Hvordan starte en e-post på en profesjonell måte

Hvorfor er det så vanskelig å starte en e-post? I hverdagen har vi ingen problemer med å si hei til sjefen eller kollegaene våre. 🤔

Men når det kommer til å skrive bak en skjerm, blir ting komplisert. Er du redd for å gjøre en feil eller formidle budskapet ditt feil?

Måten vi uttrykker oss på er like viktig som selve budskapet. Å starte en e-post på en god måte er en kunst, akkurat som å avslutte den på riktig måte.

Heldigvis vil du se i denne artikkelen at det ikke er så vanskelig som det virker.

Hvorfor e-posthilsener er så viktige

Ja, e-posthilsener er viktige, det er det ingen tvil om. Ved å lære hvordan du starter en profesjonell e-post, kan du unngå vanlige fallgruver. Her er fire grunner til at hilsener fortjener din oppmerksomhet:

1️⃣ De er en profesjonell ferdighet i seg selv.

Det er en ubehagelig sannhet, og du synes kanskje det er urettferdig å bli dømt ut fra hvordan du skriver en e-post. Men slik er virkeligheten.

2️⃣ De er ditt førsteinntrykk.

Hilsenen din setter tonen for hele interaksjonen og former hvordan budskapet ditt blir mottatt. Ordene du velger i åpningen formidler respekt, varme eller profesjonalitet.

3️⃣ De lokker mottakeren din til å lese resten … eller ikke.

Overraskende nok er det ofte de små detaljene som utgjør en stor forskjell, selv når hovedbudskapet ditt er klart og relevant.

4️⃣ De er et tegn på respekt og høflighet.

Mottakeren din vil legge merke til det, og sette pris på det!

De største feilene i e-poståpninger

Skrivefeil, stavefeil og typografi

Skrivefeil eller stavefeil i navn viser mangel på omtanke. Denne typen feil kan distrahere fra budskapet ditt eller til og med virke uprofesjonelt.

Eksempel: **❌ Takk for din tid og vurdering. (med skrivefeil) ✅ Takk for din tid og vurdering.

Verre er det at det å ikke ta hensyn til mottakerens identitet eller status kan bli sett på som respektløst.

Eksempler: **❌ Kjære Dr. Jane Doe, (når personen ikke har en doktorgrad). ❌ Kjære herr Alex Taylor, (når mottakeren er en kvinne).

Typografi er viktigere enn du kanskje tror.

Eksempler: **❌ Kjære JOHN SMITH, (for formelt og upersonlig med store bokstaver). ❌ Kjære john smith, (mangler riktig bruk av store bokstaver).

💡 Tips: Bruk verktøy for stave- og grammatikkontroll, og dobbeltsjekk stavemåten av navn i mottakerens signatur. Ved å koble dataene dine til Google Sheets via Mail Merge, kan du sikre at navn og nøkkelinformasjon settes inn korrekt i hver e-post.

Bruk av upassende tone for målgruppen

Å bruke en for formell tone med en kollega eller noen du kjenner godt, kan føles distansert i et arbeidsforhold der en mer direkte tone er forventet.

Eksempel:

❌ Kjære herr Johnson, jeg håper denne meldingen finner deg vel. Jeg skriver for å følge opp vår nylige prosjektdiskusjon.

✅ Hei John, jeg håper alt står bra til. Ville bare følge opp vår nylige prosjektdiskusjon.

Motsatt kan en for uformell tone med en klient eller overordnet virke uprofesjonell eller respektløs.

Eksempel:

❌ Hei Mike, ville bare sjekke om vi er klare for møtet i morgen. Hilsen!

✅ Kjære herr Smith, jeg håper denne e-posten finner deg vel. Jeg skriver for å bekrefte møtet vårt i morgen.

Tilpass deg til slutt kulturen til mottakeren din.

Eksempel: Skriver du til en japansk klient, som er kjent for å verdsette en formell tone i profesjonell kommunikasjon:

❌ Hei Hiroshi, håper alt er bra! La oss ta en rask prat om prosjektet. Hilsen!

✅ Kjære herr Tanaka, jeg håper denne e-posten finner deg vel. Jeg vil gjerne avtale et møte for å diskutere prosjektet nærmere.

💡 Tips: Når du er i tvil om riktig tone, er det bedre å starte med en litt formell stil. Du kan justere i fremtidige utvekslinger basert på mottakerens respons.

Å skrive likt til en gruppe som til en enkeltperson

Å skrive en e-post til en gruppe som om den er til en enkeltperson (eller omvendt) gir et negativt inntrykk av upersonlighet.

For eksempel vil det å skrive “Kjære team” til en spesifikk person eller “Hei John” til en hel gruppe undergrave relevansen av budskapet ditt.

