วิธีตั้งเวลาส่งอีเมลใน Gmail

การใช้งาน Gmail มาพร้อมกับฟีเจอร์ต่างๆ ที่บริการอีเมลหลายแห่งไม่มีให้

หนึ่งในฟีเจอร์ที่สะดวกที่สุดคือความสามารถในการตั้งเวลาส่งอีเมล ซึ่งช่วยให้ชีวิตประจำวันของผมง่ายขึ้นมาก ทั้งในด้านส่วนตัวและด้านการทำงาน

ให้ผมอธิบายทุกอย่างให้ฟังครับ

วิธีตั้งเวลาส่งอีเมลโดยใช้ Gmail

วิธีตั้งเวลาส่งอีเมลในแอป Gmail

เริ่มต้นด้วยการเปิด Gmail ในเบราว์เซอร์ของคุณ จากนั้น:

1. คลิกปุ่ม “เขียน” (Compose) เพิ่มผู้รับ หัวข้อ และร่างข้อความของคุณ

2. คลิกที่ลูกศรชี้ลงเล็กๆ ข้างปุ่มส่ง แล้วเลือก “กำหนดเวลาส่ง” (Schedule send)

3. หน้าต่างป๊อปอัปจะปรากฏขึ้น คุณสามารถเลือกวันที่และเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า (เช่น “พรุ่งนี้เช้า”) หรือตั้งค่าวันที่และเวลาเองได้

4. คลิก กำหนดเวลาส่ง เพื่อยืนยัน

💡 เคล็ดลับ: ข้อความยืนยันจะปรากฏขึ้นชั่วครู่ คุณสามารถดูอีเมลที่ตั้งเวลาไว้ทั้งหมดได้โดยเลือกโฟลเดอร์ “กำหนดเวลาแล้ว” (Scheduled) จากเมนู

วิธีตั้งเวลาส่งอีเมลใน Gmail บน iPhone หรือ Android

ขั้นตอนการตั้งเวลาส่งอีเมลในแอป Gmail เหมือนกันทั้งบน iPhone และอุปกรณ์ Android นี่คือวิธีการทำบนทั้งสองแพลตฟอร์ม:

• เปิดแอป Gmail

• แตะปุ่ม “เขียน” (Compose) เพื่อสร้างอีเมลใหม่ เพิ่มผู้รับ หัวข้อ และเนื้อหาข้อความ

• แตะจุดแนวตั้งสามจุดที่มุมขวาบนของหน้าจอ

• เลือก กำหนดเวลาส่ง (Schedule send) จากเมนูแบบเลื่อนลง

• เลือกวันที่และเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือตั้งค่ากำหนดการเอง

💡 หมายเหตุ: ไม่ว่าจะใช้แพลตฟอร์มใด ผู้รับจะไม่ทราบว่าอีเมลนั้นถูกตั้งเวลาไว้

วิธีแก้ไขหรือยกเลิกอีเมลที่ตั้งเวลาไว้

ในทั้งสองกรณี:

1. คลิกที่อีเมลในโฟลเดอร์ กำหนดเวลาแล้ว (Scheduled)

2. เลือกอีเมลที่คุณต้องการแก้ไขหรือยกเลิก

3. คลิก ยกเลิกการส่ง (Cancel send)

หากคุณต้องการยกเลิกอีเมล เพียงเท่านี้ก็เรียบร้อย! อีเมลจะย้ายไปที่โฟลเดอร์ ร่างจดหมาย (Drafts) ของคุณ

หากต้องการแก้ไขอีเมล ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. แก้ไขเนื้อหาอีเมลตามต้องการ

2. คลิกที่ลูกศรชี้ลงเล็กๆ ข้างปุ่มส่ง แล้วเลือก กำหนดเวลาส่ง (Schedule send)

3. ตั้งวันที่และเวลาใหม่ จากนั้นคลิก กำหนดเวลาส่ง

💡 เคล็ดลับ: คุณสามารถตั้งเวลาส่งอีเมลได้สูงสุด 100 ฉบับ และล่วงหน้าได้นานถึง 49 ปี

ทำไมฉันจึงควรตั้งเวลาส่งอีเมล?

นี่คือสถานการณ์บางส่วนที่การตั้งเวลาส่งอีเมลใน Gmail มีประโยชน์:

👉 ทำงานล่วงหน้า ตัวอย่าง: คุณกำลังเตรียมชุดอีเมลสำหรับแคมเปญการตลาด ให้ตั้งเวลาส่งล่วงหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าจะถูกส่งโดยอัตโนมัติในวันที่ถูกต้อง

👉 ส่งอีเมลข้ามเขตเวลา ตัวอย่าง: คุณทำงานกับทีมที่อยู่ในโตเกียว ให้ตั้งเวลาส่งอีเมลเพื่อให้ไปถึงในช่วงเวลาทำงานของพวกเขา

👉 ส่งอีเมลนอกเวลาทำงาน ตัวอย่าง: คุณทำงานเสร็จตอนเที่ยงคืน แต่ต้องการให้อีเมลส่งตอน 9 โมงเช้าของวันถัดไปเพื่อให้สอดคล้องกับเวลาทำงานที่เป็นมืออาชีพ

👉 ให้เวลาในการทบทวน ตัวอย่าง: คุณรู้สึกหงุดหงิดกับสถานการณ์บางอย่าง ให้ตั้งเวลาส่งอีเมลในภายหลัง เพื่อให้ตัวเองมีเวลาปรับเปลี่ยนน้ำเสียงหากจำเป็น

