メールでドキュメントを安全に送信する方法

重要なドキュメントをメールで送信する際、そのメッセージングサービスのセキュリティレベルに不安を感じたことはありませんか？ 🤔

私たちはあります。そして、二度と不安を感じないために必要な対策を講じることにしました。

ドキュメントを暗号化する方法はいくつかありますが、それらの手法は複雑です。私たちはNASAのエンジニアではありませんからね！ 🚀

さらに、ドキュメントの暗号化は情報の転送中を保護するだけであり、受信者が受け取った後に何ができるかについては何も保証しません。

そのため、私たちはGmailを使ったシンプルな方法を推奨します。これなら、送信後もファイルにセキュリティを維持できます。

Gmailで安全なメール添付ファイルを送信するシンプルな方法

個別に使用することも、組み合わせて使用することもできる2つのオプションをご紹介します。

方法1: Googleドライブでファイルアクセス権限を割り当てる

この目的は、ファイルの受信者に特定の権限を与えることです。あなた自身はファイルの所有者であり続けます。

ドキュメントをGoogleドライブにアップロードします。
ファイルをクリックし、「共有」を選択します。
受信者のメールアドレスを入力します。
権限を「閲覧者」、「閲覧者（コメント可）」、「編集者」から選択します。
ファイルへのリンクを記載したメールを送信します。

あなたは完全な制御を維持できます！いつでもアクセス権を変更または取り消すことができます。さらに、変更履歴や閲覧履歴を通じて、ファイルに対するユーザーの操作を追跡できます。

💡 すべてを変えるちょっとしたヒント: Mail Mergeアプリケーションを使用している場合でも、このテクニックを使ってファイルを保護できることをご存知でしたか？

方法2: Gmailの機密モードで安全なメールを送信する

ドキュメントだけでなく、メール全体を保護します。

Gmailの機密モードは、いくつかのセキュリティレベルを提供します。

メッセージがアクセスできなくなる有効期限を設定できます。
送信後であっても、いつでもメッセージへのアクセスを取り消すことができます。
受信者の操作が制限されます: メールの内容や添付ファイルを転送、コピー、印刷、ダウンロードすることはできません。

💡 注意: 機密モードは、受信者がメッセージのスクリーンショットや写真を撮ることを防ぐものではありません。また、メールはGmailの管理者には引き続きアクセス可能です。

使い方は非常に簡単です。

「作成」をクリックします。
鍵と時計のアイコンをクリックします。
メッセージにアクセスできる期間（1日、1週間、1ヶ月、3ヶ月、または5年）を選択します。
パスコードモードを選択します。

* パスコードなし: Gmailを使用している受信者は直接メッセージを開くことができます。Gmailを使用していない受信者には、メールでパスコードが送信されます。

* パスコードあり: すべての受信者にSMSでパスコードが送信されます。送信時に受信者の電話番号を入力する必要があります。

5. 「保存」をクリックします。

メールを送信します。
パスコードを選択した場合は、求められた際に入力します。

⚡ 注意: Outlookも同様のプロセスを提供しています。

NASAのエンジニアが使用する手法を知りたいですか？ 😉

機密ドキュメントをメールで送信するその他の方法

エンドツーエンド暗号化（E2EE）

暗号化キーのおかげで、送信者と受信者だけがメールの内容を復号できます。メッセージは、他の誰にも読めない暗号化されたテキストに変換されます。

➕ メリット:

メールに送信されたファイルも暗号化されます。
メールサーバーがハッキングされても、暗号化されたメッセージは保護されたままです。

➖ デメリット:

ユーザーにとって複雑です。
キーを紛失するとメッセージが復元できなくなります。
すべてのメールサービスが提供しているわけではありません。

💿 主要なメール暗号化プロトコル:

S/MIME: この機能は、Enterprise、Education Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade、Education PlusエディションのGmailユーザーが利用可能です。
PGP/MIME: Androidデバイスでメールを暗号化するには、OpenKeychainなどのサードパーティアプリが必要です。

