Come eliminare in massa le email su Gmail in modo rapido ed efficiente

Adoro Gmail perché è semplice e intuitivo sotto molti aspetti. Ma quando si tratta di eliminare le email, specialmente in blocco, la storia cambia completamente. Ed è esattamente quello che ti spiegherò ora.

Spoiler: finirà bene per te 😉

Eliminazione in blocco delle email dalla Posta in arrivo, da un’etichetta o da una categoria

Questo è il metodo più rapido e semplice, come descritto nel supporto ufficiale di Google.

Breve spiegazione di come funziona Gmail

A differenza dei servizi di posta elettronica tradizionali come Yahoo o Outlook, Gmail non organizza le email in cartelle basate sull’argomento o sul mittente. Il concetto di “cartella” qui non esiste davvero.

Un’Etichetta in Gmail è come un tag che può essere applicato a un’email. Un’email può avere più etichette contemporaneamente.

Esempi di etichette:

• Posta in arrivo.
• Posta inviata.
• Speciali.
• Bozze.
• Un’etichetta personalizzata come Progetti, Clienti, ecc.

Le Categorie, invece, sono schede automatiche all’interno della Posta in arrivo che ordinano le email visivamente. Non appaiono come etichette, ma funzionano come filtri all’interno della visualizzazione della posta in arrivo.

Gmail utilizza cinque categorie predefinite:

1. Principale.
2. Social.
3. Promozioni.
4. Aggiornamenti.
5. Forum.

💡 Buono a sapersi:

• Per impostazione predefinita, è abilitata solo la categoria Principale.

• Non puoi creare le tue categorie personalizzate.

• Gmail decide automaticamente a quale categoria appartiene un’email (anche se puoi correggerlo manualmente e Gmail imparerà da ciò).

Tutorial: Come eliminare più di 50 email su Gmail

Segui questi semplici passaggi:

• Vai su Gmail.

• Apri la Posta in arrivo, un’etichetta o qualsiasi altra categoria.

• Seleziona la casella di selezione in alto a sinistra nell’elenco delle email. Per impostazione predefinita, questo seleziona solo le prime 50 email visibili sulla pagina.

• Apparirà un link. Clicca su: “Seleziona tutte le conversazioni in [nome della visualizzazione]”. Tutte le email corrispondenti saranno ora selezionate, incluse quelle non visibili sullo schermo.

• Clicca sull’icona 🗑️ Elimina. Le email selezionate verranno spostate nel Cestino. Verranno eliminate definitivamente in modo automatico dopo 30 giorni.

💡 Nota: Invece di eliminare le email dalla Posta in arrivo, puoi archiviarle. Basta cliccare sull’icona 📥 Archivia. Questo è utile per liberare la Posta in arrivo senza perdere i tuoi messaggi. Le email archiviate scompaiono dalla Posta in arrivo ma rimangono accessibili in Tutti i messaggi o in qualsiasi etichetta a cui appartengono.

In che modo l’eliminazione influisce sulle email raggruppate in una conversazione?

Gmail utilizza la Visualizzazione conversazione per impostazione predefinita, il che significa che le email con lo stesso oggetto (e spesso la stessa sequenza di risposte) sono raggruppate in un unico blocco.

Quindi, quando selezioni un’email in una conversazione per eliminarla, in realtà stai selezionando l’intera conversazione. In altre parole, non stai eliminando solo un singolo messaggio, stai eliminando l’intero thread.

Esempio 1

Elimini una conversazione dalla Posta in arrivo. Include un messaggio che hai inviato. Quel messaggio scomparirà anche dalla cartella Posta inviata.

Esempio 2

Elimini una conversazione da un’etichetta come Progetti. Quella conversazione era anche nella Posta in arrivo ed etichettata come Importante. Verrà rimossa da Progetti, Posta in arrivo, Importante. Da ovunque. Va direttamente nel Cestino.

Come eliminare volumi molto grandi (decine di migliaia di email)

Gmail può avere difficoltà con volumi estremamente grandi (ad esempio 60.000 email). Il metodo descritto in precedenza potrebbe non funzionare in quei casi. È tempo di un approccio più intelligente!

💡 Consiglio dell’esperto: Usa i filtri per data per restringere l’eliminazione. Inizia eliminando le email un mese alla volta. Se funziona bene, prova due o tre mesi alla volta. Elimina in lotti per ottenere risultati migliori.

Spieghiamo esattamente come farlo qui sotto 👇

Eliminare tipi specifici di email utilizzando la barra di ricerca di Gmail

Per data

Per trovare o eliminare le email in base alla data di invio, usa uno dei seguenti filtri nella barra di ricerca:

• before:AAAA/MM/GG → mostra le email inviate prima di una certa data.

• after:AAAA/MM/GG → mostra le email inviate dopo una certa data.

• after:AAAA/MM/GG before:AAAA/MM/GG → mostra le email inviate tra due date.

Premi Invio per visualizzare i risultati.

Per eliminare le email trovate:

• Seleziona la casella di selezione in alto a sinistra.

