Wie man eine E-Mail professionell beginnt

Warum ist es so schwierig, eine E-Mail zu beginnen? Im Alltag haben wir keine Probleme damit, unseren Chef oder unsere Kollegen zu grüßen. 🤔

Aber wenn es darum geht, hinter einem Bildschirm zu schreiben, wird es kompliziert. Haben Sie Angst, einen Fehler zu machen oder Ihre Nachricht falsch zu vermitteln?

Die Art und Weise, wie wir uns ausdrücken, ist genauso wichtig wie die Nachricht selbst. Eine E-Mail gut zu beginnen ist eine Kunst, genau wie das richtige Beenden.

Glücklicherweise werden Sie in diesem Artikel sehen, dass es gar nicht so schwierig ist, wie es scheint.

Warum E-Mail-Anreden so wichtig sind

Ja, E-Mail-Anreden sind wichtig, das lässt sich nicht leugnen. Indem Sie lernen, wie man eine professionelle E-Mail beginnt, können Sie häufige Fallstricke vermeiden. Hier sind vier Gründe, warum Anreden Ihre Aufmerksamkeit verdienen:

1️⃣ Sie sind eine professionelle Fähigkeit für sich.

Es ist eine unbequeme Wahrheit, und Sie denken vielleicht, es sei unfair, nach der Art und Weise beurteilt zu werden, wie Sie eine E-Mail schreiben. Aber das ist die Realität.

2️⃣ Sie sind Ihr erster Eindruck.

Ihre Anrede gibt den Ton für die gesamte Interaktion vor und bestimmt, wie Ihre Nachricht aufgenommen wird. Die Worte, die Sie in Ihrem Einstieg wählen, vermitteln Respekt, Wärme oder Professionalität.

3️⃣ Sie verleiten Ihren Empfänger dazu, den Rest zu lesen oder eben nicht.

Überraschenderweise sind es oft die kleinen Details, die einen großen Unterschied machen, selbst wenn Ihre Kernbotschaft klar und relevant ist.

4️⃣ Sie sind ein Zeichen von Respekt und Höflichkeit.

Ihr Empfänger wird es bemerken und zu schätzen wissen.

Die häufigsten Fehler beim E-Mail-Einstieg

Tippfehler, Rechtschreibfehler und Typografie

Tippfehler oder Rechtschreibfehler bei Namen zeigen einen Mangel an Sorgfalt. Diese Art von Fehlern kann von Ihrer Nachricht ablenken oder sogar unprofessionell wirken.

Beispiel: ❌ Danke für Ihre Zeit und Ihre Bemühungen. (mit Tippfehler im Original) ✅ Danke für Ihre Zeit und Ihre Bemühungen.

Noch schlimmer ist es, wenn die Identität oder der Status des Empfängers nicht berücksichtigt wird, was als respektlos angesehen werden kann.

Beispiele: ❌ Sehr geehrte Dr. Jane Doe, (wenn die Person keinen Doktortitel hat). ❌ Sehr geehrter Herr Alex Taylor, (wenn der Empfänger eine Frau ist).

Typografie ist wichtiger, als Sie vielleicht denken.

Beispiele: ❌ Sehr geehrter HANS MÜLLER, (zu formell und unpersönlich durch Großschreibung). ❌ sehr geehrter hans müller, (fehlende angemessene Großschreibung).

💡 Tipps: Verwenden Sie Rechtschreib- und Grammatikprüfprogramme und überprüfen Sie die Schreibweise der Namen in der Signatur des Empfängers. Indem Sie Ihre Daten über Mail Merge mit Google Sheets verbinden, können Sie sicherstellen, dass Namen und wichtige Informationen korrekt in jede E-Mail eingefügt werden.

Verwendung eines unangemessenen Tons für das Publikum

Die Verwendung eines zu formellen Tons bei einem Kollegen oder jemandem, den Sie gut kennen, kann in einer Arbeitsbeziehung, in der ein direkterer Ton erwartet wird, distanziert wirken.

Beispiel:

❌ Sehr geehrter Herr Johnson, ich hoffe, diese Nachricht erreicht Sie wohlauf. Ich schreibe Ihnen, um unsere jüngste Projektbesprechung weiterzuverfolgen.

✅ Hallo John, ich hoffe, es geht dir gut. Ich wollte nur kurz nachhaken bezüglich unserer letzten Projektbesprechung.

Umgekehrt kann ein zu lockerer Ton bei einem Kunden oder Vorgesetzten unprofessionell oder respektlos wirken.

Beispiel:

❌ Hey Mike, wollte nur mal kurz hören, ob das Meeting morgen steht. Beste Grüße!

✅ Sehr geehrter Herr Smith, ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie wohlauf. Ich schreibe Ihnen, um unser für morgen geplantes Meeting zu bestätigen.

Passen Sie sich schließlich an die Kultur Ihres Empfängers an.

Beispiel: Wenn Sie an einen japanischen Kunden schreiben, der dafür bekannt ist, einen formellen Ton in der professionellen Kommunikation zu schätzen:

❌ Hi Hiroshi, hoffe, dir geht es super! Lass uns kurz über das Projekt sprechen. Beste Grüße!

✅ Sehr geehrter Herr Tanaka, ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie wohlauf. Ich möchte gerne ein Meeting vereinbaren, um das Projekt im Detail zu besprechen.

💡 Tipp: Wenn Sie sich bezüglich des angemessenen Tons unsicher sind, ist es besser, mit einem etwas formelleren Stil zu beginnen. Sie können sich in zukünftigen Nachrichten basierend auf der Antwort des Empfängers anpassen.

Gleiche Schreibweise für eine Gruppe oder eine Einzelperson

Eine E-Mail an eine Gruppe so zu schreiben, als wäre sie für eine Einzelperson bestimmt (oder umgekehrt), vermittelt einen negativen Eindruck von Unpersönlichkeit.

