Wie man Dokumente sicher per E-Mail versendet

Haben Sie schon einmal ein wichtiges Dokument per E-Mail versendet und dabei an der Sicherheit Ihres Nachrichtendienstes gezweifelt? 🤔

Wir schon. Und wir haben beschlossen, die notwendigen Schritte zu unternehmen, um nie wieder zweifeln zu müssen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Dokumente zu verschlüsseln, aber diese Methoden sind komplex. Wir sind keine NASA-Ingenieure! 🚀

Darüber hinaus schützt die Verschlüsselung von Dokumenten nur den Transport der Informationen. Sie garantiert nichts darüber, was der Empfänger nach Erhalt damit tun kann.

Deshalb bevorzugen wir eine einfache Methode mit Gmail, bei der die Sicherheit Ihrer Dateien auch nach dem Versand gewahrt bleibt.

So versenden Sie sichere E-Mail-Anhänge in Gmail auf einfache Weise

Wir bieten Ihnen zwei Optionen, die Sie separat verwenden oder kombinieren können.

Methode 1: Zuweisen von Dateizugriffsberechtigungen mit Google Drive

Das Ziel ist es, dem Empfänger der Datei spezifische Rechte zu geben. Sie bleiben der Eigentümer der Datei:

1. Laden Sie Ihr Dokument auf Google Drive hoch.

2. Klicken Sie auf die Datei und dann auf “Freigeben”.

3. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger ein.

4. Legen Sie deren Rechte fest: “Betrachter”, “Kommentator” oder “Bearbeiter”.

5. Senden Sie die E-Mail mit einem Link zur Datei.

Sie behalten die volle Kontrolle! Sie können den Zugriff jederzeit ändern oder widerrufen. Außerdem können Sie Benutzeraktionen an der Datei über den Verlauf der Änderungen oder Aufrufe nachverfolgen.

💡 Das kleine Extra, das alles verändert: Wussten Sie, dass Sie diese Technik auch dann verwenden können, um Ihre Dateien zu sichern, wenn Sie die Anwendung Mail Merge nutzen?

Methode 2: Senden einer sicheren E-Mail mit dem vertraulichen Modus von Gmail

Anstatt nur Ihr Dokument zu sichern, sichern Sie die gesamte E-Mail.

Der vertrauliche Modus von Gmail bietet verschiedene Sicherheitsstufen:

• Sie legen ein Ablaufdatum fest, nach dem die Nachricht unzugänglich wird.

• Sie können den Zugriff auf die Nachricht jederzeit widerrufen, auch nach dem Senden.

• Die Aktionen der Empfänger sind eingeschränkt: Sie können den Inhalt der E-Mail oder deren Anhänge nicht weiterleiten, kopieren, drucken oder herunterladen.

💡 Hinweis: Der vertrauliche Modus verhindert nicht, dass Empfänger Screenshots oder Fotos von der Nachricht machen. Zudem sind E-Mails weiterhin für Gmail-Administratoren zugänglich.

Die Anwendung ist sehr einfach:

1. Klicken Sie auf “Schreiben”.

2. Klicken Sie auf das Symbol, das ein Vorhängeschloss mit einer Uhr darstellt.

3. Wählen Sie die Dauer, für die die Nachricht zugänglich sein soll (1 Tag, 1 Woche, 1 Monat, 3 Monate oder 5 Jahre).

4. Wählen Sie den Modus für den Passcode:

* Ohne Passcode: Empfänger, die Gmail nutzen, können die Nachricht direkt öffnen. Diejenigen, die kein Gmail nutzen, erhalten einen Passcode per E-Mail.

* Mit Passcode: Alle Empfänger erhalten einen Passcode per SMS. Sie müssen beim Senden die Telefonnummer des Empfängers eingeben.

5. Klicken Sie auf “Speichern”.

6. Senden Sie die E-Mail.

7. Wenn Sie den Passcode gewählt haben, geben Sie bei Aufforderung die Telefonnummer des Empfängers ein.

⚡ Hinweis: Outlook bietet ebenfalls einen ähnlichen Prozess an.

Möchten Sie jetzt die Methoden kennenlernen, die von NASA-Ingenieuren verwendet werden? 😉

Alternative Wege für den Versand vertraulicher Dokumente per E-Mail

Ende-zu-Ende-E-Mail-Verschlüsselung (E2EE)

Nur der Absender und der Empfänger können den Inhalt einer E-Mail dank eines Verschlüsselungsschlüssels entschlüsseln. Nachrichten werden in verschlüsselten Text umgewandelt, der für niemanden sonst lesbar ist.

➕ Vorteile:

• Die mit der E-Mail versendeten Dateien werden ebenfalls verschlüsselt.

• Selbst wenn der E-Mail-Server gehackt wird, bleiben verschlüsselte Nachrichten geschützt.

➖ Nachteile:

• Komplexität für den Benutzer.

• Verlust des Schlüssels macht Nachrichten unwiederbringlich.

• Nicht alle E-Mail-Dienste bieten dies an.

💿 Wichtige E-Mail-Verschlüsselungsprotokolle:

• S/MIME: Diese Funktion ist für Gmail-Benutzer mit den Editionen Enterprise, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade und Education Plus verfügbar.

• PGP/MIME: Um E-Mails auf Android-Geräten zu verschlüsseln, ist eine Drittanbieter-App erforderlich, wie zum Beispiel OpenKeychain.

