience] की मदद करते हैं। [observation] के आधार पर, क्या यह तुलना करना उपयोगी होगा कि आप [problem] को कैसे संभाल रहे हैं?

यदि यह प्रासंगिक है, तो क्या आप अगले सप्ताह एक संक्षिप्त बातचीत के लिए तैयार हैं?

सादर, [Name]

SDR टीमों, एजेंसियों और फ्रीलांसरों के लिए इस प्रारूप का उपयोग करें जो पहले से कोई संबंध न रखने वाले लोगों से संपर्क कर रहे हैं। Google Sheets में First Name, Company, Role, Research Note, Pain Point, और Relevant Resource को स्टोर करें। Mail Merge for Gmail उन फ़ील्ड्स को सब्जेक्ट और बॉडी में रख सकता है, जबकि डिलीवरी और एंगेजमेंट स्टेटस की समीक्षा प्रति पंक्ति की जा सकती है।

एक वैयक्तिकृत सब्जेक्ट लाइन का परीक्षण करना उचित है, लेकिन वैयक्तिकरण सटीक होना चाहिए। एक बेंचमार्क सारांश के अनुसार, Experian benchmark data summarized by Marketing Charts के अनुसार, वैयक्तिकृत सब्जेक्ट लाइन्स वाले प्रचार ईमेल की ओपन रेट 19.5% है, जबकि बिना वैयक्तिकरण के यह 15.1% है, वहीं ट्रिगर किए गए ईमेल 29.2% तक पहुंच गए, जबकि गैर-वैयक्तिकृत संस्करणों के लिए यह 23.3% थे। इन आंकड़ों को दिशात्मक बेंचमार्क के रूप में मानें, न कि अपने अभियान के लिए कोई वादा।

व्यावहारिक नियम: उत्तरों को प्राथमिक अगले-चरण के संकेत के रूप में ट्रैक करें। एक ओपन ध्यान का संकेत दे सकता है, लेकिन एक उत्तर आपको बताता है कि क्या संदेश ने बातचीत शुरू की है।

पहले एक छोटा, सावधानीपूर्वक समीक्षा किया गया बैच भेजें। असमर्थित दावों, अत्यधिक लिंक और दबाव वाली भाषा से बचें। अधिक सब्जेक्ट-लाइन विचारों के लिए, इन cold email subject lines को देखें।

2. सेल्स फॉलो-अप ईमेल सीक्वेंस

फॉलो-अप में जानकारी जोड़नी चाहिए, न कि केवल यह घोषणा करनी चाहिए कि आप फॉलो-अप कर रहे हैं। डेमो, परामर्श या प्रारंभिक आदान-प्रदान के बाद, एक ऐसे सीक्वेंस का उपयोग करें जो एक संभावित आपत्ति का उत्तर देता है, एक प्रासंगिक संसाधन साझा करता है, अगले चरण को स्पष्ट करता है, और अंततः सम्मानपूर्वक लूप को बंद करता है।

विषय: [specific priority] के लिए एक संसाधन

नमस्ते [First Name],

[date] को [topic] पर चर्चा करने के लिए धन्यवाद। आपने [specific challenge] का उल्लेख किया था, इसलिए मैं [resource or recommendation] साझा कर रहा हूँ।

प्रासंगिक बिंदु [brief insight] है। यदि आप अभी भी [category] का मूल्यांकन कर रहे हैं, तो क्या आप चाहेंगे कि मैं [specific concern] के बारे में प्रश्नों का उत्तर दूँ?

सादर, [Name]

बाद का संदेश कह सकता है:

विषय: Re: [original subject]

नमस्ते [First Name],

मैं [objection or requirement] के बारे में एक विवरण जोड़ना चाहता था। [Concise answer or useful resource.]

क्या [specific action] उपयोगी होगा, या मुझे अभी के लिए लूप बंद कर देना चाहिए?

सादर, [Name]

यह प्रारूप B2B SaaS टीमों, रियल एस्टेट एजेंटों और परामर्श फर्मों के लिए उपयुक्त है। Last Interaction, Demo Topic, Objection, Resource Link, Next Follow-Up Date, और Owner जैसे फ़ील्ड्स का उपयोग करें। एक Google Sheet टीम को एक दृश्य रिकॉर्ड देता है कि किसे कौन सा संस्करण प्राप्त हुआ, जबकि Mail Merge for Gmail निर्धारित भेजने और एंगेजमेंट ट्रैकिंग का समर्थन करता है। automated follow-up email guidance आपको रिमाइंडर को उपयोगी सीक्वेंस चरणों से अलग करने में मदद कर सकता है।

बिना समीक्षा के एक निश्चित स्ट्रीम भेजने के बजाय प्राप्तकर्ता की निर्णय प्रक्रिया के अनुसार संदेशों को व्यवस्थित करें। जब कोई उत्तर देता है, संपर्क न करने के लिए कहता है, या स्पष्ट रूप से संकेत देता है कि प्रोजेक्ट सक्रिय नहीं है, तो सीक्वेंस को रोक दें। यदि आप प्रॉस्पेक्ट सीक्वेंस के बजाय एक आंतरिक करियर संदेश लिख रहे हैं, तो ये written raise request tips उसी सिद्धांत का उपयोग करते हैं, एक विशिष्ट कार्रवाई के बाद स्पष्ट संदर्भ।

अपनी योजना में एक ट्रैकिंग प्रश्न शामिल करें: क्या प्राप्तकर्ता ने उत्तर दिया, संसाधन पर क्लिक किया, समय बुक किया, या प्रस्ताव का अनुरोध किया? बिना उत्तर के उच्च क्लिक संख्या का मतलब हो सकता है कि संसाधन दिलचस्प है लेकिन कॉल टू एक्शन समय से पहले है।

एक छोटा स्क्रीन रिकॉर्डिंग दिखा सकता है कि सीक्वेंस को कैसे इकट्ठा और समीक्षा किया जाता है।

