ईमेल सूची विभाजन: Gmail उपयोगकर्ताओं के लिए एक व्यावहारिक मार्गदर्शिका

आपने एक ठोस ईमेल लिखा। प्रस्ताव स्पष्ट था, डिज़ाइन ठीक लग रहा था, और भेजने वाली सूची कुछ उत्तर प्राप्त करने के लिए “पर्याप्त बड़ी” महसूस हो रही थी। फिर अभियान एक साथ सभी को भेजा गया, और परिणाम बहुत निराशाजनक रहे। कुछ लोगों ने खोला। लगभग कोई क्लिक नहीं। कुछ अनसब्सक्राइब आए उन लोगों से जिन्हें आप बनाए रखना चाहते थे।

यह पैटर्न Gmail और Google Sheets से काम करने वाली छोटी टीमों के लिए सामान्य है। समस्या आमतौर पर प्रयास की नहीं होती है। समस्या यह है कि एक संदेश बहुत सारे अलग-अलग लोगों को बहुत सारी अलग-अलग जरूरतों के साथ भेजा गया। पहली बार के लीड, बार-बार खरीदने वाले, ठंडे संभावित ग्राहक, और पिछले ग्राहक, इन सभी को एक ही ईमेल नहीं मिलना चाहिए।

यहीं पर ईमेल सूची विभाजन एक अच्छा विचार होने से हटकर एक व्यावहारिक समाधान के रूप में कार्य करना शुरू करता है। व्यापक ब्लास्ट भेजने और कुछ काम कर जाने की उम्मीद करने के बजाय, आप अपने संपर्कों को छोटे समूहों में छांटते हैं और ऐसे संदेश भेजते हैं जो इस बात से मेल खाते हैं कि वे क्या परवाह करते हैं, वे खरीदारी चक्र में कहां हैं, और उन्होंने हाल ही में कैसे जुड़ाव किया है।

विभाजन पर अधिकांश सलाह यह मानती है कि आपके पास पहले से ही एक बड़ा CRM, एक डेटा टीम, और एक साफ ग्राहक डेटाबेस है। कई छोटे व्यवसायों के पास यह नहीं होता है। उनके पास Gmail, एक स्प्रेडशीट, शायद एक फॉर्म टूल, और समय के साथ एकत्रित संपर्कों की एक लंबी सूची होती है। यदि वर्कफ़्लो सरल और सुसंगत है, तो इसे अच्छी तरह से करने के लिए यह पर्याप्त है।

इस श्रेणी में टूल का मूल्यांकन करने से पहले एक नोट मायने रखता है। उत्पाद का नाम Mail Merge for Gmail अत्यधिक वर्णनात्मक है, इसलिए इसे Gmail के लिए अन्य मेल मर्ज टूल के साथ भ्रमित करना आसान है। यदि आप इसे ऑनलाइन शोध करते हैं, तो दोबारा जांच लें कि सामग्री उस विशिष्ट उत्पाद को संदर्भित करती है, न कि समान नाम वाले किसी प्रतियोगी को।

शून्य में चिल्लाना बंद करें

एक छोटा व्यवसाय स्वामी आमतौर पर समस्या का नाम जानने से पहले ही उसे देख लेता है।

वे अपनी पूरी सूची को एक मासिक अपडेट भेजते हैं। जिन ग्राहकों ने पहले ही खरीद लिया है, उन्हें वही ईमेल मिलता है जो उन लीड्स को मिलता है जिन्होंने कभी उत्तर नहीं दिया। स्थानीय संपर्कों को वही प्रचार मिलता है जो अन्य क्षेत्रों के लोगों को मिलता है। निष्क्रिय ग्राहकों को वही गति मिलती है जो उन लोगों को मिलती है जो सब कुछ खोलते हैं। भेजने वाला निष्कर्ष निकालता है कि ईमेल “पहले जैसा काम नहीं करता है।”

ईमेल अभी भी काम करता है। सामान्य रूप से भेजना काम नहीं करता है।

ऑल-लिस्ट सेंड अनुमानित घर्षण पैदा करता है

जब सभी को एक ही संदेश मिलता है, तो कुछ चीजें तेजी से होती हैं:

