De ultieme gids voor het maken van effectieve prospectie-e-mails (met sjablonen)

Omdat de gemiddelde persoon 121 e-mails per dag ontvangt, is de concurrentie om de aandacht van elke prospect moordend. Het vereist een goed geschreven prospectie-e-mail (en de juiste verkooptools) om door de ruis heen te breken en je te onderscheiden van de concurrentie. Deze gids introduceert best practices voor het opstellen van geweldige prospectie-e-mails en biedt je enkele sjablonen om je op weg te helpen. Daarnaast laten we je kennismaken met Mail Merge for Gmail, een gratis Google Workspace add-on die je kan helpen bij het personaliseren, automatiseren en volgen van je prospectie-e-mails.

Klaar om meer prospects te winnen? Laten we beginnen!

Wat zijn prospectie-e-mails?

Een prospectie-e-mail is een manier om potentiële klanten te benaderen om jezelf, je product of je dienst en de voordelen die je biedt te introduceren. Het doel is simpel: een afspraak inplannen met de prospect via telefoon, video of persoonlijk om hun behoeften verder te bespreken.

Als een prospectie-e-mail wordt verzonden naar iemand met wie je nog niet eerder contact hebt gehad, staat dit bekend als een cold email. Juist deze prospectie-e-mails spelen een sleutelrol bij het vaststellen van je doelmarkt, het verfijnen van je boodschap en, nog belangrijker, het binnenhalen van nieuwe opdrachten.

Waarom zijn prospectie-e-mails belangrijk?

• Lagere kosten: Prospectie-e-mails zijn een kosteneffectievere marketingtactiek dan sommige andere opties. E-mails zijn gratis te verzenden en er zijn mogelijkheden om het proces te automatiseren.

• Minder opdringerig: Volgens onderzoek geeft 80% van de mensen er de voorkeur aan dat verkoopmedewerkers contact met hen opnemen via e-mail. Prospectie-e-mails maken gebruik van deze voorkeur en vermijden minder gewaardeerde marketingtactieken zoals cold calling.

• Meer gerichte campagnes: Met prospectie-e-mails kun je prospects effectiever targeten, omdat je elke e-mail kunt aanpassen aan de ontvanger. Gepersonaliseerde berichten worden 26% vaker geopend, wat leidt tot een hogere ROI.

Afbeeldingsbron

Hoe maak je de beste prospectie-e-mails?

1. Onderzoek je prospects

Hoewel het verleidelijk kan zijn om e-mails naar iedereen te sturen, is het sturen naar mensen die geen interesse hebben in je aanbod een verspilling van kostbare tijd (en die van hen). Bovendien kun je ontvangers irriteren en de perceptie van je merk schaden.

Onderzoek je prospects om te voorkomen dat je de verkeerde mensen met de verkeerde boodschap benadert. De beste manier om gestage groei te zien, is door je te concentreren op ideale klanten, ofwel verkoopklare leads. Je prospects zouden bijna klaar moeten zijn om te converteren.

Dus, hoe kwalificeer je bedrijven vooraf voor hoogwaardige leads?

De beste manier is door middel van onderzoek. Overweeg de volgende punten bij het evalueren of een bedrijf bij je past:

• De persona van de beslisser(s) die je benadert. De persoon die de uiteindelijke beslissing neemt, moet kenmerken hebben die voldoen aan je gewenste criteria.

• Branche (niche of markt)

• Geografische locatie

• Bedrijfsgrootte (aantal klanten en werknemers, jaaromzet)

• Hoe lang het bedrijf bestaat

• Productaanbod

• Gemiddelde verkoopgrootte

2. Maak een boeiende onderwerpregel

Hoewel je prospect het misschien niet erg vindt om e-mails van je te ontvangen, garandeert dit niet dat ze worden geopend. Onderzoek heeft echter uitgewezen dat 47% van de e-mailontvangers zich liet beïnvloeden om een e-mail te openen op basis van een pakkende onderwerpregel. Het opstellen ervan vereist echter oefening, dus wees bereid om te experimenteren.

Je kunt een beetje valsspelen door de naam van de ontvanger te gebruiken. Het personaliseren van je e-mails is cruciaal om een band op te bouwen, waardoor het bericht 50% meer kans heeft om geopend te worden.

Mail Merge maakt massale e-mailpersonalisatie eenvoudig. Je kunt de openingspercentages verhogen door alle elementen van je e-mails aan te passen, inclusief de onderwerpregel en de inhoud.

Hier zijn enkele boeiende onderwerpregels om te overwegen:

• “Laten we je (pijnpunt) probleem oplossen.” Iedereen zoekt naar oplossingen voor iets dat hen irriteert.

• “Snelle vraag voor (prospect).” Of “Heb je een seconde, (prospect)?” Vriendelijk, gepersonaliseerd, kort en direct.