3. भर्ती और उम्मीदवार संचार

भर्ती टेम्प्लेट को उम्मीदवारों को यह महसूस कराए बिना निरंतरता पैदा करनी चाहिए कि उन्हें प्रोसेस किया जा रहा है। उम्मीदवारों को यह जानने की जरूरत है कि आगे क्या होगा, वे किससे मिलेंगे, किस तैयारी की उम्मीद है, और उन्हें अपडेट कब मिलेगा।

विषय: [Company] में [Role] के लिए साक्षात्कार आमंत्रण

नमस्ते [Candidate First Name],

[Role] पद में आपकी रुचि के लिए धन्यवाद। हम आपको [Date] को [Time] [Time Zone] पर [Interviewer Name], [Interviewer Role] के साथ एक साक्षात्कार के लिए आमंत्रित करना चाहते हैं।

बातचीत [topics] पर केंद्रित होगी। कृपया उपयुक्त समय की पुष्टि करने के लिए [scheduling link] का उपयोग करें, या किसी भी पहुंच संबंधी आवश्यकताओं के साथ उत्तर दें।

आप बैठक से पहले [interview preparation resource] की समीक्षा कर सकते हैं। हम [date] तक अगला अपडेट साझा करेंगे।

सादर, [Recruiter Name]

भर्तीकर्ता आउटरीच, साक्षात्कार आमंत्रण, प्रस्ताव संचार, अस्वीकृति संदेश और ऑनबोर्डिंग निर्देशों के लिए इस टेम्प्लेट का उपयोग करें। उपयोगी स्प्रेडशीट फ़ील्ड्स में Candidate Name, Role, Stage, Interviewer, Time Zone, Interview Link, Preparation Resource, Decision Date, और Next Step शामिल हैं।

वैयक्तिकरण तथ्यात्मक और सम्मानजनक होना चाहिए। उम्मीदवार के प्रासंगिक अनुभव का उल्लेख केवल तभी करें जब वह सीधे भूमिका से जुड़ता हो। अस्वीकृति संदेशों के लिए, विशिष्ट फीडबैक संबंध को संरक्षित कर सकता है जब कंपनी की नीति इसकी अनुमति देती है, लेकिन एक टेम्प्लेट को व्यक्तिगत फीडबैक का संकेत नहीं देना चाहिए यदि कोई उपलब्ध नहीं है। प्रस्तावों के लिए, सुनिश्चित करें कि ईमेल औपचारिक प्रस्ताव दस्तावेज़ का खंडन नहीं करता है। एक संबंधित offer letter email resource उस हैंडऑफ़ का समर्थन कर सकता है।

Mail Merge for Gmail तब उपयोगी होता है जब एक भर्ती टीम को Google Sheets में स्थिति को दृश्यमान रखते हुए एक रोस्टर में निरंतर संचार की आवश्यकता होती है। प्रत्येक पंक्ति का पूर्वावलोकन करें, विशेष रूप से साक्षात्कार का समय, नाम, लिंक और अनुलग्नक। एक गलत समय क्षेत्र या टूटा हुआ मीटिंग लिंक एक सादे दिखने वाले ईमेल की तुलना में अधिक नुकसान पहुंचाता है।

उम्मीदवार का अनुभव स्पष्टता पर निर्भर करता है: प्रत्येक भर्ती संदेश को यह उत्तर देना चाहिए कि आगे क्या होता है, अगली कार्रवाई का मालिक कौन है, और उम्मीदवार को अपडेट की उम्मीद कब करनी चाहिए।

4. न्यूज़लेटर और घोषणा अभियान

न्यूज़लेटर को एक संपादकीय वादे की आवश्यकता होती है। “कंपनी अपडेट” बहुत व्यापक है जब तक कि ग्राहकों को यह समझ न हो कि उन्हें क्या प्राप्त होगा। एक गैर-लाभकारी संस्था दाता प्रभाव नोट भेज सकती है, एक शिक्षक पाठ्यक्रम घोषणाएं भेज सकता है, और एक सामुदायिक समूह इवेंट रिमाइंडर भेज सकता है। प्रत्येक दर्शक एक अलग सामग्री लय और कॉल टू एक्शन के हकदार हैं।

विषय: [Community or Program] के लिए [Month] अपडेट

नमस्ते [First Name],

इस महीने जो मायने रखता है वह यहाँ है:

क्या बदला: [Short update]
यह क्यों मायने रखता है: [Reader benefit or impact]
आगे क्या करना है: [One action link]

आप [supporting resource] भी पढ़ सकते हैं या [event] के लिए पंजीकरण कर सकते हैं। [organization or community] का हिस्सा बनने के लिए धन्यवाद।

सादर, [Name]

First Name, Member Type, Program, Donation Context, Relevant Event, और Segment Link का उपयोग करें जहाँ वे फ़ील्ड्स उपयोगी संदर्भ जोड़ते हैं। हल्का वैयक्तिकरण आमतौर पर हर पैराग्राफ में व्यक्तिगत विवरण को मजबूर करने से सुरक्षित होता है। एक दाता अपडेट एक सत्यापित योगदान का संदर्भ दे सकता है, जबकि एक कक्षा घोषणा छात्र के अनुभाग का संदर्भ दे सकती है।

ईमेल बहुत बड़े पैमाने पर काम करता है। एक स्रोत के अनुसार हर दिन 361.6 बिलियन ईमेल प्राप्त होते हैं और खर्च किए गए प्रत्येक $1 के लिए लगभग $36 का ईमेल मार्केटिंग रिटर्न मिलता है, जैसा कि इन email statistics and template examples में संक्षेप में बताया गया है। वह पैमाना दोहराने योग्य टेम्प्लेट को मूल्यवान बनाता है, लेकिन यह अप्रासंगिक बल्क भेजने को विश्वास और ध्यान के लिए महंगा भी बनाता है।

