วิธีส่งเอกสารอย่างปลอดภัยผ่านอีเมล

คุณเคยส่งเอกสารสำคัญผ่านอีเมลแล้วรู้สึกไม่มั่นใจในระดับความปลอดภัยของบริการรับส่งข้อความที่คุณใช้หรือไม่? 🤔

เราเคยเป็นเช่นนั้น และเราตัดสินใจทำตามขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อที่จะไม่ต้องสงสัยอีกต่อไป

มีหลายวิธีในการเข้ารหัสเอกสาร แต่ละวิธีนั้น ซับซ้อน เราไม่ใช่ทีมวิศวกรของ NASA นะ! 🚀

ยิ่งไปกว่านั้น การเข้ารหัสเอกสารจะช่วยปกป้องเพียงแค่ การรับส่งข้อมูล เท่านั้น แต่มันไม่ได้รับประกันสิ่งใดเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้รับจะทำหลังจากได้รับไฟล์ไปแล้ว

นั่นคือเหตุผลที่เราชอบวิธีที่เรียบง่ายด้วย Gmail ในขณะที่ยังคงรักษาความปลอดภัยให้กับไฟล์ของคุณแม้ว่าจะส่งออกไปแล้วก็ตาม

วิธีส่งไฟล์แนบอีเมลอย่างปลอดภัยใน Gmail ด้วยวิธีง่ายๆ

เราขอเสนอสองทางเลือกที่คุณสามารถใช้แยกกันหรือใช้ร่วมกันได้

วิธีที่ 1: กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ด้วย Google Drive

เป้าหมายคือการให้สิทธิ์เฉพาะเจาะจงแก่ ผู้รับ ไฟล์ โดยที่คุณยังคงเป็น เจ้าของ ไฟล์นั้นอยู่:

1. อัปโหลดเอกสารของคุณไปยัง Google Drive

2. คลิกที่ไฟล์ แล้วคลิกที่ “แชร์” (Share)

3. ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับ

4. กำหนดสิทธิ์ของพวกเขา: “ดูได้อย่างเดียว” (View only), “แสดงความคิดเห็น” (Comment) หรือ “แก้ไข” (Edit)

5. ส่งอีเมลพร้อมลิงก์ไปยังไฟล์นั้น

คุณจะยังคง ควบคุมได้เต็มที่! คุณสามารถแก้ไขและเพิกถอนสิทธิ์การเข้าถึงได้ตลอดเวลา นอกจากนี้ คุณยังสามารถติดตามการกระทำของผู้ใช้ที่มีต่อไฟล์ผ่านประวัติการแก้ไขหรือการดูไฟล์ได้อีกด้วย

💡 สิ่งที่พิเศษกว่านั้นคือ: คุณทราบหรือไม่ว่าหากคุณใช้แอปพลิเคชัน Mail Merge คุณยังสามารถใช้เทคนิคนี้เพื่อรักษาความปลอดภัยให้กับไฟล์ของคุณได้?

วิธีที่ 2: ส่งอีเมลอย่างปลอดภัยด้วยโหมดลับ (Confidential Mode) ของ Gmail

แทนที่จะรักษาความปลอดภัยเฉพาะเอกสารของคุณ คุณสามารถรักษาความปลอดภัยให้กับ อีเมลทั้งฉบับ ได้

โหมดลับของ Gmail มีระดับความปลอดภัยหลายระดับ:

• คุณสามารถกำหนด วันหมดอายุ ซึ่งหลังจากนั้นข้อความจะไม่สามารถเข้าถึงได้อีกต่อไป

• คุณสามารถ เพิกถอนการเข้าถึง ข้อความได้ตลอดเวลา แม้ว่าจะส่งไปแล้วก็ตาม

• การกระทำของผู้รับมีจำกัด: พวกเขาไม่สามารถส่งต่อ คัดลอก พิมพ์ หรือดาวน์โหลดเนื้อหาของอีเมลหรือไฟล์แนบได้

💡 หมายเหตุ: โหมดลับไม่สามารถป้องกันไม่ให้ผู้รับถ่ายภาพหน้าจอหรือถ่ายรูปข้อความได้ นอกจากนี้ อีเมลยังคงสามารถเข้าถึงได้โดยผู้ดูแลระบบของ Gmail

วิธีใช้งานนั้นง่ายมาก:

1. คลิกที่ “เขียน” (Compose)

2. คลิกที่ไอคอนรูปแม่กุญแจที่มีนาฬิกา

3. เลือกระยะเวลาที่ข้อความจะสามารถเข้าถึงได้ (1 วัน, 1 สัปดาห์, 1 เดือน, 3 เดือน หรือ 5 ปี)

4. เลือกโหมดรหัสผ่าน:

* ไม่มีรหัสผ่าน: ผู้รับที่ใช้ Gmail สามารถเปิดข้อความได้โดยตรง ส่วนผู้ที่ไม่ได้ใช้ Gmail จะได้รับรหัสผ่านทางอีเมล

