Comment envoyer des documents en toute sécurité par e-mail

Avez-vous déjà envoyé un document important par e-mail tout en doutant du niveau de sécurité de votre service de messagerie ? 🤔

C’est notre cas. Et nous avons décidé de prendre les mesures nécessaires pour ne plus jamais en douter.

Il existe plusieurs façons d’encoder des documents, mais ces méthodes sont complexes. Nous ne sommes pas des ingénieurs de la NASA ! 🚀

De plus, l’encodage des documents ne protège que le transit des informations. Cela ne garantit rien sur ce que le destinataire peut faire après l’avoir reçu.

C’est pourquoi nous préférons une méthode simple avec Gmail tout en conservant la sécurité de vos fichiers même après leur envoi.

Comment envoyer des pièces jointes sécurisées dans Gmail, la méthode simple

Nous vous proposons deux options que vous pouvez utiliser séparément ou combiner.

Méthode 1 : Attribuer des autorisations d’accès aux fichiers avec Google Drive

L’objectif est de donner des droits spécifiques au destinataire du fichier. Vous restez le propriétaire du fichier :

1. Importez votre document sur Google Drive.

2. Cliquez sur le fichier, puis sur “Partager”.

3. Saisissez les adresses e-mail des destinataires.

4. Définissez leurs droits : “Lecteur”, “Commentateur” ou “Éditeur”.

5. Envoyez l’e-mail avec un lien vers le fichier.

Vous gardez un contrôle total ! Vous pouvez modifier et révoquer l’accès à tout moment. De plus, vous pouvez suivre les actions des utilisateurs sur le fichier via l’historique des modifications ou des consultations.

💡 Le petit plus qui change tout : saviez-vous que si vous utilisez l’application Mail Merge, vous pouvez toujours utiliser cette technique pour sécuriser vos fichiers ?

Méthode 2 : Envoyer un e-mail sécurisé avec le mode confidentiel de Gmail

Au lieu de sécuriser uniquement votre document, vous sécurisez l’e-mail entier.

Le mode confidentiel de Gmail offre plusieurs niveaux de sécurité :

• Vous définissez une date d’expiration après laquelle le message devient inaccessible.

• Vous pouvez révoquer l’accès au message à tout moment, même après l’avoir envoyé.

• Les actions des destinataires sont limitées : ils ne peuvent pas transférer, copier, imprimer ou télécharger le contenu de l’e-mail ou ses pièces jointes.

💡 Note : Le mode confidentiel n’empêche pas les destinataires de prendre des captures d’écran ou des photos du message. De plus, les e-mails restent accessibles aux administrateurs Gmail.

C’est très simple à utiliser :

1. Cliquez sur “Nouveau message”.

2. Cliquez sur l’icône qui représente un cadenas avec une horloge.

3. Choisissez la durée pendant laquelle le message sera accessible (1 jour, 1 semaine, 1 mois, 3 mois ou 5 ans).

4. Choisissez le mode de code secret :

* Sans code secret : Les destinataires utilisant Gmail peuvent ouvrir le message directement. Ceux n'utilisant pas Gmail recevront un code secret par e-mail.

* Avec code secret : Tous les destinataires recevront un code secret par SMS. Vous devrez saisir le numéro de téléphone du destinataire lors de l'envoi.

5. Cliquez sur “Enregistrer”.

6. Envoyez l’e-mail.

7. Si vous avez choisi le code secret, saisissez le numéro de téléphone du destinataire lorsque vous y êtes invité.

⚡ Note : Outlook propose également un processus similaire.

Voulez-vous maintenant connaître les méthodes utilisées par les ingénieurs de la NASA ? 😉

Autres moyens d’envoyer des documents confidentiels par e-mail

Chiffrement d’e-mail de bout en bout (E2EE)

Seuls l’expéditeur et le destinataire peuvent déchiffrer le contenu d’un e-mail grâce à une clé de chiffrement. Les messages sont convertis en texte chiffré illisible pour toute autre personne.

➕ Avantages :

• Les fichiers envoyés avec l’e-mail sont également chiffrés.

• Même si le serveur de messagerie est piraté, les messages chiffrés restent protégés.

➖ Inconvénients :

• Complexité pour l’utilisateur.

• La perte de la clé rend les messages irrécupérables.

• Tous les services de messagerie ne le proposent pas.

💿 Principaux protocoles de chiffrement d’e-mail :

• S/MIME : Cette fonctionnalité est disponible pour les utilisateurs de Gmail avec les éditions Enterprise, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade et Education Plus.

• PGP/MIME : Pour chiffrer des e-mails sur des appareils Android, une application tierce est nécessaire, comme OpenKeychain.