• प्रासंगिकता गिरती है: शिक्षा क्षेत्र का एक संभावित ग्राहक ई-कॉमर्स खरीदारों के लिए लिखा गया संदेश प्राप्त करता है।
• समय चूक जाता है: एक संपर्क जिसे कल ही आपसे सुना था, उसे आज एक और अभियान मिलता है।
• विश्वास कम होता है: बार-बार आने वाले ग्राहकों को बुनियादी परिचयात्मक कॉपी मिलती है जो बेतुकी लगती है।
• जुड़ाव कमजोर होता है: लोग उन संदेशों को खोलना बंद कर देते हैं जो कभी उनके लिए नहीं लगते।

यही कारण है कि व्यापक अभियान अक्सर अधिक शोर वाले लगते हैं लेकिन खराब प्रदर्शन करते हैं। आप फिट को बेहतर बनाए बिना वॉल्यूम बढ़ा रहे हैं।

कम गलत ईमेल भेजें। यह आमतौर पर अधिक ईमेल भेजने से बेहतर होता है।

छोटी टीमें एंटरप्राइज़ सॉफ़्टवेयर के बिना विभाजित कर सकती हैं

यह उन टीमों के लिए मायने रखता है जो Google Workspace के भीतर रहती हैं। यदि आपके संपर्क पहले से ही Sheets में हैं, तो आपको अपने लक्ष्यीकरण को बेहतर बनाने से पहले CRM माइग्रेशन की प्रतीक्षा करने की आवश्यकता नहीं है। आप कुछ उपयोगी कॉलम जोड़ सकते हैं, अपने डेटा को अभी की तुलना में अधिक साफ रख सकते हैं, और ऐसे खंड बना सकते हैं जो यह दर्शाते हैं कि लोग कैसे खरीदते हैं या प्रतिक्रिया देते हैं।

उपयोगी विभाजन उन्नत स्वचालन के साथ शुरू नहीं होता है। यह सरल प्रश्न पूछने के साथ शुरू होता है:

1. यह संपर्क कौन है?
2. उन्होंने क्या किया है?
3. उन्हें आगे क्या प्राप्त करना चाहिए?

यदि आपकी स्प्रेडशीट उन तीन सवालों का जवाब दे सकती है, तो आप पहले से ही महंगे टूल और गंदे डेटा वाली कई कंपनियों की तुलना में एक परिपक्व ईमेल प्रोग्राम के करीब हैं।

ईमेल सूची विभाजन का वास्तव में क्या अर्थ है

ईमेल सूची विभाजन एक ईमेल सूची को साझा लक्षणों या कार्यों के आधार पर छोटे समूहों में विभाजित करने की प्रक्रिया है, ताकि प्रत्येक समूह को अधिक प्रासंगिक संदेश प्राप्त हों।

इसे समझने का सबसे आसान तरीका पार्टी की सादृश्यता है। यदि आपने एक पार्टी की मेजबानी की और पूरी रात हर अतिथि को एक ही घोषणा की, तो कमरा आपको अनसुना कर देगा। लोग स्वाभाविक रूप से छोटी बातचीत में टूट जाते हैं क्योंकि अलग-अलग समूह अलग-अलग विषयों की परवाह करते हैं। ईमेल भी इसी तरह काम करता है।

यह केवल सूची को काटने के बारे में नहीं है

अच्छा विभाजन एक तकनीकी अभ्यास नहीं है। यह एक प्रासंगिकता अभ्यास है।

आप खंड इसलिए नहीं बना रहे हैं क्योंकि आपकी स्प्रेडशीट पंक्तियों को फ़िल्टर कर सकती है। आप उन्हें इसलिए बना रहे हैं क्योंकि अलग-अलग लोगों को अलग-अलग संदेशों की आवश्यकता होती है। एक नए ग्राहक को परिचय की आवश्यकता हो सकती है। एक वफादार ग्राहक को अपसेल या शुरुआती पहुंच की आवश्यकता हो सकती है। एक निष्क्रिय संपर्क को धीमी गति या पुनर्सक्रियन नोट की आवश्यकता हो सकती है।

वह बदलाव बदल देता है कि आप कैसे लिखते हैं। हर किसी के लिए एक समझौता ईमेल लिखने के बजाय, आप एक परिभाषित समूह के लिए एक स्पष्ट संदेश लिखते हैं।

खंडों के बारे में सोचने का एक उपयोगी तरीका

अधिकांश व्यावहारिक खंड इन सवालों में से एक का जवाब देते हैं:

• वे कौन हैं? पद, उद्योग, ग्राहक प्रकार, स्थान।

• उन्होंने क्या किया है? खरीदा, क्लिक किया, खोला, उत्तर दिया, डाउनलोड किया, भाग लिया।