👉 เพิ่มการมีส่วนร่วมให้สูงสุด ตัวอย่าง: คุณทราบว่าลูกค้าของคุณตรวจสอบอีเมลตอน 8 โมงเช้าทุกวัน ให้ตั้งเวลาส่งอีเมลในเวลานั้นเพื่อเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบกลับอย่างรวดเร็ว แม้ว่าคุณจะติดประชุมอยู่ก็ตาม

💡 เคล็ดลับ: หา อีเมลที่ยังไม่ได้อ่านใน Gmail ของคุณไม่เจอใช่ไหม? เราได้เขียนบทความที่ครอบคลุมเกี่ยวกับปัญหานี้ ซึ่งอาจกลายเป็นเรื่องน่ารำคาญในแต่ละวันได้อย่างรวดเร็ว

เวลาที่ดีที่สุดในการส่งอีเมล

หากคุณกำลังถามคำถามนี้ แสดงว่าคุณน่าจะทำงานด้าน การตลาด ซึ่งจังหวะเวลาเป็นสิ่งสำคัญสำหรับแคมเปญอีเมลที่มุ่งเป้าไปที่ลูกค้าหรือผู้ที่สนใจ

อีเมลที่ส่งได้ถูกจังหวะและไปถึงกล่องจดหมายของผู้รับใน ช่วงเวลาที่เหมาะสม สามารถเพิ่มทั้งการมีส่วนร่วมและอัตราการส่งมอบได้อย่างมาก

นี่คือสิ่งที่การศึกษาต่างๆ แนะนำ:

☀️ วันที่ดีที่สุด ตามการศึกษาของ Sendinblue (2022), GetResponse (2022) และ Omnisend (2022) วันพฤหัสบดี เป็นวันที่ได้ผลดีที่สุดในการส่งอีเมล Mailjet (2020) พบว่าอีเมลที่ส่งระหว่างวันอังคารถึงวันพฤหัสบดี มีอัตราการเปิดสูงสุด

🕓 เวลาที่ดีที่สุด HubSpot (2020) แนะนำให้ส่งอีเมลประมาณ 11 โมงเช้าเพื่อให้ได้อัตราการเปิดที่เหมาะสมที่สุด GetResponse (2022) และ AWeber (2021) เห็นตรงกันว่าช่วงเช้า ระหว่าง 8 โมงถึง 10 โมงเช้า เป็นช่วงเวลาที่มีประสิทธิภาพ Omnisend (2022) เสริมว่าช่วงบ่ายต้นๆ ประมาณบ่ายโมง ก็สามารถใช้ได้ผลดีเช่นกัน โดยเฉพาะสำหรับการส่งข้อความเตือนหรือติดตามผล

👉 คำแนะนำของเรา: กฎทั่วไปควรได้รับการปรับให้เหมาะสมตามอุตสาหกรรมและเป้าหมายของคุณ อย่าลังเลที่จะทดลองเพื่อหาเวลาที่ให้ผลลัพธ์อัตราการเปิดที่ดีที่สุดสำหรับคุณ

ข้อมูลเชิงลึกจากผู้เชี่ยวชาญ: วิธีตั้งเวลาส่งแคมเปญอีเมลโดยใช้ Mail Merge ใน Gmail

Gmail มีฟีเจอร์จดหมายเวียน (mail merge) หากคุณมีแผน Google Workspace ที่มีสิทธิ์:

• Workspace Individual

• Business Standard และ Business Plus

• Enterprise Standard และ Enterprise Plus

• Education Standard และ Education Plus

กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ คุณต้องมีแผนแบบชำระเงินเพื่อเข้าถึงฟังก์ชันนี้

นอกจากนี้ ตามที่ระบุไว้ใน เอกสารของ Google คุณสามารถส่งอีเมลได้สูงสุด 1,500 ฉบับต่อวันโดยใช้จดหมายเวียน

❓ คุ้มค่าหรือไม่?

ในความคิดของผม ไม่มีอะไรดีไปกว่าเครื่องมือเฉพาะทางอย่าง Mail Merge มันถูกสร้างขึ้นเพื่อจุดประสงค์นี้และทำงานได้ดีเยี่ยม แน่นอนว่ามันเข้ากันได้กับทั้ง Gmail และ Google Sheets ทำให้แคมเปญจดหมายเวียนของคุณราบรื่นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

กระบวนการ การตั้งเวลาส่งแคมเปญอีเมล ก็ทำได้ง่ายอย่างเหลือเชื่อ

ผมหวังว่าคุณจะได้รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์มากมาย

และอย่าลืมว่าคุณสามารถตั้งเวลาส่งแคมเปญการตลาดทางอีเมลของคุณได้อย่างง่ายดายโดยใช้เครื่องมือ Mail Merge มันใช้งานง่ายมาก แม้กระทั่งในเรื่องของ การติดตามอีเมล

มันเป็นฟีเจอร์ที่จำเป็นเมื่อส่งอีเมลถึง ผู้รับหลายคน ในขณะที่ยังคงรักษาความเป็นส่วนตัวในระดับที่จำเป็น

ผมกล้าพูดเลยว่ามันคือ ส่วนขยายจดหมายเวียนที่ดีที่สุดสำหรับ Google Sheets