كيفية إرسال المستندات بأمان عبر البريد الإلكتروني

هل سبق لك إرسال مستند مهم عبر البريد الإلكتروني بينما كنت تشك في مستوى أمان خدمة المراسلة الخاصة بك؟ 🤔

لقد مررنا بذلك. وقررنا اتخاذ الخطوات اللازمة لعدم الشك مرة أخرى.

هناك عدة طرق لتشفير المستندات، لكن هذه الطرق معقدة. نحن لسنا مهندسين في وكالة ناسا! 🚀

علاوة على ذلك، فإن تشفير المستندات يحمي فقط نقل المعلومات. ولا يضمن أي شيء بشأن ما يمكن للمستلم فعله بعد استلامها.

لهذا السبب نفضل طريقة بسيطة باستخدام Gmail مع الحفاظ على أمان ملفاتك حتى بعد إرسالها.

كيفية إرسال مرفقات بريد إلكتروني آمنة في Gmail، بالطريقة البسيطة

نقدم لك خيارين يمكنك استخدامهما بشكل منفصل أو دمجهما معاً.

الطريقة 1: تعيين أذونات الوصول إلى الملفات باستخدام Google Drive

الهدف هو منح حقوق محددة لـ مستلم الملف. تظل أنت مالك الملف:

1. قم بتحميل مستندك إلى Google Drive.

2. انقر على الملف، ثم على “مشاركة” (Share).

3. أدخل عناوين البريد الإلكتروني للمستلمين.

4. حدد حقوقهم: “عارض فقط”، “معلق”، أو “محرر”.

5. أرسل البريد الإلكتروني مع رابط للملف.

أنت تحتفظ بالتحكم الكامل! يمكنك تعديل الوصول وإلغاؤه في أي وقت. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تتبع إجراءات المستخدم على الملف عبر سجل التعديلات أو المشاهدات.

💡 الإضافة الصغيرة التي تغير كل شيء: هل تعلم أنه إذا كنت تستخدم تطبيق Mail Merge، فلا يزال بإمكانك استخدام هذه التقنية لتأمين ملفاتك؟

الطريقة 2: إرسال بريد إلكتروني آمن باستخدام الوضع السري في Gmail

بدلاً من تأمين مستندك فقط، أنت تقوم بتأمين البريد الإلكتروني بالكامل.

يوفر الوضع السري في Gmail عدة مستويات من الأمان:

• يمكنك تعيين تاريخ انتهاء صلاحية تصبح الرسالة بعده غير قابلة للوصول.

• يمكنك إلغاء الوصول إلى الرسالة في أي وقت، حتى بعد إرسالها.

• إجراءات المستلمين محدودة: لا يمكنهم إعادة توجيه محتوى البريد الإلكتروني أو مرفقاته، أو نسخه، أو طباعته، أو تنزيله.

💡 ملاحظة: لا يمنع الوضع السري المستلمين من التقاط لقطات شاشة أو صور للرسالة. علاوة على ذلك، تظل رسائل البريد الإلكتروني قابلة للوصول من قبل مسؤولي Gmail.

استخدامه بسيط للغاية:

1. انقر على “إنشاء” (Compose).

2. انقر على الأيقونة التي تمثل قفلاً مع ساعة.

3. اختر المدة التي ستكون الرسالة خلالها قابلة للوصول (يوم واحد، أسبوع واحد، شهر واحد، 3 أشهر، أو 5 سنوات).

4. اختر وضع رمز المرور:

* بدون رمز مرور: يمكن للمستلمين الذين يستخدمون Gmail فتح الرسالة مباشرة. أما أولئك الذين لا يستخدمون Gmail فسيصلهم رمز مرور عبر البريد الإلكتروني.

* مع رمز مرور: سيصل جميع المستلمين رمز مرور عبر الرسائل القصيرة (SMS). ستحتاج إلى إدخال رقم هاتف المستلم عند الإرسال.

5. انقر على “حفظ”.

6. أرسل البريد الإلكتروني.

7. إذا اخترت رمز المرور، أدخل رقم هاتف المستلم عندما يُطلب منك ذلك.

⚡ ملاحظة: يوفر Outlook أيضاً عملية مشابهة.

هل تريد الآن معرفة الطرق التي يستخدمها مهندسو ناسا؟ 😉

طرق بديلة لإرسال مستندات سرية عبر البريد الإلكتروني

التشفير من طرف إلى طرف (E2EE)

لا يمكن إلا للمرسل والمستلم فك تشفير محتوى البريد الإلكتروني بفضل مفتاح التشفير. يتم تحويل الرسائل إلى نص مشفر غير قابل للقراءة لأي شخص آخر.

➕ المزايا:

• الملفات المرسلة مع البريد الإلكتروني تكون مشفرة أيضاً.

• حتى في حال اختراق خادم البريد الإلكتروني، تظل الرسائل المشفرة محمية.

➖ العيوب:

• التعقيد بالنسبة للمستخدم.

• فقدان المفتاح يجعل الرسائل غير قابلة للاسترداد.

• لا توفرها جميع خدمات البريد الإلكتروني.

💿 بروتوكولات تشفير البريد الإلكتروني الرئيسية:

• S/MIME: هذه الميزة متاحة لمستخدمي Gmail الذين لديهم إصدارات Enterprise، وEducation Fundamentals، وEducation Standard، وTeaching and Learning Upgrade، وEducation Plus.

• PGP/MIME: لتشفير رسائل البريد الإلكتروني على أجهزة Android، يلزم وجود تطبيق تابع لجهة خارجية، مثل OpenKeychain.