• वे रिश्ते में कहां हैं? नई लीड, सक्रिय संभावित ग्राहक, ग्राहक, बार-बार खरीदार, निष्क्रिय संपर्क।

• आगे क्या होना चाहिए? फॉलो अप, शिक्षित करें, प्रस्ताव दें, पुनर्सक्रियन करें, बाहर करें।

एक खंड तब मूल्यवान हो जाता है जब वह संदेश, प्रस्ताव या समय को बदल देता है।

व्यावहारिक नियम: यदि कोई खंड आपके द्वारा भेजे जाने वाले संदेश को नहीं बदलेगा, तो आपको शायद अभी उस खंड की आवश्यकता नहीं है।

सम्मान प्रदर्शन जितना ही मायने रखता है

विभाजन आपके ईमेल प्रोग्राम को अधिक सम्मानजनक भी बनाता है। लोग व्यवसायों से सुनना बुरा नहीं मानते जब संदेश फिट बैठता है। उन्हें दोहराव वाले, अप्रासंगिक ईमेल प्राप्त करने से परेशानी होती है जो उनके कार्यों के माध्यम से आपको पहले ही बताई गई बातों को अनदेखा करते हैं।

यही कारण है कि ईमेल सूची विभाजन तब सबसे अच्छा काम करता है जब आप इसे दर्शकों की समझ के रूप में मानते हैं, न कि केवल अभियान सेटअप के रूप में।

विभाजन एक गैर-परक्राम्य रणनीति क्यों है

व्यावसायिक मामला पहले ही तय हो चुका है। Stripo’s roundup of email segmentation performance data के अनुसार, विभाजित संपर्क सूचियों का उपयोग करने वाले मार्केटिंग अभियानों से राजस्व में 760% की वृद्धि पाई गई है, और गैर-विभाजित अभियानों की तुलना में क्लिक में 101% की वृद्धि हुई है।

ये मामूली बदलाव से होने वाले छोटे लाभ नहीं हैं। वे प्रासंगिक ईमेल और व्यापक ईमेल के बीच एक संरचनात्मक अंतर की ओर इशारा करते हैं।

प्रासंगिकता उन मेट्रिक्स को चलाती है जो मायने रखते हैं

अधिकांश स्वामी पहली बार विभाजन को ओपन रेट या क्लिक रेट के माध्यम से देखते हैं। बड़ा प्रभाव वह है जो उन संख्याओं के पीछे होता है। बेहतर लक्ष्यीकरण आमतौर पर एक साथ सिस्टम के तीन हिस्सों में सुधार करता है:

• जुड़ाव की गुणवत्ता: अधिक सही लोग खोलते और क्लिक करते हैं।
• सूची स्वास्थ्य: कम लोगों को ऐसे संदेश मिलते हैं जो फिट नहीं होते।
• राजस्व दक्षता: आप बड़ी सेंड वॉल्यूम का पीछा करने के बजाय उसी सूची से अधिक कमाते हैं।

यही कारण है कि विभाजन प्राथमिकता सूची के शीर्ष के करीब है। यह प्रत्येक ईमेल के प्रदर्शन को बदल देता है बिना किसी बड़े दर्शकों की आवश्यकता के।

ट्रेड-ऑफ प्रयास है, लेकिन रिटर्न इसे सही ठहराता है

विभाजन काम पैदा करता है। आपको फ़ील्ड बनाए रखने, लेबल साफ करने और विभिन्न समूहों के लिए अलग-अलग संदेश लिखने की आवश्यकता है। एक छोटी टीम के लिए, यह ओवरहेड जैसा महसूस हो सकता है।

गलती यह मान लेना है कि विकल्प मुफ्त है।

सभी को एक सामान्य अभियान भेजना फ्रंट एंड पर तेज दिखता है। बैक एंड पर, यह छिपी हुई लागत पैदा करता है। आप गलत लोगों पर सेंड बर्बाद करते हैं, ग्राहकों को आपको अनदेखा करने के लिए प्रशिक्षित करते हैं, और यह बताना कठिन बना देते हैं कि कौन सा संदेश गूंजता है। व्यापक रूप से भेजने से अनावश्यक अनसब्सक्राइब भी हो सकते हैं क्योंकि संपर्क ऐसी सामग्री प्राप्त करते हैं जो उनकी जरूरतों से मेल नहीं खाती है।

