Den ultimata guiden till att skapa effektiva prospekteringsmejl (med mallar)

Eftersom den genomsnittliga personen tar emot 121 mejl per dag, är konkurrensen om varje prospekts uppmärksamhet stenhård. Det krävs ett välformulerat prospekteringsmejl (och rätt säljverktyg) för att tränga igenom bruset och sticka ut från konkurrenterna. Den här guiden presenterar bästa praxis för att skapa fantastiska prospekteringsmejl och ger dig några mallar för att komma igång. Den introducerar dig även för Mail Merge for Gmail, ett kostnadsfritt tillägg för Google Workspace som kan hjälpa dig att personifiera, automatisera och spåra dina prospekteringsmejl.

Redo att vinna fler prospekt? Låt oss sätta igång!

Vad är prospekteringsmejl?

Ett prospekteringsmejl är ett sätt att nå ut till potentiella kunder för att presentera dig själv, din produkt eller tjänst och de fördelar du erbjuder. Syftet är enkelt: att boka ett möte med prospektet via telefon, video eller personligen för att diskutera deras behov vidare.

Om ett prospekteringsmejl skickas till någon du inte har kontaktat tidigare kallas det för ett kallt mejl. Just dessa prospekteringsmejl spelar en nyckelroll i att definiera din målmarknad, finjustera ditt budskap och, viktigast av allt, vinna nya affärer.

Varför är prospekteringsmejl viktiga?

• Lägre kostnad: Prospekteringsmejl är en mer kostnadseffektiv marknadsföringstaktik än många andra alternativ. Mejl är gratis att skicka, och det finns möjligheter att automatisera processen.

• Mindre påträngande: Enligt studier föredrar 80 % av människor att säljare kontaktar dem via mejl. Prospekteringsmejl drar nytta av denna preferens och undviker mindre uppskattade marknadsföringstaktiker som kalla samtal.

• Mer riktade kampanjer: Prospekteringsmejl gör att du kan rikta dig till prospekt mer effektivt eftersom du kan anpassa varje mejl till mottagaren. Personliga meddelanden har 26 % högre sannolikhet att öppnas, vilket leder till en högre avkastning (ROI).

Bildkälla

Hur du skapar de bästa prospekteringsmejlen

1. Gör research om dina prospekt

Även om det kan vara frestande att skicka mejl till vem som helst, är det slöseri med dyrbar tid (både din och deras) att skicka till personer som inte har något intresse av vad du erbjuder. Dessutom kan du irritera mottagarna och skada deras bild av ditt varumärke.

Gör research om dina prospekt för att undvika att rikta dig till fel personer med fel budskap. Det bästa sättet att se en stadig tillväxt är att fokusera på idealkunder, eller säljklara leads. Dina prospekt bör vara nästan redo att konvertera.

Så, hur förkvalificerar du företag för högkvalitativa leads?

Det bästa sättet är genom research. Överväg följande punkter när du utvärderar om ett företag passar:

• Beslutsfattarens persona. Personen som fattar det slutgiltiga beslutet bör ha egenskaper som uppfyller dina önskade kriterier.

• Bransch (nisch eller marknad)

• Geografisk plats

• Företagsstorlek (antal kunder och anställda, årlig omsättning)

• Hur länge företaget har funnits

• Produktutbud

• Typisk försäljningsstorlek

2. Skapa en engagerande ämnesrad

Även om ditt prospekt inte har något emot att få mejl från dig, garanterar det inte att de öppnas. Forskning har visat att 47 % av mejlmottagarna påverkades av en fängslande ämnesrad när de valde att öppna ett mejl. Att formulera en sådan kräver dock övning, så var beredd på att experimentera.

Du kan fuska lite genom att personifiera den med mottagarens namn. Att personifiera dina mejl är avgörande för att bygga en relation, vilket ger meddelandet 50 % högre chans att öppnas.

Mail Merge gör massutskick med personifiering enkelt. Du kan öka öppningsfrekvensen genom att anpassa alla delar av dina mejl, inklusive ämnesrad och innehåll.

Här är några engagerande ämnesrader att överväga:

• “Låt oss lösa ditt (smärtpunkt) problem.” Alla letar efter lösningar på något som irriterar dem.

• “Snabb fråga till (prospekt).” Eller “Har du en sekund, (prospekt)?” Vänligt, personligt, kort och direkt.

