Как профессионально начать электронное письмо

Почему так сложно начать электронное письмо? В повседневной жизни нам не составляет труда поздороваться с начальником или коллегами. 🤔

Но когда дело доходит до написания текста за экраном, все становится сложнее. Вы боитесь совершить ошибку или неверно донести свою мысль?

То, как мы выражаем свои мысли, так же важно, как и само сообщение. Правильное начало письма, это искусство, точно так же, как и его правильное завершение.

К счастью, из этой статьи вы узнаете, что все не так сложно, как кажется.

Почему приветствия в письмах так важны

Да, приветствия в электронных письмах важны, это неоспоримо. Изучив, как правильно начинать деловое письмо, вы сможете избежать распространенных ловушек. Вот четыре причины, почему приветствия заслуживают вашего внимания:

1️⃣ Это профессиональный навык сам по себе.

Это неприятная правда, и вы можете подумать, что несправедливо судить человека по тому, как он пишет письма. Но такова реальность.

2️⃣ Это ваше первое впечатление.

Ваше приветствие задает тон всему взаимодействию и определяет, как будет воспринято ваше сообщение. Слова, которые вы выбираете в начале, передают уважение, теплоту или профессионализм.

3️⃣ Они побуждают получателя прочитать остальное или нет.

Как ни странно, именно мелкие детали часто имеют большое значение, даже если основная мысль вашего письма ясна и актуальна.

4️⃣ Это знак уважения и вежливости.

Ваш получатель заметит это и оценит.

Основные ошибки при начале письма

Опечатки, орфографические ошибки и типографика

Опечатки или орфографические ошибки в именах демонстрируют небрежность. Такие ошибки могут отвлечь от сути вашего сообщения или даже показаться непрофессиональными.

Пример: **❌ Thank yuo for your time and consideration. _✅ Thank you for your time and consideration.

Что еще хуже, неспособность учесть личность или статус получателя может быть воспринята как неуважение.

Примеры: **❌ Dear Dr. Jane Doe, (когда у человека нет докторской степени). _❌ Dear Mr. Alex Taylor, (когда получатель, женщина).

Типографика важнее, чем вы можете подумать.

Примеры: **❌ Dear JOHN SMITH, (слишком официально и безлично, с использованием заглавных букв). _❌ Dear john smith, (отсутствие необходимых заглавных букв).

💡 Советы: Используйте инструменты проверки орфографии и грамматики, а также перепроверяйте написание имен в подписи получателя. Подключив свои данные к Google Sheets через Mail Merge, вы можете быть уверены, что имена и ключевая информация будут правильно вставлены в каждое письмо.

Использование неподходящего тона для аудитории

Использование слишком официального тона с коллегой или человеком, которого вы хорошо знаете, может создать дистанцию в рабочих отношениях, где ожидается более прямой стиль общения.

Пример:

❌ Dear Mr. Johnson, I hope this message finds you well. I am writing to follow up on our recent project discussion.

✅ Hi John, I hope you’re doing well. Just wanted to follow up on our recent project discussion.

И наоборот, слишком неформальный тон при общении с клиентом или руководителем может выглядеть непрофессионально или неуважительно.

Пример:

❌ Hey Mike, just touching base to see if we’re good for the meeting tomorrow. Cheers!

✅ Dear Mr. Smith, I hope this email finds you well. I’m writing to confirm our meeting scheduled for tomorrow.

Наконец, адаптируйтесь к культуре вашего получателя.

Пример: Письмо японскому клиенту, который, как известно, ценит формальный тон в деловой переписке:

❌ Hi Hiroshi, hope you’re doing great! Let’s have a quick chat about the project. Cheers!

✅ Dear Mr. Tanaka, I hope this email finds you well. I would like to schedule a meeting to discuss the project in further detail.

💡 Совет: Если вы сомневаетесь в подходящем тоне, лучше начать с немного более формального стиля. Вы сможете скорректировать его в будущих письмах, основываясь на ответе получателя.

Одинаковое обращение к группе и к отдельному человеку

Написание письма группе так, как будто оно предназначено одному человеку (или наоборот), создает негативное впечатление безличности.