क्या काम नहीं करता है

विभाजन तब विफल हो जाता है जब टीमें इनमें से एक करती हैं:

1. वे बहुत जल्दी बहुत अधिक खंड बनाते हैं। सूची को प्रबंधित करना कठिन हो जाता है।
2. वे कमजोर डेटा पर विभाजित करते हैं। खराब लेबल खराब लक्ष्यीकरण पैदा करते हैं।
3. वे वैसे भी हर खंड को एक ही ईमेल भेजते हैं। संरचना मौजूद है, लेकिन प्रासंगिकता नहीं है।
4. वे कभी सदस्यता अपडेट नहीं करते हैं। एक बार उपयोगी रहा खंड पुराना हो जाता है।

परिणामों को बेहतर बनाने के लिए आपको अधिक संपर्कों की आवश्यकता नहीं है। आपको साफ समूहों और बेहतर-फिट संदेशों की आवश्यकता है।

छोटे व्यवसायों के लिए, यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। आपके पास शायद जलने के लिए एक विशाल सूची नहीं है। हर सेंड मायने रखना चाहिए। विभाजन आपको एक बड़ी मार्केटिंग टीम की तरह कार्य करने में मदद करता है बिना एक बड़े मार्केटिंग स्टैक के लिए भुगतान किए।

अपनी ईमेल सूची को विभाजित करने के सामान्य तरीके

अधिकांश विभाजन विधियां चार व्यावहारिक श्रेणियों में आती हैं। आपको पहले दिन उन चारों की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आपको पता होना चाहिए कि प्रत्येक किसमें अच्छा है।

ईमेल विभाजन के चार स्तंभ

विभाजन का प्रकार	यह क्या है	सामान्य उदाहरण
जनसांख्यिकीय	व्यक्तिगत या व्यावसायिक गुण	आयु, लिंग, आय, पद
भौगोलिक	स्थान-आधारित समूहीकरण	देश, राज्य, शहर, समय क्षेत्र
मनोवैज्ञानिक	रुचियां, मूल्य, प्रेरणाएं	शौक, जीवन शैली, विश्वास, व्यक्तित्व लक्षण
व्यवहारिक	संपर्क द्वारा की गई कार्रवाई	खरीद इतिहास, वेबसाइट गतिविधि, ईमेल जुड़ाव, कार्ट परित्याग

जनसांख्यिकीय और भौगोलिक खंड उपयोगी शुरुआती बिंदु हैं

कई छोटे व्यवसायों के लिए, ये खंड बनाने के लिए सबसे आसान हैं क्योंकि डेटा सीधा है।

एक B2B टीम संपर्कों को पद या कंपनी भूमिका के आधार पर समूहित कर सकती है। एक स्थानीय सेवा व्यवसाय संपर्कों को शहर के आधार पर अलग कर सकता है। एक खुदरा विक्रेता क्षेत्र या मौसमी के आधार पर अलग-अलग प्रचार भेज सकता है। ये खंड सरल हैं, और जब आप आदतें बना रहे होते हैं तो सरल होना अच्छा होता है।

सीमा यह है कि निश्चित गुण हमेशा आपको यह नहीं बताते हैं कि कौन कार्य करने के लिए तैयार है।

मनोवैज्ञानिक डेटा संदेश की गुणवत्ता जोड़ता है, लेकिन इसे एकत्र करना कठिन है

मनोवैज्ञानिक विभाजन इस बात पर केंद्रित है कि लोग क्यों खरीदते हैं। उनके मूल्य, रुचियां, प्राथमिकताएं, या निर्णय लेने की शैली सभी आकार देती हैं कि वे कैसे प्रतिक्रिया देते हैं।

यह शक्तिशाली हो सकता है, विशेष रूप से ब्रांड-संचालित व्यवसायों के लिए। लेकिन छोटी टीमें अक्सर यह अनुमान लगाती हैं कि उनके पास इस डेटा का कितना हिस्सा है। जब तक आप सर्वेक्षण नहीं चलाते, प्राथमिकताएं एकत्र नहीं करते, या बार-बार सामग्री विकल्पों का निरीक्षण नहीं करते, मनोवैज्ञानिक लेबल अनुमान बन सकते हैं।

यही कारण है कि मैं इस श्रेणी को एक शोधन परत के रूप में मानता हूं, न कि नींव के रूप में।

