Hoe verstuur je veilig documenten via e-mail

Heb je ooit een belangrijk document via e-mail verstuurd terwijl je twijfelde aan het beveiligingsniveau van je berichtendienst? 🤔

Wij wel. En we hebben besloten de nodige stappen te ondernemen om nooit meer te hoeven twijfelen.

Er zijn verschillende manieren om documenten te coderen, maar deze methoden zijn complex. We zijn geen NASA-ingenieurs! 🚀

Bovendien beschermt het coderen van documenten alleen het transport van informatie. Het garandeert niets over wat de ontvanger kan doen nadat deze het heeft ontvangen.

Daarom geven wij de voorkeur aan een eenvoudige methode met Gmail, terwijl de beveiliging van je bestanden behouden blijft, zelfs nadat ze zijn verstuurd.

Hoe verstuur je veilige e-mailbijlagen in Gmail, op de eenvoudige manier

We bieden je twee opties die je afzonderlijk kunt gebruiken of met elkaar kunt combineren.

Methode 1: Bestandsrechten toewijzen met Google Drive

Het doel is om specifieke rechten te geven aan de ontvanger van het bestand. Jij blijft de eigenaar van het bestand:

1. Upload je document naar Google Drive.

2. Klik op het bestand en vervolgens op “Delen”.

3. Voer de e-mailadressen van de ontvangers in.

4. Bepaal hun rechten: “Alleen bekijken”, “Reageren” of “Bewerken”.

5. Verstuur de e-mail met een link naar het bestand.

Je behoudt volledige controle! Je kunt de toegang op elk gewenst moment wijzigen of intrekken. Bovendien kun je gebruikersacties op het bestand volgen via de geschiedenis van wijzigingen of weergaven.

💡 Het extraatje dat alles verandert: wist je dat als je de Mail Merge applicatie gebruikt, je deze techniek nog steeds kunt gebruiken om je bestanden te beveiligen?

Methode 2: Verstuur een beveiligde e-mail met de vertrouwelijke modus van Gmail

In plaats van alleen je document te beveiligen, beveilig je de gehele e-mail.

De vertrouwelijke modus van Gmail biedt verschillende beveiligingsniveaus:

• Je stelt een vervaldatum in waarna het bericht ontoegankelijk wordt.

• Je kunt de toegang tot het bericht intrekken op elk gewenst moment, zelfs nadat het is verstuurd.

• Acties van ontvangers zijn beperkt: ze kunnen de inhoud van de e-mail of de bijlagen niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden.

💡 Opmerking: De vertrouwelijke modus voorkomt niet dat ontvangers screenshots of foto’s van het bericht maken. Bovendien zijn e-mails nog steeds toegankelijk voor Gmail-beheerders.

Het is heel eenvoudig te gebruiken:

1. Klik op “Opstellen”.

2. Klik op het icoon dat een hangslot met een klok voorstelt.

3. Kies de duur gedurende welke het bericht toegankelijk zal zijn (1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar).

4. Kies de toegangscode-modus:

* Zonder toegangscode: Ontvangers die Gmail gebruiken, kunnen het bericht direct openen. Degenen die geen Gmail gebruiken, ontvangen een toegangscode per e-mail.

* Met toegangscode: Alle ontvangers ontvangen een toegangscode via sms. Je moet het telefoonnummer van de ontvanger invoeren bij het verzenden.

5. Klik op “Opslaan”.

6. Verstuur de e-mail.

7. Als je voor de toegangscode hebt gekozen, voer dan het telefoonnummer van de ontvanger in wanneer daarom wordt gevraagd.

⚡ Opmerking: Outlook biedt ook een soortgelijk proces.

Wil je nu de methoden weten die door NASA-ingenieurs worden gebruikt? 😉

Alternatieve manieren om vertrouwelijke documenten te e-mailen

End-to-End e-mailversleuteling (E2EE)

Alleen de afzender en de ontvanger kunnen de inhoud van een e-mail ontsleutelen dankzij een versleutelingssleutel. Berichten worden omgezet in versleutelde tekst die voor niemand anders leesbaar is.

➕ Voordelen:

• Bestanden die met de e-mail worden meegestuurd, zijn ook versleuteld.

• Zelfs als de e-mailserver wordt gehackt, blijven versleutelde berichten beschermd.

➖ Nadelen:

• Complexiteit voor de gebruiker.

• Verlies van de sleutel maakt berichten onherstelbaar.

• Niet alle e-maildiensten bieden dit aan.

💿 Belangrijkste e-mailversleutelingsprotocollen:

• S/MIME: Deze functie is beschikbaar voor Gmail-gebruikers met Enterprise, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade en Education Plus edities.

• PGP/MIME: Om e-mails op Android-apparaten te versleutelen, is een app van derden nodig, zoals OpenKeychain.