E-Mail-Dienste mit nativer Verschlüsselung

Ein E-Mail-Dienst mit nativer Verschlüsselung wendet die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE) automatisch an, ohne dass Verschlüsselungsschlüssel manuell verwaltet werden müssen.

➕ Vorteile:

• Einfachheit in der Anwendung.

• Plattformübergreifende Zugänglichkeit.

• Einhaltung strenger Vorschriften wie der DSGVO.

➖ Nachteile:

• Begrenzt den Austausch mit Benutzern anderer, nicht sicherer Plattformen.

• Kosten für erweiterte Funktionen oder mehr Speicherplatz.

• Schränkt die Integration mit Drittanbieter-Tools aufgrund der Verschlüsselung ein.

💿 Beispiele für Plattformen:

• ProtonMail

• Tuta

• StartMail

• Mailfence

• CounterMail

Schützen Sie Ihre Dokumente mit einem Passwort

Adobe Acrobat und Microsoft Office bieten diese Option an.

Microsoft Word, Excel, PowerPoint-Dokumente

Dies ist mit den Desktop-Versionen für Windows und Mac möglich, jedoch nicht mit der Webversion Office Online.

Hier ist das detaillierte Vorgehen für Windows:

1. Gehen Sie auf Datei > Informationen > Dokument schützen > Mit Kennwort verschlüsseln.

2. Geben Sie ein Passwort ein und klicken Sie auf OK.

3. Geben Sie es erneut ein und klicken Sie auf OK.

4. Speichern Sie die Datei, um sicherzustellen, dass das Passwort angewendet wird.

Wann immer jemand das geschützte Dokument öffnet, zeigt Word ein Dialogfeld an, in dem Sie aufgefordert werden, das Zugriffspasswort einzugeben.

💡 Hinweis: Schutzmethoden und Sicherheitsstufen können je nach Office-Version variieren.

Adobe Acrobat PDF-Dokumente

Diese Funktion ist in der kostenlosen Version von Adobe Acrobat nicht verfügbar.

Unter Windows folgen Sie einfach diesen Schritten:

1. Öffnen Sie das PDF-Dokument. Wählen Sie Alle Werkzeuge > PDF schützen > Mit Kennwort schützen.

2. Geben Sie im sich öffnenden Dialogfeld an, ob Sie ein Passwort zum Anzeigen oder zum Bearbeiten des PDFs festlegen möchten. Hier möchten wir ein Passwort zum Öffnen der Datei verwalten, also wählen Sie “Anzeigen”.

3. Geben Sie das Passwort ein, geben Sie es erneut ein und klicken Sie auf Anwenden.

Auf Mac-Geräten müssen Sie nur die Vorschau-App verwenden:

1. Öffnen Sie das PDF mit der Vorschau-App (Standard unter macOS).

2. Klicken Sie auf Datei > Exportieren > Verschlüsseln oder Mit Kennwort schützen.

3. Geben Sie das Passwort ein und bestätigen Sie es.

4. Klicken Sie auf Speichern.

💡 Hinweis: Sie können signierten oder zertifizierten Dokumenten keine Passwörter hinzufügen.

Unterschrift bei Erhalt anfordern

Es gibt viele Online-Plattformen, um elektronische Signaturen für Ihre Dokumente zu erhalten.

⚙️ Allgemeiner Prozess:

• Erstellen Sie ein Konto.

• Laden Sie Ihr Dokument auf die Plattform hoch.

• Fügen Sie ein Unterschriftsfeld im Dokument hinzu.

• Geben Sie die Kontaktinformationen der Empfänger ein.

• Senden Sie eine Signaturanfrage.

• Der Empfänger unterschreibt das Dokument.

➕ Vorteile:

• Geschwindigkeit

• Rückverfolgbarkeit und Sicherheit

• Rechtliche Konformität

➖ Nachteil: Kosten

💿 Beispiele für Plattformen:

• DocuSign

• Dropbox Sign (HelloSign)

• FileInvite

Expertenmeinung: Ist Gmail für einen professionellen Kontext zuverlässig?

Sofern Sie nicht in der nationalen Verteidigung arbeiten, ist Gmail für die meisten professionellen Kontexte eine zuverlässige Option.

Tatsächlich verwendet es die TLS (Transport Layer Security)-Verschlüsselung, um Daten zu schützen, die zwischen dem Absender und dem Empfänger übertragen werden. Wie wir jedoch gesehen haben, wird eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nicht nativ unterstützt.

Der Vorteil von Gmail im professionellen Kontext ist die Kompatibilität mit sooooo vielen Drittanbieter-Tools.

👉 Zum Beispiel ist Mail Merge speziell für Google Sheets und Gmail konzipiert. Eine vollständige Dokumentation erklärt präzise die Funktionen dieses einfachen und kostenlosen Tools, das Sie kostenlos, unverbindlich und ohne Angabe einer Kreditkarte testen können.

Es ist die beste Erweiterung für Massen-E-Mails. Sie ermöglicht Ihnen insbesondere das Versenden von Anhängen, die Sie wie in diesem Artikel beschrieben sichern können.

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👉 Ebenso deutet Mail Tracker for Gmail bereits durch seinen Namen darauf hin, dass es speziell für Gmail entwickelt wurde.

Fazit

Die Sicherheit Ihrer Dokumente muss nicht kompliziert sein. Mit Google Drive können Sie Dateien einfach freigeben und behalten gleichzeitig die Kontrolle darüber, wer sie sehen kann. Und wenn Sie es bevorzugen, gibt es viele Alternativen, um Ihre sensiblen Daten zu schützen.