ईमेल की शुरुआत पेशेवर तरीके से कैसे करें

ईमेल शुरू करना इतना कठिन क्यों है? रोजमर्रा की जिंदगी में, हमें अपने बॉस या सहकर्मियों को नमस्ते कहने में कोई परेशानी नहीं होती। 🤔

लेकिन जब स्क्रीन के पीछे से लिखने की बात आती है, तो चीजें मुश्किल हो जाती हैं! क्या आप कोई गलती करने या अपने संदेश को गलत तरीके से संप्रेषित करने से डरते हैं?

हम खुद को जिस तरह से व्यक्त करते हैं, वह संदेश जितना ही महत्वपूर्ण है। ईमेल की अच्छी शुरुआत करना एक कला है, ठीक वैसे ही जैसे इसे सही नोट पर समाप्त करना होता है।

सौभाग्य से, आप इस लेख में देखेंगे कि यह उतना कठिन नहीं है जितना लगता है।

ईमेल अभिवादन इतने महत्वपूर्ण क्यों हैं

हाँ, ईमेल अभिवादन महत्वपूर्ण हैं, इसमें कोई इनकार नहीं है। पेशेवर ईमेल शुरू करने का तरीका सीखकर, आप सामान्य नुकसानों से बच सकते हैं। यहाँ चार कारण दिए गए हैं कि अभिवादन आपके ध्यान के पात्र क्यों हैं:

1️⃣ वे अपने आप में एक पेशेवर कौशल हैं।

यह एक असुविधाजनक सच्चाई है, और आप सोच सकते हैं कि आप ईमेल कैसे लिखते हैं, इस पर आपका मूल्यांकन किया जाना अनुचित है। लेकिन यही वास्तविकता है।

2️⃣ वे आपका पहला प्रभाव हैं।

आपका अभिवादन पूरी बातचीत के लिए लहजा तय करता है और यह आकार देता है कि आपका संदेश कैसे प्राप्त किया जाएगा। आप अपनी शुरुआत में जो शब्द चुनते हैं, वे सम्मान, गर्मजोशी या व्यावसायिकता व्यक्त करते हैं।

3️⃣ वे आपके प्राप्तकर्ता को बाकी पढ़ने के लिए लुभाते हैं… या नहीं।

आश्चर्यजनक रूप से, अक्सर छोटी-छोटी बातें ही बड़ा अंतर पैदा करती हैं, तब भी जब आपका मुख्य संदेश स्पष्ट और प्रासंगिक हो।

4️⃣ वे सम्मान और शिष्टाचार का संकेत हैं।

आपका प्राप्तकर्ता इसे नोटिस करेगा, और इसकी सराहना करेगा!

ईमेल ओपनिंग में शीर्ष गलतियाँ

टाइपो, वर्तनी की गलतियाँ और टाइपोग्राफी

नामों में टाइपो या वर्तनी की गलतियाँ लापरवाही दर्शाती हैं। इस तरह की गलतियाँ आपके संदेश से ध्यान भटका सकती हैं या अपेशेवर लग सकती हैं।

उदाहरण: ** **❌ Thank yuo for your time and consideration. _ _✅ Thank you for your time and consideration.

इससे भी बदतर, प्राप्तकर्ता की पहचान या स्थिति का ध्यान न रखना अनादर के रूप में देखा जा सकता है।

उदाहरण: ** **❌ Dear Dr. Jane Doe, (जब व्यक्ति के पास डॉक्टरेट की डिग्री न हो)। _ _❌ Dear Mr. Alex Taylor, (जब प्राप्तकर्ता एक महिला हो)।

टाइपोग्राफी आपकी सोच से कहीं अधिक महत्वपूर्ण है।

उदाहरण: ** **❌ Dear JOHN SMITH, (बहुत औपचारिक और अवैयक्तिक, सभी बड़े अक्षरों में)। _ _❌ Dear john smith, (उचित कैपिटलाइजेशन का अभाव)।

💡 सुझाव: वर्तनी और व्याकरण जाँचने वाले टूल्स का उपयोग करें, और प्राप्तकर्ता के हस्ताक्षर में नामों की वर्तनी को दोबारा जाँचें। Mail Merge के माध्यम से अपने डेटा को Google Sheets से जोड़कर, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि नाम और मुख्य जानकारी हर ईमेल में सही ढंग से डाली गई है।

दर्शकों के लिए अनुपयुक्त लहजे का उपयोग करना

किसी सहकर्मी या जिसे आप अच्छी तरह जानते हैं, उनके साथ अत्यधिक औपचारिक लहजे का उपयोग करना उस कामकाजी रिश्ते में दूर का लग सकता है जहाँ अधिक सीधे लहजे की अपेक्षा की जाती है।

उदाहरण:

❌ Dear Mr. Johnson, I hope this message finds you well. I am writing to follow up on our recent project discussion.