व्यवहारिक डेटा आमतौर पर सबसे मजबूत संकेत है

व्यवहार आपको बताता है कि किसी ने क्या किया। यह इसे कई प्रोफ़ाइल फ़ील्ड से अधिक उपयोगी बनाता है। Litmus on behavioral segmentation के अनुसार, ईमेल सूची विभाजन जो व्यवहारिक डेटा, विशेष रूप से खरीद इतिहास, साइट गतिविधि और ईमेल जुड़ाव का उपयोग करता है, क्लिक-थ्रू दरों में जनसांख्यिकीय-केवल विभाजन से 30–50% बेहतर प्रदर्शन करता है क्योंकि यह वास्तविक समय के इरादे को दर्शाता है।

एक छोटे व्यवसाय के लिए, इसका मतलब है कि इस तरह के कार्य बहुत मायने रखते हैं:

• हाल ही में खोला गया: संपर्क अभी भी ध्यान दे रहा है।
• उत्पाद या सेवा लिंक पर क्लिक किया: उन्होंने एक नज़र से परे रुचि दिखाई।
• पहले खरीदा: वे संभावित ग्राहकों की तुलना में एक अलग रास्ते के हैं।
• एक प्रमुख पृष्ठ पर गए या कुछ डाउनलोड किया: वे निर्णय के करीब बढ़ रहे हो सकते हैं।

सबसे अच्छा खंड अक्सर वह होता है जो इस पर आधारित होता है कि संपर्क ने आखिरी बार क्या किया, न कि वह जो आपने महीनों पहले उनके बारे में माना था।

B2B टीमों को फर्मोग्राफिक सोच जोड़नी चाहिए

कई सामान्य मार्गदर्शिकाएं जनसांख्यिकी और व्यवहार पर रुक जाती हैं, लेकिन Gmail-आधारित B2B आउटरीच को अक्सर एक और परत की आवश्यकता होती है। कंपनी का आकार, उद्योग और व्यवसाय मॉडल पिच को बदलते हैं। एक फ्रीलांसर, एक स्टार्टअप संस्थापक, और एक बड़ी कंपनी में संचालन प्रमुख एक पद साझा कर सकते हैं और फिर भी बहुत अलग संदेश की आवश्यकता हो सकती है।

यदि आप अधिक उदाहरण चाहते हैं कि व्यवसाय उन समूहों को कैसे संरचित करते हैं, तो MDS insights on customer segmentation उपयोगी पैटर्न प्रदान करता है। और यदि विभाजन के काम करने से पहले आपकी स्प्रेडशीट को ही सफाई की आवश्यकता है, तो email list management पर यह मार्गदर्शिका नींव को मजबूत करने के लिए एक अच्छी जगह है।

Gmail और Google Sheets में व्यावहारिक विभाजन

अधिकांश छोटी टीमों के लिए, चुनौती विभाजन को समझना नहीं है। यह एक ऐसा वर्कफ़्लो बनाना है जो दो अभियानों के बाद ढह न जाए।

अच्छी खबर यह है कि Google Sheets उम्मीद से अधिक संभालता है यदि आप संरचना को अनुशासित रखते हैं।

एक ऐसी शीट से शुरुआत करें जो निर्णयों का समर्थन करती है

एक कार्यशील विभाजन शीट को दर्जनों टैब की आवश्यकता नहीं होती है। इसे कुछ कॉलम की आवश्यकता होती है जिन्हें आप बनाए रखेंगे।

एक छोटे B2B या आउटरीच वर्कफ़्लो के लिए, मैं आमतौर पर इस तरह के फ़ील्ड के साथ शुरुआत करूंगा:

• ईमेल पता: आपका प्राथमिक पहचानकर्ता।
• पहला नाम: बुनियादी वैयक्तिकरण के लिए।
• लीड स्थिति: संभावित ग्राहक, ग्राहक, निष्क्रिय, भागीदार, पिछला ग्राहक।
• उद्योग: फर्मोग्राफिक लक्ष्यीकरण के लिए उपयोगी।
• कंपनी का आकार: छोटी टीम, मिड-मार्केट, एंटरप्राइज़, या आपके अपने लेबल।
• अंतिम संपर्क तिथि: अधिक मेलिंग को रोकता है।
• अंतिम उत्तर या अंतिम क्लिक संकेतक: सक्रिय रुचि की पहचान करने में मदद करता है।
• प्रस्ताव या विषय रुचि: उन्होंने किस बारे में पूछा या क्लिक किया।
• भेजें नहीं या अनसब्सक्राइब स्थिति: बहिष्करण के लिए महत्वपूर्ण।

