Cómo enviar documentos de forma segura por correo electrónico

¿Alguna vez has enviado un documento importante por correo electrónico dudando del nivel de seguridad de tu servicio de mensajería? 🤔

Nosotros sí. Y decidimos tomar las medidas necesarias para no volver a dudar nunca más.

Existen varias formas de codificar documentos, pero estos métodos son complejos. ¡No somos ingenieros de la NASA! 🚀

Además, la codificación de documentos solo protege el tránsito de la información. No garantiza nada sobre lo que el destinatario pueda hacer después de recibirla.

Por eso preferimos un método sencillo con Gmail, manteniendo la seguridad de tus archivos incluso después de haber sido enviados.

Cómo enviar archivos adjuntos seguros en Gmail, de forma sencilla

Te ofrecemos dos opciones que puedes usar por separado o combinarlas.

Método 1: Asignar permisos de acceso a archivos con Google Drive

El objetivo es otorgar derechos específicos al destinatario del archivo. Tú sigues siendo el propietario del archivo:

1. Sube tu documento a Google Drive.

2. Haz clic en el archivo y luego en “Compartir”.

3. Introduce las direcciones de correo electrónico de los destinatarios.

4. Define sus derechos: “Lector”, “Comentador” o “Editor”.

5. Envía el correo electrónico con un enlace al archivo.

¡Mantienes el control total! Puedes modificar y revocar el acceso en cualquier momento. Además, puedes realizar un seguimiento de las acciones del usuario en el archivo a través del historial de modificaciones o visualizaciones.

💡 El pequeño extra que lo cambia todo: ¿sabías que si utilizas la aplicación Mail Merge, puedes seguir usando esta técnica para proteger tus archivos?

Método 2: Enviar un correo electrónico seguro con el Modo Confidencial de Gmail

En lugar de proteger solo tu documento, proteges el correo electrónico completo.

El modo confidencial de Gmail ofrece varios niveles de seguridad:

• Estableces una fecha de caducidad después de la cual el mensaje deja de ser accesible.

• Puedes revocar el acceso al mensaje en cualquier momento, incluso después de haberlo enviado.

• Las acciones de los destinatarios están limitadas: no pueden reenviar, copiar, imprimir ni descargar el contenido del correo electrónico ni sus archivos adjuntos.

💡 Nota: El modo confidencial no impide que los destinatarios tomen capturas de pantalla o fotos del mensaje. Además, los correos electrónicos siguen siendo accesibles para los administradores de Gmail.

Es muy sencillo de usar:

1. Haz clic en “Redactar”.

2. Haz clic en el icono que representa un candado con un reloj.

3. Elige la duración durante la cual el mensaje será accesible (1 día, 1 semana, 1 mes, 3 meses o 5 años).

4. Elige el modo de contraseña:

* Sin contraseña: Los destinatarios que usan Gmail pueden abrir el mensaje directamente. Aquellos que no usan Gmail recibirán una contraseña por correo electrónico.

* Con contraseña: Todos los destinatarios recibirán una contraseña por SMS. Deberás introducir el número de teléfono del destinatario al enviar.

5. Haz clic en “Guardar”.

6. Envía el correo electrónico.

7. Si elegiste la contraseña, introduce el número de teléfono del destinatario cuando se te solicite.

⚡ Nota: Outlook también ofrece un proceso similar.

¿Quieres conocer ahora los métodos que utilizan los ingenieros de la NASA? 😉

Métodos alternativos para enviar documentos confidenciales por correo electrónico

Cifrado de correo electrónico de extremo a extremo (E2EE)

Solo el remitente y el destinatario pueden descifrar el contenido de un correo electrónico gracias a una clave de cifrado. Los mensajes se convierten en texto cifrado que es ilegible para cualquier otra persona.

➕ Ventajas:

• Los archivos enviados con el correo electrónico también están cifrados.

• Incluso si el servidor de correo electrónico es hackeado, los mensajes cifrados permanecen protegidos.

➖ Desventajas:

• Complejidad para el usuario.

• La pérdida de la clave hace que los mensajes sean irrecuperables.

• No todos los servicios de correo electrónico lo ofrecen.

💿 Principales protocolos de cifrado de correo electrónico:

• S/MIME: Esta función está disponible para usuarios de Gmail con ediciones Enterprise, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus.

• PGP/MIME: Para cifrar correos electrónicos en dispositivos Android, es necesaria una aplicación de terceros, como OpenKeychain.