• Clicca sul link blu: “Seleziona tutte le conversazioni che corrispondono a questa ricerca”.

• Clicca sull’icona 🗑️ Elimina.

Per mittente

Per trovare o eliminare tutte le email di uno specifico mittente, usa questo filtro nella barra di ricerca: from:[email protected]

Premi Invio per visualizzare i risultati.

Per eliminare le email trovate:

• Seleziona la casella di selezione in alto a sinistra.

• Clicca sul link blu: “Seleziona tutte le conversazioni che corrispondono a questa ricerca”.

• Clicca sull’icona 🗑️ Elimina.

Per stato letto/non letto

Per filtrare ed eliminare le email in base al fatto che siano lette o non lette, usa:

• is:unread → solo per le email non lette.

• is:read → solo per le email già lette.

Premi Invio per visualizzare i risultati.

Per eliminare le email trovate:

• Seleziona la casella di selezione in alto a sinistra.

• Clicca sul link blu: “Seleziona tutte le conversazioni che corrispondono a questa ricerca”.

• Clicca sull’icona 🗑️ Elimina.

Email speciali / non speciali

Gmail consente due livelli di filtro per le stelle.

1️⃣ Filtri stella generici:

• is:starred → include tutte le email speciali, indipendentemente dal colore o dal tipo.

• -is:starred → include solo le email non speciali.

👉 Questi sono sufficienti per la maggior parte dei casi, specialmente per la pulizia e l’eliminazione in blocco.

2️⃣ Filtri stella specifici (colore o simbolo): se utilizzi più tipi di stelle (tramite Impostazioni > Generali > Stelle), Gmail ti consente di filtrare per colore/simbolo utilizzando l’operatore has::

• has:yellow-star

• has:orange-star

• has:red-star

• has:purple-star

• has:blue-star

• has:green-star

• has:red-bang

• has:orange-guillemet

• has:yellow-bang

• has:green-check

• has:blue-info

• has:purple-question

Questi filtri funzionano solo se le icone corrispondenti sono attivate nelle impostazioni di Gmail (nella sezione “Stelle”).

Altri filtri

Google fornisce una vasta gamma di operatori di ricerca per aiutarti a trovare esattamente ciò che stai cercando in Gmail.

Ecco alcuni esempi utili. Il metodo è sempre lo stesso: una volta conosciuto l’operatore giusto per le tue esigenze, basta applicarlo nella barra di ricerca.

Come usarli:

1. Sul tuo computer, vai su Gmail.

2. In alto, clicca sulla barra di ricerca.

3. Inserisci un operatore di ricerca.

Cosa stai cercando	Operatore di ricerca	Esempio
Destinatari nei campi A, CC o CCN	to: cc: bcc:	to:[email protected]
Contenuto dell’oggetto	subject:	subject:amy
Email che includono:

1. Allegati
2. Video YouTube
3. File Google Drive
4. Google Docs
5. Google Sheets
6. Google Slides

| has:|

1. has:attachment
2. has:youtube
3. has:drive
4. has:document
5. has:spreadsheet
6. has:presentation

Email da una mailing list| list:| list:[email protected] Email contenenti una parola o frase esatta| ”…”| “cena stasera” Email che corrispondono esattamente a una parola specifica| +| +cena

💡 Consiglio dell’esperto: Puoi combinare più operatori per affinare la ricerca, come:

from:[email protected] has:attachment before:2023/01/01

Questo restituirà tutte le email di Amy, con allegati, inviate prima del 1° gennaio 2023.

Come eliminare tutte le tue email

Hai sentito parlare dell’etichetta “Tutti i messaggi”? Contiene ogni email nel tuo account Gmail, inclusi i messaggi archiviati, gli elementi della Posta in arrivo, le email inviate e i messaggi associati a qualsiasi etichetta.

Ecco come accedervi ed eliminare tutto:

• Nel menu a sinistra, clicca su “Altro”.

• Quindi clicca su “Tutti i messaggi”.

• Seleziona la casella in alto per selezionare tutte le email visibili.

• Apparirà un link blu: clicca su “Seleziona tutte le [XXX] conversazioni in Tutti i messaggi”.

• Clicca sull’icona 🗑️ Elimina per spostare tutti i messaggi nel Cestino.

Come eliminare le email archiviate in Gmail

1️⃣ Passaggio 1: Individua le email archiviate.

Le email archiviate non sono memorizzate in una cartella speciale. Le troverai nell’etichetta “Tutti i messaggi”. Puoi identificare un’email archiviata perché non ha l’etichetta “Posta in arrivo” accanto all’oggetto.

💡 Se vuoi visualizzare solo le email archiviate, usa questo filtro nella barra di ricerca:

-in:inbox -in:trash -in:spam.

Questo mostrerà i messaggi che non sono nella Posta in arrivo, nel Cestino o nello Spam, il che significa principalmente email archiviate.

2️⃣ Passaggio 2: Seleziona le email che vuoi eliminare.

3️⃣ Passaggio 3: Elimina le email.

Come eliminare in massa le email sull’app Gmail

Sull’app Gmail (Android / iOS), l’eliminazione in blocco è molto limitata. Per una vera eliminazione di massa, è meglio usare un computer.