वह संरचना मायने रखती है क्योंकि DemandScience on B2B email segmentation के अनुसार, B2B विभाजन की सफलता फर्मोग्राफिक डेटा पर टिकी है, फिर भी Gmail और Sheets जैसे टूल का उपयोग करने वाले 68% छोटे B2B विपणक साफ डेटा की कमी को अपनी प्राथमिक बाधा बताते हैं। अधिकांश दर्द CRM न होने से नहीं आता है। यह उस स्प्रेडशीट में असंगत डेटा होने से आता है जिसका आप पहले से उपयोग करते हैं।

जटिलता के साथ नहीं, फ़िल्टर के साथ खंड बनाएं

एक बार कॉलम सुसंगत हो जाने के बाद, विभाजन प्रबंधनीय हो जाता है।

कुछ उदाहरण:

• उद्योग खंड: फ़िल्टर उद्योग = SaaS
• पुनः जुड़ाव खंड: बिना किसी हालिया क्लिक या उत्तर वाले संपर्कों को फ़िल्टर करें
• वार्म लीड खंड: फ़िल्टर लीड स्थिति = संभावित ग्राहक और अंतिम उत्तर/क्लिक = हालिया
• ग्राहक अपसेल खंड: फ़िल्टर लीड स्थिति = ग्राहक और प्रस्ताव रुचि = सेवा B

छोटी टीमें अक्सर प्रक्रिया को बहुत जटिल बना देती हैं। वे स्प्रेडशीट के भीतर एंटरप्राइज़ स्वचालन तर्क को फिर से बनाने की कोशिश करती हैं। ऐसा न करें। पहले फ़िल्टर और स्पष्ट लेबल का उपयोग करें। सटीकता जटिलता को हरा देती है।

अपने नामकरण को सरल रखें

खंड के नाम एक नज़र में स्पष्ट होने चाहिए।

अच्छे उदाहरण:

• एजेंसियां वार्म लीड्स
• प्रशिक्षण में रुचि रखने वाले ग्राहक
• निष्क्रिय न्यूज़लेटर ग्राहक
• स्वास्थ्य सेवा संभावित ग्राहक अभी तक कोई उत्तर नहीं

बुरे उदाहरण:

• टियर 2 सूची A
• नर्चर सेट
• सामान्य सक्रिय
• Q3 सेंड समूह

यदि कल कोई और आपकी शीट खोलता है, तो उन्हें बिना पूछे प्रत्येक खंड को समझना चाहिए।

यदि आप अभी भी शून्य से भेजने की प्रक्रिया सेट कर रहे हैं तो एक सरल वॉकथ्रू मदद करता है। how to mail merge from Google Sheets पर यह मार्गदर्शिका यांत्रिकी को स्पष्ट रूप से कवर करती है।

एक भेजने की लय का उपयोग करें जो खंड से मेल खाती है

संदेश की गति दर्शकों के साथ बदलनी चाहिए।

एक वार्म संभावित ग्राहक उस संपर्क की तुलना में एक सख्त फॉलो-अप चक्र संभाल सकता है जिसने लंबे समय से जुड़ाव नहीं किया है। मौजूदा ग्राहक आमतौर पर सामान्य प्रचारक सेंड की तुलना में उत्पाद मूल्य, समर्थन, नवीनीकरण, या प्रासंगिक ऐड-ऑन से जुड़े ईमेल पर बेहतर प्रतिक्रिया देते हैं। निष्क्रिय संपर्कों को कम, अधिक विचारशील संदेश प्राप्त होने चाहिए।

एक खंड केवल तभी उपयोगी होता है जब वह संदेश, समय, या बहिष्करण को बदलता है।

यहाँ कार्रवाई में वर्कफ़्लो का एक व्यावहारिक अवलोकन है:

छोटी टीमें अक्सर क्या गलत करती हैं

Gmail-आधारित विभाजन में तीन गलतियां बार-बार दिखाई देती हैं:

1. वे पुराने लेबल हमेशा के लिए रखते हैं। पिछले साल का एक संभावित ग्राहक बिना किसी हालिया गतिविधि के “हॉट लीड” के रूप में चिह्नित रहता है।
2. वे हालिया सेंड को बाहर नहीं करते हैं। एक संपर्क को अलग-अलग शीट फ़िल्टर से ओवरलैपिंग अभियान प्राप्त होते हैं।
3. वे ऐसा डेटा एकत्र करते हैं जिसका वे कभी उपयोग नहीं करते हैं। अतिरिक्त कॉलम अव्यवस्था बन जाते हैं और रखरखाव का काम पैदा करते हैं।

