Come inviare documenti in modo sicuro via email

Hai mai inviato un documento importante via email dubitando del livello di sicurezza del tuo servizio di messaggistica? 🤔

A noi è successo. E abbiamo deciso di prendere le misure necessarie per non avere più dubbi.

Esistono diversi modi per codificare i documenti, ma questi metodi sono complessi. Non siamo ingegneri della NASA! 🚀

Inoltre, la codifica dei documenti protegge solo il transito delle informazioni. Non garantisce nulla su ciò che il destinatario può fare dopo averli ricevuti.

Ecco perché preferiamo un metodo semplice con Gmail, mantenendo la sicurezza sui tuoi file anche dopo che sono stati inviati.

Come inviare allegati email sicuri in Gmail, in modo semplice

Ti offriamo due opzioni che puoi utilizzare separatamente o combinare insieme.

Metodo 1: Assegna le autorizzazioni di accesso ai file con Google Drive

L’obiettivo è dare diritti specifici al destinatario del file. Tu rimani il proprietario del file:

1. Carica il tuo documento su Google Drive.

2. Clicca sul file, poi su “Condividi”.

3. Inserisci gli indirizzi email dei destinatari.

4. Definisci i loro diritti: “Visualizzatore”, “Commentatore” o “Editor”.

5. Invia l’email con un link al file.

Mantieni il pieno controllo! Puoi modificare e revocare l’accesso in qualsiasi momento. Inoltre, puoi monitorare le azioni degli utenti sul file tramite la cronologia delle modifiche o delle visualizzazioni.

💡 Il piccolo extra che cambia tutto: sapevi che se utilizzi l’applicazione Mail Merge, puoi comunque usare questa tecnica per proteggere i tuoi file?

Metodo 2: Invia un’email sicura con la Modalità Riservata di Gmail

Invece di proteggere solo il tuo documento, proteggi l’intera email.

La modalità riservata di Gmail offre diversi livelli di sicurezza:

• Imposti una data di scadenza dopo la quale il messaggio diventa inaccessibile.

• Puoi revocare l’accesso al messaggio in qualsiasi momento, anche dopo averlo inviato.

• Le azioni dei destinatari sono limitate: non possono inoltrare, copiare, stampare o scaricare il contenuto dell’email o i suoi allegati.

💡 Nota: La modalità riservata non impedisce ai destinatari di scattare screenshot o foto del messaggio. Inoltre, le email sono comunque accessibili agli amministratori di Gmail.

È molto semplice da usare:

1. Clicca su “Scrivi”.

2. Clicca sull’icona che rappresenta un lucchetto con un orologio.

3. Scegli la durata durante la quale il messaggio sarà accessibile (1 giorno, 1 settimana, 1 mese, 3 mesi o 5 anni).

4. Scegli la modalità passcode:

* Senza passcode: i destinatari che usano Gmail possono aprire il messaggio direttamente. Coloro che non usano Gmail riceveranno un passcode via email.

* Con passcode: tutti i destinatari riceveranno un passcode via SMS. Dovrai inserire il numero di telefono del destinatario al momento dell'invio.

5. Clicca su “Salva”.

6. Invia l’email.

7. Se hai scelto il passcode, inserisci il numero di telefono del destinatario quando richiesto.

⚡ Nota: Anche Outlook offre un processo simile.

Vuoi conoscere ora i metodi usati dagli ingegneri della NASA? 😉

Metodi alternativi per inviare documenti riservati via email

Crittografia email end-to-end (E2EE)

Solo il mittente e il destinatario possono decrittografare il contenuto di un’email grazie a una chiave di crittografia. I messaggi vengono convertiti in testo crittografato illeggibile per chiunque altro.

➕ Vantaggi:

• I file inviati con l’email sono anch’essi crittografati.

• Anche se il server email viene hackerato, i messaggi crittografati rimangono protetti.

➖ Svantaggi:

• Complessità per l’utente.

• La perdita della chiave rende i messaggi irrecuperabili.

• Non tutti i servizi email la offrono.

💿 Principali protocolli di crittografia email:

• S/MIME: Questa funzione è disponibile per gli utenti Gmail con edizioni Enterprise, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade e Education Plus.

• PGP/MIME: Per crittografare le email su dispositivi Android, è necessaria un’app di terze parti, come OpenKeychain.