हर न्यूज़लेटर में एक स्पष्ट अनसब्सक्राइब लिंक शामिल करें और जांचें कि अभियान आपके दर्शकों और स्थान पर लागू नियमों का पालन करता है। Mail Merge for Gmail छोटे संगठनों को प्राप्तकर्ता डेटा और व्यक्तिगत एंगेजमेंट रिकॉर्ड के लिए Google Sheet का उपयोग करते हुए Gmail से भेजने में मदद कर सकता है। इसे दर्शकों की सहमति, सूची स्वच्छता, या उचित न्यूज़लेटर रणनीति के विकल्प के रूप में उपयोग न करें।

5. ग्राहक अपडेट और घोषणा ईमेल

ग्राहक घोषणाओं को आंतरिक शब्दावली के बजाय प्रभाव के साथ नेतृत्व करना चाहिए। एक फीचर रिलीज़, बिलिंग नोटिस, नीति परिवर्तन, या सेवा व्यवधान मायने रखता है क्योंकि यह बदलता है कि ग्राहक क्या कर सकता है, भुगतान कर सकता है, एक्सेस कर सकता है, या उम्मीद कर सकता है।

विषय: [Change] का आपके [Plan or Account] के लिए क्या मतलब है

नमस्ते [First Name],

[date] से शुरू होकर, [change] [account, plan, product, or region] को प्रभावित करेगा।

आपके खाते के लिए, इसका मतलब [specific impact] है। आप [link] पर जाकर [recommended action] कर सकते हैं। यदि आपको सहायता की आवश्यकता है, तो [support route] में विवरण हैं।

[help document] में पूरी व्याख्या पढ़ें। यदि कुछ भी बदलता है तो हम अपडेट साझा करना जारी रखेंगे।

सादर, [Company or Team]

Customer Name, Account Number, Plan, Renewal Date, Region, Affected Feature, Upgrade Option, और Help Article जैसे फ़ील्ड्स का उपयोग करें। जब प्रभाव टियर, स्थान या उत्पाद कॉन्फ़िगरेशन के अनुसार भिन्न हो तो ग्राहकों को सेगमेंट करें। एक एकल सार्वभौमिक घोषणा अक्सर ग्राहकों को यह व्याख्या करने के लिए मजबूर करती है कि उन पर क्या लागू होता है।

लेनदेन संबंधी संदेशों को अतिरिक्त देखभाल की आवश्यकता होती है। प्रचार कॉपी को आवश्यक खाता जानकारी से अलग रखें, और एक बिक्री बैनर के नीचे सेवा व्यवधान को न दबाएं। तब भेजें जब सहायता टीम प्रश्नों का उत्तर देने के लिए उपलब्ध हो, विशेष रूप से यदि परिवर्तन खाता या बिलिंग चिंताओं को प्रेरित कर सकता है।

Mail Merge for Gmail Google Sheets से खाता-विशिष्ट विवरणों को मर्ज कर सकता है, लेकिन स्प्रेडशीट को संवेदनशील परिचालन डेटा के रूप में माना जाना चाहिए। एक्सेस सीमित करें, भेजने से पहले पंक्तियों को सत्यापित करें, और टेम्प्लेट में अनावश्यक व्यक्तिगत जानकारी रखने से बचें। डिलीवरी, क्लिक और उत्तरों को ट्रैक करें, फिर एंगेजमेंट को मार्केटिंग स्कोर के रूप में मानने के बजाय प्रश्नों को सही मालिक तक पहुंचाएं।

सादे-पाठ ईमेल से डिज़ाइन किए गए HTML लेआउट में ऐतिहासिक बदलाव 1990 के दशक के अंत में मुख्यधारा के वेबमेल और डेस्कटॉप क्लाइंट के साथ शुरू हुआ। उस संक्रमण के खाते हॉटमेल के 1996 के लॉन्च, नेटस्केप नेविगेटर 2.0 के शुरुआती HTML रेंडरिंग, और आउटलुक 97 के व्यापक HTML संरचना समर्थन की ओर इशारा करते हैं, इस history of email marketing statistics and templates में। समृद्ध डिज़ाइन स्कैनिंग में सुधार कर सकता है, लेकिन सादी भाषा अभी भी संदेश को ले जाती है।

6. इवेंट आमंत्रण और रिमाइंडर अभियान

इवेंट ईमेल को चार प्रश्नों का उत्तर जल्दी देना चाहिए: क्यों भाग लें, यह कब है, यह कहाँ है, और प्राप्तकर्ता को अब क्या करना चाहिए? एक आमंत्रण और एक रिमाइंडर के अलग-अलग काम होते हैं। आमंत्रण उपस्थिति के मूल्य को बेचता है, जबकि रिमाइंडर घर्षण को दूर करता है।

विषय: [Event Name] पर [topic] सीखें

नमस्ते [First Name],

[Date] को [Time] [Time Zone] पर [Event Name] के लिए हमसे जुड़ें।

आप [Speaker or Host] से [specific takeaway] सीखेंगे। सत्र [audience] के लिए डिज़ाइन किया गया है, और आप [format or location] के माध्यम से भाग ले सकते हैं।

अपना स्थान यहाँ आरक्षित करें: [Registration Link]

पंजीकरण करने के बाद, आपको [confirmation detail] प्राप्त होगा। हमें उम्मीद है कि आप वहां आएंगे।

सादर, [Organizer]

पंजीकृत उपस्थित लोगों के लिए, एक छोटे रिमाइंडर का उपयोग करें:

विषय: आपके [Event Name] विवरण

नमस्ते [First Name],

[Event Name] के लिए आपका स्थान पुष्टि हो गया है। यह [Date] को [Time] पर शुरू होता है। [Event Link] के माध्यम से जुड़ें और [preparation item, if needed] लाएं।

प्रश्न? इस ईमेल का उत्तर दें।

सादर, [Organizer]