विश्वसनीय फ़ील्ड का एक छोटा सेट हर बार एक बड़े गंदे डेटाबेस से बेहतर प्रदर्शन करेगा। अधिकांश व्यवसायों के लिए, साफ फर्मोग्राफिक डेटा और कुछ जुड़ाव संकेत पहले से ही बहुत स्मार्ट अभियान भेजने के लिए पर्याप्त संरचना बनाते हैं।

विकास के लिए उन्नत विभाजन रणनीतियां

एक बार जब बुनियादी चीजें अच्छी तरह से चल रही हों, तो आप ऐसे खंड बना सकते हैं जो Google Sheets छोड़े बिना बहुत अधिक उन्नत महसूस करते हैं।

कुंजी एक समय में एक फ़ील्ड पर भरोसा करने के बजाय संकेतों को जोड़ना है।

जुड़ाव बैंड

एक व्यावहारिक अपग्रेड संपर्कों को जुड़ाव स्तर के आधार पर समूहित करना है।

आप तीन व्यापक बाल्टी बना सकते हैं:

• अत्यधिक जुड़ा हुआ
• ठंडा हो रहा है
• पुनर्सक्रियन की आवश्यकता है

लेबल आपके अपने स्प्रेडशीट तर्क से आ सकते हैं। यदि कोई खोलना, क्लिक करना या उत्तर देना जारी रखता है, तो वे आपके अधिक सक्रिय खंड में संबंधित हैं। यदि वे बातचीत करना बंद कर देते हैं, तो उन्हें नीचे ले जाएं और आवृत्ति कम करें या संदेश बदलें। यह सूची की गुणवत्ता की रक्षा करने में मदद करता है और सक्रिय संपर्कों को उन सामान्य सेंड के नीचे दबे होने से रोकता है जो बाकी सभी के लिए हैं।

नवीनता, आवृत्ति, और मूल्य

ग्राहक सूचियों के लिए, एक हल्का RFM-शैली दृष्टिकोण पूर्ण ई-कॉमर्स स्टैक के बिना भी Sheets में अच्छी तरह से काम करता है।

देखें:

• नवीनता: उन्होंने हाल ही में कब खरीदा या उत्तर दिया?
• आवृत्ति: उन्होंने कितनी बार खरीदा या जुड़ाव किया है?
• मूल्य: कौन से ग्राहक उच्च-टिकट प्रस्ताव या अधिक लाभदायक सेवाएं खरीदने की प्रवृत्ति रखते हैं?

वहां से, आप उपयोगी समूह बना सकते हैं जैसे:

• हालिया पहली बार के खरीदार
• वफादार बार-बार ग्राहक
• अतीत के उच्च-मूल्य वाले ग्राहक जो शांत हो गए हैं
• कम आवृत्ति वाले खरीदार जिन्हें बेहतर प्रवेश प्रस्ताव की आवश्यकता है

ये अकादमिक खंड नहीं हैं। वे सीधे बदलते हैं कि आप क्या भेजते हैं।

बहु-चर खंड तेज अभियान बनाते हैं

सबसे मजबूत अभियान आमतौर पर कई सुरागों को जोड़ते हैं। Xebia’s summary of multi-variable segmentation findings के अनुसार, जनसांख्यिकीय, व्यवहारिक और लेनदेन संबंधी डेटा को जोड़ने वाला बहु-चर विभाजन एकल-चर विभाजन की तुलना में 3.5 गुना अधिक रूपांतरण दर देता है। शीर्ष SaaS फर्म अक्सर भूमिका + अंतिम बातचीत तिथि + उत्पाद उपयोग टियर जैसी तिकड़ी का उपयोग करती हैं।

वह सिद्धांत छोटे-व्यवसाय की स्प्रेडशीट में भी अच्छी तरह से लागू होता है।

कुछ उदाहरण:

• संस्थापक + मूल्य निर्धारण पृष्ठ पर क्लिक किया + अभी तक कोई उत्तर नहीं
• एजेंसी स्वामी + गाइड डाउनलोड किया + इस महीने निष्क्रिय
• ग्राहक + एक बार खरीदा + प्रीमियम सेवा में रुचि
• HR प्रबंधक + वेबिनार में भाग लिया + फॉलो-अप का अनुरोध किया