3. Håll det kort och koncist

Kom ihåg att dina prospekt kanske inte har tid att läsa ett långt mejl. Håll dina mejl korta och rakt på sak. En färsk studie bekräftade att cirka 49 % av meddelandena läses på språng, så överväg att skriva utkastet på din telefon för att se hur det ser ut på en mobil.

Sikta på en längd mellan 50 och 125 ord, och försök undvika stora textblock.

4. Håll det relevant

De bästa prospekteringsmejlen skapar engagemang genom att erbjuda relevant information, som lösningar på specifika problem. Engagemang kan utvecklas till förtroende och öka chanserna för konvertering.

Om du riktar dig mot ett specifikt konto, bekanta dig med deras årsredovisning, senaste resultat och vilka produkter eller tjänster de använder som du skulle kunna ersätta och erbjuda mer värde för.

Du kan avgöra effektiviteten i din prospekteringsstrategi genom att spåra mätvärden som öppningsfrekvens, klickfrekvens och konverteringsgrad. Denna information hjälper dig att besluta vilka områden i kampanjen som behöver förbättras.

Använd Mail Merge för att skicka dina mejlkampanjer direkt från din Gmail-inkorg. Dess funktion för mejlspårning meddelar dig i realtid när dina meddelanden öppnas. Meddelanden som skickas via Mail Merge är unika och känns personliga, vilket förbättrar din leveransbarhet och öppningsfrekvens.

5. Håll det varmt

Bildkälla

Ett bra prospekteringsmejl bör ha en varm och vänlig ton som får mottagaren att känna en koppling. Du vill inte låta för stel eller robotaktig, eftersom det kan avskräcka folk från att svara.

Här är några snabba tips för att injicera lite värme i dina prospekteringsmejl:

• Använd emotionella ord för att förmedla en mänsklig röst och väcka entusiasm eller känslor, till exempel “fantastiskt”, “tryggt”, “utmanande” och “spännande”.

• Skriv i aktiv form för enkel läsning och engagemang. “Hunden jagar bollen” istället för “bollen jagas av hunden” (passiv). Ett lite slumpmässigt exempel, men du förstår poängen.

• Var naturlig genom att använda humor och vara dig själv.

6. Låt dem veta varför du kontaktar dem

Du måste adressera anledningen till att du mejlar varje prospekt så tidigt som möjligt i ditt meddelande.

Om de kom via en rekommendation, låt dem veta vem den gemensamma kontakten är. Om du erbjuder ett alternativ till en lösning de använder, förklara vad som gör ditt erbjudande bättre. Detta kan hjälpa ditt prospekt att skilja dina meddelanden från skräppost.

7. Var kundcentrerad

Utöver ett personligt meddelande, fokusera på kundnytta, det vill säga vad kunden vinner på det. Visa mer intresse för dem, deras verksamhet och hur dina erbjudanden kan hjälpa dem. Skriv i andra person, använd “du” istället för “jag”.

Om du har svårt med detta, fråga dig själv om de första 3 sekunderna av ditt mejl fokuserar på ditt prospekt.

Om det inte gör det, här är hur du kan fixa ditt prospekteringsmejl:

Bildkälla

8. Inkludera sociala bevis

Låt prospekt veta att ditt mejl är legitimt och öka svarsfrekvensen med cirka 468 % genom att använda sociala bevis. Ett förnuftigt sätt att inkludera sociala bevis är genom att bifoga en fallstudie eller en länk till vittnesmål från framstående kunder.

9. Inkludera en uppmaning (CTA)

Berätta för dina prospekt vad de ska göra härnäst och hjälp dem vidare i din säljtratt genom att avsluta meddelandet med en uppmaning (CTA).

Om du till exempel vill att de ska boka ett uppstartsmöte kan du inkludera en knapp märkt “Boka 15 minuters uppstartsmöte”. Alternativt kan du skriva: “Har du tid för ett kort samtal någon gång i veckan?”

Överväg dessa snabba tips för en effektiv CTA:

• Börja med ett starkt verb: Låt prospektet veta att det är deras tur att agera. Exempel inkluderar: “ladda ner”, “prenumerera” och “besök”.

• Inkludera en tvingande anledning att agera: Stöd ditt verb med en anledning. Till exempel: “Boka ett 15 minuters uppstartsmöte och få en värdecheck. Detta erbjudande gäller till: (datum). Missa inte chansen!”

• Använd siffror istället för ord: Prova “60 % rabatt” istället för “sextio procent rabatt” när du diskuterar pris och rabatter, särskilt eftersom siffror och procentsymbolen fungerar bättre.