उपयोगी फ़ील्ड्स में First Name, Registration Status, Ticket Tier, Event Link, Session Choice, Location, Time Zone, और Speaker Preference शामिल हैं। Mail Merge for Gmail Google Sheet से आमंत्रण और रिमाइंडर विविधताएं भेज सकता है, जबकि क्लिक ट्रैकिंग उन लोगों की पहचान कर सकती है जिन्होंने विवरण देखे हैं लेकिन पंजीकरण नहीं किया है।

इवेंट की जटिलता से मेल खाने वाले समय का उपयोग करें। एक स्थानीय बैठक को यात्रा की आवश्यकता वाले सम्मेलन की तुलना में कम निर्णय विंडो की आवश्यकता हो सकती है। पंजीकृत और अपंजीकृत प्राप्तकर्ताओं को एक ही कॉपी न भेजें। वह गलती एक पुष्टि किए गए उपस्थित व्यक्ति को अनदेखा महसूस कराती है और उस व्यक्ति को भ्रमित कर सकती है जिसे अभी भी पंजीकरण करने की आवश्यकता है।

सबसे मजबूत माप योजना क्लिक को कार्रवाई से जोड़ती है। पंजीकरण क्लिक, पूर्ण पंजीकरण जहां उपलब्ध हो, रिमाइंडर एंगेजमेंट, और सहायता की आवश्यकता वाले उत्तरों को ट्रैक करें। केवल एक ओपन आपको यह नहीं बताता है कि क्या कोई जानता है कि कहाँ जाना है।

7. पुनः-जुड़ाव और विन-बैक ईमेल अभियान

एक विन-बैक ईमेल को एक निष्क्रिय ग्राहक को पुनर्विचार करने का कारण देना चाहिए, न कि उन्हें छोड़ने के लिए शर्मिंदा करना चाहिए। उस मूल्य के साथ शुरू करें जो उनकी अंतिम बातचीत के बाद से बदल गया है, फिर वापस आने का एक कम-घर्षण रास्ता प्रदान करें।

विषय: [Product or Service] का उपयोग करने के नए तरीके

नमस्ते [First Name],

आपने हाल ही में [Product or Service] का उपयोग नहीं किया है, इसलिए मैं साझा करना चाहता था कि क्या बदल गया है।

आपकी अंतिम गतिविधि के बाद से, हमने [verified improvement or new resource] जोड़ा है। यह [previous use case or problem] के साथ मदद कर सकता है।

आप [simple action] द्वारा वापस आ सकते हैं। यदि आपकी ज़रूरतें बदल गई हैं, तो अपनी प्राथमिकताएं यहाँ अपडेट करें: [Preference Link]।

सादर, [Name]

ई-कॉमर्स के लिए, उत्पाद परिवर्तनों को एक प्रासंगिक श्रेणी या पुनःपूर्ति रिमाइंडर के साथ बदलें। सब्सक्रिप्शन के लिए, समझाएं कि क्या ग्राहक पुनरारंभ कर सकता है, परीक्षण बढ़ा सकता है, या कोई अलग योजना चुन सकता है। निष्क्रियता का कारण बनाने से बचें। किसी व्यक्ति ने नौकरी बदल ली हो सकती है, समस्या को कहीं और हल कर लिया हो सकता है, या संदेश कभी नहीं चाहे हो सकते हैं।

Google Sheets में Last Activity Date, Previous Product, Customer Tier, Relevant New Feature, Offer, Preference Link, और Suppression Status को स्टोर करें। Mail Merge for Gmail ऑफ़र को वैयक्तिकृत कर सकता है और नवीनीकृत क्लिक या उत्तरों को ट्रैक कर सकता है। प्रोत्साहन तर्क को पारदर्शी रखें। पिछली खरीद या सदस्यता स्तर से जुड़ा एक ऑफ़र मनमाने छूट की तुलना में अधिक विश्वसनीय है।

एक ही संदेश को दोहराने के बजाय एक चरणबद्ध अभियान चलाएं। पहला ईमेल नए मूल्य को उजागर कर सकता है, अगला यह पूछ सकता है कि क्या ग्राहक अभी भी अपडेट चाहता है, और अंतिम संदेश प्राथमिकता प्रबंधन की पुष्टि कर सकता है। अनसब्सक्राइब का सम्मान करें और उन लोगों को दबाएं जो कोई और संपर्क नहीं चाहते हैं।

नवीनीकृत गतिविधि, प्राथमिकता अपडेट, उत्तर और अनसब्सक्राइब को मापें। सार्थक वापसी गतिविधि के बिना एक क्लिक यह संकेत दे सकता है कि संदेश या लैंडिंग पृष्ठ ने जिज्ञासा को आकर्षित किया लेकिन एक उपयोगी संबंध को बहाल नहीं किया।

8. साझेदारी और सहयोग आउटरीच

साझेदारी प्रस्ताव तब विफल होते हैं जब वे केवल यह वर्णन करते हैं कि प्रेषक क्या चाहता है। एक विश्वसनीय सहयोग ईमेल साझा दर्शकों, पूरक क्षमता, और प्रत्येक पक्ष को प्राप्त होने वाले आदान-प्रदान का नाम देता है।

विषय: [Shared Audience] के लिए एक सहयोग

नमस्ते [First Name],

मैं [specific company, project, or recent announcement] का अनुसरण कर रहा हूँ। [audience or capability] के साथ आपका काम [related capability] पर हमारे काम का पूरक है।

मैं [specific collaboration] का पता लगाना चाहता हूँ, जैसे [integration, referral, co-created content, or event]। हम [specific asset, distribution, expertise, or service] का योगदान कर सकते हैं, और आपके दर्शकों को [clear benefit] मिल सकता है।

क्या एक संक्षिप्त बातचीत उपयोगी होगी? यदि यह आपका क्षेत्र नहीं है, तो [Company] में साझेदारी कौन संभालता है?

