प्रभावी प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल बनाने के लिए अंतिम गाइड (टेम्पलेट्स के साथ)

औसत व्यक्ति को प्रतिदिन 121 ईमेल प्राप्त होते हैं, इसलिए प्रत्येक प्रॉस्पेक्ट का ध्यान आकर्षित करने के लिए प्रतिस्पर्धा बहुत अधिक है। शोर को कम करने और प्रतिस्पर्धा से अलग दिखने के लिए एक अच्छी तरह से तैयार किए गए प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल (और सही सेल्स आउटरीच टूल) की आवश्यकता होती है। यह गाइड आपको बेहतरीन प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल तैयार करने के सर्वोत्तम तरीकों से परिचित कराएगी और आपको शुरुआत करने में मदद करने के लिए कुछ टेम्पलेट प्रदान करेगी। यह आपको Mail Merge for Gmail से भी परिचित कराएगी, जो एक मुफ्त Google Workspace ऐड-ऑन है और आपके प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल को पर्सनलाइज़, ऑटोमेट और ट्रैक करने में आपकी मदद कर सकता है।

अधिक प्रॉस्पेक्ट जीतने के लिए तैयार हैं? चलिए शुरू करते हैं!

प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल क्या हैं?

प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल संभावित ग्राहकों तक पहुंचने, अपना परिचय देने, अपने उत्पाद या सेवा के बारे में बताने और आपके द्वारा प्रदान किए जा रहे लाभों को साझा करने का एक तरीका है। इसका उद्देश्य सरल है, प्रॉस्पेक्ट के साथ फोन, वीडियो या व्यक्तिगत रूप से मीटिंग सेट करना ताकि उनकी आवश्यकताओं पर आगे चर्चा की जा सके।

यदि कोई प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल किसी ऐसे व्यक्ति को भेजा जाता है जिससे आपने पहले संपर्क नहीं किया है, तो इसे कोल्ड ईमेल कहा जाता है। विशेष रूप से ये प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल आपके लक्षित बाजार को निर्धारित करने, आपके संदेश को बेहतर बनाने और सबसे महत्वपूर्ण बात, नया व्यवसाय जीतने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं।

प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल महत्वपूर्ण क्यों हैं?

• कम लागत: प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल अन्य विकल्पों की तुलना में अधिक लागत प्रभावी मार्केटिंग रणनीति है। ईमेल भेजना मुफ्त है, और प्रक्रिया को ऑटोमेट करने के विकल्प भी उपलब्ध हैं।

• कम दखल देने वाला: अध्ययनों के अनुसार, 80% लोग पसंद करते हैं कि सेल्स प्रतिनिधि उनसे ईमेल के माध्यम से संपर्क करें। प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल इस प्राथमिकता का लाभ उठाते हैं, और कोल्ड कॉलिंग जैसी कम पसंद की जाने वाली मार्केटिंग रणनीतियों से बचते हैं।

• अधिक लक्षित अभियान: प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल आपको प्रॉस्पेक्ट्स को अधिक प्रभावी ढंग से लक्षित करने की अनुमति देते हैं क्योंकि आप प्रत्येक ईमेल को प्राप्तकर्ता के अनुसार कस्टमाइज़ कर सकते हैं। पर्सनलाइज़्ड संदेशों के ओपन होने की संभावना 26% अधिक होती है, जिससे उच्च ROI प्राप्त होता है।

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बेहतरीन प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल कैसे बनाएं

1. अपने प्रॉस्पेक्ट्स पर शोध करें

हालांकि हर किसी को ईमेल भेजना आकर्षक लग सकता है, लेकिन उन लोगों को ईमेल भेजना जिनकी आपकी पेशकश में कोई रुचि नहीं है, कीमती समय (और उनका समय) की बर्बादी है। इसके अलावा, आप प्राप्तकर्ताओं को परेशान कर सकते हैं और उनके मन में आपके ब्रांड की छवि को नुकसान पहुंचा सकते हैं।

गलत लोगों को गलत संदेश भेजने से बचने के लिए अपने प्रॉस्पेक्ट्स पर शोध करें। स्थिर विकास देखने का सबसे अच्छा तरीका आदर्श ग्राहकों, या सेल्स-रेडी लीड्स पर ध्यान केंद्रित करना है। आपके प्रॉस्पेक्ट्स लगभग कन्वर्ट होने के लिए तैयार होने चाहिए।

तो, आप उच्च-गुणवत्ता वाली लीड्स के लिए कंपनियों को प्री-क्वालीफाई कैसे करते हैं?