10. Lägg till en signatur

Lägg till en mejlsignatur för lite extra legitimitet och professionalism (och för att hjälpa till med efterlevnad av CAN-SPAM).

Din e-signatur bör innehålla följande:

• Fullständigt namn

• Nuvarande position

• Företagsadress

• Mejladress

• Länk till företagets webbplats

• Telefonnummer

Se till att informera dina kollegor om möjlig kontakt från ditt prospekt via mejl eller telefon, så att de är förberedda på att ge dem all information de behöver.

Exempel på mallar för prospekteringsmejl

Använd detta som en guide för att strukturera dina mejl:

Bildkälla

Naturligtvis kommer det specifika innehållet att variera, men att införliva tipsen ovan är ett säkert sätt att hjälpa dig nå dina mål. Här är några förslag på formuleringar för att komma igång.

1. Kontakt via kundreferens

Detta exempel är ett bra sätt att presentera dig själv för ett prospekt som har rekommenderats av någon ni båda känner.

Hej {förnamn}!

{referensens namn} rekommenderade att jag kontaktar dig. Vi arbetar tillsammans på {företagsnamn} och sysslar med {förklara produkter eller tjänster}.

Gällande din roll på {företag}, vet jag att några förslag kan göra underverk för att stödja ditt team.

Vår {produkt- eller tjänstnamn} är alltid efterfrågad och har hjälpt många team som ditt att uppnå {X, Y och Z}. Jag tror att det kan hjälpa dig också!

Stämmer detta överens med dina nuvarande prioriteringar?

Bästa hälsningar,

{namn}

2. Snabb fråga om {{Företag}}

Ett meddelande som detta är ett bra sätt att skapa intresse för dina erbjudanden genom att förklara hur de gynnar mottagarens verksamhet och kunder. Det avslutas också med en CTA med lågt tryck för att knuffa läsaren mot en önskad handling.

Hej {förnamn}!

{ditt förnamn} här. {beskriv vad ditt företag gör och varför det är viktigt}.

Jag ville presentera vårt nylanserade verktyg för recensioner för byråer för dig.

Tänk dig alla de bästa recensionssajterna, inklusive TripAdvisor och Trustpilot, samlade i en instrumentpanel. Du kan erbjuda dina kunder en ny fakturerbar tjänst, och dina kunder får enkel tillgång till 5-stjärniga recensioner från de främsta sajterna och mer därtill.

Vi har nyligen inlett ett samarbete med {företag #1} och {företag #2}, och vi tror att du också borde kolla in det.

Intresserad av att veta mer?

{namn}

3. Dela med dig av råd

Om du vill demonstrera din förståelse för en bransch och positionera dig som expert, överväg att erbjuda råd om ett specifikt problem. Berätta också för dem vad andra företag gör som de inte gör.

Hej {förnamn},

När vi arbetar med andra snabbmatsrestauranger som {konkurrentens namn}, kämpar de regelbundet med {huvudsaklig smärtpunkt}.

Under de senaste sex månaderna har vi hjälpt flera snabbmatsrestauranger att uppnå {mål}, vilket resulterat i {konkret fördel}.

Vi har sett en högre framgångsfrekvens med {strategi}, och jag skulle vilja dela med mig av vad jag vet om hur du kan göra {strategi} till en del av ditt dagliga arbetsflöde.

- {exempel #1}

- {exempel #2}

- {exempel #3}

Går din restaurang igenom samma sak? Jag skulle gärna dela med mig av en ovanlig taktik som företag inom snabbmatsbranschen använder för att övervinna detta.

Använd Mail Merge för prospekteringsmejl som genererar leads

Att få svar på prospekteringsmejl har aldrig varit enkelt. Men med en uppmärksamhetsväckande ämnesrad, personligt innehåll och värdefull information kan du vinna halva slaget.

Mail Merge for Gmail kan hjälpa dig att öka chanserna för att dina meddelanden uppmärksammas, läses och leder till handling. Med detta verktyg kan du skicka upp till 1 500 unika mejl dagligen från ditt Gmail-konto till kontakter som finns i ett Google-kalkylark. Dina mottagare är mer benägna att lita på meddelanden från dig när de skickas från den välbekanta Gmail-plattformen.

Prova Mail Merge-tillägget gratis, eller besök vår webbplats för att lära dig hur vi kan hjälpa dig att ta din prospektering till nästa nivå!