व्यापक खंड प्रासंगिकता में सुधार करते हैं। संयुक्त खंड निर्णयों में सुधार करते हैं।

केवल जटिलता के लिए जटिलता का पीछा न करें

उन्नत विभाजन तब उपयोगी होता है जब यह अगले संदेश को स्पष्ट करता है। यह तब बर्बादी बन जाता है जब यह बिना किसी व्यावहारिक अभियान के छोटे समूह बनाता है।

एक अच्छा परीक्षण सरल है। क्या आप एक वाक्य में समझा सकते हैं कि यह खंड क्यों मौजूद है? यदि हां, तो इसे रखें। यदि नहीं, तो इसे वापस एक व्यापक समूह में मिला दें।

Gmail और Sheets उपयोगकर्ताओं के लिए, वह संयम मायने रखता है। आप अच्छी तरह से लक्षित करने के लिए पर्याप्त विवरण चाहते हैं, लेकिन इतनी अधिक संरचना नहीं कि पूरा सिस्टम मार्केटिंग के बजाय रखरखाव का काम बन जाए।

सफलता को मापना और अपने खंडों को अनुकूलित करना

विभाजन तब समाप्त नहीं होता जब ईमेल बाहर जाता है। महत्वपूर्ण लाभ अगले सेंड को बेहतर बनाने के लिए प्रतिक्रिया डेटा का उपयोग करने से आते हैं।

जब आपकी स्प्रेडशीट पंक्तियों में डिलीवरी और जुड़ाव के परिणामों को वापस रिकॉर्ड करती है, तो सूची एक स्थिर संपर्क फ़ाइल होना बंद कर देती है और एक कार्यशील फीडबैक लूप की तरह कार्य करना शुरू कर देती है। आप तुलना कर सकते हैं कि कौन से खंडों ने खोला, क्लिक किया, या उत्तर दिया, फिर तदनुसार अगले अभियान को समायोजित करें।

प्रत्येक सेंड के बाद क्या देखना है

केवल अभियान के लिए समग्र रूप से नहीं, बल्कि खंड के अनुसार प्रदर्शन की समीक्षा करें।

• जुड़ाव पैटर्न की जांच करें: कौन से समूह लगातार बातचीत करते हैं?
• कमजोर-फिट सेंड को पहचानें: किन खंडों को संदेश मिला लेकिन प्रतिक्रिया नहीं दी?
• अपने लेबल को परिष्कृत करें: क्या “वार्म लीड्स” ने वार्म लीड्स की तरह व्यवहार किया?
• बहिष्करण अपडेट करें: उन संपर्कों को हटाएं या धीमा करें जिन्हें मुख्य प्रवाह में नहीं रहना चाहिए।

यदि आप स्प्रेडशीट-आधारित ट्रैकिंग का उपयोग कर रहे हैं, तो यह समझना मदद करता है कि ओपन डेटा आपको क्या बता सकता है और क्या नहीं। tracking email opens पर यह मार्गदर्शिका व्यावहारिक संदर्भ देती है।

सुधार आमतौर पर सरल सुधारों से आता है

अधिकांश अनुकूलन के लिए नए टूल की आवश्यकता नहीं होती है। यह आमतौर पर इनसे आता है:

1. एक फ़ील्ड को साफ करना
2. एक खंड को दो बेहतर समूहों में विभाजित करना
3. एक विशिष्ट दर्शकों के लिए प्रस्ताव बदलना
4. कम-जुड़ाव वाले संपर्कों के लिए सेंड कम करना

यह बनाने की आदत है। भेजें, समीक्षा करें, पुनः लेबल करें, दोहराएं।

एक अच्छी विभाजन प्रणाली समय के साथ तेज हो जाती है क्योंकि प्रत्येक अभियान आपको कुछ सिखाता है कि कौन एक साथ संबंधित है और कौन नहीं।

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यदि आप बिना किसी भारी CRM को जोड़े सीधे Gmail से विभाजित आउटरीच चलाना चाहते हैं, तो Mail Merge for Gmail आपको Google Sheets के आसपास निर्मित एक व्यावहारिक सेटअप देता है। आप संदेशों को वैयक्तिकृत कर सकते हैं, फ़िल्टर किए गए खंडों को भेज सकते हैं, और डिलीवरी और जुड़ाव डेटा को अपनी स्प्रेडशीट पर वापस लिख सकते हैं ताकि आपकी सूची हर अभियान के साथ स्मार्ट होती रहे।