Jak zaplanować wysyłkę e-maila w Gmail

Korzystanie z Gmail wiąże się z funkcjami, których nie oferuje wiele innych usług pocztowych.

Jedną z najwygodniejszych funkcji jest możliwość zaplanowania wysyłki e-maila, co znacznie ułatwia moje codzienne życie, zarówno w sferze prywatnej, jak i zawodowej.

Pozwól, że wszystko wyjaśnię.

Jak zaplanować wysyłkę e-maila w Gmail

Jak zaplanować wysyłkę e-maila w przeglądarce

Zacznij od otwarcia Gmail w swojej przeglądarce. Następnie:

1. Kliknij przycisk “Napisz”, dodaj odbiorców, temat i przygotuj treść wiadomości.

2. Kliknij małą strzałkę w dół obok przycisku “Wyślij” i wybierz “Zaplanuj wysyłkę”.

3. Pojawi się wyskakujące okno. Możesz wybrać jedną z predefiniowanych dat i godzin (np. “Jutro rano”) lub ustawić własną datę i godzinę.

4. Kliknij Zaplanuj wysyłkę, aby potwierdzić.

💡 Wskazówka: Na chwilę pojawi się komunikat z potwierdzeniem. Wszystkie zaplanowane e-maile możesz zobaczyć, wybierając folder “Zaplanowane” z menu.

Jak zaplanować wysyłkę e-maila w Gmail na iPhone lub Android

Kroki planowania wysyłki e-maila w aplikacji Gmail są takie same dla urządzeń iPhone i Android. Oto jak to zrobić na obu platformach:

• Otwórz aplikację Gmail.

• Stuknij przycisk “Napisz”, aby utworzyć nową wiadomość. Dodaj odbiorcę(-ów), temat i treść wiadomości.

• Stuknij trzy pionowe kropki w prawym górnym rogu ekranu.

• Wybierz Zaplanuj wysyłkę z menu rozwijanego.

• Wybierz predefiniowaną datę i godzinę lub ustaw własny harmonogram.

💡 Uwaga: Niezależnie od używanej platformy, odbiorca nie będzie wiedział, że e-mail został zaplanowany.

Jak zmodyfikować lub anulować zaplanowane e-maile

W obu przypadkach:

1. Kliknij folder Zaplanowane.

2. Wybierz e-mail, który chcesz zmodyfikować lub anulować.

3. Kliknij Anuluj wysyłkę.

Jeśli chcesz tylko anulować e-mail, to wszystko. Wiadomość zostanie przeniesiona do folderu Wersje robocze.

Aby zmodyfikować e-mail, wykonaj następujące kroki:

1. Edytuj treść e-maila zgodnie z potrzebami.

2. Kliknij małą strzałkę w dół obok przycisku “Wyślij” i wybierz Zaplanuj wysyłkę.

3. Ustaw nową datę i godzinę, a następnie kliknij Zaplanuj wysyłkę.

💡 Wskazówka: Możesz zaplanować do 100 e-maili z wyprzedzeniem nawet do 49 lat.

Dlaczego warto planować wysyłkę e-maili?

Oto kilka scenariuszy, w których planowanie wysyłki e-maila w Gmail może być korzystne:

👉 Wyprzedzenie zadań Przykład: Przygotowujesz serię e-maili do kampanii marketingowej. Zaplanuj je z wyprzedzeniem, aby mieć pewność, że zostaną wysłane automatycznie w odpowiednich terminach.

👉 Wysyłanie e-maili w różnych strefach czasowych Przykład: Współpracujesz z zespołem z Tokio. Zaplanuj wysyłkę e-maila tak, aby dotarł w godzinach ich pracy.

👉 Wysyłanie e-maili poza godzinami pracy Przykład: Kończysz zadanie o północy, ale wolisz, aby e-mail został wysłany o 9 rano następnego dnia, zgodnie z godzinami pracy.

