Hur man skickar dokument säkert via e-post

Har du någonsin skickat ett viktigt dokument via e-post och tvivlat på säkerhetsnivån i din meddelandetjänst? 🤔

Det har vi. Och vi bestämde oss för att vidta nödvändiga åtgärder för att aldrig behöva tvivla igen.

Det finns flera sätt att koda dokument, men dessa metoder är komplexa. Vi är inte NASA-ingenjörer! 🚀

Dessutom skyddar kodning av dokument endast överföringen av information. Det garanterar ingenting om vad mottagaren kan göra efter att ha tagit emot det.

Det är därför vi föredrar en enkel metod med Gmail samtidigt som vi behåller säkerheten för dina filer även efter att de har skickats.

Hur man skickar säkra e-postbilagor i Gmail, på det enkla sättet

Vi erbjuder dig två alternativ som du kan använda separat eller kombinera.

Metod 1: Tilldela filåtkomstbehörigheter med Google Drive

Målet är att ge specifika rättigheter till mottagaren av filen. Du förblir ägare till filen:

1. Ladda upp ditt dokument till Google Drive.

2. Klicka på filen och sedan på “Dela”.

3. Ange mottagarnas e-postadresser.

4. Definiera deras rättigheter: “Visa endast”, “Kommentera” eller “Redigera”.

5. Skicka e-postmeddelandet med en länk till filen.

Du behåller full kontroll! Du kan ändra och återkalla åtkomst när som helst. Dessutom kan du spåra användaråtgärder på filen via historiken för ändringar eller visningar.

💡 Det lilla extra som förändrar allt: visste du att om du använder applikationen Mail Merge, kan du fortfarande använda denna teknik för att säkra dina filer?

Metod 2: Skicka ett säkert e-postmeddelande med Gmails konfidentiella läge

Istället för att bara säkra ditt dokument, säkrar du hela e-postmeddelandet.

Gmails konfidentiella läge erbjuder flera säkerhetsnivåer:

• Du anger ett utgångsdatum efter vilket meddelandet blir otillgängligt.

• Du kan återkalla åtkomst till meddelandet när som helst, även efter att det har skickats.

• Mottagarnas åtgärder är begränsade: de kan inte vidarebefordra, kopiera, skriva ut eller ladda ner e-postmeddelandets innehåll eller dess bilagor.

💡 Notera: Konfidentiellt läge förhindrar inte mottagare från att ta skärmdumpar eller foton av meddelandet. Dessutom är e-postmeddelanden fortfarande tillgängliga för Gmail-administratörer.

Det är väldigt enkelt att använda:

1. Klicka på “Skriv”.

2. Klicka på ikonen som föreställer ett hänglås med en klocka.

3. Välj den varaktighet under vilken meddelandet ska vara tillgängligt (1 dag, 1 vecka, 1 månad, 3 månader eller 5 år).

4. Välj lösenordsläge:

* Utan lösenord: Mottagare som använder Gmail kan öppna meddelandet direkt. De som inte använder Gmail kommer att få ett lösenord via e-post.

* Med lösenord: Alla mottagare kommer att få ett lösenord via SMS. Du måste ange mottagarens telefonnummer när du skickar.

5. Klicka på “Spara”.

6. Skicka e-postmeddelandet.

7. Om du valde lösenord, ange mottagarens telefonnummer när du blir ombedd.

⚡ Notera: Outlook erbjuder också en liknande process.

Vill du nu veta vilka metoder NASA-ingenjörer använder? 😉

Alternativa sätt att skicka konfidentiella dokument via e-post

E-postkryptering från ände till ände (E2EE)

Endast avsändaren och mottagaren kan dekryptera innehållet i ett e-postmeddelande tack vare en krypteringsnyckel. Meddelanden omvandlas till krypterad text som är oläslig för alla andra.

➕ Fördelar:

• Filer som skickas med e-postmeddelandet är också krypterade.

• Även om e-postservern hackas förblir krypterade meddelanden skyddade.

➖ Nackdelar:

• Komplexitet för användaren.

• Förlust av nyckeln gör meddelanden oåterkalleliga.

• Alla e-posttjänster erbjuder det inte.

💿 Huvudsakliga e-postkrypteringsprotokoll:

• S/MIME: Denna funktion är tillgänglig för Gmail-användare med Enterprise, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade och Education Plus-utgåvor.

• PGP/MIME: För att kryptera e-postmeddelanden på Android-enheter krävs en tredjepartsapp, till exempel OpenKeychain.

