Comment commencer un e-mail de manière professionnelle

Pourquoi est-il si difficile de commencer un e-mail ? Dans la vie de tous les jours, nous n’avons aucun mal à dire bonjour à notre patron ou à nos collègues. 🤔

Mais lorsqu’il s’agit d’écrire derrière un écran, les choses se compliquent ! Avez-vous peur de faire une erreur ou de mal communiquer votre message ?

La façon dont nous nous exprimons est tout aussi importante que le message lui-même. Bien commencer un e-mail est un art, tout comme le fait de le terminer sur une note appropriée.

Heureusement, vous verrez dans cet article que ce n’est pas aussi difficile qu’il y paraît.

Pourquoi les salutations par e-mail sont si importantes

Oui, les salutations par e-mail sont importantes, il n’y a pas à le nier. En apprenant à commencer un e-mail professionnel, vous pouvez éviter les pièges courants. Voici quatre raisons pour lesquelles les salutations méritent votre attention :

1️⃣ Ce sont des compétences professionnelles à part entière.

C’est une vérité dérangeante, et vous pourriez penser qu’il est injuste d’être jugé sur la façon dont vous rédigez un e-mail. Mais c’est la réalité.

2️⃣ Elles constituent votre première impression.

Votre salutation donne le ton de toute l’interaction et façonne la manière dont votre message sera reçu. Les mots que vous choisissez dans votre ouverture véhiculent du respect, de la chaleur ou du professionnalisme.

3️⃣ Elles incitent votre destinataire à lire la suite… ou non.

Étonnamment, ce sont souvent les petits détails qui font une grande différence, même lorsque votre message principal est clair et pertinent.

4️⃣ Elles sont un signe de respect et de courtoisie.

Votre destinataire le remarquera, et l’appréciera !

Les erreurs principales lors de l’ouverture d’un e-mail

Fautes de frappe, fautes d’orthographe et typographie

Les fautes de frappe ou d’orthographe dans les noms témoignent d’un manque d’attention. Ce genre d’erreurs peut détourner l’attention de votre message ou même paraître non professionnel.

Exemple : **❌ Merci pour votre temps et votre considération. (avec une faute de frappe) ✅ Merci pour votre temps et votre considération.

Pire encore, ne pas tenir compte de l’identité ou du statut du destinataire peut être perçu comme irrespectueux.

Exemples : **❌ Cher Dr. Jane Doe, (lorsque la personne n’est pas titulaire d’un doctorat). **❌ Cher M. Alex Taylor, (lorsque le destinataire est une femme).

La typographie est plus importante que vous ne pourriez le penser.

Exemples : **❌ Cher JEAN DUPONT, (trop formel et impersonnel, avec des majuscules). **❌ cher jean dupont, (manque de majuscules appropriées).

💡 Conseils : Utilisez des outils de vérification orthographique et grammaticale, et vérifiez deux fois l’orthographe des noms dans la signature du destinataire. En connectant vos données à Google Sheets via Mail Merge, vous pouvez vous assurer que les noms et les informations clés sont insérés correctement dans chaque e-mail.

Utiliser un ton inapproprié pour le public

Utiliser un ton trop formel avec un collègue ou quelqu’un que vous connaissez bien peut créer une distance dans une relation de travail où un ton plus direct est attendu.

Exemple :

❌ Cher M. Johnson, j’espère que ce message vous trouve bien. Je vous écris pour faire suite à notre récente discussion sur le projet.

✅ Salut John, j’espère que tu vas bien. Je voulais juste faire suite à notre récente discussion sur le projet.

À l’inverse, un ton trop décontracté avec un client ou un supérieur peut paraître non professionnel ou irrespectueux.

Exemple :

❌ Salut Mike, je te contacte juste pour voir si nous sommes toujours d’accord pour la réunion de demain. À plus !

✅ Cher M. Smith, j’espère que cet e-mail vous trouve bien. Je vous écris pour confirmer notre réunion prévue demain.

Enfin, adaptez-vous à la culture de votre destinataire.

Exemple : Écrire à un client japonais, reconnu pour valoriser un ton formel dans les communications professionnelles :

❌ Salut Hiroshi, j’espère que tu vas super bien ! Discutons rapidement du projet. À plus !

✅ Cher M. Tanaka, j’espère que cet e-mail vous trouve bien. Je souhaiterais planifier une réunion pour discuter du projet plus en détail.

💡 Conseil : En cas de doute sur le ton approprié, il est préférable de commencer avec un style légèrement formel. Vous pourrez vous ajuster lors des échanges futurs en fonction de la réponse du destinataire.

Écrire de la même manière à un groupe ou à un individu

Écrire un e-mail à un groupe comme s’il s’agissait d’un individu (ou vice versa) donne une impression négative d’impersonnalité.