💡 Tips: For en gruppe, bruk inkluderende hilsener som “Kjære team” eller “Hei alle sammen”. For en enkeltperson, personaliser hilsenen med fornavn eller tittel for en mer direkte og passende tone. Med Mail Merge blir hver e-post automatisk tilpasset mottakeren.

Hvordan starte en profesjonell e-post (med eksempler på hilsener)

Emnefelt

Emnefeltet er ofte det første mottakeren din ser. Det bør være kortfattet, spesifikt og tydelig gjenspeile hensikten din.

For en forespørsel:

• Forespørsel om godkjenning: Markedsføringsforslag Q1 2024

• Kan vi avtale et møte for neste uke?

For en oppfølging:

• Oppfølging av vår diskusjon fra [dato]

• Neste steg for prosjektet med nettsideredesign

For en kunngjøring eller oppdatering:

• Oppdatering av prosjektplan: [Prosjektnavn]

• Viktig: Regelendring trer i kraft 1. januar

💡 Tips: Hold emnefeltet under 50 tegn for å sikre at det er lesbart på mobile enheter. Og vær så snill, ingen emojier!

Hilsener

I en profesjonell sammenheng bør hilsener være formelle eller semi-formelle. Ideelt sett bør du tiltale mottakeren ved navn. Det kan imidlertid være tilfeller der du ikke vet navnet deres.

For en klient eller noen i en seniorstilling formidler disse hilsenene respekt og hensyn til deres status:

• Kjære Dr. Johnson,

• Kjære fru Taylor,

• Kjære [avdeling eller team]: Kjære HE-team,

• Kjære [jobbtittel]

For en kollega eller en langvarig samarbeidspartner skaper disse hilsenene en balanse mellom profesjonalitet og vennlighet:

• Hei Alex,

• Hei Sarah,

• God morgen/ettermiddag/kveld

💡 Tips: Som spesialister på e-postmarkedsføring har vi samlet alle de beste rådene for å utforme e-poståpninger som fører til avtaler for enhver situasjon.

Årsak til at du skriver

Etter hilsenen bør introduksjonen din tydelig forklare hvorfor du skriver. Kom rett til poenget, én eller to setninger er nok:

• Jeg håper denne e-posten finner deg vel. Jeg tar kontakt for å diskutere den kommende prosjektfristen.

• Jeg kontakter deg for å forhøre meg om status på rapporten.

• Kan du bekrefte om du er tilgjengelig for et møte neste mandag?

• I forlengelsen av vår samtale på den nylige konferansen, vil jeg gjerne dele ytterligere innsikt.

• Etter vår diskusjon om [spesifikt tema], ønsket jeg å gi ytterligere detaljer.

Hvordan starte en uformell e-post (med eksempler på uformelle hilsener)

For en uformell e-post er nøkkelen å opprettholde en vennlig og direkte tilnærming samtidig som man forblir respektfull. Uformelle hilsener er ideelle for e-poster adressert til nære kollegaer eller venner.

Her er noen eksempler:

• Hei [Fornavn],

• Hallo [Fornavn],

• Hei på deg!

• Hei!

• Hvordan går det, [Navn]?

Unngå visse uttrykk:

• “Yo” eller “Heya” er for uformelt, selv i vennlige sammenhenger.

• “Hei alle”, dette kan virke upersonlig når du skriver til en gruppe i en semi-profesjonell sammenheng.

Ekspertens blikk: Starte en effektiv prospekterings-e-post

Prospekterings-e-poster baserer seg ofte på verktøy for utsendelse av masse-e-post, siden det sjelden er praktisk å bruke tid på å utforme en e-post for en enkelt potensiell kunde.

Når du håndterer dusinvis, eller til og med hundrevis av e-poster, kan denne oppgaven raskt bli tidkrevende og utsatt for feil.

Det er her vårt verktøy for masseutsendelse kommer inn. Med Mail Merge for Gmail kan du lage personaliserte e-poster i stor skala samtidig som du følger gullreglene for profesjonell e-postskriving:

• Personaliserte hilsener: Verktøyet setter automatisk inn mottakerens fornavn eller tittel, noe som unngår feil i navn eller tone.

• Passende tone: Med maler som kan tilpasses, kan du velge enten en formell eller uformell tone basert på målgruppen din.

Liten bonus: det er et gratis verktøy du kan prøve helt uforpliktende.

Konklusjon

Du kjenner nå alle beste praksiser for å starte en profesjonell e-post feilfritt. Med Mail Merge, vårt beste verktøy for kalde e-poster for Google Sheets, kan du enkelt bruke dem i stor skala samtidig som du sparer tid.