Metodo 1: Eliminare manualmente le email

• Tocca e tieni premuta qualsiasi email.

• Tocca l’icona Seleziona tutto che appare in alto.

• Tocca l’icona Elimina.

• Scorri verso il basso e ripeti il processo come necessario.

💡 Puoi eliminare solo fino a 50 email alla volta e solo quelle visibili sullo schermo.

Metodo 2: Eliminare le email usando il gesto di scorrimento

Per eliminare rapidamente i messaggi dalla Posta in arrivo scorrendo verso sinistra o destra, imposta prima l’azione di scorrimento:

• Apri l’app Gmail sul tuo telefono o tablet.

• Tocca il Menu (☰) > Impostazioni > Impostazioni generali.

• Tocca Azioni di scorrimento.

• Scegli la direzione di scorrimento (sinistra o destra).

• Dall’elenco delle azioni, seleziona Elimina.

• Quindi torna alla Posta in arrivo, tocca un’email e scorri nella direzione scelta.

💡 Il gesto di scorrimento funziona solo su un’email alla volta, anche se hai selezionato più messaggi.

Approfondimento dell’esperto: Come eliminare in blocco le email dopo una campagna di Mail Merge

Quando utilizzi la funzione Mail Merge, dove vengono archiviate le email inviate? Semplice: se stai utilizzando un’estensione Mail Merge, le email appariranno sotto l’etichetta “Posta inviata”.

Sai come fare: vai all’etichetta Posta inviata, seleziona le email (50 alla volta o più) ed eliminale. Verranno quindi spostate nel Cestino, dove rimarranno per 30 giorni prima di essere eliminate definitivamente.

Questo è lo stesso processo descritto in precedenza nella sezione “Tutorial: Come eliminare più di 50 email su Gmail”.

💡 Consiglio dell’esperto: Per filtrare le email di una campagna specifica in modo più preciso, combina il filtro label:sent con le parole chiave dell’oggetto.

Esempi:

• label:sent subject: “Risultati esame mercoledì” → trova questa frase esatta nell’oggetto.

• label:sent subject:mercoledì → trova qualsiasi oggetto contenente la parola “mercoledì”.

• label:sent subject:risultati esame → trova oggetti che contengono sia “risultati” che “esame” (non necessariamente vicini).

Tutte le tue domande, tutte le nostre risposte chiare

Come funziona il Cestino?

Le email eliminate vengono effettivamente spostate nel Cestino, dove rimangono per 30 giorni. Durante quel periodo, puoi ancora recuperarle. Dopo 30 giorni, vengono eliminate definitivamente.

Come funziona la funzione Archivia?

La funzione Archivia non sposta l’email in una cartella, rimuove semplicemente l’etichetta “Posta in arrivo” dal messaggio. Gmail non ha una cartella speciale chiamata “Archivio”. Per trovare un’email archiviata, usa la barra di ricerca o vai all’etichetta “Tutti i messaggi”.

Posso eliminare tutte le email da una categoria o etichetta in una volta sola?

Sì! Non devi eliminare le tue email 50 alla volta. Ecco come fare:

• Apri la categoria o l’etichetta da cui vuoi eliminare tutti i messaggi (ad esempio, Posta in arrivo, Bozze o un’etichetta personalizzata).

• Seleziona la casella di selezione in alto a sinistra nell’elenco delle email.

• Appena sopra l’elenco, apparirà un link blu: clicca su “Seleziona tutte le conversazioni in [nome etichetta]”. Questo selezionerà tutte le email corrispondenti, incluse quelle non attualmente visibili sullo schermo.

• Clicca sull’icona 🗑️ Elimina per spostare tutte le email selezionate nel Cestino.

Come seleziono ed elimino 3000 email non lette in Gmail?

Puoi selezionare tutte le email non lette usando la barra di ricerca (is:unread), quindi clicca sulla casella di selezione e scegli “Seleziona tutte le conversazioni che corrispondono a questa ricerca”. Infine, clicca sull’icona del cestino.

Come pulisco rapidamente la mia posta in arrivo di Gmail?

Usa filtri come is:unread, older_than:6m o has:attachment per ordinare le email, quindi seleziona ed elimina o archivia in blocco.

Come elimino in massa le email su Gmail da un mittente?

Cerca from:[email protected], seleziona tutto, quindi clicca su “Seleziona tutte le conversazioni” ed elimina.

Come posso eliminare le email di Gmail in blocco sull’app Gmail (Android, iPad, iPhone)?

Sull’app Gmail (Android, iPad, iPhone), l’eliminazione in blocco è limitata. Tocca e tieni premuto per selezionare ogni email manualmente, quindi tocca l’icona del cestino. Non c’è un’opzione “seleziona tutto” su mobile. Per una pulizia più rapida, usa Gmail su un computer.

Come elimino in massa le email su Gmail da una certa data?

Usa la barra di ricerca con filtri come before:2022/01/01 o older_than:1y, quindi seleziona tutto ed elimina.

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