Hoe plan je een e-mail in Gmail

Het gebruik van Gmail biedt functies die veel e-maildiensten niet aanbieden.

Een van de handigste functies is de mogelijkheid om een e-mail in te plannen, wat mijn dagelijks leven zowel persoonlijk als professioneel een stuk makkelijker maakt.

Laat me alles uitleggen.

Hoe plan je een e-mail in Gmail

Hoe plan je een e-mail in de Gmail-app

Begin door Gmail te openen in je browser. Vervolgens:

1. Klik op de knop “Opstellen”, voeg je ontvangers en onderwerp toe en schrijf je bericht.

2. Klik op het kleine pijltje naar beneden naast de knop Verzenden en selecteer “Verzenden plannen”.

3. Er verschijnt een pop-upvenster. Je kunt een vooraf gedefinieerde datum en tijd kiezen (bijv. “Morgenochtend”) of een aangepaste datum en tijd instellen.

4. Klik op Verzenden plannen om te bevestigen.

💡 Tip: Er verschijnt kort een bevestigingsbericht. Je kunt alle geplande e-mails bekijken door de map “Gepland” in het menu te selecteren.

Hoe plan je een e-mail in Gmail op iPhone of Android

De stappen om een e-mail in te plannen in de Gmail-app zijn hetzelfde voor zowel iPhone- als Android-apparaten. Zo doe je het op beide platforms:

• Open de Gmail-app.

• Tik op de knop “Opstellen” om een nieuwe e-mail te maken. Voeg de ontvanger(s), het onderwerp en de inhoud van het bericht toe.

• Tik op de drie verticale stippen in de rechterbovenhoek van het scherm.

• Selecteer Verzenden plannen in het vervolgkeuzemenu.

• Kies een vooraf gedefinieerde datum en tijd of stel een aangepaste planning in.

💡 Let op: Ongeacht het gebruikte platform, zal de ontvanger niet weten dat de e-mail was ingepland.

Hoe wijzig of annuleer je geplande e-mails

In beide gevallen:

1. Klik op Gepland.

2. Selecteer de e-mail die je wilt wijzigen of annuleren.

3. Klik op Verzenden annuleren.

Als je de e-mail wilt annuleren, is dat alles. De e-mail wordt nu verplaatst naar je map Concepten.

Om de e-mail te wijzigen, volg je deze stappen:

1. Bewerk de inhoud van de e-mail naar wens.

2. Klik op het kleine pijltje naar beneden naast de knop Verzenden en selecteer Verzenden plannen.

3. Stel een nieuwe datum en tijd in en klik vervolgens op Verzenden plannen.

💡 Tip: Je kunt tot 100 e-mails inplannen, tot wel 49 jaar vooruit.

Waarom zou ik een e-mail inplannen?

Hier zijn enkele scenario’s waarin het inplannen van een e-mail in Gmail nuttig kan zijn:

👉 Vooruitwerken aan taken Voorbeeld: Je bereidt een reeks e-mails voor voor een marketingcampagne. Plan ze van tevoren in om ervoor te zorgen dat ze automatisch op de juiste data worden verzonden.

👉 E-mails verzenden over verschillende tijdzones Voorbeeld: Je werkt met een team in Tokio. Plan je e-mail zo in dat deze aankomt tijdens hun kantooruren.

👉 E-mails verzenden buiten werktijden Voorbeeld: Je rondt een taak af om middernacht, maar wilt liever dat de e-mail de volgende dag om 9 uur ‘s ochtends wordt verzonden om aan te sluiten bij professionele uren.

👉 Tijd voor reflectie nemen Voorbeeld: Je bent gefrustreerd door een situatie. Plan je e-mail in om later te worden verzonden, zodat je tijd hebt om je toon aan te passen indien nodig.

👉 Betrokkenheid maximaliseren Voorbeeld: Je weet dat je klant dagelijks om 8 uur ‘s ochtends zijn e-mails controleert. Plan je e-mail in om op dat tijdstip te worden verzonden om de kans op een snelle reactie te vergroten, zelfs als je in een vergadering zit.

💡 Tip: Kun je je ongelezen e-mails niet vinden in je Gmail inbox? We hebben een uitgebreid artikel geschreven over dit probleem, dat snel een dagelijkse ergernis kan worden.

Beste tijd om een e-mail te verzenden

Als je deze vraag stelt, werk je waarschijnlijk in marketing, waar timing cruciaal is voor e-mailcampagnes gericht op klanten of prospects.

Goed getimede e-mails die op het juiste moment in de inbox van je ontvanger belanden, kunnen de betrokkenheid en bezorgingspercentages aanzienlijk verhogen.

Dit is wat verschillende onderzoeken suggereren:

☀️ Beste dag **Volgens onderzoeken van Sendinblue (2022), GetResponse (2022) en Omnisend (2022) is donderdag de meest effectieve dag om e-mails te verzenden. Mailjet (2020) ontdekte dat e-mails die tussen dinsdag en donderdag worden verzonden de hoogste open rates hebben.

🕓 Beste tijd **HubSpot (2020) raadt aan om e-mails rond 11 uur ‘s ochtends te verzenden voor optimale open rates. GetResponse (2022) en AWeber (2021) zijn het erover eens dat ochtenden tussen 8 en 10 uur effectief zijn. Omnisend (2022) voegt eraan toe dat vroege middagen rond 13 uur ook goed kunnen werken, vooral voor herinneringen of follow-ups.

👉 Ons advies: Algemene regels moeten worden verfijnd op basis van je branche en doelen. Aarzel niet om te experimenteren om de tijd te vinden die voor jou de beste open rates oplevert.

Expertinzicht: Hoe plan je een e-mailcampagne met Mail Merge in Gmail

Gmail biedt een mail merge-functie, mits je een in aanmerking komend Google Workspace-abonnement hebt:

• Workspace Individual

• Business Standard en Business Plus

• Enterprise Standard en Enterprise Plus

• Education Standard en Education Plus

Met andere woorden, je hebt een betaald abonnement nodig om toegang te krijgen tot deze functionaliteit.

Bovendien kun je, zoals vermeld in Google’s documentatie, slechts tot 1.500 e-mails per dag verzenden met mail merge.

❓ Is het de moeite waard?

Naar mijn mening gaat er niets boven een gespecialiseerde tool zoals Mail Merge. Het is gebouwd voor dit doel en doet het werk uitzonderlijk goed. Uiteraard is het compatibel met zowel Gmail als Google Sheets, waardoor je mail merge-campagnes zo soepel mogelijk verlopen.

Het proces van het inplannen van een e-mailcampagne is ook ongelooflijk eenvoudig.

Ik hoop dat je veel nuttige informatie hebt opgedaan.

En vergeet niet, je kunt je e-mailmarketingcampagnes eenvoudig inplannen met de Mail Merge-tool. Het is ongelooflijk gebruiksvriendelijk, zelfs als het gaat om e-mailtracking.

Het is een essentiële functie bij het verzenden van e-mails naar meerdere ontvangers terwijl het noodzakelijke niveau van personalisatie gewaarborgd blijft.

Ik zou zelfs zeggen dat het de beste mail merge-extensie voor Google Sheets is.