Par exemple, écrire “Cher équipe” pour une personne spécifique ou “Salut John” pour un groupe entier nuit à la pertinence de votre message.

💡 Conseil : Pour un groupe, utilisez des salutations inclusives comme “Chère équipe” ou “Bonjour à tous”. Pour un individu, personnalisez votre salutation avec son prénom ou son titre pour un ton plus direct et approprié. Avec Mail Merge, chaque e-mail est automatiquement adapté à son destinataire.

Comment commencer un e-mail professionnel (avec des exemples de salutations)

Objet de l’e-mail

L’objet est souvent la première chose que votre destinataire verra. Il doit être concis, spécifique et refléter clairement votre intention.

Pour une demande :

• Demande d’approbation : Proposition marketing T1 2024

• Pouvons-nous planifier une réunion pour la semaine prochaine ?

Pour un suivi :

• Suivi de notre discussion du [date]

• Prochaines étapes pour le projet de refonte du site web

Pour une annonce ou une mise à jour :

• Mise à jour du calendrier du projet : [Nom du projet]

• Important : Changement de politique effectif au 1er janvier

💡 Conseils : Gardez votre objet sous les 50 caractères pour garantir sa lisibilité sur les appareils mobiles. Et s’il vous plaît, pas d’emojis !

Salutations

Dans un contexte professionnel, les salutations doivent être formelles ou semi-formelles. Idéalement, adressez-vous à votre destinataire par son nom. Cependant, il peut arriver que vous ne connaissiez pas son nom.

Pour un client ou une personne occupant un poste à responsabilité, ces salutations témoignent du respect et de la considération pour leur statut :

• Cher Dr. Johnson,

• Chère Mme Taylor,

• À l’attention du [Département ou équipe] : À l’attention de l’équipe RH,

• Cher [Intitulé du poste]

Pour un collègue ou un partenaire de longue date, ces salutations trouvent un équilibre entre professionnalisme et convivialité :

• Bonjour Alex,

• Salut Sarah,

• Bonjour / Bon après-midi / Bonsoir

💡 Conseil : En tant que spécialistes de l’e-mailing, nous avons compilé tous les meilleurs conseils pour rédiger des Phrases d’ouverture d’e-mail percutantes pour absolument toutes les situations.

Raison de l’e-mail

Après la salutation, votre introduction doit expliquer clairement pourquoi vous écrivez. Allez droit au but, une ou deux phrases suffiront :

• J’espère que cet e-mail vous trouve bien. Je vous contacte pour discuter de l’échéance du projet à venir.

• Je vous contacte pour me renseigner sur l’état d’avancement du rapport.

• Pourriez-vous confirmer votre disponibilité pour une réunion lundi prochain ?

• Suite à notre conversation lors de la récente conférence, je souhaiterais partager des informations complémentaires.

• Suite à notre discussion sur [sujet spécifique], je voulais vous fournir plus de détails.

Comment commencer un e-mail informel (avec des exemples de salutations décontractées)

Pour un e-mail informel, la clé est de maintenir une approche amicale et directe tout en restant respectueux. Les salutations informelles sont idéales pour les e-mails adressés à des collègues proches ou à des amis.

Voici quelques exemples :

• Salut [Prénom],

• Coucou [Prénom],

• Bonjour à tous !

• Salut !

• Quoi de neuf, [Prénom] ?

Évitez certaines expressions :

• “Yo” ou “Heya”, c’est trop informel, même dans des contextes amicaux.

• “Salut tout le monde”, cela peut paraître impersonnel lorsque vous écrivez à un groupe dans un contexte semi-professionnel.

L’œil de l’expert : Commencer un e-mail de prospection efficace

Les e-mails de prospection reposent souvent sur des outils de publipostage, car il est rarement pratique de passer du temps à rédiger un e-mail pour un seul prospect.

Lorsqu’on gère des dizaines, voire des centaines d’e-mails, cette tâche peut rapidement devenir chronophage et sujette aux erreurs.

C’est là qu’intervient notre outil de publipostage. Avec Mail Merge pour Gmail, vous pouvez créer des e-mails personnalisés à grande échelle tout en respectant les règles d’or de la rédaction d’e-mails professionnels :

• Salutations personnalisées : L’outil insère automatiquement le prénom ou le titre du destinataire, évitant ainsi les erreurs de nom ou de ton.

• Ton approprié : Avec des modèles personnalisables, vous pouvez choisir un ton formel ou décontracté en fonction de votre public.

Petit bonus : c’est un outil gratuit que vous pouvez essayer sans engagement.

Conclusion

Vous connaissez désormais toutes les meilleures pratiques pour commencer un e-mail professionnel sans accroc. Avec Mail Merge, notre meilleur outil d’e-mailing pour Google Sheets, vous pouvez facilement les appliquer à grande échelle tout en gagnant du temps.