Например, обращение “Dear Team” к конкретному человеку или “Hi John” ко всей группе подрывает значимость вашего сообщения.

💡 Совет: Для группы используйте инклюзивные приветствия, такие как “Dear Team” или “Hello Everyone”. Для отдельного человека персонализируйте приветствие, используя его имя или должность, чтобы тон был более прямым и уместным. С помощью Mail Merge каждое письмо автоматически адаптируется под получателя.

Как начать деловое письмо (с примерами приветствий)

Тема письма

Тема письма, это часто первое, что увидит ваш получатель. Она должна быть краткой, конкретной и четко отражать вашу цель.

Для запроса:

• Запрос на утверждение: Маркетинговое предложение за 1 квартал 2024 года

• Можем ли мы назначить встречу на следующую неделю?

Для последующего действия (follow-up):

• Продолжение нашего обсуждения от [дата]

• Следующие шаги по проекту редизайна сайта

Для объявления или обновления:

• Обновление графика проекта: [Название проекта]

• Важно: Изменение политики вступает в силу с 1 января

💡 Советы: Старайтесь, чтобы тема письма была короче 50 символов, чтобы она была читабельна на мобильных устройствах. И, пожалуйста, никаких эмодзи!

Приветствия

В деловом контексте приветствия должны быть формальными или полуформальными. В идеале обращайтесь к получателю по имени. Однако бывают случаи, когда вы не знаете имени.

Для клиента или человека на руководящей должности следующие приветствия выражают уважение и внимание к их статусу:

• Dear Dr. Johnson,

• Dear Ms. Taylor,

• Dear [Отдел или команда]: Dear HE Team,

• Dear [Должность]

Для коллеги или давнего партнера следующие приветствия создают баланс между профессионализмом и дружелюбием:

• Hello Alex,

• Hi Sarah,

• Good morning/afternoon/evening

💡 Совет: Как специалисты по email-маркетингу, мы собрали все лучшие советы по созданию эффективных вступительных фраз для любой ситуации.

Причина написания

После приветствия ваше вступление должно четко объяснять, почему вы пишете. Переходите сразу к делу, достаточно одного или двух предложений:

• I hope this email finds you well. I am reaching out to discuss the upcoming project deadline.

• I am contacting you to inquire about the status of the report.

• Could you please confirm your availability for a meeting next Monday?

• Further to our conversation at the recent conference, I would like to share additional insights.

• Following our discussion on [конкретная тема], I wanted to provide further details.

Как начать неформальное письмо (с примерами повседневных приветствий)

Для неформального письма главное, придерживаться дружелюбного и прямого подхода, оставаясь при этом уважительным. Неформальные приветствия идеально подходят для писем близким коллегам или друзьям.

Вот несколько примеров:

• Hi [Имя],

• Hey [Имя],

• Hello there!

• Hi there!

• What’s up, [Имя]?

Избегайте определенных выражений:

• Yo или Heya, они слишком неформальны даже в дружеском контексте.

• Hi all, это может показаться безличным при написании группе в полупрофессиональном контексте.

Взгляд эксперта: Как начать эффективное письмо для поиска клиентов

Письма для поиска клиентов часто требуют использования инструментов для слияния почты, так как редко бывает практично тратить время на создание отдельного письма для каждого потенциального клиента.

При работе с десятками или даже сотнями писем эта задача может быстро стать трудоемкой и привести к ошибкам.

Здесь на помощь приходит наш инструмент для слияния почты. С помощью Mail Merge for Gmail вы можете создавать персонализированные письма в массовом масштабе, придерживаясь золотых правил деловой переписки:

• Персонализированные приветствия: Инструмент автоматически вставляет имя или должность получателя, избегая ошибок в именах или тоне.

• Подходящий тон: Благодаря настраиваемым шаблонам вы можете выбрать формальный или неформальный тон в зависимости от вашей аудитории.

Маленький бонус: это бесплатный инструмент, который вы можете попробовать без каких-либо обязательств.

Заключение

Теперь вы знаете все лучшие практики для безупречного начала делового письма. С помощью Mail Merge, нашего лучшего инструмента для холодных рассылок в Google Sheets, вы можете легко применять их в массовом порядке, экономя свое время.