Как безопасно отправлять документы по электронной почте

Вы когда-нибудь отправляли важный документ по электронной почте, сомневаясь в уровне безопасности вашего почтового сервиса? 🤔

Мы, да. И решили предпринять необходимые шаги, чтобы больше никогда не сомневаться.

Существует несколько способов кодирования документов, но эти методы сложны. Мы же не инженеры NASA! 🚀

Более того, кодирование документов защищает только передачу информации. Оно ничего не гарантирует в отношении того, что получатель может сделать с документом после его получения.

Вот почему мы предпочитаем простой метод работы с Gmail, который сохраняет безопасность ваших файлов даже после того, как они были отправлены.

Как просто отправлять безопасные вложения в Gmail

Мы предлагаем вам два варианта, которые можно использовать по отдельности или комбинировать.

Способ 1: Назначение прав доступа к файлу через Google Drive

Цель состоит в том, чтобы предоставить конкретные права получателю файла. Вы остаетесь владельцем файла:

1. Загрузите документ в Google Drive.

2. Нажмите на файл, а затем на кнопку “Поделиться”.

3. Введите адреса электронной почты получателей.

4. Определите их права: “Читатель”, “Комментатор” или “Редактор”.

5. Отправьте электронное письмо со ссылкой на файл.

Вы сохраняете полный контроль! Вы можете изменить или отозвать доступ в любое время. Кроме того, вы можете отслеживать действия пользователей с файлом через историю изменений или просмотров.

💡 Маленький нюанс, который меняет всё: знали ли вы, что если вы используете приложение Mail Merge, вы все равно можете применять этот метод для защиты своих файлов?

Способ 2: Отправка безопасного письма через конфиденциальный режим Gmail

Вместо того чтобы защищать только документ, вы защищаете все письмо целиком.

Конфиденциальный режим Gmail предлагает несколько уровней безопасности:

• Вы устанавливаете срок действия, после которого сообщение становится недоступным.

• Вы можете отозвать доступ к сообщению в любое время, даже после его отправки.

• Действия получателей ограничены: они не могут пересылать, копировать, распечатывать или скачивать содержимое письма или его вложения.

💡 Примечание: Конфиденциальный режим не мешает получателям делать скриншоты или фотографии сообщения. Кроме того, письма по-прежнему доступны администраторам Gmail.

Использовать его очень просто:

1. Нажмите “Написать”.

2. Нажмите на значок, изображающий замок с часами.

3. Выберите длительность, в течение которой сообщение будет доступно (1 день, 1 неделя, 1 месяц, 3 месяца или 5 лет).

4. Выберите режим доступа по паролю:

* Без пароля: Получатели, использующие Gmail, могут открыть сообщение напрямую. Те, кто не использует Gmail, получат пароль по электронной почте.

* С паролем: Все получатели получат пароль через SMS. Вам нужно будет ввести номер телефона получателя при отправке.

5. Нажмите “Сохранить”.

6. Отправьте письмо.

7. Если вы выбрали пароль, введите номер телефона получателя при появлении соответствующего запроса.

⚡ Примечание: Outlook также предлагает аналогичный процесс.

Хотите теперь узнать методы, которые используют инженеры NASA? 😉

Альтернативные способы отправки конфиденциальных документов по электронной почте

Сквозное шифрование электронной почты (E2EE)

Только отправитель и получатель могут расшифровать содержимое письма благодаря ключу шифрования. Сообщения преобразуются в зашифрованный текст, который нечитаем для всех остальных.

➕ Преимущества:

• Файлы, отправленные вместе с письмом, также зашифрованы.

• Даже если почтовый сервер будет взломан, зашифрованные сообщения останутся защищенными.

➖ Недостатки:

• Сложность для пользователя.

• Потеря ключа делает сообщения невосстановимыми.

• Не все почтовые сервисы поддерживают этот метод.

💿 Основные протоколы шифрования электронной почты:

• S/MIME: Эта функция доступна для пользователей Gmail с редакциями Enterprise, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade и Education Plus.

• PGP/MIME: Для шифрования писем на устройствах Android необходимо стороннее приложение, такое как OpenKeychain.

