Jak bezpiecznie wysyłać dokumenty przez e-mail

Czy zdarzyło Ci się kiedyś wysłać ważny dokument e-mailem, mając wątpliwości co do poziomu bezpieczeństwa swojej usługi pocztowej? 🤔

Nam tak. Dlatego postanowiliśmy podjąć niezbędne kroki, aby nigdy więcej nie mieć takich wątpliwości.

Istnieje kilka sposobów na kodowanie dokumentów, ale metody te są skomplikowane. Nie jesteśmy inżynierami NASA! 🚀

Co więcej, kodowanie dokumentów chroni jedynie przesyłanie informacji. Nie gwarantuje niczego w kwestii tego, co odbiorca może zrobić z plikiem po jego otrzymaniu.

Dlatego preferujemy prostą metodę z wykorzystaniem Gmail, która zapewnia bezpieczeństwo plików nawet po ich wysłaniu.

Jak w prosty sposób wysyłać bezpieczne załączniki e-mail w Gmail

Oferujemy dwie opcje, których można używać oddzielnie lub łączyć ze sobą.

Metoda 1: Przypisywanie uprawnień dostępu do plików za pomocą Google Drive

Celem jest nadanie konkretnych uprawnień odbiorcy pliku. Ty pozostajesz właścicielem pliku:

1. Prześlij dokument do Google Drive.

2. Kliknij plik, a następnie wybierz “Udostępnij”.

3. Wpisz adresy e-mail odbiorców.

4. Określ ich uprawnienia: “Przeglądający”, “Komentujący” lub “Edytujący”.

5. Wyślij e-mail z linkiem do pliku.

Zachowujesz pełną kontrolę! Możesz modyfikować i cofać dostęp w dowolnym momencie. Dodatkowo możesz śledzić działania użytkowników na pliku poprzez historię modyfikacji lub wyświetleń.

💡 Mały dodatek, który zmienia wszystko: czy wiesz, że jeśli korzystasz z aplikacji Mail Merge, nadal możesz używać tej techniki do zabezpieczania swoich plików?

Metoda 2: Wysyłanie bezpiecznego e-maila za pomocą trybu poufnego Gmail

Zamiast zabezpieczać tylko dokument, zabezpieczasz cały e-mail.

Tryb poufny Gmail oferuje kilka poziomów bezpieczeństwa:

• Ustawiasz datę wygaśnięcia, po której wiadomość stanie się niedostępna.

• Możesz cofnąć dostęp do wiadomości w dowolnym momencie, nawet po jej wysłaniu.

• Działania odbiorców są ograniczone: nie mogą oni przekazywać dalej, kopiować, drukować ani pobierać treści e-maila ani jego załączników.

💡 Uwaga: Tryb poufny nie zapobiega robieniu zrzutów ekranu lub zdjęć wiadomości przez odbiorców. Ponadto e-maile są nadal dostępne dla administratorów Gmail.

Korzystanie z niego jest bardzo proste:

1. Kliknij “Napisz”.

2. Kliknij ikonę przedstawiającą kłódkę z zegarem.

3. Wybierz czas, przez który wiadomość będzie dostępna (1 dzień, 1 tydzień, 1 miesiąc, 3 miesiące lub 5 lat).

4. Wybierz tryb kodu dostępu:

* Bez kodu dostępu: Odbiorcy korzystający z Gmail mogą otworzyć wiadomość bezpośrednio. Osoby niekorzystające z Gmail otrzymają kod dostępu e-mailem.

* Z kodem dostępu: Wszyscy odbiorcy otrzymają kod dostępu przez SMS. Podczas wysyłania będziesz musiał wpisać numer telefonu odbiorcy.

5. Kliknij “Zapisz”.

6. Wyślij e-mail.

7. Jeśli wybrałeś kod dostępu, wpisz numer telefonu odbiorcy, gdy zostaniesz o to poproszony.

⚡ Uwaga: Outlook również oferuje podobny proces.

Czy chcesz teraz poznać metody stosowane przez inżynierów NASA? 😉

Alternatywne sposoby przesyłania poufnych dokumentów e-mailem

Szyfrowanie e-mail typu end-to-end (E2EE)

Tylko nadawca i odbiorca mogą odszyfrować treść e-maila dzięki kluczowi szyfrującemu. Wiadomości są przekształcane w zaszyfrowany tekst, który jest nieczytelny dla nikogo innego.

➕ Zalety:

• Pliki wysyłane z e-mailem są również szyfrowane.

• Nawet jeśli serwer pocztowy zostanie zhakowany, zaszyfrowane wiadomości pozostają chronione.

➖ Wady:

• Złożoność dla użytkownika.

• Utrata klucza sprawia, że wiadomości są nie do odzyskania.

• Nie wszystkie usługi pocztowe to oferują.

💿 Główne protokoły szyfrowania e-mail:

• S/MIME: Ta funkcja jest dostępna dla użytkowników Gmail z edycjami Enterprise, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade oraz Education Plus.

• PGP/MIME: Aby szyfrować e-maile na urządzeniach z Androidem, niezbędna jest aplikacja zewnętrzna, taka jak OpenKeychain.

Usługi pocztowe z natywnym szyfrowaniem

Usługa pocztowa z natywnym szyfrowaniem stosuje szyfrowanie end-to-end (E2EE) automatycznie, bez konieczności ręcznego zarządzania kluczami szyfrującymi.

➕ Zalety:

• Prostota użytkowania.

• Dostępność na wielu platformach.

• Zgodność z rygorystycznymi przepisami, takimi jak RODO.

➖ Wady:

• Ogranicza wymianę informacji z użytkownikami innych, niezabezpieczonych platform.

• Koszt zaawansowanych funkcji lub większej ilości miejsca.

• Ogranicza integrację z narzędziami zewnętrznymi ze względu na szyfrowanie.

💿 Przykłady platform:

• ProtonMail

• Tuta

• StartMail

• Mailfence

• CounterMail

Chroń swoje dokumenty hasłem

Adobe Acrobat i Microsoft Office oferują taką opcję.

Dokumenty Microsoft Word, Excel, PowerPoint

Jest to możliwe w wersjach desktopowych dla Windows i Mac, ale nie w wersji webowej Office Online.

Oto szczegółowa procedura dla Windows:

1. Przejdź do Plik > Informacje > Chroń dokument > Szyfruj hasłem.

2. Wpisz hasło i kliknij OK.

3. Wpisz je ponownie, a następnie kliknij OK.

4. Zapisz plik, aby upewnić się, że hasło zostało zastosowane.

Za każdym razem, gdy ktoś otworzy chroniony dokument, Word wyświetli okno dialogowe z prośbą o podanie hasła dostępu.

💡 Uwaga: Metody ochrony i poziomy bezpieczeństwa mogą się różnić w zależności od wersji Office.

Dokumenty PDF Adobe Acrobat

Ta funkcja nie jest dostępna w darmowej wersji Adobe Acrobat.

W systemie Windows wystarczy wykonać następujące kroki:

1. Otwórz dokument PDF. Wybierz Wszystkie narzędzia > Chroń plik PDF > Chroń hasłem.

2. W oknie dialogowym, które się otworzy, wskaż, czy chcesz ustawić hasło do przeglądania, czy do edycji pliku PDF. Tutaj chcemy hasło do zarządzania otwieraniem pliku, więc wybierz “Wyświetlanie”.

3. Wpisz hasło, wpisz je ponownie i kliknij Zastosuj.

Na urządzeniach Mac wystarczy użyć aplikacji Podgląd:

1. Otwórz plik PDF za pomocą aplikacji Podgląd (domyślna w macOS).

2. Kliknij Plik > Eksportuj > Szyfruj lub Chroń hasłem.

3. Wpisz i potwierdź hasło.

4. Kliknij Zapisz.

💡 Uwaga: Nie można dodawać haseł do podpisanego lub certyfikowanego dokumentu.

Wymagaj podpisu przy odbiorze

Istnieje wiele platform online umożliwiających uzyskanie podpisów elektronicznych dla Twoich dokumentów.

⚙️Ogólny proces:

• Załóż konto.

• Prześlij dokument na platformę.

• Dodaj pole podpisu w dokumencie.

• Wpisz dane kontaktowe odbiorców.

• Wyślij prośbę o podpis.

• Odbiorca podpisuje dokument.

➕ Zalety:

• Szybkość.

• Identyfikowalność i bezpieczeństwo.

• Zgodność z prawem.

➖ Wada: Koszt.

💿 Przykłady platform:

• DocuSign

• Dropbox Sign (HelloSign)

• FileInvite

Okiem eksperta: Czy Gmail jest niezawodny w kontekście zawodowym?

Jeśli nie pracujesz w obronności narodowej, Gmail jest niezawodną opcją w większości kontekstów zawodowych.

Faktycznie, wykorzystuje szyfrowanie TLS (Transport Layer Security) do ochrony danych przesyłanych między nadawcą a odbiorcą. Jednak, jak widzieliśmy, szyfrowanie end-to-end nie jest obsługiwane natywnie.

Zaletą Gmail w kontekście zawodowym jest jego kompatybilność z ogromną liczbą narzędzi zewnętrznych.

👉Na przykład Mail Merge jest specjalnie zaprojektowany dla Google Sheets i Gmail. Pełna dokumentacja wyjaśnia dokładnie funkcje tego prostego i darmowego narzędzia, które możesz wypróbować za darmo, bez zobowiązań i bez rejestrowania karty kredytowej.

To najlepsze rozszerzenie do masowej wysyłki e-maili. W szczególności pozwala na wysyłanie załączników, które możesz zabezpieczyć w sposób opisany w tym artykule.

__

👉Podobnie Mail Tracker for Gmail wskazuje swoją nazwą, że został stworzony specjalnie dla Gmail.

Podsumowanie

Bezpieczeństwo Twoich dokumentów nie musi być skomplikowane. Dzięki Google Drive możesz łatwo udostępniać pliki, zachowując kontrolę nad tym, kto może je przeglądać. A jeśli wolisz, istnieje wiele alternatyw, aby chronić Twoje wrażliwe dane.