E-posttjänster med inbyggd kryptering

En e-posttjänst med inbyggd kryptering tillämpar kryptering från ände till ände (E2EE) automatiskt, utan att behöva hantera krypteringsnycklar manuellt.

➕ Fördelar:

• Enkelhet i användning.

• Tillgänglighet på flera plattformar.

• Efterlevnad av strikta regler som GDPR.

➖ Nackdelar:

• Begränsar utbyten med användare av andra icke-säkra plattformar.

• Kostnad för avancerade funktioner eller för mer lagringsutrymme.

• Begränsar integration med tredjepartsverktyg på grund av kryptering.

💿 Exempel på plattformar:

• ProtonMail

• Tuta

• StartMail

• Mailfence

• CounterMail

Skydda dina dokument med ett lösenord

Adobe Acrobat och Microsoft Office erbjuder detta alternativ.

Microsoft Word, Excel, PowerPoint-dokument

Detta är möjligt med skrivbordsversionerna för Windows och Mac, men inte med webbversionen Office Online.

Här är den detaljerade proceduren för Windows:

1. Gå till Arkiv > Info > Skydda dokument > Kryptera med lösenord.

2. Ange ett lösenord och klicka på OK.

3. Ange det igen och klicka på OK.

4. Spara filen för att säkerställa att lösenordet tillämpas.

Varje gång någon öppnar det skyddade dokumentet visar Word en dialogruta som uppmanar dig att ange åtkomstlösenordet.

💡 Notera: Skyddsmetoder och säkerhetsnivåer kan variera beroende på Office-versioner.

Adobe Acrobat PDF-dokument

Denna funktion är inte tillgänglig med gratisversionen av Adobe Acrobat.

På Windows följer du bara dessa steg:

1. Öppna PDF-dokumentet. Välj Alla verktyg > Skydda en PDF > Skydda med lösenord.

2. I dialogrutan som öppnas, ange om du vill ställa in ett lösenord för att visa eller redigera PDF-filen. Här vill vi ha ett lösenord för att hantera öppnandet av filen, så välj “Visa”.

3. Ange lösenordet, ange det igen och klicka på Verkställ.

På Mac-enheter behöver du bara använda applikationen Förhandsvisning:

1. Öppna PDF-filen med applikationen Förhandsvisning (standard på macOS).

2. Klicka på Arkiv > Exportera > Kryptera eller Skydda med lösenord.

3. Ange och bekräfta lösenordet.

4. Klicka på Spara.

💡 Notera: Du kan inte lägga till lösenord i ett signerat eller certifierat dokument.

Kräv en signatur vid mottagande

Det finns många onlineplattformar för att erhålla elektroniska signaturer för dina dokument.

⚙️Allmän process:

• Skapa ett konto.

• Ladda upp ditt dokument till plattformen.

• Lägg till ett signaturfält i dokumentet.

• Ange mottagarnas kontaktinformation.

• Skicka en signaturförfrågan.

• Mottagaren signerar dokumentet.

➕ Fördelar:

• Snabbhet

• Spårbarhet och säkerhet

• Laglig efterlevnad

➖ Nackdel: Kostnad

💿 Exempel på plattformar:

• DocuSign

• Dropbox Sign (HelloSign)

• FileInvite

Expertens öga: Är Gmail pålitligt för ett professionellt sammanhang?

Om du inte arbetar inom nationellt försvar är Gmail ett pålitligt alternativ för de flesta professionella sammanhang.

Det använder faktiskt TLS (Transport Layer Security)-kryptering för att skydda data som överförs mellan avsändaren och mottagaren. Men som vi har sett stöds inte kryptering från ände till ände inbyggt.

Fördelen med Gmail i ett professionellt sammanhang är dess kompatibilitet med sååååå många tredjepartsverktyg.

👉Till exempel är Mail Merge speciellt utformat för Google Sheets och Gmail. En fullständig dokumentation förklarar exakt funktionerna i detta enkla och kostnadsfria verktyg, som du kan prova gratis, utan förpliktelser, utan att registrera ett kreditkort.

Det är det bästa tillägget för massutskick av e-post. Det låter dig särskilt skicka bilagor, som du kan säkra som vi har sett i den här artikeln.

__

👉På samma sätt indikerar Mail Tracker for Gmail genom sitt namn att det var specifikt utvecklat för Gmail.

Slutsats

Säkerheten för dina dokument behöver inte vara komplicerad. Med Google Drive kan du enkelt dela filer samtidigt som du behåller kontrollen över vem som kan se dem. Och om du föredrar det finns många alternativ för att skydda din känsliga data.