3. Houd het kort en krachtig

Onthoud dat je prospects misschien niet de tijd hebben om een lange e-mail te lezen. Houd je e-mails beknopt en to the point. Een recent onderzoek bevestigde dat ongeveer 49% van de berichten onderweg wordt gelezen, dus overweeg om het op je telefoon op te stellen om te zien hoe het er op een mobiel uitziet.

Streef naar een lengte tussen de 50 en 125 woorden en probeer grote tekstblokken te vermijden.

4. Houd het relevant

De beste prospectie-e-mails verdienen betrokkenheid door relevante informatie te bieden, zoals het aanbieden van oplossingen voor specifieke problemen. Betrokkenheid kan uitgroeien tot vertrouwen en de kans op conversie vergroten.

Als je een account target, maak jezelf dan vertrouwd met het jaarverslag, de recente prestaties en de producten of diensten die ze gebruiken die je zou kunnen vervangen en waar je meer waarde aan kunt toevoegen.

Je kunt de effectiviteit van je prospectie-e-mailstrategie bepalen door statistieken zoals openings-, doorklik- en conversiepercentages bij te houden. Deze informatie helpt bij het beslissen op welke gebieden van de campagne je je moet concentreren voor verbetering.

Gebruik Mail Merge om je e-mailcampagnes rechtstreeks vanuit je Gmail-inbox te verzenden. De e-mailtrackingfunctie vertelt je in realtime wanneer je berichten worden geopend. Berichten die afkomstig zijn van Mail Merge zijn uniek en voelen vertrouwd aan. Dit zal je bezorgbaarheid en openingspercentages verbeteren.

5. Houd het warm

Afbeeldingsbron

Een goede prospectie-e-mail moet een warme en vriendelijke toon hebben waardoor de ontvanger een connectie voelt. Je wilt niet te stijf of robotachtig klinken, omdat dit mensen ervan kan weerhouden om te reageren.

Hier zijn enkele snelle tips om wat warmte in je prospectie-e-mails te injecteren:

• Gebruik emotionele woorden om een menselijke stem over te brengen en enthousiasme of emotie op te roepen, bijvoorbeeld “schattig”, “troostend”, “vreselijk” en “opwindend”.

• Schrijf in de bedrijvende vorm voor gemakkelijk lezen en betrokkenheid. “De hond achtervolgt de bal” en niet “de bal werd achtervolgd door de hond” (lijdende vorm). Een willekeurig voorbeeld, maar je begrijpt het punt.

• Wees natuurlijk door humor te gebruiken en jezelf te zijn.

6. Laat hen weten waarom je contact opneemt

Je moet de reden waarom je elke prospect e-mailt zo vroeg mogelijk in je bericht vermelden.

Als ze een verwijzing waren, laat hen dan weten wie de wederzijdse connectie is. Als je een alternatief aanbiedt voor een oplossing die ze gebruiken, leg dan uit wat jouw aanbod beter maakt. Dit kan je prospect helpen om onderscheid te maken tussen jouw berichten en spam.

7. Wees klantgericht

Focus naast een gepersonaliseerde boodschap op de impact voor de klant, wat levert het de klant op. Toon meer interesse in hen, hun bedrijf en hoe jouw aanbod kan helpen. Schrijf in de tweede persoon, gebruik “je” of “u” in plaats van “ik”.

Als je het lastig vindt, vraag jezelf dan af of de eerste 3 seconden van je e-mail gericht zijn op je prospect.

Als dat niet zo is, kun je je prospectie-e-mail als volgt repareren:

Afbeeldingsbron

8. Voeg sociaal bewijs toe

Laat prospects weten dat je e-mail legitiem is en verhoog de responspercentages met ongeveer 468% door gebruik te maken van sociaal bewijs. Een verstandige manier om sociaal bewijs op te nemen is door een casestudy bij te voegen of een link naar getuigenissen van prominente klanten.

9. Voeg een call-to-action toe

Vertel je prospects wat ze vervolgens moeten doen en help hen verder in je verkooptrechter door het bericht te beëindigen met een call-to-action (CTA).

Als je bijvoorbeeld wilt dat ze een kennismakingsgesprek boeken, kun je een knop toevoegen met het label “boek een kennismakingsgesprek van 15 minuten”. Als alternatief kun je zeggen: “Ben je deze week ergens beschikbaar voor een kort gesprek?”

Overweeg deze snelle tips voor een geweldige CTA:

• Begin met een sterk werkwoord: Laat de prospect weten dat het hun beurt is om actie te ondernemen. Voorbeelden zijn: “download”, “abonneer” en “bezoek”.

• Voeg een dwingende reden toe om actie te ondernemen: Ondersteun je werkwoord met een reden voor actie. Bijvoorbeeld: “Boek een kennismakingsgesprek van 15 minuten en ontvang een cadeaubon van 10 euro. Dit aanbod is geldig tot: (datum). Mis het niet!”