सबसे अच्छा तरीका शोध के माध्यम से है। कंपनी की उपयुक्तता का मूल्यांकन करते समय निम्नलिखित बिंदुओं पर विचार करें:

• जिन निर्णय लेने वालों (decision maker) से आप संपर्क कर रहे हैं, उनका व्यक्तित्व। अंतिम निर्णय लेने वाले व्यक्ति में आपके वांछित मानदंडों को पूरा करने वाली विशेषताएं होनी चाहिए।

• उद्योग (नीश या बाजार)

• भौगोलिक स्थिति

• कंपनी का आकार (ग्राहकों और कर्मचारियों की संख्या, वार्षिक राजस्व)

• स्थापना का समय

• उत्पाद पेशकश

• सामान्य बिक्री का आकार

2. एक आकर्षक सब्जेक्ट लाइन बनाएं

हालांकि आपके प्रॉस्पेक्ट को आपसे ईमेल प्राप्त करने में कोई आपत्ति नहीं हो सकती है, लेकिन यह गारंटी नहीं है कि वे खोले जाएंगे। लेकिन शोध में पाया गया है कि 47% ईमेल प्राप्तकर्ता एक आकर्षक सब्जेक्ट लाइन के आधार पर ईमेल खोलने के लिए प्रभावित हुए थे। हालांकि, एक को तैयार करने में अभ्यास की आवश्यकता होती है, इसलिए प्रयोग करने के लिए तैयार रहें।

आप प्राप्तकर्ता के नाम का उपयोग करके इसे पर्सनलाइज़ करके थोड़ी धोखाधड़ी कर सकते हैं। अपने ईमेल को पर्सनलाइज़ करना दोस्ती शुरू करने के लिए महत्वपूर्ण है, जिससे संदेश के ओपन होने की संभावना 50% बढ़ जाती है।

Mail Merge मास ईमेल पर्सनलाइज़ेशन को आसान बनाता है। आप अपने ईमेल के सभी तत्वों को कस्टमाइज़ करके ओपन रेट बढ़ा सकते हैं, जिसमें सब्जेक्ट लाइन और सामग्री शामिल है।

यहाँ विचार करने के लिए कुछ आकर्षक सब्जेक्ट लाइनें दी गई हैं:

• “आइए आपकी (पेन पॉइंट) समस्या का समाधान करें।” हर कोई किसी ऐसी चीज़ का समाधान ढूंढ रहा है जो उन्हें परेशान कर रही है।

• “(प्रॉस्पेक्ट) के लिए एक त्वरित प्रश्न।” या “क्या आपके पास एक सेकंड है, (प्रॉस्पेक्ट)?” मैत्रीपूर्ण, पर्सनलाइज़्ड, संक्षिप्त और सीधा।

3. इसे संक्षिप्त और स्पष्ट रखें

याद रखें, आपके प्रॉस्पेक्ट के पास लंबा ईमेल पढ़ने का समय नहीं हो सकता है। अपने ईमेल को संक्षिप्त और बिंदु पर रखें। एक हालिया अध्ययन ने पुष्टि की है कि लगभग 49% संदेश चलते-फिरते पढ़े जाते हैं, इसलिए मोबाइल पर यह कैसा दिखता है, यह जांचने के लिए इसे अपने फोन पर ड्राफ्ट करने पर विचार करें।

50 से 125 शब्दों के बीच की लंबाई का लक्ष्य रखें, और टेक्स्ट के बड़े ब्लॉक से बचने का प्रयास करें।

4. इसे प्रासंगिक रखें

सबसे अच्छे प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल प्रासंगिक जानकारी प्रदान करके जुड़ाव अर्जित करते हैं, जैसे कि विशिष्ट मुद्दों के समाधान की पेशकश करना। जुड़ाव विश्वास में विकसित हो सकता है, और कन्वर्जन की संभावना बढ़ सकती है।

यदि आप किसी अकाउंट को लक्षित कर रहे हैं, तो वार्षिक रिपोर्ट, हालिया प्रदर्शन और उनके द्वारा उपयोग किए जाने वाले उत्पादों या सेवाओं से खुद को परिचित करें जिन्हें आप बदल सकते हैं और अधिक मूल्य प्रदान कर सकते हैं।

