Hvordan sende dokumenter sikkert via e-post

Har du noen gang sendt et viktig dokument via e-post mens du tvilte på sikkerhetsnivået til meldingstjenesten din? 🤔

Det har vi. Og vi bestemte oss for å ta de nødvendige skrittene for å aldri tvile igjen.

Det finnes flere måter å kryptere dokumenter på, men disse metodene er komplekse. Vi er ikke NASA-ingeniører! 🚀

Dessuten beskytter kryptering av dokumenter bare overføringen av informasjon. Det garanterer ingenting om hva mottakeren kan gjøre etter å ha mottatt det.

Derfor foretrekker vi en enkel metode med Gmail, samtidig som vi opprettholder sikkerheten for filene dine selv etter at de er sendt.

Hvordan sende sikre e-postvedlegg i Gmail, på den enkle måten

Vi tilbyr deg to alternativer som du kan bruke hver for seg eller kombinere.

Metode 1: Tildel tilgangstillatelser for filer med Google Drive

Målet er å gi spesifikke rettigheter til mottakeren av filen. Du forblir eieren av filen:

1. Last opp dokumentet ditt til Google Drive.

2. Klikk på filen, og deretter på “Del”.

3. Skriv inn e-postadressene til mottakerne.

4. Definer rettighetene deres: “Visning”, “Kommentar” eller “Redigering”.

5. Send e-posten med en lenke til filen.

Du beholder full kontroll! Du kan endre og tilbakekalle tilgang når som helst. I tillegg kan du spore brukerhandlinger på filen via historikken for endringer eller visninger.

💡 Det lille ekstra som endrer alt: Visste du at hvis du bruker Mail Merge-applikasjonen, kan du fortsatt bruke denne teknikken for å sikre filene dine?

Metode 2: Send en sikker e-post med Gmails konfidensielle modus

I stedet for å bare sikre dokumentet ditt, sikrer du hele e-posten.

Gmails konfidensielle modus tilbyr flere sikkerhetsnivåer:

• Du angir en utløpsdato etter at meldingen blir utilgjengelig.

• Du kan tilbakekalle tilgang til meldingen når som helst, selv etter at den er sendt.

• Mottakernes handlinger er begrenset: de kan ikke videresende, kopiere, skrive ut eller laste ned innholdet i e-posten eller vedleggene.

💡 Merk: Konfidensiell modus forhindrer ikke mottakere fra å ta skjermbilder eller bilder av meldingen. Dessuten er e-poster fortsatt tilgjengelige for Gmail-administratorer.

Det er veldig enkelt å bruke:

1. Klikk på “Skriv”.

2. Klikk på ikonet som forestiller en hengelås med en klokke.

3. Velg varigheten meldingen skal være tilgjengelig (1 dag, 1 uke, 1 måned, 3 måneder eller 5 år).

4. Velg passordmodus:

* Uten passord: Mottakere som bruker Gmail kan åpne meldingen direkte. De som ikke bruker Gmail, vil motta et passord via e-post.

* Med passord: Alle mottakere vil motta et passord via SMS. Du må oppgi mottakerens telefonnummer når du sender.

5. Klikk på “Lagre”.

6. Send e-posten.

7. Hvis du valgte passord, skriv inn mottakerens telefonnummer når du blir bedt om det.

⚡ Merk: Outlook tilbyr også en lignende prosess.

Vil du nå vite metodene som brukes av NASA-ingeniører? 😉

Alternative måter å sende konfidensielle dokumenter på e-post

Ende-til-ende-kryptering av e-post (E2EE)

Bare avsenderen og mottakeren kan dekryptere innholdet i en e-post takket være en krypteringsnøkkel. Meldinger konverteres til kryptert tekst som er uleselig for alle andre.

➕ Fordeler:

• Filer som sendes med e-posten, blir også kryptert.

• Selv om e-postserveren blir hacket, forblir krypterte meldinger beskyttet.

➖ Ulemper:

• Kompleksitet for brukeren.

• Tap av nøkkelen gjør meldinger ugjenopprettelige.

• Ikke alle e-posttjenester tilbyr dette.

💿 Viktigste e-postkrypteringsprotokoller:

• S/MIME: Denne funksjonen er tilgjengelig for Gmail-brukere med Enterprise, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade og Education Plus-utgaver.

• PGP/MIME: For å kryptere e-poster på Android-enheter er en tredjepartsapp nødvendig, for eksempel OpenKeychain.

E-posttjenester med innebygd kryptering

En e-posttjeneste med innebygd kryptering bruker ende-til-ende-kryptering (E2EE) automatisk, uten at du må administrere krypteringsnøkler manuelt.