Почтовые сервисы с встроенным шифрованием

Почтовый сервис с встроенным шифрованием применяет сквозное шифрование (E2EE) автоматически, без необходимости вручную управлять ключами шифрования.

➕ Преимущества:

• Простота использования.

• Доступность на нескольких платформах.

• Соответствие строгим нормам, таким как GDPR.

➖ Недостатки:

• Ограничивает обмен данными с пользователями других небезопасных платформ.

• Стоимость расширенных функций или дополнительного хранилища.

• Ограничивает интеграцию со сторонними инструментами из-за шифрования.

💿 Примеры платформ:

• ProtonMail

• Tuta

• StartMail

• Mailfence

• CounterMail

Защита документов паролем

Adobe Acrobat и Microsoft Office предлагают эту опцию.

Документы Microsoft Word, Excel, PowerPoint

Это возможно в настольных версиях для Windows и Mac, но не в веб-версии Office Online.

Вот подробная процедура для Windows:

1. Перейдите в Файл > Сведения > Защитить документ > Зашифровать с использованием пароля.

2. Введите пароль и нажмите ОК.

3. Введите его снова, затем нажмите ОК.

4. Сохраните файл, чтобы убедиться, что пароль применен.

Всякий раз, когда кто-то открывает защищенный документ, Word отображает диалоговое окно с запросом пароля доступа.

💡 Примечание: Методы защиты и уровни безопасности могут различаться в зависимости от версий Office.

PDF-документы Adobe Acrobat

Эта функция недоступна в бесплатной версии Adobe Acrobat.

В Windows просто выполните следующие действия:

1. Откройте PDF-документ. Выберите Все инструменты > Защитить PDF > Защитить паролем.

2. В открывшемся диалоговом окне укажите, хотите ли вы установить пароль для просмотра или редактирования PDF. Здесь нам нужен пароль для управления открытием файла, поэтому выберите “Просмотр”.

3. Введите пароль, затем введите его снова и нажмите Применить.

На устройствах Mac вам просто нужно использовать приложение Просмотр:

1. Откройте PDF в приложении Просмотр (по умолчанию в macOS).

2. Нажмите Файл > Экспорт > Зашифровать или Защитить паролем.

3. Введите и подтвердите пароль.

4. Нажмите Сохранить.

💡 Примечание: Вы не можете добавить пароли к подписанному или сертифицированному документу.

Требование подписи при получении

Существует множество онлайн-платформ для получения электронных подписей для ваших документов.

⚙️Общий процесс:

• Создайте учетную запись.

• Загрузите документ на платформу.

• Добавьте поле для подписи в документ.

• Введите контактную информацию получателей.

• Отправьте запрос на подпись.

• Получатель подписывает документ.

➕ Преимущества:

• Скорость.

• Прослеживаемость и безопасность.

• Юридическое соответствие.

➖ Недостаток: Стоимость.

💿 Примеры платформ:

• DocuSign

• Dropbox Sign (HelloSign)

• FileInvite

Взгляд эксперта: надежен ли Gmail в профессиональном контексте?

Если вы не работаете в сфере национальной обороны, Gmail является надежным вариантом для большинства профессиональных контекстов.

Действительно, он использует шифрование TLS (Transport Layer Security) для защиты данных, передаваемых между отправителем и получателем. Однако, как мы видели, сквозное шифрование не поддерживается нативно.

Преимущество Gmail в профессиональном контексте заключается в его совместимости с ооооочень большим количеством сторонних инструментов.

👉Например, Mail Merge специально разработан для Google Sheets и Gmail. Полная документация точно объясняет функции этого простого и бесплатного инструмента, который вы можете попробовать бесплатно, без обязательств и без регистрации кредитной карты.

Это лучшее расширение для массовой рассылки. Оно, в частности, позволяет отправлять вложения, которые вы можете защитить так, как мы описали в этой статье.

__

👉Аналогично, Mail Tracker for Gmail своим названием указывает на то, что он был специально разработан для Gmail.

Заключение

Безопасность ваших документов не обязательно должна быть сложной. С помощью Google Drive вы можете легко делиться файлами, сохраняя контроль над тем, кто может их просматривать. И если вы предпочитаете, существует множество альтернатив для защиты ваших конфиденциальных данных.