Como enviar documentos com segurança por e-mail

Você já enviou um documento importante por e-mail enquanto duvidava do nível de segurança do seu serviço de mensagens? 🤔

Nós já. E decidimos tomar as medidas necessárias para nunca mais duvidar.

Existem várias maneiras de codificar documentos, mas esses métodos são complexos. Nós não somos engenheiros da NASA! 🚀

Além disso, codificar documentos apenas protege o trânsito da informação. Isso não garante nada sobre o que o destinatário pode fazer após o recebimento.

É por isso que preferimos um método simples com o Gmail, mantendo a segurança dos seus arquivos mesmo depois de terem sido enviados.

Como enviar anexos de e-mail seguros no Gmail, de forma simples

Oferecemos duas opções que você pode usar separadamente ou combinar.

Método 1: Atribuir permissões de acesso a arquivos com o Google Drive

O objetivo é dar direitos específicos ao destinatário do arquivo. Você permanece como o proprietário do arquivo:

1. Faça o upload do seu documento para o Google Drive.

2. Clique no arquivo e, em seguida, em “Compartilhar”.

3. Insira os endereços de e-mail dos destinatários.

4. Defina os direitos deles: “Leitor”, “Comentador” ou “Editor”.

5. Envie o e-mail com um link para o arquivo.

Você mantém o controle total! Você pode modificar e revogar o acesso a qualquer momento. Além disso, você pode rastrear as ações do usuário no arquivo por meio do histórico de modificações ou visualizações.

💡 O pequeno extra que muda tudo: você sabia que, se usar o aplicativo Mail Merge, ainda pode usar esta técnica para proteger seus arquivos?

Método 2: Enviar um e-mail seguro com o Modo Confidencial do Gmail

Em vez de proteger apenas o seu documento, você protege o e-mail inteiro.

O modo confidencial do Gmail oferece vários níveis de segurança:

• Você define uma data de expiração após a qual a mensagem se torna inacessível.

• Você pode revogar o acesso à mensagem a qualquer momento, mesmo após o envio.

• As ações dos destinatários são limitadas: eles não podem encaminhar, copiar, imprimir ou baixar o conteúdo do e-mail ou seus anexos.

💡 Nota: O modo confidencial não impede que os destinatários tirem capturas de tela ou fotos da mensagem. Além disso, os e-mails ainda são acessíveis aos administradores do Google Workspace.

É muito simples de usar:

1. Clique em “Escrever”.

2. Clique no ícone que representa um cadeado com um relógio.

3. Escolha a duração durante a qual a mensagem estará acessível (1 dia, 1 semana, 1 mês, 3 meses ou 5 anos).

4. Escolha o modo de senha:

* Sem senha: Destinatários que usam o Gmail podem abrir a mensagem diretamente. Aqueles que não usam o Gmail receberão uma senha por e-mail.

* Com senha: Todos os destinatários receberão uma senha via SMS. Você precisará inserir o número de telefone do destinatário ao enviar.

5. Clique em “Salvar”.

6. Envie o e-mail.

7. Se você escolheu a senha, insira o número de telefone do destinatário quando solicitado.

⚡ Nota: O Outlook também oferece um processo semelhante.

Você agora quer saber os métodos usados pelos engenheiros da NASA? 😉

Formas alternativas de enviar documentos confidenciais por e-mail

Criptografia de e-mail de ponta a ponta (E2EE)

Apenas o remetente e o destinatário podem descriptografar o conteúdo de um e-mail graças a uma chave de criptografia. As mensagens são convertidas em texto criptografado que é ilegível para qualquer outra pessoa.

➕ Vantagens:

• Os arquivos enviados com o e-mail também são criptografados.

• Mesmo que o servidor de e-mail seja hackeado, as mensagens criptografadas permanecem protegidas.

➖ Desvantagens:

• Complexidade para o usuário.

• A perda da chave torna as mensagens irrecuperáveis.

• Nem todos os serviços de e-mail oferecem isso.

💿 Principais protocolos de criptografia de e-mail:

• S/MIME: Este recurso está disponível para usuários do Gmail com edições Enterprise, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade e Education Plus.

• PGP/MIME: Para criptografar e-mails em dispositivos Android, é necessário um aplicativo de terceiros, como o OpenKeychain.