* มีรหัสผ่าน: ผู้รับทุกคนจะได้รับรหัสผ่านทาง SMS คุณจะต้องป้อนหมายเลขโทรศัพท์ของผู้รับในขณะที่ส่ง

5. คลิกที่ “บันทึก” (Save)

6. ส่งอีเมล

7. หากคุณเลือกแบบมีรหัสผ่าน ให้ป้อนหมายเลขโทรศัพท์ของผู้รับเมื่อได้รับแจ้ง

⚡ หมายเหตุ: Outlook ก็มีกระบวนการที่คล้ายกันนี้เช่นกัน

ตอนนี้คุณอยากทราบวิธีที่วิศวกรของ NASA ใช้แล้วใช่ไหม? 😉

วิธีทางเลือกอื่นๆ ในการส่งอีเมลเอกสารที่เป็นความลับ

การเข้ารหัสอีเมลแบบต้นทางถึงปลายทาง (End-to-End Encryption - E2EE)

เฉพาะผู้ส่งและผู้รับเท่านั้นที่สามารถถอดรหัสเนื้อหาของอีเมลได้ด้วย กุญแจเข้ารหัส (encryption key) ข้อความจะถูกแปลงเป็นข้อความที่เข้ารหัสซึ่งผู้อื่นไม่สามารถอ่านได้

➕ ข้อดี:

• ไฟล์ที่ส่งพร้อมกับอีเมลจะถูกเข้ารหัสด้วย

• แม้ว่าเซิร์ฟเวอร์อีเมลจะถูกแฮ็ก ข้อความที่เข้ารหัสก็จะยังคงได้รับการปกป้อง

➖ ข้อเสีย:

• ความซับซ้อนสำหรับผู้ใช้

• หากทำกุญแจหาย ข้อความจะไม่สามารถกู้คืนได้

• ไม่ใช่บริการอีเมลทุกแห่งที่จะรองรับ

💿 โปรโตคอลการเข้ารหัสอีเมลหลัก:

• S/MIME: ฟีเจอร์นี้มีให้สำหรับผู้ใช้ Gmail ในรุ่น Enterprise, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade และ Education Plus

• PGP/MIME: ในการเข้ารหัสอีเมลบนอุปกรณ์ Android จำเป็นต้องใช้แอปของบุคคลที่สาม เช่น OpenKeychain

บริการอีเมลที่มีการเข้ารหัสในตัว

บริการอีเมลที่มีการเข้ารหัสในตัวจะใช้การเข้ารหัสแบบต้นทางถึงปลายทาง (E2EE) โดยอัตโนมัติ โดยที่คุณไม่ต้องจัดการกุญแจเข้ารหัสด้วยตนเอง

➕ ข้อดี:

• ความง่ายในการใช้งาน

• การเข้าถึงได้หลายแพลตฟอร์ม

• การปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เข้มงวด เช่น GDPR

➖ ข้อเสีย:

• จำกัดการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับผู้ใช้แพลตฟอร์มอื่นที่ไม่ปลอดภัย

• ค่าใช้จ่ายสำหรับฟีเจอร์ขั้นสูงหรือพื้นที่จัดเก็บข้อมูลเพิ่มเติม

• จำกัดการเชื่อมต่อกับเครื่องมือของบุคคลที่สามเนื่องจากการเข้ารหัส

💿 ตัวอย่างแพลตฟอร์ม:

• ProtonMail

• Tuta

• StartMail

• Mailfence

• CounterMail

ปกป้องเอกสารของคุณด้วยรหัสผ่าน

Adobe Acrobat และ Microsoft Office มีตัวเลือกนี้ให้ใช้งาน

เอกสาร Microsoft Word, Excel, PowerPoint

สามารถทำได้บนเวอร์ชันเดสก์ท็อปสำหรับ Windows และ Mac แต่ไม่สามารถทำได้บนเวอร์ชันเว็บ Office Online

นี่คือขั้นตอนโดยละเอียดสำหรับ Windows:

1. ไปที่ ไฟล์ (File) > ข้อมูล (Info) > ป้องกันเอกสาร (Protect Document) > เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน (Encrypt with Password)

2. ป้อนรหัสผ่านแล้วคลิก ตกลง (OK)

3. ป้อนรหัสผ่านอีกครั้งแล้วคลิก ตกลง (OK)

4. บันทึกไฟล์เพื่อให้แน่ใจว่ามีการใช้รหัสผ่านแล้ว

เมื่อใดก็ตามที่มีคนเปิดเอกสารที่ได้รับการป้องกัน Word จะแสดงกล่องโต้ตอบให้คุณป้อนรหัสผ่านเพื่อเข้าถึง

💡 หมายเหตุ: วิธีการป้องกันและระดับความปลอดภัยอาจแตกต่างกันไปตามเวอร์ชันของ Office