Services de messagerie avec chiffrement natif

Un service de messagerie avec chiffrement natif applique automatiquement le chiffrement de bout en bout (E2EE), sans avoir à gérer manuellement les clés de chiffrement.

➕ Avantages :

• Simplicité d’utilisation.

• Accessibilité multiplateforme.

• Conformité avec des réglementations strictes comme le RGPD.

➖ Inconvénients :

• Limite les échanges avec les utilisateurs d’autres plateformes non sécurisées.

• Coût des fonctionnalités avancées ou pour plus de stockage.

• Restreint l’intégration avec des outils tiers en raison du chiffrement.

💿 Exemples de plateformes :

• ProtonMail

• Tuta

• StartMail

• Mailfence

• CounterMail

Protéger vos documents avec un mot de passe

Adobe Acrobat et Microsoft Office proposent cette option.

Documents Microsoft Word, Excel, PowerPoint

C’est possible avec les versions de bureau pour Windows et Mac, mais pas avec la version web Office Online.

Voici la procédure détaillée pour Windows :

1. Allez dans Fichier > Informations > Protéger le document > Chiffrer avec un mot de passe.

2. Saisissez un mot de passe et cliquez sur OK.

3. Saisissez-le à nouveau, puis cliquez sur OK.

4. Enregistrez le fichier pour vous assurer que le mot de passe est appliqué.

Chaque fois que quelqu’un ouvre le document protégé, Word affiche une boîte de dialogue vous invitant à saisir le mot de passe d’accès.

💡 Note : Les méthodes de protection et les niveaux de sécurité peuvent varier selon les versions d’Office.

Documents PDF Adobe Acrobat

Cette fonctionnalité n’est pas disponible avec la version gratuite d’Adobe Acrobat.

Sur Windows, suivez simplement ces étapes :

1. Ouvrez le document PDF. Sélectionnez Tous les outils > Protéger un PDF > Protéger par mot de passe.

2. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, indiquez si vous souhaitez définir un mot de passe pour afficher ou pour modifier le PDF. Ici, nous voulons un mot de passe pour gérer l’ouverture du fichier, donc sélectionnez “Afficher”.

3. Saisissez le mot de passe, puis saisissez-le à nouveau et cliquez sur Appliquer.

Sur les appareils Mac, il vous suffit d’utiliser l’application Aperçu :

1. Ouvrez le PDF avec l’application Aperçu (par défaut sur macOS).

2. Cliquez sur Fichier > Exporter > Chiffrer ou Protéger par mot de passe.

3. Saisissez et confirmez le mot de passe.

4. Cliquez sur Enregistrer.

💡 Note : Vous ne pouvez pas ajouter de mots de passe à un document signé ou certifié.

Exiger une signature à la réception

Il existe de nombreuses plateformes en ligne pour obtenir des signatures électroniques pour vos documents.

⚙️ Processus général :

• Créez un compte.

• Importez votre document sur la plateforme.

• Ajoutez un champ de signature dans le document.

• Saisissez les coordonnées des destinataires.

• Envoyez une demande de signature.

• Le destinataire signe le document.

➕ Avantages :

• Rapidité.

• Traçabilité et sécurité.

• Conformité légale.

➖ Inconvénient : Coût.

💿 Exemples de plateformes :

• DocuSign

• Dropbox Sign (HelloSign)

• FileInvite

L’œil de l’expert : Gmail est-il fiable dans un contexte professionnel ?

À moins que vous ne travailliez dans la défense nationale, Gmail est une option fiable pour la plupart des contextes professionnels.

En effet, il utilise le chiffrement TLS (Transport Layer Security) pour protéger les données transmises entre l’expéditeur et le destinataire. Cependant, comme nous l’avons vu, le chiffrement de bout en bout n’est pas pris en charge nativement.

L’avantage de Gmail dans un contexte professionnel est sa compatibilité avec un très grand nombre d’outils tiers.

👉 Par exemple, Mail Merge est spécialement conçu pour Google Sheets et Gmail. Une documentation complète explique précisément les fonctionnalités de cet outil simple et gratuit, que vous pouvez essayer gratuitement, sans engagement, sans enregistrer de carte bancaire.

C’est la meilleure extension pour les e-mails en masse. Elle vous permet notamment d’envoyer des pièces jointes, que vous pouvez sécuriser comme nous l’avons vu dans cet article.

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👉 De même, Mail Tracker for Gmail indique par son nom qu’il a été spécifiquement développé pour Gmail.

Conclusion

La sécurité de vos documents n’a pas besoin d’être compliquée. Avec Google Drive, vous pouvez facilement partager des fichiers tout en gardant le contrôle sur qui peut les consulter. Et si vous préférez, de nombreuses alternatives existent pour protéger vos données sensibles.