Serviços de e-mail com criptografia nativa

Um serviço de e-mail com criptografia nativa aplica a criptografia de ponta a ponta (E2EE) automaticamente, sem ter que gerenciar manualmente as chaves de criptografia.

➕ Vantagens:

• Simplicidade de uso.

• Acessibilidade multiplataforma.

• Conformidade com regulamentos rigorosos como o GDPR.

➖ Desvantagens:

• Limita as trocas com usuários de outras plataformas não seguras.

• Custo de recursos avançados ou para mais armazenamento.

• Restringe a integração com ferramentas de terceiros devido à criptografia.

💿 Exemplos de plataformas:

• ProtonMail

• Tuta

• StartMail

• Mailfence

• CounterMail

Proteja seus documentos com uma senha

O Adobe Acrobat e o Microsoft Office oferecem esta opção.

Documentos do Microsoft Word, Excel, PowerPoint

Isso é possível com as versões desktop para Windows e Mac, mas não com a versão web Office Online.

Aqui está o procedimento detalhado para Windows:

1. Vá em Arquivo > Informações > Proteger Documento > Criptografar com Senha.

2. Insira uma senha e clique em OK.

3. Insira-a novamente e clique em OK.

4. Salve o arquivo para garantir que a senha seja aplicada.

Sempre que alguém abrir o documento protegido, o Word exibirá uma caixa de diálogo solicitando que você insira a senha de acesso.

💡 Nota: Os métodos de proteção e níveis de segurança podem variar dependendo das versões do Office.

Documentos PDF do Adobe Acrobat

Este recurso não está disponível na versão gratuita do Adobe Acrobat.

No Windows, basta seguir estes passos:

1. Abra o documento PDF. Selecione Todas as ferramentas > Proteger um PDF > Proteger com senha.

2. Na caixa de diálogo que se abre, indique se deseja definir uma senha para visualizar ou para editar o PDF. Aqui, queremos uma senha para gerenciar a abertura do arquivo, então selecione “Visualizar”.

3. Insira a senha, insira-a novamente e clique em Aplicar.

Em dispositivos Mac, você só precisa usar o aplicativo Pré-visualização:

1. Abra o PDF com o aplicativo Pré-visualização (padrão no macOS).

2. Clique em Arquivo > Exportar > Criptografar ou Proteger com senha.

3. Insira e confirme a senha.

4. Clique em Salvar.

💡 Nota: Você não pode adicionar senhas a um documento assinado ou certificado.

Exigir uma assinatura no recebimento

Existem muitas plataformas online para obter assinaturas eletrônicas para seus documentos.

⚙️ Processo geral:

• Crie uma conta.

• Faça o upload do seu documento para a plataforma.

• Adicione um campo de assinatura no documento.

• Insira as informações de contato dos destinatários.

• Envie uma solicitação de assinatura.

• O destinatário assina o documento.

➕ Vantagens:

• Velocidade.

• Rastreabilidade e segurança.

• Conformidade legal.

➖ Desvantagem: Custo.

💿 Exemplos de plataformas:

• DocuSign

• Dropbox Sign (HelloSign)

• FileInvite

Olhar do especialista: O Gmail é confiável para um contexto profissional?

A menos que você trabalhe na defesa nacional, o Gmail é uma opção confiável para a maioria dos contextos profissionais.

De fato, ele usa criptografia TLS (Transport Layer Security) para proteger os dados transmitidos entre o remetente e o destinatário. No entanto, como vimos, a criptografia de ponta a ponta não é suportada nativamente.

A vantagem do Gmail em um contexto profissional é sua compatibilidade com muuuuuuitas ferramentas de terceiros.

👉 Por exemplo, o Mail Merge foi especialmente projetado para o Google Sheets e o Gmail. Uma documentação completa explica precisamente os recursos desta ferramenta simples e gratuita, que você pode experimentar sem compromisso e sem registrar um cartão de crédito.

É a melhor extensão para e-mail em massa. Ela permite notavelmente que você envie anexos, os quais você pode proteger como vimos neste artigo.

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👉 Da mesma forma, o Mail Tracker for Gmail indica pelo seu nome que foi desenvolvido especificamente para o Gmail.

Conclusão

A segurança dos seus documentos não precisa ser complicada. Com o Google Drive, você pode compartilhar arquivos facilmente enquanto mantém o controle sobre quem pode visualizá-los. E, se preferir, existem muitas alternativas para proteger seus dados confidenciais.