👉 Czas na refleksję Przykład: Jesteś sfrustrowany sytuacją. Zaplanuj wysyłkę e-maila na później, dając sobie czas na ewentualną korektę tonu wypowiedzi.

👉 Maksymalizacja zaangażowania Przykład: Wiesz, że Twój klient sprawdza e-maile codziennie o 8 rano. Zaplanuj wysyłkę na tę godzinę, aby zwiększyć szanse na szybką odpowiedź, nawet jeśli sam będziesz w tym czasie na spotkaniu.

💡 Wskazówka: Nie możesz znaleźć nieprzeczytanych e-maili w skrzynce Gmail? Napisaliśmy wyczerpujący artykuł na ten temat, ponieważ może to szybko stać się codzienną irytacją.

Najlepszy czas na wysłanie e-maila

Jeśli zadajesz to pytanie, prawdopodobnie pracujesz w marketingu, gdzie czas jest kluczowy dla kampanii e-mailowych skierowanych do klientów lub potencjalnych odbiorców.

Dobrze zaplanowane e-maile, które trafiają do skrzynki odbiorczej w odpowiednim momencie, mogą znacząco zwiększyć zaangażowanie i wskaźniki dostarczalności.

Oto co sugerują różne badania:

☀️ Najlepszy dzień **Według badań Sendinblue (2022), GetResponse (2022) i Omnisend (2022), czwartek jest najskuteczniejszym dniem na wysyłkę e-maili. Mailjet (2020) odkrył, że e-maile wysyłane między wtorkiem a czwartkiem mają najwyższe wskaźniki otwarć.

🕓 Najlepszy czas **HubSpot (2020) zaleca wysyłanie e-maili około godziny 11:00 dla optymalnych wskaźników otwarć. GetResponse (2022) i AWeber (2021) zgadzają się, że poranki między 8:00 a 10:00 są skuteczne. Omnisend (2022) dodaje, że wczesne popołudnia około godziny 13:00 również mogą działać dobrze, szczególnie w przypadku przypomnień lub wiadomości uzupełniających.

👉 Nasza rada: Ogólne zasady powinny być dostosowane do Twojej branży i celów. Nie wahaj się eksperymentować, aby znaleźć czas, który zapewnia najlepsze wskaźniki otwarć w Twoim przypadku.

Ekspercka opinia: Jak zaplanować kampanię e-mailową przy użyciu Mail Merge w Gmail

Gmail oferuje funkcję mail merge (korespondencji seryjnej), pod warunkiem posiadania kwalifikującego się planu Google Workspace:

• Workspace Individual

• Business Standard i Business Plus

• Enterprise Standard i Enterprise Plus

• Education Standard i Education Plus

Innymi słowy, potrzebujesz płatnego planu, aby uzyskać dostęp do tej funkcjonalności.

Dodatkowo, jak podano w dokumentacji Google, możesz wysłać tylko do 1500 e-maili dziennie przy użyciu mail merge.

❓ Czy warto?

Moim zdaniem nic nie przebije wyspecjalizowanego narzędzia, takiego jak Mail Merge. Jest ono stworzone do tego celu i wykonuje swoją pracę wyjątkowo dobrze. Oczywiście jest kompatybilne zarówno z Gmail, jak i Google Sheets, dzięki czemu Twoje kampanie mail merge przebiegają tak płynnie, jak to tylko możliwe.

Proces planowania kampanii e-mailowej jest również niezwykle prosty.

Mam nadzieję, że zdobyłeś wiele przydatnych informacji.

I nie zapomnij, że możesz łatwo zaplanować swoje kampanie e-mail marketingu za pomocą narzędzia Mail Merge. Jest ono niezwykle przyjazne dla użytkownika, nawet jeśli chodzi o śledzenie e-maili.

To niezbędna funkcja podczas wysyłania e-maili do wielu odbiorców przy jednoczesnym zapewnieniu odpowiedniego poziomu personalizacji.

Powiedziałbym nawet, że to najlepsze rozszerzenie mail merge dla Google Sheets.