सादर, [Name]

Company, Partnership Type, Shared Audience, Recent Work, Your Contribution, Mutual Benefit, और Referral Contact को वैयक्तिकृत करें। अनुसंधान को प्रासंगिकता में सुधार करना चाहिए, न कि प्रदर्शन बनना चाहिए। एक वास्तविक अवलोकन का उल्लेख करें, फिर प्रस्तावित आदान-प्रदान के लिए जल्दी से आगे बढ़ें।

यह प्रारूप पूरक एजेंसियों, SaaS एकीकरण संभावनाओं, सहयोगियों, और क्रॉस-प्रमोशन की योजना बनाने वाले रचनाकारों के लिए उपयुक्त है। Mail Merge for Gmail Google Sheets से एक शोध नोट और सहयोग कोण को पॉप्युलेट कर सकता है, लेकिन प्रेषक को प्रत्येक पंक्ति की मैन्युअल रूप से समीक्षा करनी चाहिए। एक अजीब या पुराना संदर्भ तुरंत स्वचालन का संकेत देता है।

उत्तरों, योग्य बातचीत, परिचय, और सहमत अगले चरणों को ट्रैक करें। क्लिक एक प्रस्ताव दस्तावेज़ में रुचि दिखा सकते हैं, लेकिन वे साझेदारी फिट स्थापित नहीं करते हैं। उन लोगों के साथ फॉलो अप करें जिन्होंने संलग्न किया लेकिन उत्तर नहीं दिया केवल तभी जब आपके पास जोड़ने के लिए कुछ नया हो, जैसे कि एक स्पष्ट पायलट विचार या एक संशोधित दर्शक लाभ।

मुख्य जोखिम पहुंच, पहुंच, राजस्व, या तकनीकी संगतता का वादा करना है। पहले ईमेल को खोजपूर्ण रखें और ऐसे दावे करें जिन्हें आप प्रमाणित कर सकें।

9. ग्राहक फीडबैक और सर्वेक्षण अनुरोध ईमेल

फीडबैक अनुरोध एक व्यावहारिक सेवा करते हैं जब वे एक वास्तविक बातचीत के बारे में पूछते हैं और प्रतिक्रिया को आसान बनाते हैं। वे बोझिल हो जाते हैं जब ग्राहकों को यह जाने बिना कि उनके उत्तर क्यों मायने रखते हैं, एक लंबा प्रश्नावली प्राप्त होता है।

विषय: आपका [Product or Service] अनुभव कैसा था?

नमस्ते [First Name],

[Product or Service] चुनने के लिए धन्यवाद। हम [specific purchase, project, or feature] पर आपकी प्रतिक्रिया को महत्व देंगे।

क्या आप [topic] के बारे में एक संक्षिप्त सर्वेक्षण का उत्तर दे सकते हैं? आपकी प्रतिक्रिया हमें [specific area] सुधारने में मदद करेगी।

अपनी प्रतिक्रिया यहाँ साझा करें: [Unique Survey Link]

यदि आप सीधे उत्तर देना पसंद करते हैं, तो हमें बताएं कि क्या काम किया और क्या नहीं।

धन्यवाद, [Name]

First Name, Product Name, Purchase Date, Project Name, Feature Used, Unique Survey Link, और Customer Owner का उपयोग करें। एक अद्वितीय लिंक टीम को ग्राहक को जानकारी दोहराने के लिए कहे बिना सही बातचीत से प्रतिक्रियाओं को जोड़ने देता है। सर्वेक्षण को केंद्रित रखें। योजना केवल कुछ प्रश्नों के लिए कॉल कर सकती है, लेकिन सही संख्या उस निर्णय पर निर्भर करती है जिसे आप लेने की कोशिश कर रहे हैं।

अनुरोध तब भेजें जब अनुभव स्पष्ट रहे, फिर उत्पाद अनुसंधान से समीक्षा अनुरोधों को अलग करें। जिस ग्राहक को बिलिंग समस्या थी, उसे समस्या हल होने से पहले एक हंसमुख प्रशंसापत्र अनुरोध प्राप्त नहीं होना चाहिए। इसी तरह, फीडबैक अनुरोध के अंदर एक व्यावसायिक ऑफ़र न छिपाएं जब तक कि ग्राहक आदान-प्रदान को न समझ ले।

Mail Merge for Gmail Google Sheets से व्यक्तिगत लिंक खींच सकता है और क्लिक या उत्तर स्थितियों को संबंधित पंक्ति में वापस लिख सकता है। उन संकेतों का उपयोग गैर-उत्तरदाताओं को एक विचारशील रिमाइंडर भेजने के लिए करें, न कि अंतहीन सीक्वेंस। ओपन को परिणाम के रूप में मानने के बजाय पूर्ण सर्वेक्षण, उपयोगी गुणात्मक विषय, समीक्षा सबमिशन, और ऑप्ट-आउट को ट्रैक करें।

यदि आप प्रोत्साहन प्रदान करते हैं, तो शर्तों को स्पष्ट रूप से बताएं और यह सुझाव देने से बचें कि सकारात्मक प्रतिक्रिया आवश्यक है। अनुरोध की विश्वसनीयता सजावटी डिज़ाइन से अधिक मायने रखती है।

10. वैयक्तिकृत पाठ्यक्रम या शिक्षण सामग्री वितरण

शिक्षा ईमेल को छात्रों के लिए अनिश्चितता कम करनी चाहिए। एक छात्र को यह जानने की जरूरत है कि उन पर कौन सी सामग्री लागू होती है, उन्होंने क्या पूरा किया है, आगे क्या करना है, और अगली आवश्यकता कब देय है।

विषय: आपकी [Week or Module] शिक्षण सामग्री

नमस्ते [First Name],

आप [Course Name], [Section or Level] में नामांकित हैं। आपकी अगली सामग्री हैं:

पढ़ें: [Resource]
पूरा करें: [Assignment or Activity]
द्वारा जमा करें: [Deadline and Time Zone]

आपने [verified progress detail] पूरा कर लिया है। जारी रखने के लिए, [Course Link] खोलें और [Module or Lesson] के तहत निर्देशों का पालन करें।