आप ओपन रेट, क्लिक-थ्रू रेट और कन्वर्जन रेट जैसे मेट्रिक्स को ट्रैक करके अपनी प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल रणनीति की प्रभावशीलता निर्धारित कर सकते हैं। यह जानकारी यह तय करने में मदद करती है कि सुधार के लिए अभियान के किन क्षेत्रों पर ध्यान केंद्रित करना है।

अपने ईमेल अभियानों को सीधे अपने Gmail इनबॉक्स से भेजने के लिए Mail Merge का उपयोग करें। इसकी ईमेल ट्रैकिंग सुविधा आपको बताती है कि आपके संदेश कब खोले जाते हैं, वास्तविक समय में। Mail Merge से आने वाले संदेश अद्वितीय होते हैं और परिचित महसूस होते हैं; यह आपकी डिलीवरेबिलिटी और ओपनिंग रेट में सुधार करेगा।

5. इसे गर्मजोशी भरा रखें

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एक अच्छे प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल में गर्मजोशी भरा और मैत्रीपूर्ण लहजा होना चाहिए जो प्राप्तकर्ता को एक जुड़ाव महसूस कराए। आप बहुत अधिक औपचारिक या रोबोटिक नहीं दिखना चाहते हैं, क्योंकि यह लोगों को प्रतिक्रिया देने से रोक सकता है।

अपने प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल में थोड़ी गर्मजोशी लाने के लिए यहाँ कुछ त्वरित सुझाव दिए गए हैं:

• मानवीय आवाज़ व्यक्त करने और उत्साह या भावना जगाने के लिए भावनात्मक शब्दों का उपयोग करें, उदाहरण के लिए, “प्यारा,” “आरामदायक,” “भयानक,” और “रोमांचक।”

• आसान पढ़ने और जुड़ाव के लिए सक्रिय आवाज़ (active voice) में लिखें। “कुत्ता गेंद का पीछा करता है,” न कि “कुत्ते द्वारा गेंद का पीछा किया गया” (passive)। यह एक यादृच्छिक उदाहरण है, लेकिन आप बात समझ गए होंगे।

• हास्य का उपयोग करके और खुद बनकर स्वाभाविक रहें।

6. उन्हें संपर्क करने का अपना कारण बताएं

आपको प्रत्येक प्रॉस्पेक्ट को ईमेल करने का कारण अपने संदेश में जितनी जल्दी हो सके बताना होगा।

यदि वे एक रेफरल थे, तो उन्हें बताएं कि आपसी संबंध कौन है। यदि आप उनके द्वारा उपयोग किए जा रहे समाधान का विकल्प पेश कर रहे हैं, तो बताएं कि आपकी पेशकश को बेहतर क्या बनाता है। यह आपके प्रॉस्पेक्ट को आपके संदेशों और स्पैम के बीच अंतर करने में मदद कर सकता है।

7. ग्राहक केंद्रित बनें

एक पर्सनलाइज़्ड संदेश के अलावा, ग्राहक प्रभाव पर ध्यान दें, कि इसमें ग्राहक के लिए क्या है। उनमें, उनके व्यवसाय में और आपकी पेशकश कैसे मदद कर सकती है, इसमें अधिक रुचि दिखाएं। दूसरे व्यक्ति में लिखें, “मैं” के बजाय “आप” का उपयोग करें।

यदि आप संघर्ष कर रहे हैं, तो खुद से पूछें कि क्या आपके ईमेल के पहले 3 सेकंड आपके प्रॉस्पेक्ट पर केंद्रित हैं।

यदि नहीं, तो यहाँ बताया गया है कि आप अपने प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल को कैसे ठीक कर सकते हैं:

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8. सोशल प्रूफ शामिल करें

प्रॉस्पेक्ट्स को बताएं कि आपका ईमेल वैध है और सोशल प्रूफ का उपयोग करके प्रतिक्रिया दर को लगभग 468% तक बढ़ाएं। सोशल प्रूफ को शामिल करने का एक समझदार तरीका केस स्टडी संलग्न करना या प्रमुख ग्राहकों के प्रशंसापत्र का लिंक देना है।

9. कॉल-टू-एक्शन शामिल करें

अपने प्रॉस्पेक्ट्स को बताएं कि आगे क्या करना है और संदेश को कॉल टू एक्शन (CTA) के साथ समाप्त करके उन्हें अपने सेल्स फनल में आगे बढ़ाने में मदद करें।

उदाहरण के लिए, यदि आप चाहते हैं कि वे डिस्कवरी कॉल बुक करें, तो आप “15-मिनट की डिस्कवरी कॉल बुक करें” लेबल वाला एक बटन शामिल कर सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप कह सकते हैं, “क्या आप इस सप्ताह किसी समय त्वरित बातचीत के लिए स्वतंत्र हैं?”

एक बेहतरीन CTA के लिए इन त्वरित सुझावों पर विचार करें:

• एक मजबूत मौखिक आदेश के साथ शुरू करें: प्रॉस्पेक्ट को बताएं कि अब कार्रवाई करने की उनकी बारी है। उदाहरणों में शामिल हैं: “डाउनलोड करें,” “सब्सक्राइब करें,” और “विज़िट करें।”

• कार्रवाई करने का एक सम्मोहक कारण शामिल करें: अपने कमांड वर्ब को कार्रवाई करने के कारण के साथ समर्थन दें। उदाहरण के लिए, “15-मिनट की डिस्कवरी कॉल बुक करें और $10 का Amazon वाउचर प्राप्त करें। यह ऑफ़र इस तारीख तक उपलब्ध है: (तारीख)। चूकें नहीं!”

• शब्दों के बजाय संख्याओं का उपयोग करें: कीमत और बिक्री दरों पर चर्चा करते समय “साठ प्रतिशत की छूट” के बजाय “60% की छूट” का प्रयास करें, विशेष रूप से इसलिए क्योंकि संख्याएं और प्रतिशत प्रतीक बेहतर काम करते हैं।

10. एक सिग्नेचर जोड़ें

थोड़ी अतिरिक्त वैधता और व्यावसायिकता के लिए (और CAN-SPAM अनुपालन में मदद के लिए) एक ईमेल सिग्नेचर जोड़ें।

आपके ई-सिग्नेचर में निम्नलिखित शामिल होना चाहिए:

• पूरा नाम

• वर्तमान पद

• कंपनी का पता

• ईमेल पता

• कंपनी की वेबसाइट का लिंक

• फोन नंबर

अपने सहयोगियों को ईमेल या फोन के माध्यम से आपके प्रॉस्पेक्ट से संभावित संपर्क के बारे में सूचित करना सुनिश्चित करें, ताकि वे उन्हें आवश्यक सभी जानकारी देने के लिए तैयार रहें।

प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल टेम्पलेट्स के उदाहरण

अपने ईमेल को व्यवस्थित करने में मदद के लिए इसे एक गाइड के रूप में उपयोग करें:

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बेशक, आप जो विशिष्ट सामग्री उपयोग करेंगे वह अलग होगी, लेकिन ऊपर चर्चा किए गए सुझावों को शामिल करना आपके लक्ष्यों को पूरा करने में मदद करने का एक निश्चित तरीका है। आपको शुरुआत करने के लिए यहाँ कुछ संभावित शब्द विचार दिए गए हैं।

1. ग्राहक रेफरल के माध्यम से जुड़ें

यह उदाहरण उन प्रॉस्पेक्ट्स से अपना परिचय देने का एक शानदार तरीका है जिन्हें आप दोनों के जानने वाले किसी व्यक्ति द्वारा अनुशंसित किया गया है।

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2. {{Company}} के बारे में त्वरित प्रश्न

इस तरह का संदेश आपकी पेशकशों में रुचि पैदा करने का एक शानदार तरीका है, यह समझाकर कि वे प्राप्तकर्ता के व्यवसाय और ग्राहकों को कैसे लाभान्वित करते हैं। यह पाठक को वांछित कार्रवाई की ओर प्रेरित करने के लिए कम दबाव वाले CTA के साथ समाप्त होता है।

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लीड जेनरेटिंग प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल के लिए Mail Merge का उपयोग करें

प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल पर प्रतिक्रिया प्राप्त करना कभी आसान नहीं रहा है। हालांकि, एक ध्यान आकर्षित करने वाली सब्जेक्ट लाइन, पर्सनलाइज़्ड सामग्री और मूल्यवान जानकारी के साथ, आप आधी लड़ाई जीत सकते हैं।

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