➕ Fordeler:

• Enkel bruk.

• Tilgjengelighet på flere plattformer.

• Samsvar med strenge forskrifter som GDPR.

➖ Ulemper:

• Begrenser utveksling med brukere av andre ikke-sikre plattformer.

• Kostnad for avanserte funksjoner eller mer lagringsplass.

• Begrenser integrasjon med tredjepartsverktøy på grunn av kryptering.

💿 Eksempler på plattformer:

• ProtonMail

• Tuta

• StartMail

• Mailfence

• CounterMail

Beskytt dokumentene dine med et passord

Adobe Acrobat og Microsoft Office tilbyr dette alternativet.

Microsoft Word, Excel, PowerPoint-dokumenter

Dette er mulig med skrivebordsversjonene for Windows og Mac, men ikke med nettversjonen Office Online.

Her er den detaljerte prosedyren for Windows:

1. Gå til Fil > Info > Beskytt dokument > Krypter med passord.

2. Skriv inn et passord og klikk OK.

3. Skriv det inn på nytt, og klikk deretter OK.

4. Lagre filen for å sikre at passordet blir brukt.

Hver gang noen åpner det beskyttede dokumentet, viser Word en dialogboks som ber deg skrive inn passordet.

💡 Merk: Beskyttelsesmetoder og sikkerhetsnivåer kan variere avhengig av Office-versjonene.

Adobe Acrobat PDF-dokumenter

Denne funksjonen er ikke tilgjengelig i gratisversjonen av Adobe Acrobat.

På Windows følger du bare disse trinnene:

1. Åpne PDF-dokumentet. Velg Alle verktøy > Beskytt en PDF > Beskytt med passord.

2. I dialogboksen som åpnes, angi om du vil sette et passord for å vise eller redigere PDF-en. Her ønsker vi et passord for å administrere åpning av filen, så velg “Visning”.

3. Skriv inn passordet, skriv det inn på nytt og klikk Bruk.

På Mac-enheter trenger du bare å bruke Forhåndsvisning-applikasjonen:

1. Åpne PDF-en med Forhåndsvisning-applikasjonen (standard på macOS).

2. Klikk på Fil > Eksporter > Krypter eller Beskytt med passord.

3. Skriv inn og bekreft passordet.

4. Klikk på Lagre.

💡 Merk: Du kan ikke legge til passord i et signert eller sertifisert dokument.

Krev signatur ved mottak

Det finnes mange nettbaserte plattformer for å innhente elektroniske signaturer for dokumentene dine.

⚙️ Generell prosess:

• Opprett en konto.

• Last opp dokumentet ditt til plattformen.

• Legg til et signaturfelt i dokumentet.

• Skriv inn mottakernes kontaktinformasjon.

• Send en forespørsel om signatur.

• Mottakeren signerer dokumentet.

➕ Fordeler:

• Hastighet.

• Sporbarhet og sikkerhet.

• Juridisk samsvar.

➖ Ulempe: Kostnad.

💿 Eksempler på plattformer:

• DocuSign

• Dropbox Sign (HelloSign)

• FileInvite

Ekspertens blikk: Er Gmail pålitelig i en profesjonell sammenheng?

Med mindre du jobber med nasjonalt forsvar, er Gmail et pålitelig alternativ for de fleste profesjonelle sammenhenger.

Den bruker nemlig TLS (Transport Layer Security)-kryptering for å beskytte data som overføres mellom avsender og mottaker. Som vi har sett, støttes imidlertid ikke ende-til-ende-kryptering innebygd.

Fordelen med Gmail i en profesjonell sammenheng er kompatibiliteten med så utrolig mange tredjepartsverktøy.

👉 For eksempel er Mail Merge spesialdesignet for Google Sheets og Gmail. En fullstendig dokumentasjon forklarer nøyaktig funksjonene til dette enkle og gratis verktøyet, som du kan prøve gratis, uten forpliktelser og uten å registrere et kredittkort.

Det er den beste utvidelsen for masseutsendelse av e-post. Den lar deg blant annet sende vedlegg, som du kan sikre slik vi har sett i denne artikkelen.

__

👉 På samme måte indikerer Mail Tracker for Gmail med navnet sitt at det ble utviklet spesifikt for Gmail.

Konklusjon

Sikkerheten til dokumentene dine trenger ikke å være komplisert. Med Google Drive kan du enkelt dele filer mens du beholder kontrollen over hvem som kan se dem. Og hvis du foretrekker det, finnes det mange alternativer for å beskytte sensitive data.