✅ Hi John, I hope you’re doing well. Just wanted to follow up on our recent project discussion.

इसके विपरीत, किसी क्लाइंट या वरिष्ठ के साथ अत्यधिक अनौपचारिक लहजा अपेशेवर या अनादरपूर्ण लग सकता है।

उदाहरण:

❌ Hey Mike, just touching base to see if we’re good for the meeting tomorrow. Cheers!

✅ Dear Mr. Smith, I hope this email finds you well. I’m writing to confirm our meeting scheduled for tomorrow.

अंत में, अपने प्राप्तकर्ता की संस्कृति के अनुकूल बनें।

उदाहरण: एक जापानी क्लाइंट को लिखना, जो पेशेवर संचार में औपचारिक लहजे को महत्व देने के लिए जाना जाता है:

❌ Hi Hiroshi, hope you’re doing great! Let’s have a quick chat about the project. Cheers!

✅ Dear Mr. Tanaka, I hope this email finds you well. I would like to schedule a meeting to discuss the project in further detail.

💡 सुझाव: जब उचित लहजे के बारे में संदेह हो, तो थोड़ी औपचारिक शैली से शुरुआत करना बेहतर होता है। आप प्राप्तकर्ता की प्रतिक्रिया के आधार पर भविष्य के आदान-प्रदान में समायोजन कर सकते हैं।

किसी समूह या व्यक्ति के लिए एक ही तरह से लिखना

किसी समूह को ऐसे ईमेल लिखना जैसे कि वह किसी व्यक्ति के लिए हो (या इसके विपरीत) अवैयक्तिकता का नकारात्मक प्रभाव देता है।

उदाहरण के लिए, किसी विशिष्ट व्यक्ति के लिए “Dear Team” लिखना या पूरे समूह के लिए “Hi John” लिखना आपके संदेश की प्रासंगिकता को कम करता है।

💡 सुझाव: एक समूह के लिए, “Dear Team” या “Hello Everyone” जैसे समावेशी अभिवादनों का उपयोग करें। एक व्यक्ति के लिए, अधिक सीधे और उपयुक्त लहजे के लिए उनके पहले नाम या शीर्षक के साथ अपने अभिवादन को वैयक्तिकृत करें। Mail Merge के साथ, प्रत्येक ईमेल स्वचालित रूप से अपने प्राप्तकर्ता के लिए तैयार किया जाता है।

पेशेवर ईमेल कैसे शुरू करें (अभिवादन के उदाहरणों के साथ)

विषय पंक्ति (Subject Line)

विषय पंक्ति अक्सर वह पहली चीज होती है जिसे आपका प्राप्तकर्ता देखेगा। इसे संक्षिप्त, विशिष्ट होना चाहिए और स्पष्ट रूप से आपके इरादे को प्रतिबिंबित करना चाहिए।

अनुरोध के लिए:

• अनुमोदन के लिए अनुरोध: Marketing Proposal Q1 2024

• क्या हम अगले सप्ताह के लिए एक बैठक निर्धारित कर सकते हैं?

फॉलो-अप के लिए:

• [तारीख] से हमारी चर्चा पर फॉलो-अप

• वेबसाइट रीडिज़ाइन प्रोजेक्ट के लिए अगले चरण

घोषणा या अपडेट के लिए:

• प्रोजेक्ट टाइमलाइन अपडेट: [Project Name]

• महत्वपूर्ण: 1 जनवरी से प्रभावी नीति परिवर्तन

💡 सुझाव: अपनी विषय पंक्ति को 50 वर्णों से कम रखें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि यह मोबाइल उपकरणों पर पढ़ने योग्य है। और कृपया, कोई इमोजी नहीं!