यदि आपको सहायता की आवश्यकता है, तो [Instructor or Support Contact] को उत्तर दें।

सादर, [Instructor or Training Team]

प्रमाणपत्रों या अगले स्तर की सिफारिशों के लिए, उपलब्धि और कार्रवाई के साथ एक अलग संदेश का स्पष्ट रूप से उल्लेख करें। उपयोगी फ़ील्ड्स में Student Name, Course, Section, Level, Completed Assignment, Next Module, Deadline, Certificate Link, और Support Contact शामिल हैं।

Mail Merge for Gmail उन शिक्षकों, कॉर्पोरेट प्रशिक्षकों और गैर-लाभकारी समन्वयकों के लिए उपयुक्त है जो पहले से ही Google Sheets रोस्टर बनाए रखते हैं। यह वितरण को वैयक्तिकृत कर सकता है जबकि डिलीवरी और एंगेजमेंट का पंक्ति-स्तर का रिकॉर्ड रख सकता है। उपयुक्त होने पर विस्तृत दस्तावेज़ संलग्न करें, लेकिन ईमेल को स्वयं निर्देशों पर केंद्रित रखें। छात्रों को समय सीमा खोजने के लिए एक घने पैराग्राफ को खोजने की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए।

पाठ्यक्रम कैलेंडर के आसपास भेजने का समय निर्धारित करें और समय क्षेत्रों के लिए खाता रखें। प्रतिनिधि पंक्तियों के लिए अनुलग्नकों और लिंक का पूर्वावलोकन करें, विशेष रूप से जब विभिन्न समूहों को अलग-अलग सामग्री प्राप्त होती है। गलत मर्ज के माध्यम से किसी अन्य छात्र का नाम, प्रगति, ग्रेड, या नामांकन जानकारी उजागर न करें।

शिक्षण पोर्टल पर क्लिक, सहायता का अनुरोध करने वाले उत्तर, जमा किया गया काम जहां सिस्टम उस डेटा का समर्थन करता है, और डिलीवरी मुद्दों को ट्रैक करें। एक खोला गया संदेश समझ की पुष्टि नहीं करता है, इसलिए जब आपको इस बात के प्रमाण की आवश्यकता हो कि छात्रों ने निर्देश प्राप्त किए और समझे, तो एक स्पष्ट पूर्णता कार्रवाई का उपयोग करें।

