So planen Sie eine E-Mail in Gmail

Die Nutzung von Gmail bietet Funktionen, die viele andere E-Mail-Dienste nicht bereitstellen.

Eine der praktischsten Funktionen ist die Möglichkeit, eine E-Mail zu planen. Dies erleichtert meinen Alltag sowohl privat als auch beruflich erheblich.

Lassen Sie mich alles erklären.

So planen Sie eine E-Mail mit Gmail

So planen Sie eine E-Mail in der Gmail-App

Öffnen Sie zunächst Gmail in Ihrem Browser. Gehen Sie dann wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Schreiben”, fügen Sie Ihre Empfänger und einen Betreff hinzu und verfassen Sie Ihre Nachricht.

2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil nach unten neben der Schaltfläche “Senden” und wählen Sie “Senden planen”.

3. Ein Popup-Fenster erscheint. Sie können entweder ein vordefiniertes Datum und eine Uhrzeit wählen (z. B. “Morgen früh”) oder ein benutzerdefiniertes Datum und eine Uhrzeit festlegen.

4. Klicken Sie zur Bestätigung auf Senden planen.

💡 Tipp: Eine Bestätigungsmeldung wird kurz angezeigt. Sie können alle geplanten E-Mails einsehen, indem Sie im Menü den Ordner “Geplant” auswählen.

So planen Sie eine E-Mail in Gmail auf dem iPhone oder Android

Die Schritte zum Planen einer E-Mail in der Gmail-App sind für iPhone- und Android-Geräte identisch. So gehen Sie auf beiden Plattformen vor:

• Öffnen Sie die Gmail-App.

• Tippen Sie auf die Schaltfläche “Schreiben”, um eine neue E-Mail zu erstellen. Fügen Sie den Empfänger, den Betreff und den Nachrichteninhalt hinzu.

• Tippen Sie auf die drei vertikalen Punkte in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.

• Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Senden planen.

• Wählen Sie ein vordefiniertes Datum und eine Uhrzeit oder legen Sie einen eigenen Zeitplan fest.

💡 Hinweis: Unabhängig von der verwendeten Plattform erfährt der Empfänger nicht, dass die E-Mail geplant wurde.

So ändern oder stornieren Sie geplante E-Mails

In beiden Fällen gilt:

1. Klicken Sie auf Geplant.

2. Wählen Sie die E-Mail aus, die Sie ändern oder stornieren möchten.

3. Klicken Sie auf Senden abbrechen.

Wenn Sie die E-Mail stornieren möchten, war es das schon. Die E-Mail wird nun in Ihren Ordner Entwürfe verschoben.

Um die E-Mail zu bearbeiten, folgen Sie diesen Schritten:

1. Bearbeiten Sie den Inhalt der E-Mail nach Bedarf.

2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil nach unten neben der Schaltfläche “Senden” und wählen Sie Senden planen.

3. Legen Sie ein neues Datum und eine neue Uhrzeit fest und klicken Sie dann auf Senden planen.

💡 Tipp: Sie können bis zu 100 E-Mails bis zu 49 Jahre im Voraus planen.

Warum sollte ich eine E-Mail planen?

Hier sind einige Szenarien, in denen das Planen einer E-Mail in Gmail nützlich sein kann:

👉 Aufgaben vorab erledigen Beispiel: Sie bereiten eine Reihe von E-Mails für eine Marketingkampagne vor. Planen Sie diese im Voraus, um sicherzustellen, dass sie automatisch zum richtigen Zeitpunkt versendet werden.

👉 E-Mails über verschiedene Zeitzonen hinweg senden Beispiel: Sie arbeiten mit einem Team in Tokio zusammen. Planen Sie Ihre E-Mail so, dass sie während deren Geschäftszeiten ankommt.

👉 E-Mails außerhalb der Arbeitszeit senden Beispiel: Sie beenden eine Aufgabe um Mitternacht, möchten aber, dass die E-Mail am nächsten Tag um 9 Uhr morgens versendet wird, um den professionellen Geschäftszeiten zu entsprechen.