خدمات البريد الإلكتروني ذات التشفير الأصلي

تطبق خدمة البريد الإلكتروني ذات التشفير الأصلي التشفير من طرف إلى طرف (E2EE) تلقائياً، دون الحاجة إلى إدارة مفاتيح التشفير يدوياً.

➕ المزايا:

• سهولة الاستخدام.

• إمكانية الوصول عبر منصات متعددة.

• الامتثال للوائح الصارمة مثل GDPR.

➖ العيوب:

• تحد من التبادلات مع مستخدمي المنصات الأخرى غير الآمنة.

• تكلفة الميزات المتقدمة أو للحصول على مساحة تخزين أكبر.

• تقيد التكامل مع أدوات الطرف الثالث بسبب التشفير.

💿 أمثلة على المنصات:

• ProtonMail

• Tuta

• StartMail

• Mailfence

• CounterMail

حماية مستنداتك بكلمة مرور

توفر Adobe Acrobat و Microsoft Office هذا الخيار.

مستندات Microsoft Word و Excel و PowerPoint

هذا ممكن مع إصدارات سطح المكتب لنظامي Windows و Mac، ولكن ليس مع إصدار الويب Office Online.

إليك الإجراء التفصيلي لنظام Windows:

1. انتقل إلى ملف (File) > معلومات (Info) > حماية المستند (Protect Document) > التشفير بكلمة مرور (Encrypt with Password).

2. أدخل كلمة مرور وانقر فوق موافق.

3. أدخلها مرة أخرى، ثم انقر فوق موافق.

4. احفظ الملف لضمان تطبيق كلمة المرور.

عندما يفتح أي شخص المستند المحمي، يعرض Word مربع حوار يطالبك بإدخال كلمة مرور الوصول.

💡 ملاحظة: قد تختلف طرق الحماية ومستويات الأمان اعتماداً على إصدارات Office.

مستندات Adobe Acrobat PDF

هذه الميزة غير متوفرة في الإصدار المجاني من Adobe Acrobat.

على نظام Windows، ما عليك سوى اتباع الخطوات التالية:

1. افتح مستند PDF. حدد جميع الأدوات (All Tools) > حماية ملف PDF (Protect a PDF) > الحماية بكلمة مرور (Protect with a Password).

2. في مربع الحوار الذي يفتح، حدد ما إذا كنت تريد تعيين كلمة مرور للعرض أو لتعديل ملف PDF. هنا، نريد كلمة مرور لإدارة فتح الملف، لذا حدد “عرض” (View).

3. أدخل كلمة المرور، ثم أدخلها مرة أخرى وانقر فوق تطبيق (Apply).

على أجهزة Mac، ما عليك سوى استخدام تطبيق المعاينة (Preview):

1. افتح ملف PDF باستخدام تطبيق المعاينة (الافتراضي على macOS).

2. انقر على ملف (File) > تصدير (Export) > تشفير أو حماية بكلمة مرور (Encrypt or Protect with Password).

3. أدخل كلمة المرور وأكدها.

4. انقر على حفظ (Save).

💡 ملاحظة: لا يمكنك إضافة كلمات مرور إلى مستند موقع أو معتمد.

طلب توقيع عند الاستلام

هناك العديد من المنصات عبر الإنترنت للحصول على توقيعات إلكترونية لمستنداتك.

⚙️ العملية العامة:

• إنشاء حساب.

• تحميل مستندك إلى المنصة.

• إضافة حقل توقيع في المستند.

• إدخال معلومات الاتصال الخاصة بالمستلمين.

• إرسال طلب توقيع.

• يقوم المستلم بتوقيع المستند.

➕ المزايا:

• السرعة.

• التتبع والأمان.

• الامتثال القانوني.

➖ العيب: التكلفة.

💿 أمثلة على المنصات:

• DocuSign

• Dropbox Sign (HelloSign)

• FileInvite

نظرة الخبير: هل Gmail موثوق للسياق المهني؟

ما لم تكن تعمل في الدفاع الوطني، فإن Gmail خيار موثوق لمعظم السياقات المهنية.

في الواقع، يستخدم تشفير TLS (أمان طبقة النقل) لحماية البيانات المرسلة بين المرسل والمستلم. ومع ذلك، كما رأينا، لا يتم دعم التشفير من طرف إلى طرف بشكل أصلي.

تكمن ميزة Gmail في السياق المهني في توافقه مع العديد من أدوات الطرف الثالث.

👉 على سبيل المثال، تم تصميم Mail Merge خصيصاً لـ Google Sheets و Gmail. تشرح وثائق كاملة بدقة الميزات لهذه الأداة البسيطة والمجانية، والتي يمكنك تجربتها مجاناً، دون التزام، ودون تسجيل بطاقة ائتمان.

إنها أفضل إضافة للبريد الإلكتروني الجماعي. تسمح لك بشكل خاص بإرسال المرفقات، والتي يمكنك تأمينها كما رأينا في هذا المقال.

__

👉 وبالمثل، يشير Mail Tracker for Gmail من خلال اسمه إلى أنه تم تطويره خصيصاً لـ Gmail.

الخلاصة

لا يجب أن يكون أمان مستنداتك معقداً. باستخدام Google Drive، يمكنك مشاركة الملفات بسهولة مع الاحتفاظ بالتحكم في من يمكنه عرضها. وإذا كنت تفضل ذلك، توجد العديد من البدائل لحماية بياناتك الحساسة.