• Gebruik cijfers in plaats van woorden: Probeer “60% korting” in plaats van “zestig procent korting” wanneer je prijzen en kortingspercentages bespreekt, vooral omdat cijfers en het procentteken beter resoneren.

10. Voeg een handtekening toe

Voeg een e-mailhandtekening toe voor een beetje extra legitimiteit en professionaliteit (en om te helpen bij CAN-SPAM compliance).

Je e-handtekening moet het volgende bevatten:

• Volledige naam

• Huidige functie

• Bedrijfsadres

• E-mailadres

• Link naar bedrijfswebsite

• Telefoonnummer

Zorg ervoor dat je je collega’s op de hoogte stelt van mogelijk contact van je prospect via e-mail of telefoon, zodat ze voorbereid zijn om hen alle informatie te geven die ze nodig hebben.

Voorbeelden van prospectie-e-mailsjablonen

Gebruik dit als gids om je e-mails te structureren:

Afbeeldingsbron

Natuurlijk zal de specifieke inhoud die je gebruikt variëren, maar het opnemen van de hierboven besproken tips is een trefzekere manier om je doelen te bereiken. Hier zijn enkele mogelijke bewoordingen om je op weg te helpen.

1. Connectie via een klantverwijzing

Dit voorbeeld is een geweldige manier om jezelf voor te stellen aan een prospect die is aanbevolen door iemand die jullie beiden kennen.

Hallo, {voornaam}!

{naam verwijzer} raadde me aan om contact met je op te nemen. We werken samen bij {bedrijfsnaam} en doen {leg producten of diensten uit}.

Wat betreft je functie bij {bedrijf}, ik weet dat een paar suggesties wonderen kunnen doen om je team te ondersteunen.

Onze {naam product of dienst} is altijd in trek en heeft veel teams zoals het jouwe geholpen om {X, Y en Z} te bereiken. Ik denk dat het jou ook kan helpen!

Sluit dit aan bij je huidige prioriteiten?

Met vriendelijke groet,

{naam}

2. Snelle vraag over {{Bedrijf}}

Een bericht als dit is een geweldige manier om interesse te wekken in je aanbod door uit te leggen hoe ze het bedrijf en de klanten van de ontvanger ten goede komen. Het eindigt ook met een CTA zonder druk om de lezer naar een gewenste actie te duwen.

Hallo {voornaam}!

{jouw voornaam} hier. {beschrijf wat je bedrijf doet en waarom dat belangrijk is}.

Ik wilde onze onlangs gelanceerde review-tool voor bureaus aan je voorleggen.

Denk aan alle top review-sites, inclusief TripAdvisor en Trustpilot, gecombineerd in één dashboard. Je kunt je klanten een nieuwe factureerbare dienst aanbieden en je klanten krijgen eenvoudig toegang tot 5-sterren beoordelingen van de top review-sites en meer.

We werken onlangs samen met {bedrijf #1} en {bedrijf #2}, en we denken dat jij het ook eens moet bekijken.

Ben je geïnteresseerd om meer te leren?

{naam}

3. Deel wat advies

Als je je begrip van een branche wilt aantonen en jezelf als expert wilt positioneren, overweeg dan om advies te geven over een specifiek probleem. Vertel hen ook wat andere bedrijven doen wat zij niet doen.

Hi {voornaam},

Wanneer we werken met andere fastfoodrestaurants zoals {naam concurrent}, worstelen ze regelmatig met {belangrijkste pijnpunt}.

In de afgelopen zes maanden hebben we verschillende fastfoodrestaurants geholpen om {doel} te bereiken, wat resulteerde in {tastbaar voordeel}.

We hebben een hoger slagingspercentage gezien met {strategie} en ik zou graag delen wat ik weet over hoe je {strategie} onderdeel kunt maken van je dagelijkse workflow.

- {voorbeeld #1}

- {voorbeeld #2}

- {voorbeeld #3}

Maakt jouw restaurant hetzelfde door? Ik deel graag een ongebruikelijke tactiek die bedrijven in de fastfoodindustrie gebruiken om dit te overwinnen.

Gebruik Mail Merge voor leadgenererende prospectie-e-mails

Een reactie krijgen op prospectie-e-mails is nooit gemakkelijk geweest. Echter, met een opvallende onderwerpregel, gepersonaliseerde inhoud en waardevolle informatie kun je de helft van de strijd winnen.

Mail Merge for Gmail kan je helpen de kans te vergroten dat je berichten worden opgemerkt, gelezen en beantwoord. Met deze tool kun je dagelijks tot 1.500 unieke e-mails verzenden vanuit je Gmail-account naar contacten die in een Google-spreadsheet staan. Je ontvangers vertrouwen berichten die van jou afkomstig zijn eerder wanneer ze worden verzonden vanaf het vertrouwde Gmail-platform.

Probeer de Mail Merge add-on gratis, of bezoek onze website om te leren hoe we je kunnen helpen je prospectie-e-mailspel naar een hoger niveau te tillen!