अभिवादन

पेशेवर संदर्भ में, अभिवादन औपचारिक या अर्ध-औपचारिक होने चाहिए। आदर्श रूप से, अपने प्राप्तकर्ता को नाम से संबोधित करें। हालाँकि, ऐसे उदाहरण हो सकते हैं जहाँ आप उनका नाम नहीं जानते हों।

किसी क्लाइंट या वरिष्ठ पद पर आसीन व्यक्ति के लिए, ये अभिवादन उनकी स्थिति के प्रति सम्मान और विचार व्यक्त करते हैं:

• Dear Dr. Johnson,

• Dear Ms. Taylor,

• Dear [Department or team] : Dear HE Team,

• Dear [Job title]

किसी सहकर्मी या दीर्घकालिक भागीदार के लिए, ये अभिवादन व्यावसायिकता और मित्रता के बीच संतुलन बनाते हैं:

• Hello Alex,

• Hi Sarah,

• Good morning/afternoon/evening

💡 सुझाव: ईमेल मार्केटिंग विशेषज्ञों के रूप में, हमने हर स्थिति के लिए क्लोज-वर्थी ईमेल ओपनिंग लाइन्स तैयार करने के लिए सभी सर्वोत्तम सलाह संकलित की हैं।

लिखने का कारण

अभिवादन के बाद, आपके परिचय में स्पष्ट रूप से यह बताना चाहिए कि आप क्यों लिख रहे हैं। सीधे मुद्दे पर आएं, एक या दो वाक्य पर्याप्त होंगे:

• I hope this email finds you well. I am reaching out to discuss the upcoming project deadline.

• I am contacting you to inquire about the status of the report.

• Could you please confirm your availability for a meeting next Monday?

• Further to our conversation at the recent conference, I would like to share additional insights.

• Following our discussion on [specific topic], I wanted to provide further details.

अनौपचारिक ईमेल कैसे शुरू करें (आकस्मिक अभिवादन के उदाहरणों के साथ)

अनौपचारिक ईमेल के लिए, मुख्य बात सम्मानजनक बने रहते हुए एक मैत्रीपूर्ण और सीधा दृष्टिकोण बनाए रखना है। अनौपचारिक अभिवादन करीबी सहकर्मियों या दोस्तों को भेजे गए ईमेल के लिए आदर्श हैं।

यहाँ कुछ उदाहरण दिए गए हैं:

• Hi [First Name],

• Hey [First Name],

• Hello there!

• Hi there!

• What’s up, [Name]?”

कुछ अभिव्यक्तियों से बचें:

• Yo या Heya, ये बहुत अनौपचारिक हैं, यहाँ तक कि मैत्रीपूर्ण संदर्भों में भी।

• Hi all, अर्ध-पेशेवर संदर्भ में समूह को लिखते समय यह अवैयक्तिक लग सकता है।

विशेषज्ञ की दृष्टि: एक प्रभावी प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल शुरू करना

प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल अक्सर मेल मर्ज टूल्स पर निर्भर करते हैं क्योंकि एक ही संभावना के लिए ईमेल तैयार करने में समय बिताना शायद ही कभी व्यावहारिक होता है।

दर्जनों, या सैकड़ों ईमेल प्रबंधित करते समय, यह कार्य जल्दी ही समय लेने वाला और त्रुटियों से भरा हो सकता है।

यहीं पर हमारा मेल मर्ज टूल काम आता है। Mail Merge for Gmail के साथ, आप पेशेवर ईमेल लेखन के सुनहरे नियमों का पालन करते हुए बड़े पैमाने पर वैयक्तिकृत ईमेल बना सकते हैं:

• वैयक्तिकृत अभिवादन: टूल स्वचालित रूप से प्राप्तकर्ता का पहला नाम या शीर्षक डालता है, जिससे नामों या लहजे में गलतियों से बचा जा सकता है।

• उपयुक्त लहजा: अनुकूलन योग्य टेम्प्लेट के साथ, आप अपने दर्शकों के आधार पर औपचारिक या अनौपचारिक लहजा चुन सकते हैं।

छोटा बोनस: यह एक मुफ्त टूल है जिसे आप बिना किसी प्रतिबद्धता के आज़मा सकते हैं।

निष्कर्ष

अब आप पेशेवर ईमेल को त्रुटिहीन तरीके से शुरू करने के लिए सभी सर्वोत्तम प्रथाओं को जानते हैं। Google Sheets के लिए हमारे सर्वश्रेष्ठ कोल्ड ईमेल टूल, Mail Merge के साथ, आप समय बचाते हुए उन्हें आसानी से बड़े पैमाने पर लागू कर सकते हैं।