เอกสาร Adobe Acrobat PDF

ฟีเจอร์นี้ไม่มีให้ใช้งานในเวอร์ชันฟรีของ Adobe Acrobat

บน Windows ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เปิดเอกสาร PDF เลือก เครื่องมือทั้งหมด (All Tools) > ป้องกัน PDF (Protect a PDF) > ป้องกันด้วยรหัสผ่าน (Protect with a Password)

2. ในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้น ให้ระบุว่าคุณต้องการตั้งรหัสผ่านเพื่อดูหรือแก้ไข PDF ในกรณีนี้ เราต้องการรหัสผ่านเพื่อจัดการการเปิดไฟล์ ดังนั้นให้เลือก “ดู” (View)

3. ป้อนรหัสผ่าน จากนั้นป้อนอีกครั้งแล้วคลิก ใช้ (Apply)

บน อุปกรณ์ Mac คุณเพียงแค่ใช้แอปพลิเคชัน Preview:

1. เปิด PDF ด้วยแอปพลิเคชัน Preview (ค่าเริ่มต้นบน macOS)

2. คลิกที่ ไฟล์ (File) > ส่งออก (Export) > เข้ารหัสหรือป้องกันด้วยรหัสผ่าน (Encrypt or Protect with Password)

3. ป้อนและยืนยันรหัสผ่าน

4. คลิกที่ บันทึก (Save)

💡 หมายเหตุ: คุณไม่สามารถเพิ่มรหัสผ่านให้กับเอกสารที่มีการลงนามหรือรับรองแล้วได้

ต้องการลายเซ็นเมื่อได้รับเอกสาร

มีแพลตฟอร์มออนไลน์มากมายสำหรับรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับเอกสารของคุณ

⚙️กระบวนการทั่วไป:

• สร้างบัญชี

• อัปโหลดเอกสารของคุณไปยังแพลตฟอร์ม

• เพิ่มช่องลายเซ็นในเอกสาร

• ป้อนข้อมูลติดต่อของผู้รับ

• ส่งคำขอลงนาม

• ผู้รับลงนามในเอกสาร

➕ ข้อดี:

• ความรวดเร็ว

• การตรวจสอบย้อนกลับและความปลอดภัย

• การปฏิบัติตามกฎหมาย

➖ ข้อเสีย: ค่าใช้จ่าย

💿 ตัวอย่างแพลตฟอร์ม:

• DocuSign

• Dropbox Sign (HelloSign)

• FileInvite

มุมมองของผู้เชี่ยวชาญ: Gmail เชื่อถือได้สำหรับบริบททางวิชาชีพหรือไม่?

เว้นแต่คุณจะทำงานด้านการป้องกันประเทศ Gmail เป็นตัวเลือกที่เชื่อถือได้สำหรับบริบททางวิชาชีพส่วนใหญ่

เนื่องจากมีการใช้การเข้ารหัส TLS (Transport Layer Security) เพื่อปกป้องข้อมูลที่ส่งระหว่างผู้ส่งและผู้รับ อย่างไรก็ตาม ดังที่เราได้เห็นไปแล้วว่าการเข้ารหัสแบบต้นทางถึงปลายทางไม่ได้รับการรองรับโดยตรง

ข้อดีของ Gmail ในบริบททางวิชาชีพคือความเข้ากันได้กับเครื่องมือของบุคคลที่สามจำนวนมาก

👉ตัวอย่างเช่น Mail Merge ได้รับการออกแบบมาเป็นพิเศษสำหรับ Google Sheets และ Gmail โดยมีเอกสารประกอบที่อธิบาย ฟีเจอร์ ของเครื่องมือที่เรียบง่ายและฟรีนี้อย่างชัดเจน ซึ่งคุณสามารถทดลองใช้ได้ฟรี โดยไม่มีข้อผูกมัด และไม่ต้องลงทะเบียนบัตรเครดิต

นี่เป็นส่วนขยายที่ดีที่สุดสำหรับการส่งอีเมลจำนวนมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งช่วยให้คุณส่งไฟล์แนบได้ ซึ่งคุณสามารถรักษาความปลอดภัยได้ตามที่เราได้เห็นในบทความนี้

__

👉ในทำนองเดียวกัน Mail Tracker for Gmail ก็ระบุไว้ตามชื่อว่าได้รับการพัฒนาขึ้นสำหรับ Gmail โดยเฉพาะ

บทสรุป

ความปลอดภัย ของเอกสารของคุณไม่จำเป็นต้องซับซ้อน ด้วย Google Drive คุณสามารถแชร์ไฟล์ได้อย่างง่ายดายในขณะที่ยังคงควบคุมได้ว่าใครสามารถดูไฟล์เหล่านั้นได้ และหากคุณต้องการ ยังมีทางเลือกอื่นๆ อีกมากมายเพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของคุณ