如何通过电子邮件安全地发送文档

您是否曾在通过电子邮件发送重要文档时，怀疑过所用消息服务的安全性？🤔

我们有过。因此，我们决定采取必要措施，不再有任何疑虑。

编码文档的方法有很多种，但这些方法都很复杂。我们又不是 NASA 的工程师！🚀

此外，编码文档只能保护信息传输过程。它无法保证收件人在收到文档后会做什么。

这就是为什么我们更喜欢使用 Gmail 的一种简单方法，同时在文件发送后依然保持其安全性。

如何在 Gmail 中以简单的方式发送安全电子邮件附件

我们为您提供两种可以单独使用或结合使用的方案。

方法 1：使用 Google Drive 分配文件访问权限

其目标是为文件的收件人授予特定权限。您始终是文件的所有者：

将您的文档上传到 Google Drive。
点击该文件，然后点击“共享”。
输入收件人的电子邮件地址。
定义他们的权限：“仅查看”、“评论”或“编辑”。
发送包含文件链接的电子邮件。

您保持完全控制权！您可以随时修改和撤销访问权限。此外，您还可以通过修改或查看历史记录来跟踪用户对文件的操作。

💡 改变一切的小技巧：您知道吗，如果您使用 Mail Merge 应用程序，您仍然可以使用此技术来保护您的文件？

方法 2：使用 Gmail 的机密模式发送安全电子邮件

您保护的不仅仅是文档，而是整封电子邮件。

Gmail 的机密模式提供了多个安全级别：

您可以设置一个过期日期，在此日期之后，邮件将无法访问。
您可以随时撤销对邮件的访问权限，即使在发送之后也是如此。
限制收件人的操作：他们无法转发、复制、打印或下载电子邮件的内容及其附件。

💡 注意：机密模式无法阻止收件人对邮件进行截图或拍照。此外，Gmail 管理员仍然可以访问这些邮件。

使用方法非常简单：

点击“撰写”。
点击带有时钟的挂锁图标。
选择邮件可访问的时长（1 天、1 周、1 个月、3 个月或 5 年）。
选择密码模式：

* 无密码：使用 Gmail 的收件人可以直接打开邮件。不使用 Gmail 的收件人将通过电子邮件收到密码。

* 有密码：所有收件人都会通过短信收到密码。发送时，您需要输入收件人的电话号码。

5. 点击“保存”。

发送电子邮件。
如果您选择了密码模式，请在系统提示时输入收件人的电话号码。

⚡ 注意：Outlook 也提供类似的过程。

您现在想了解 NASA 工程师使用的方法吗？😉

通过电子邮件发送机密文档的其他方式

端到端电子邮件加密 (E2EE)

得益于加密密钥，只有发件人和收件人才能解密电子邮件的内容。邮件被转换为加密文本，其他人无法读取。

➕ 优点：

随邮件发送的文件也会被加密。
即使电子邮件服务器被黑，加密邮件依然受到保护。

➖ 缺点：

对用户来说比较复杂。
如果丢失密钥，邮件将无法恢复。
并非所有电子邮件服务都提供此功能。

💿 主要电子邮件加密协议：

S/MIME：此功能适用于拥有 Enterprise、Education Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade 和 Education Plus 版本的 Gmail 用户。
PGP/MIME：要在 Android 设备上加密电子邮件，需要第三方应用程序，例如 OpenKeychain。

具有原生加密功能的电子邮件服务

具有原生加密功能的电子邮件服务会自动应用端到端加密 (E2EE)，无需手动管理加密密钥。

➕ 优点：

使用简单。
多平台可访问性。
符合 GDPR 等严格法规。

➖ 缺点：

限制了与使用其他非安全平台用户的交流。
高级功能或更多存储空间需要付费。
由于加密原因，限制了与第三方工具的集成。

💿 平台示例：

使用密码保护您的文档

Adobe Acrobat 和 Microsoft Office 提供此选项。

Microsoft Word、Excel、PowerPoint 文档

这适用于 Windows 和 Mac 的桌面版本，但不适用于 Office Online 的网页版本。

以下是 Windows 的详细步骤：

转到“文件” > “信息” > “保护文档” > “用密码进行加密”。
输入密码并点击确定。
再次输入密码，然后点击确定。
保存文件以确保密码生效。

每当有人打开受保护的文档时，Word 都会显示一个对话框，提示您输入访问密码。

💡 注意：保护方法和安全级别可能会因 Office 版本而异。

Adobe Acrobat PDF 文档

此功能在免费版的 Adobe Acrobat 中不可用。

在 Windows 上，只需按照以下步骤操作：

打开 PDF 文档。选择“所有工具” > “保护 PDF” > “用密码保护”。
在打开的对话框中，指明您是要设置查看密码还是编辑密码。在这里，我们希望设置管理文件打开的密码，因此选择“查看”。
输入密码，再次输入并点击应用。

在 Mac 设备上，您只需使用“预览”应用程序：

使用“预览”应用程序（macOS 默认）打开 PDF。
点击“文件” > “导出” > “加密或用密码保护”。
输入并确认密码。
点击“保存”。

💡 注意：您无法为已签名或已认证的文档添加密码。

要求收件人签名

有许多在线平台可以为您的文档获取电子签名。

⚙️ 通用流程：

创建账户。
将文档上传到平台。
在文档中添加签名域。
输入收件人的联系信息。
发送签名请求。
收件人签署文档。

➕ 优点：

速度快。
可追溯性和安全性。
符合法律规定。

➖ 缺点：成本。

💿 平台示例：

专家视角：Gmail 在专业环境下可靠吗？

除非您从事国防工作，否则 Gmail 对于大多数专业环境来说是一个可靠的选择。

事实上，它使用 TLS (传输层安全) 加密来保护发送方和接收方之间传输的数据。然而，正如我们所见，它并不原生支持端到端加密。

Gmail 在专业环境中的优势在于它与众多的第三方工具兼容。

👉 例如，Mail Merge 是专为 Google Sheets 和 Gmail 设计的。完整的文档详细解释了这款简单免费工具的功能，您可以免费试用，无需承诺，无需绑定信用卡。

它是批量发送电子邮件的最佳扩展程序。它特别允许您发送附件，您可以按照本文所述对其进行加密。

👉 同样，Mail Tracker for Gmail 从其名称就可以看出，它是专门为 Gmail 开发的。

结论

文档的安全性不必很复杂。使用 Google Drive，您可以轻松共享文件，同时保持对谁可以查看文件的控制。如果您愿意，还有许多替代方案可以保护您的敏感数据。

如何通过电子邮件安全地发送文档