Servicios de correo electrónico con cifrado nativo

Un servicio de correo electrónico con cifrado nativo aplica el cifrado de extremo a extremo (E2EE) automáticamente, sin tener que gestionar manualmente las claves de cifrado.

➕ Ventajas:

• Simplicidad de uso.

• Accesibilidad multiplataforma.

• Cumplimiento de normativas estrictas como el RGPD.

➖ Desventajas:

• Limita los intercambios con usuarios de otras plataformas no seguras.

• Coste de funciones avanzadas o por mayor almacenamiento.

• Restringe la integración con herramientas de terceros debido al cifrado.

💿 Ejemplos de plataformas:

• ProtonMail

• Tuta

• StartMail

• Mailfence

• CounterMail

Protege tus documentos con una contraseña

Adobe Acrobat y Microsoft Office ofrecen esta opción.

Documentos de Microsoft Word, Excel, PowerPoint

Esto es posible con las versiones de escritorio para Windows y Mac, pero no con la versión web Office Online.

Aquí tienes el procedimiento detallado para Windows:

1. Ve a Archivo > Información > Proteger documento > Cifrar con contraseña.

2. Introduce una contraseña y haz clic en Aceptar.

3. Introdúcela de nuevo y haz clic en Aceptar.

4. Guarda el archivo para asegurarte de que la contraseña se aplique.

Cada vez que alguien abra el documento protegido, Word mostrará un cuadro de diálogo solicitando la contraseña de acceso.

💡 Nota: Los métodos de protección y los niveles de seguridad pueden variar según las versiones de Office.

Documentos PDF de Adobe Acrobat

Esta función no está disponible en la versión gratuita de Adobe Acrobat.

En Windows, simplemente sigue estos pasos:

1. Abre el documento PDF. Selecciona Todas las herramientas > Proteger un PDF > Proteger con contraseña.

2. En el cuadro de diálogo que se abre, indica si deseas establecer una contraseña para ver o para editar el PDF. Aquí, queremos una contraseña para gestionar la apertura del archivo, así que selecciona “Ver”.

3. Introduce la contraseña, vuelve a introducirla y haz clic en Aplicar.

En dispositivos Mac, solo tienes que usar la aplicación Vista Previa:

1. Abre el PDF con la aplicación Vista Previa (predeterminada en macOS).

2. Haz clic en Archivo > Exportar > Cifrar o Proteger con contraseña.

3. Introduce y confirma la contraseña.

4. Haz clic en Guardar.

💡 Nota: No puedes añadir contraseñas a un documento firmado o certificado.

Requerir una firma al recibirlo

Existen muchas plataformas en línea para obtener firmas electrónicas para tus documentos.

⚙️ Proceso general:

• Crea una cuenta.

• Sube tu documento a la plataforma.

• Añade un campo de firma en el documento.

• Introduce la información de contacto de los destinatarios.

• Envía una solicitud de firma.

• El destinatario firma el documento.

➕ Ventajas:

• Rapidez.

• Trazabilidad y seguridad.

• Cumplimiento legal.

➖ Desventaja: Coste.

💿 Ejemplos de plataformas:

• DocuSign

• Dropbox Sign (HelloSign)

• FileInvite

La opinión del experto: ¿Es Gmail fiable para un contexto profesional?

A menos que trabajes en defensa nacional, Gmail es una opción fiable para la mayoría de los contextos profesionales.

De hecho, utiliza el cifrado TLS (Transport Layer Security) para proteger los datos transmitidos entre el remitente y el destinatario. Sin embargo, como hemos visto, el cifrado de extremo a extremo no es compatible de forma nativa.

La ventaja de Gmail en un contexto profesional es su compatibilidad con muchísimas herramientas de terceros.

👉 Por ejemplo, Mail Merge está especialmente diseñado para Google Sheets y Gmail. Una documentación completa explica con precisión las funciones de esta herramienta sencilla y gratuita, que puedes probar sin compromiso y sin registrar una tarjeta de crédito.

Es la mejor extensión para correos masivos. Permite notablemente enviar archivos adjuntos, los cuales puedes proteger como hemos visto en este artículo.

__

👉 Del mismo modo, Mail Tracker for Gmail indica por su nombre que fue desarrollado específicamente para Gmail.

Conclusión

La seguridad de tus documentos no tiene por qué ser complicada. Con Google Drive, puedes compartir archivos fácilmente manteniendo el control sobre quién puede verlos. Y si lo prefieres, existen muchas alternativas para proteger tus datos confidenciales.