Servizi email con crittografia nativa

Un servizio email con crittografia nativa applica la crittografia end-to-end (E2EE) automaticamente, senza dover gestire manualmente le chiavi di crittografia.

➕ Vantaggi:

• Semplicità d’uso.

• Accessibilità multipiattaforma.

• Conformità a normative rigorose come il GDPR.

➖ Svantaggi:

• Limita gli scambi con utenti di altre piattaforme non sicure.

• Costo delle funzionalità avanzate o per maggiore spazio di archiviazione.

• Limita l’integrazione con strumenti di terze parti a causa della crittografia.

💿 Esempi di piattaforme:

• ProtonMail

• Tuta

• StartMail

• Mailfence

• CounterMail

Proteggi i tuoi documenti con una password

Adobe Acrobat e Microsoft Office offrono questa opzione.

Documenti Microsoft Word, Excel, PowerPoint

Questo è possibile con le versioni desktop per Windows e Mac, ma non con la versione web Office Online.

Ecco la procedura dettagliata per Windows:

1. Vai su File > Informazioni > Proteggi documento > Crittografa con password.

2. Inserisci una password e clicca su OK.

3. Inseriscila di nuovo, poi clicca su OK.

4. Salva il file per assicurarti che la password venga applicata.

Ogni volta che qualcuno apre il documento protetto, Word visualizza una finestra di dialogo che richiede di inserire la password di accesso.

💡 Nota: I metodi di protezione e i livelli di sicurezza possono variare a seconda delle versioni di Office.

Documenti PDF Adobe Acrobat

Questa funzione non è disponibile con la versione gratuita di Adobe Acrobat.

Su Windows, basta seguire questi passaggi:

1. Apri il documento PDF. Seleziona Tutti gli strumenti > Proteggi un PDF > Proteggi con password.

2. Nella finestra di dialogo che si apre, indica se vuoi impostare una password per visualizzare o per modificare il PDF. Qui, vogliamo una password per gestire l’apertura del file, quindi seleziona “Visualizza”.

3. Inserisci la password, poi inseriscila di nuovo e clicca su Applica.

Sui dispositivi Mac, devi solo usare l’applicazione Anteprima:

1. Apri il PDF con l’applicazione Anteprima (predefinita su macOS).

2. Clicca su File > Esporta > Crittografa o Proteggi con password.

3. Inserisci e conferma la password.

4. Clicca su Salva.

💡 Nota: Non puoi aggiungere password a un documento firmato o certificato.

Richiedi una firma alla ricezione

Esistono molte piattaforme online per ottenere firme elettroniche per i tuoi documenti.

⚙️ Processo generale:

• Crea un account.

• Carica il tuo documento sulla piattaforma.

• Aggiungi un campo firma nel documento.

• Inserisci le informazioni di contatto dei destinatari.

• Invia una richiesta di firma.

• Il destinatario firma il documento.

➕ Vantaggi:

• Velocità

• Tracciabilità e sicurezza

• Conformità legale

➖ Svantaggio: Costo

💿 Esempi di piattaforme:

• DocuSign

• Dropbox Sign (HelloSign)

• FileInvite

L’occhio dell’esperto: Gmail è affidabile per un contesto professionale?

A meno che tu non lavori nella difesa nazionale, Gmail è un’opzione affidabile per la maggior parte dei contesti professionali.

Infatti, utilizza la crittografia TLS (Transport Layer Security) per proteggere i dati trasmessi tra il mittente e il destinatario. Tuttavia, come abbiamo visto, la crittografia end-to-end non è supportata nativamente.

Il vantaggio di Gmail in un contesto professionale è la sua compatibilità con tantissimi strumenti di terze parti.

👉 Ad esempio, Mail Merge è progettato appositamente per Google Sheets e Gmail. Una documentazione completa spiega precisamente le funzionalità di questo strumento semplice e gratuito, che puoi provare gratuitamente, senza impegno, senza registrare una carta di credito.

È la migliore estensione per l’invio di email in massa. Ti permette in particolare di inviare allegati, che puoi proteggere come abbiamo visto in questo articolo.

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👉 Allo stesso modo, Mail Tracker for Gmail indica dal nome che è stato sviluppato specificamente per Gmail.

Conclusione

La sicurezza dei tuoi documenti non deve essere complicata. Con Google Drive, puoi condividere facilmente i file mantenendo il controllo su chi può visualizzarli. E se preferisci, esistono molte alternative per proteggere i tuoi dati sensibili.