10 ईमेल टेम्प्लेट प्रकारों की तुलना

शीर्षक	🔄 कार्यान्वयन जटिलता	⚡ संसाधन और गति	⭐ अपेक्षित परिणाम	📊 आदर्श उपयोग के मामले	💡 मुख्य लाभ / टिप्स
कोल्ड ईमेल आउटरीच अभियान	मध्यम, टेम्प्लेट + प्रॉस्पेक्ट अनुसंधान; डिलीवरी प्रबंधन	मध्यम संसाधन (सूचियां, Gmail+Sheets); प्रतिष्ठा निर्माण समय के साथ तेज़ स्केलेबल सेंड	⭐⭐⭐, अच्छी तरह से शोध किए जाने पर उच्च उत्तर; सूची गुणवत्ता के अनुसार परिवर्तनशील	कोल्ड प्रॉस्पेक्ट्स को लक्षित करने वाले सेल्स/SDRs, एजेंसियां, फ्रीलांसर	आउटरीच का कारण वैयक्तिकृत करें; 50-75 शब्द रखें; ओपन मॉनिटर करें; अनसब्सक्राइब का सम्मान करें
सेल्स फॉलो-अप ईमेल सीक्वेंस	मध्यम-उच्च, प्रति प्रॉस्पेक्ट बहु-चरणीय तर्क और समय	सीक्वेंस सेटअप और ट्रैकिंग की आवश्यकता है; प्रतिनिधि समय बचाने के लिए फॉलो-अप स्वचालित करता है	⭐⭐⭐⭐, क्लोज रेट बढ़ाता है; सबसे अच्छा प्रदर्शन करने वाले टच को प्रकट करता है	डेमो के बाद पोषण करने वाली B2B सेल्स टीमें; SDR पाइपलाइन	टच को 3-5 दिन स्पेस दें; पिछली बातचीत का संदर्भ लें; उत्तर पर रोकें
भर्ती और उम्मीदवार संचार	मध्यम, सशर्त संदेश (ऑफ़र बनाम अस्वीकृति), शेड्यूलिंग	सटीक उम्मीदवार डेटा, ऑफ़र के लिए अनुलग्नक की आवश्यकता है; साक्षात्कार के लिए समय पर सेंड	⭐⭐⭐, सुसंगत, पेशेवर संचार; मैन्युअल ड्राफ्टिंग कम करता है	साक्षात्कार पाइपलाइन का प्रबंधन करने वाली HR/भर्ती टीमें	साक्षात्कार स्लॉट मर्ज करें; अस्वीकृति फीडबैक वैयक्तिकृत करें; डेटा वर्तमान रखें
न्यूज़लेटर और घोषणा अभियान	निम्न-मध्यम, टेम्प्लेट + सरल सेगमेंटेशन; सीमित स्वचालन	छोटी सूचियों (≤1,500) के लिए कम संसाधन; उत्पादन करने में त्वरित लेकिन बहुत बड़ी सूचियों के लिए नहीं	⭐⭐⭐, छोटे, व्यस्त दर्शकों के लिए मजबूत एंगेजमेंट	मामूली सब्सक्राइबर सूचियों वाले गैर-लाभकारी, शिक्षक, सामुदायिक समूह	अभिवादन वैयक्तिकृत करें; सब्जेक्ट लाइन्स का परीक्षण करें; स्पष्ट अनसब्सक्राइब लिंक शामिल करें
ग्राहक अपडेट और घोषणा ईमेल	मध्यम, खाता-विशिष्ट मर्ज और HTML टेम्प्लेट	अद्यतित ग्राहक डेटा की आवश्यकता है; निर्धारित एक साथ डिलीवरी का समर्थन करता है	⭐⭐⭐, सुसंगत पहुंच और लक्षित प्रासंगिकता; छूटे हुए ओपन ट्रैक करता है	छोटे व्यवसाय, अपडेट की घोषणा करने वाली ग्राहक सफलता टीमें	प्रभाव के साथ नेतृत्व करें; सहायता लिंक शामिल करें; टियर/क्षेत्र के अनुसार सेगमेंट करें
इवेंट आमंत्रण और रिमाइंडर अभियान	मध्यम, अद्वितीय RSVP लिंक, कई रिमाइंडर और समय	सटीक अनुसूची डेटा और लिंक की आवश्यकता है; रिमाइंडर उपस्थिति को बढ़ावा देते हैं	⭐⭐⭐⭐, वैयक्तिकृत आमंत्रण RSVP बढ़ाते हैं; रिमाइंडर नो-शो कम करते हैं	इवेंट आयोजक, वेबिनार होस्ट, मीटअप	3-4 सप्ताह पहले प्रारंभिक आमंत्रण भेजें; 1w/3d/1d पर रिमाइंडर; क्लिक ट्रैक करें
पुनः-जुड़ाव और विन-बैक ईमेल अभियान	मध्यम, सेगमेंटेशन, समय-संवेदनशील ऑफ़र और संदेश	व्यवहार डेटा और ऑफ़र कोड की आवश्यकता है; मध्यम सेटअप और शेड्यूलिंग	⭐⭐⭐, कुछ सेगमेंट के लिए लागत प्रभावी पुनर्सक्रियन; मिश्रित प्रतिधारण	SaaS, ई-कॉमर्स, सदस्यता सेवाएं जो समाप्त उपयोगकर्ताओं को पुनर्सक्रित करती हैं	चूक को स्वीकार करें; लक्षित प्रोत्साहन प्रदान करें; अधिक ईमेल भेजने से बचें
साझेदारी और सहयोग आउटरीच	उच्च, गहरा शोध और प्रति प्रॉस्पेक्ट विशेष प्रस्ताव	प्रति प्रॉस्पेक्ट संसाधन-गहन; धीमी गति लेकिन उच्च संभावित मूल्य	⭐⭐⭐, कम मात्रा लेकिन यदि अच्छी तरह से वैयक्तिकृत हो तो उच्च-मूल्य परिणाम	व्यवसाय विकास, एजेंसियां, एकीकरण चाहने वाले SaaS	आपसी मूल्य दिखाएं; हाल की उपलब्धियों का हवाला दें; ओपन के बाद फॉलो अप करें
ग्राहक फीडबैक और सर्वेक्षण अनुरोध ईमेल	निम्न, अद्वितीय सर्वेक्षण लिंक और समय फ़ील्ड्स मर्ज करें	कम संसाधन; सर्वेक्षण प्लेटफॉर्म की आवश्यकता है; पैमाने पर तैनात करने में त्वरित	⭐⭐⭐, वैयक्तिकृत होने पर बेहतर प्रतिक्रिया; सर्वेक्षण थकान के लिए देखें	ग्राहक सफलता, समीक्षा/फीडबैक एकत्र करने वाली उत्पाद टीमें	बातचीत के 1-2 सप्ताह बाद भेजें; सर्वेक्षण संक्षिप्त रखें; प्रोत्साहन प्रदान करें
वैयक्तिकृत पाठ्यक्रम / शिक्षण सामग्री वितरण	निम्न-मध्यम, छात्र-विशिष्ट सामग्री और अनुलग्नक मर्ज करें	स्वच्छ रोस्टर डेटा की आवश्यकता है; दैनिक सीमाओं के तहत विशिष्ट कक्षा आकारों के लिए स्केलेबल	⭐⭐⭐, वैयक्तिकरण के साथ एंगेजमेंट और पूर्णता बढ़ाता है	शिक्षक, प्रशिक्षक, ऑनलाइन पाठ्यक्रम निर्माता	प्रगति का संदर्भ लें; पाठ्यक्रम कैलेंडर के लिए शेड्यूल करें; स्पष्टता के लिए सामग्री संलग्न करें

सबसे अच्छे टेम्प्लेट को एक दोहराने योग्य सिस्टम में बदलें

सबसे अच्छा टेम्प्लेट प्राप्तकर्ता के साथ संबंध और उस कार्रवाई पर निर्भर करता है जिसकी आपको आगे आवश्यकता है। एक कोल्ड प्रॉस्पेक्ट को उत्तर देने के लिए एक विश्वसनीय कारण की आवश्यकता होती है। एक उम्मीदवार को एक स्पष्ट प्रक्रिया की आवश्यकता होती है। एक ग्राहक को प्रभाव की सटीक व्याख्या की आवश्यकता होती है। एक छात्र को ऐसे निर्देशों की आवश्यकता होती है जो उनके नामांकन और अनुसूची से मेल खाते हों। केवल उपस्थिति के आधार पर एक टेम्प्लेट चुनना उस परिचालन कार्य को अनदेखा करता है जिसे संदेश को पूरा करना चाहिए।

वैयक्तिकरण को ईमेल को अधिक उपयोगी बनाना चाहिए, न कि केवल अधिक परिचित। एक पहला नाम मर्ज करना आसान है, लेकिन एक प्रासंगिक उत्पाद, इवेंट, समय सीमा, दर्द बिंदु, या खाता विवरण अक्सर अधिक काम करता है। Google Sheets में केवल उन फ़ील्ड्स को स्टोर करें जिनकी आपको आवश्यकता है, और परिभाषित करें कि जब कोई मान गायब हो तो क्या होता है। एक खाली मर्ज फ़ील्ड एक पेशेवर टेम्प्लेट को एक स्पष्ट स्वचालन त्रुटि में बदल सकता है।