👉 Zeit zum Nachdenken gewinnen Beispiel: Sie sind über eine Situation frustriert. Planen Sie Ihre E-Mail für einen späteren Zeitpunkt, um sich selbst Zeit zu geben, den Tonfall bei Bedarf anzupassen.

👉 Engagement maximieren Beispiel: Sie wissen, dass Ihr Kunde seine E-Mails täglich um 8 Uhr morgens prüft. Planen Sie Ihre E-Mail für diesen Zeitpunkt, um die Chancen auf eine schnelle Antwort zu erhöhen, selbst wenn Sie gerade in einem Meeting sind.

💡 Tipp: Können Sie Ihre ungelesenen E-Mails in Ihrem Gmail-Posteingang nicht finden? Wir haben einen ausführlichen Artikel zu diesem Problem geschrieben, das schnell zu einem täglichen Ärgernis werden kann.

Die beste Zeit zum Versenden einer E-Mail

Wenn Sie sich diese Frage stellen, arbeiten Sie wahrscheinlich im Marketing, wo das Timing für E-Mail-Kampagnen an Kunden oder Interessenten entscheidend ist.

Gut getimte E-Mails, die im richtigen Moment im Posteingang Ihres Empfängers landen, können sowohl das Engagement als auch die Zustellungsraten erheblich steigern.

Hier ist, was verschiedene Studien nahelegen:

☀️ Bester Tag **Laut Studien von Sendinblue (2022), GetResponse (2022) und Omnisend (2022) ist der Donnerstag der effektivste Tag für den E-Mail-Versand. Mailjet (2020) fand heraus, dass E-Mails, die zwischen Dienstag und Donnerstag versendet werden, die höchsten Öffnungsraten erzielen.

🕓 Beste Zeit **HubSpot (2020) empfiehlt den Versand von E-Mails gegen 11 Uhr für optimale Öffnungsraten. GetResponse (2022) und AWeber (2021) stimmen überein, dass Vormittage zwischen 8 und 10 Uhr effektiv sind. Omnisend (2022) fügt hinzu, dass auch der frühe Nachmittag gegen 13 Uhr gut funktionieren kann, insbesondere für Erinnerungen oder Nachfassaktionen.

👉 Unser Rat: Allgemeine Regeln sollten basierend auf Ihrer Branche und Ihren Zielen verfeinert werden. Zögern Sie nicht, zu experimentieren, um die Zeit zu finden, die für Sie die besten Öffnungsraten bietet.

Experteneinblick: So planen Sie eine E-Mail-Kampagne mit Mail Merge in Gmail

Gmail bietet eine Serienbrief-Funktion (Mail Merge), sofern Sie einen berechtigten Google Workspace-Plan haben:

• Workspace Individual

• Business Standard und Business Plus

• Enterprise Standard und Enterprise Plus

• Education Standard und Education Plus

Mit anderen Worten: Sie benötigen einen kostenpflichtigen Plan, um auf diese Funktionalität zugreifen zu können.

Zudem können Sie, wie in der Dokumentation von Google angegeben, mit der Serienbrief-Funktion nur bis zu 1.500 E-Mails pro Tag versenden.

❓ Lohnt es sich?

Meiner Meinung nach geht nichts über ein spezialisiertes Tool wie Mail Merge. Es wurde genau für diesen Zweck entwickelt und erledigt die Arbeit hervorragend. Natürlich ist es sowohl mit Gmail als auch mit Google Sheets kompatibel, wodurch Ihre Serienbrief-Kampagnen so reibungslos wie möglich ablaufen.

Der Prozess der Planung einer E-Mail-Kampagne ist ebenfalls unglaublich einfach.

Ich hoffe, Sie haben viele nützliche Informationen erhalten.

Und vergessen Sie nicht, dass Sie Ihre E-Mail-Marketingkampagnen ganz einfach mit dem Mail Merge-Tool planen können. Es ist extrem benutzerfreundlich, auch wenn es um E-Mail-Tracking geht.

Es ist eine unverzichtbare Funktion, wenn Sie E-Mails an mehrere Empfänger senden und gleichzeitig das notwendige Maß an Personalisierung sicherstellen möchten.

Ich würde sogar sagen, es ist die beste Mail Merge-Erweiterung für Google Sheets.