E-maildiensten met ingebouwde versleuteling

Een e-maildienst met ingebouwde versleuteling past automatisch end-to-end versleuteling (E2EE) toe, zonder dat je handmatig versleutelingssleutels hoeft te beheren.

➕ Voordelen:

• Gebruiksgemak.

• Toegankelijkheid op meerdere platforms.

• Naleving van strikte regelgeving zoals de AVG.

➖ Nadelen:

• Beperkt uitwisselingen met gebruikers van andere niet-beveiligde platforms.

• Kosten voor geavanceerde functies of voor meer opslagruimte.

• Beperkt integratie met tools van derden vanwege versleuteling.

💿 Voorbeelden van platforms:

• ProtonMail

• Tuta

• StartMail

• Mailfence

• CounterMail

Beveilig je documenten met een wachtwoord

Adobe Acrobat en Microsoft Office bieden deze optie.

Microsoft Word, Excel, PowerPoint documenten

Dit is mogelijk met de desktopversies voor Windows en Mac, maar niet met de webversie Office Online.

Hier is de gedetailleerde procedure voor Windows:

1. Ga naar Bestand > Info > Document beveiligen > Versleutelen met wachtwoord.

2. Voer een wachtwoord in en klik op OK.

3. Voer het opnieuw in en klik op OK.

4. Sla het bestand op om ervoor te zorgen dat het wachtwoord wordt toegepast.

Wanneer iemand het beveiligde document opent, toont Word een dialoogvenster waarin je wordt gevraagd het toegangswachtwoord in te voeren.

💡 Opmerking: Beveiligingsmethoden en beveiligingsniveaus kunnen variëren afhankelijk van de Office-versies.

Adobe Acrobat PDF-documenten

Deze functie is niet beschikbaar in de gratis versie van Adobe Acrobat.

Op Windows volg je eenvoudig deze stappen:

1. Open het PDF-document. Selecteer Alle tools > Een PDF beveiligen > Beveiligen met een wachtwoord.

2. Geef in het dialoogvenster dat wordt geopend aan of je een wachtwoord wilt instellen om de PDF te bekijken of te bewerken. Hier willen we een wachtwoord om het openen van het bestand te beheren, dus selecteer “Bekijken”.

3. Voer het wachtwoord in, voer het opnieuw in en klik op Toepassen.

Op Mac-apparaten hoef je alleen de Voorvertoning-applicatie te gebruiken:

1. Open de PDF met de Voorvertoning-applicatie (standaard op macOS).

2. Klik op Bestand > Exporteer > Versleutelen of Beveiligen met wachtwoord.

3. Voer het wachtwoord in en bevestig het.

4. Klik op Opslaan.

💡 Opmerking: Je kunt geen wachtwoorden toevoegen aan een ondertekend of gecertificeerd document.

Vereis een handtekening bij ontvangst

Er zijn veel online platforms om elektronische handtekeningen voor je documenten te verkrijgen.

⚙️ Algemeen proces:

• Maak een account aan.

• Upload je document naar het platform.

• Voeg een handtekeningveld toe in het document.

• Voer de contactgegevens van de ontvangers in.

• Verstuur een verzoek tot ondertekening.

• De ontvanger ondertekent het document.

➕ Voordelen:

• Snelheid

• Traceerbaarheid en beveiliging

• Juridische naleving

➖ Nadeel: Kosten

💿 Voorbeelden van platforms:

• DocuSign

• Dropbox Sign (HelloSign)

• FileInvite

Het oog van de expert: Is Gmail betrouwbaar voor een professionele context?

Tenzij je in de nationale defensie werkt, is Gmail een betrouwbare optie voor de meeste professionele contexten.

Het gebruikt namelijk TLS (Transport Layer Security) versleuteling om gegevens te beschermen die worden verzonden tussen de afzender en de ontvanger. Zoals we echter hebben gezien, wordt end-to-end versleuteling niet standaard ondersteund.

Het voordeel van Gmail in een professionele context is de compatibiliteit met zo ontzettend veel tools van derden.

👉 Bijvoorbeeld, Mail Merge is speciaal ontworpen voor Google Sheets en Gmail. Een volledige documentatie legt precies de functies uit van deze eenvoudige en gratis tool, die je gratis kunt proberen, zonder verplichtingen en zonder een creditcard te registreren.

Het is de beste extensie voor bulk-e-mail. Het stelt je met name in staat om bijlagen te versturen, die je kunt beveiligen zoals we in dit artikel hebben gezien.

__

👉 Evenzo geeft Mail Tracker for Gmail aan de naam al aan dat het specifiek voor Gmail is ontwikkeld.

Conclusie

De beveiliging van je documenten hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met Google Drive kun je eenvoudig bestanden delen terwijl je controle houdt over wie ze kan bekijken. En als je dat liever hebt, bestaan er vele alternatieven om je gevoelige gegevens te beschermen.