भेजने से पहले प्रत्येक पंक्ति का पूर्वावलोकन करें। नाम, सब्जेक्ट लाइन्स, लिंक, तिथियां, समय क्षेत्र, अनुलग्नक, खाता विवरण, और अनसब्सक्राइब हैंडलिंग की जांच करें। संवेदनशील ग्राहक, उम्मीदवार, या छात्र संचार के लिए, स्प्रेडशीट एक्सेस को सीमित करें और न्यूनतम आवश्यक जानकारी का उपयोग करें। Mail Merge for Gmail एक Google Workspace ऐड-ऑन है जो Gmail और Google Sheets के साथ काम करता है, लेकिन वर्कफ़्लो अभी भी अनुशासित डेटा प्रबंधन पर निर्भर करता है।

माप को अभियान के वास्तविक उद्देश्य का पालन करना चाहिए। आउटरीच के लिए उत्तरों, इवेंट्स के लिए पंजीकरण, सर्वेक्षणों के लिए पूर्ण फीडबैक, भर्ती के लिए पुष्टि किए गए साक्षात्कार, और शिक्षण सामग्री के लिए सार्थक पोर्टल गतिविधि को ट्रैक करें। ओपन और क्लिक उपयोगी संकेत प्रदान करते हैं, लेकिन वे एक पूर्ण व्यावसायिक परिणाम के साथ विनिमेय नहीं हैं। एक केस-स्टडी ईमेल, उदाहरण के लिए, ईमेल-स्तरीय मेट्रिक्स जैसे ओपन, क्लिक-थ्रू, और उत्तर दरों को डाउनस्ट्रीम उपायों जैसे ट्रायल-टू-पेड रूपांतरण या राजस्व प्रभाव के साथ जोड़ना चाहिए, जैसा कि इस case study email template guide में अनुशंसित है। गाइड के उदाहरणों में राजस्व विस्तार में 18% की वृद्धि, साप्ताहिक रिपोर्टिंग समय में 6 घंटे से 45 मिनट की कमी, ट्रायल-टू-पेड रूपांतरण में 22% सुधार, और सहायता टिकटों में 31% की कमी शामिल है। ये गाइड से उदाहरण परिणाम कथन हैं, न कि आपके अपने सबूत के बिना दावा करने के परिणाम।

सिस्टम को बड़ा करने से पहले उसे छोटा बनाएं

एक दर्शक और एक टेम्प्लेट के साथ शुरू करें। एक नियंत्रित बैच भेजें, पंक्तियों और प्रतिक्रियाओं की समीक्षा करें, फिर कॉपी या डेटा फ़ील्ड्स को संशोधित करें। पहला वर्कफ़्लो विश्वसनीय होने से पहले अधिक सेगमेंट जोड़ने से पुरानी जानकारी, टूटे हुए लिंक, और परस्पर विरोधी फॉलो-अप के लिए अधिक जगह बनती है।

Mail Merge for Gmail तब प्रासंगिक होता है जब अभियान Google Sheets वर्कफ़्लो, Gmail-आधारित डिलीवरी, वैयक्तिकरण, शेड्यूलिंग, ट्रैकिंग, अनसब्सक्राइब प्रबंधन, या साझा टीम एनालिटिक्स से लाभान्वित होता है। प्रकाशक तीन-चरणीय प्रक्रिया का वर्णन करता है, प्राप्तकर्ताओं को आयात करें, एक टेम्प्लेट बनाएं या चुनें, फिर पूर्वावलोकन करें और भेजें, सब्जेक्ट लाइन्स, बॉडी कंटेंट, CC/BCC, अनुलग्नक, और कस्टम HTML टेम्प्लेट में वैयक्तिकरण के लिए समर्थन के साथ। यह स्प्रेडशीट पर Sent, Opened, Clicked, और Replied जैसी स्थितियों को भी रिकॉर्ड करता है।

लॉन्च से पहले, इस संक्षिप्त समीक्षा का उपयोग करें:

• दर्शक: क्या प्रत्येक प्राप्तकर्ता पात्र और सही ढंग से खंडित है?
• सब्जेक्ट लाइन: क्या यह संदेश और प्राप्तकर्ता संदर्भ को सटीक रूप से दर्शाता है?
• कॉपी: क्या मूल्य या जानकारी शब्दजाल के बिना स्पष्ट है?
• कॉल टू एक्शन: क्या अगला एक स्पष्ट कदम है?
• अनुपालन: क्या सहमति, अनसब्सक्राइब, गोपनीयता, और दमन आवश्यकताओं को संभाला गया है?
• पूर्वावलोकन: क्या आपने प्रत्येक मर्ज फ़ील्ड, लिंक, तिथि, अनुलग्नक, और फ़ॉलबैक का निरीक्षण किया है?
• भेजने का समय: क्या अनुसूची प्राप्तकर्ता के संदर्भ और समय क्षेत्र से मेल खाती है?
• फॉलो-अप: कौन सा संकेत अगली कार्रवाई को ट्रिगर करता है, और सीक्वेंस कब रुकता है?

एक टेम्प्लेट तब तैयार होता है जब कोई अन्य टीम सदस्य इसके उद्देश्य को समझ सके, इसके फ़ील्ड्स को सत्यापित कर सके, इसे सुरक्षित रूप से भेज सके, और परिणाम की व्याख्या कर सके। पुन: प्रयोज्य संरचना रखें, लेकिन प्राप्तकर्ता की स्थिति को अंतिम संदेश निर्धारित करने दें।

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Mail Merge for Gmail आपको Google Sheets में प्राप्तकर्ता डेटा का उपयोग करके Gmail से वैयक्तिकृत, ट्रैक करने योग्य अभियान भेजने में मदद करता है, जिसमें टेम्प्लेट, मर्ज फ़ील्ड्स, शेड्यूलिंग, अनसब्सक्राइब प्रबंधन, और पंक्ति-स्तर की एंगेजमेंट स्थितियां शामिल हैं। अपने अगले आउटरीच, अपडेट, आमंत्रण, या फॉलो-अप अभियान के लिए Mail Merge for Gmail पर वर्कफ़्लो की समीक्षा करें।