Zum Beispiel untergräbt das Schreiben von “Liebes Team” für eine bestimmte Person oder “Hallo John” für eine ganze Gruppe die Relevanz Ihrer Nachricht.

💡 Tipp: Verwenden Sie für eine Gruppe inklusive Anreden wie “Liebes Team” oder “Hallo zusammen”. Personalisieren Sie die Anrede für eine Einzelperson mit deren Vornamen oder Titel für einen direkteren und angemesseneren Ton. Mit Mail Merge wird jede E-Mail automatisch auf den jeweiligen Empfänger zugeschnitten.

So beginnen Sie eine professionelle E-Mail (mit Beispielen für Anreden)

Betreffzeile

Die Betreffzeile ist oft das Erste, was Ihr Empfänger sieht. Sie sollte prägnant und spezifisch sein und Ihre Absicht klar widerspiegeln.

Für eine Anfrage:

• Anfrage zur Genehmigung: Marketingvorschlag Q1 2024

• Können wir ein Meeting für nächste Woche vereinbaren?

Für ein Follow-up:

• Nachfassen zu unserer Diskussion vom [Datum]

• Nächste Schritte für das Website-Relaunch-Projekt

Für eine Ankündigung oder ein Update:

• Update zum Projektzeitplan: [Projektname]

• Wichtig: Richtlinienänderung gültig ab 1. Januar

💡 Tipps: Halten Sie Ihre Betreffzeile unter 50 Zeichen, um sicherzustellen, dass sie auf Mobilgeräten lesbar ist. Und bitte keine Emojis!

Anreden

In einem professionellen Kontext sollten Anreden formell oder halbformell sein. Idealerweise sprechen Sie Ihren Empfänger mit Namen an. Es kann jedoch Fälle geben, in denen Sie den Namen nicht kennen.

Für einen Kunden oder jemanden in einer Führungsposition vermitteln diese Anreden Respekt und Wertschätzung für deren Status:

• Sehr geehrte(r) Dr. Johnson,

• Sehr geehrte Frau Taylor,

• Sehr geehrte(r) [Abteilung oder Team]: Sehr geehrtes HE-Team,

• Sehr geehrte(r) [Berufsbezeichnung]

Für einen Kollegen oder langjährigen Partner schaffen diese Anreden ein Gleichgewicht zwischen Professionalität und Freundlichkeit:

• Hallo Alex,

• Hi Sarah,

• Guten Morgen/Guten Tag/Guten Abend

💡 Tipp: Als E-Mail-Marketing-Spezialisten haben wir die besten Ratschläge für das Verfassen von überzeugenden E-Mail-Einstiegen für buchstäblich jede Situation zusammengestellt.

Grund für das Schreiben

Nach der Anrede sollte Ihre Einleitung klar erklären, warum Sie schreiben. Kommen Sie direkt zum Punkt, ein oder zwei Sätze genügen:

• Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie wohlauf. Ich schreibe Ihnen, um die bevorstehende Projektfrist zu besprechen.

• Ich kontaktiere Sie, um mich nach dem Status des Berichts zu erkundigen.

• Könnten Sie bitte Ihre Verfügbarkeit für ein Meeting am nächsten Montag bestätigen?

• Im Anschluss an unser Gespräch auf der letzten Konferenz möchte ich weitere Erkenntnisse teilen.

• Nach unserer Diskussion über [spezifisches Thema] wollte ich weitere Details bereitstellen.

So beginnen Sie eine informelle E-Mail (mit Beispielen für lockere Anreden)

Bei einer informellen E-Mail ist der Schlüssel, einen freundlichen und direkten Ansatz beizubehalten und dabei respektvoll zu bleiben. Informelle Anreden sind ideal für E-Mails an enge Kollegen oder Freunde.

Hier sind einige Beispiele:

• Hi [Vorname],

• Hey [Vorname],

• Hallo zusammen!

• Hi zusammen!

• Wie geht’s, [Name]?

Vermeiden Sie bestimmte Ausdrücke:

• “Yo” oder “Heya” – diese sind selbst in freundschaftlichen Kontexten zu informell.

• “Hi alle” – dies kann unpersönlich wirken, wenn man in einem halbprofessionellen Kontext an eine Gruppe schreibt.

Der Expertenblick: Eine effektive Akquise-E-Mail beginnen

Akquise-E-Mails basieren oft auf Mail-Merge-Tools, da es selten praktikabel ist, Zeit damit zu verbringen, eine E-Mail für einen einzelnen Interessenten zu verfassen.

Wenn man Dutzende oder gar Hunderte von E-Mails verwaltet, kann diese Aufgabe schnell zeitaufwendig und fehleranfällig werden.

Hier kommt unser Mail-Merge-Tool ins Spiel. Mit Mail Merge for Gmail können Sie personalisierte E-Mails in großem Maßstab erstellen und dabei die goldenen Regeln des professionellen E-Mail-Schreibens einhalten:

• Personalisierte Anreden: Das Tool fügt automatisch den Vornamen oder Titel des Empfängers ein und vermeidet Fehler bei Namen oder Tonfall.

• Angemessener Ton: Mit anpassbaren Vorlagen können Sie je nach Zielgruppe einen formellen oder lockeren Ton wählen.

Kleiner Bonus: Es ist ein kostenloses Tool, das Sie ohne Verpflichtung ausprobieren können.

Fazit

Sie kennen nun alle bewährten Methoden, um eine professionelle E-Mail einwandfrei zu beginnen. Mit Mail Merge, unserem besten Tool für Kaltakquise-E-Mails für Google Sheets, können Sie diese einfach in großem Maßstab anwenden und dabei Zeit sparen.