ネイティブ暗号化を備えたメールサービス

ネイティブ暗号化を備えたメールサービスは、暗号化キーを手動で管理することなく、自動的にエンドツーエンド暗号化（E2EE）を適用します。

➕ メリット:

使いやすさ。
マルチプラットフォーム対応。
GDPRなどの厳格な規制への準拠。

➖ デメリット:

安全ではない他のプラットフォームのユーザーとのやり取りが制限されます。
高度な機能や追加ストレージにはコストがかかります。
暗号化によりサードパーティツールとの統合が制限されます。

💿 プラットフォームの例:

パスワードでドキュメントを保護する

Adobe AcrobatやMicrosoft Officeはこのオプションを提供しています。

Microsoft Word、Excel、PowerPointドキュメント

これはWindowsおよびMacのデスクトップ版で可能ですが、Office OnlineのWeb版ではできません。

Windowsでの詳細な手順は以下の通りです。

「ファイル」>「情報」>「ドキュメントの保護」>「パスワードを使用して暗号化」の順に進みます。
パスワードを入力し、「OK」をクリックします。
もう一度入力し、「OK」をクリックします。
ファイルを保存して、パスワードが適用されたことを確認します。

保護されたドキュメントを開くたびに、Wordはアクセスパスワードの入力を求めるダイアログボックスを表示します。

💡 注意: 保護方法やセキュリティレベルは、Officeのバージョンによって異なる場合があります。

Adobe Acrobat PDFドキュメント

この機能は、Adobe Acrobatの無料版では利用できません。

Windowsでは、以下の手順に従ってください。

PDFドキュメントを開きます。「すべてのツール」>「PDFを保護」>「パスワードで保護」を選択します。
開いたダイアログボックスで、PDFの表示用か編集用かを選択します。ここではファイルを開く際の管理用パスワードを設定するため、「閲覧」を選択します。
パスワードを入力し、もう一度入力して「適用」をクリックします。

Macデバイスでは、プレビューアプリを使用するだけです。

プレビューアプリ（macOSのデフォルト）でPDFを開きます。
「ファイル」>「書き出す」>「暗号化」または「パスワードで保護」をクリックします。
パスワードを入力して確認します。
「保存」をクリックします。

💡 注意: 署名済みまたは認証済みのドキュメントにはパスワードを追加できません。

受領時の署名を要求する

ドキュメントの電子署名を取得するためのオンラインプラットフォームは多数あります。

⚙️一般的なプロセス:

アカウントを作成します。
ドキュメントをプラットフォームにアップロードします。
ドキュメントに署名フィールドを追加します。
受信者の連絡先情報を入力します。
署名リクエストを送信します。
受信者がドキュメントに署名します。

➕ メリット:

スピード
トレーサビリティとセキュリティ
法的コンプライアンス

➖ デメリット: コスト

💿 プラットフォームの例:

専門家の視点: Gmailはビジネス環境で信頼できるか？

国防に関わる仕事をしていない限り、Gmailはほとんどのビジネス環境において信頼できる選択肢です。

実際、Gmailは**TLS（Transport Layer Security）**暗号化を使用して、送信者と受信者間で送信されるデータを保護しています。ただし、見てきたように、エンドツーエンド暗号化はネイティブではサポートされていません。

ビジネス環境におけるGmailの利点は、非常に多くのサードパーティツールとの互換性です。

👉例えば、Mail MergeはGoogle SheetsとGmail専用に設計されています。このシンプルで無料のツールの機能については、完全なドキュメントで詳しく説明されています。クレジットカードの登録なしで、無料で試すことができます。

これは一括メール送信に最適な拡張機能です。特に添付ファイルの送信が可能であり、この記事で説明したようにセキュリティを確保できます。

👉同様に、Mail Tracker for Gmailも、その名の通りGmail専用に開発されました。

結論

ドキュメントのセキュリティは、複雑である必要はありません。Googleドライブを使えば、誰が閲覧できるかを管理しながら簡単にファイルを共有できます。また、必要に応じて、機密データを保護するための多くの代替手段が存在します。