Waarom en hoe gebruik je BCC in e-mails (of juist niet?)

Denk er eens over na: wanneer je een e-mail schrijft en deze naar meerdere mensen verstuurt, zijn het onderwerp, de inhoud en de bijlagen voor iedereen hetzelfde.

Dat is waarom BCC speciaal is: het stelt je in staat om één e-mail naar meerdere mensen te sturen, waarbij elke ontvanger een iets andere versie van de originele e-mail krijgt. ✨ Het verschil?

Ontvangers die in het BCC-veld zijn geplaatst, zijn verborgen voor anderen, waardoor je e-mails kunt versturen zonder te onthullen wie de e-mail nog meer heeft ontvangen.

Laten we de mogelijkheden en nadelen van deze functie in dit artikel verkennen.

⚡ Voor lezers met haast, klik hier en ga direct naar de kern.

Wat is BCC?

Het is nooit te laat: BCC staat voor “Blind Carbon Copy” (blinde kopie). Zoals we in de inleiding al uitlegden, maakt het invoeren van een adres in het BCC-veld dit onzichtbaar voor andere ontvangers van die e-mail.

Wanneer is het relevant om BCC te gebruiken?

Er zijn 3 voorwaarden waaraan voldaan moet worden voordat je besluit BCC te gebruiken:

1. Je verstuurt een e-mail naar meerdere ontvangers.
2. Je wilt dat alle ontvangers dezelfde informatie ontvangen.
3. Je moet voorkomen dat ontvangers op elkaar reageren of van elkaars aanwezigheid op de hoogte zijn.

Als je alleen aan voorwaarde 1 en 2 voldoet, wil je waarschijnlijk het CC-veld gebruiken. BCC is echt bedoeld om een grens te stellen aan bepaalde ontvangers. Voorbeelden helpen de voordelen en ideale toepassingen van deze e-mailfunctie te illustreren:

Veelvoorkomende scenario’s voor BCC:

Hier zijn enkele situaties waarin het zichtbaar zijn van alle ontvangers van een e-mail erg vervelend kan zijn:

• Vertrouwelijke mailinglijst: Je verstuurt een update naar je klanten en wilt dat iedereen deze ontvangt, maar het zou gênant zijn als ze wisten wie je andere klanten zijn.
• “Bewijs van werk-e-mail”: In de zakenwereld dienen e-mails vaak als bewijs dat een taak op een specifiek tijdstip is voltooid of aangevraagd. Het toevoegen van een leidinggevende aan deze e-mails voor verantwoording kan de ontvanger soms beledigen.
• Bedrijfscommunicatie of communicatie naar grote groepen: Stel je voor dat je de baas bent van een gigantisch bedrijf met duizenden werknemers en je stuurt een e-mail om iedereen te feliciteren met een fantastische prestatie. Wat als ze allemaal “allen beantwoorden” gaan gebruiken?

Ja, je begrijpt het al. Deze situaties zijn het ideale moment om BCC te gebruiken.

Voordelen van BCC:

De bovenstaande scenario’s zijn gekozen om het potentieel van het BCC-veld te benadrukken:

• Bereik aanzienlijke tijdsbesparing: verstuur de e-mail slechts één keer met BCC in plaats van meerdere keren, terwijl je de privacy van de ontvangers waarborgt door anderen niet te onthullen.
• Vermijd het risico op overstroming door “allen beantwoorden”: Door BCC te gebruiken, kunnen ontvangers elkaars adressen niet zien, wat het risico op een vloedgolf aan “allen beantwoorden”-reacties elimineert.
• Bewijs dat iets is gedaan, aangevraagd of gezegd zonder de ontvanger te irriteren: Een getuige toevoegen aan een e-mail enkel om te getuigen kan door je ontvanger worden ervaren als een gebrek aan vertrouwen. Dankzij BCC kun je deze ongemakkelijke situaties vermijden.

Misbruik van BCC:

Er zijn twee situaties die in ons opkomen als we aan BCC denken:

1. Bedrijfsethiek/E-mail etiquette: BCC wordt in de zakenwereld vaak gebruikt om een onzichtbare getuige toe te voegen aan e-mailcommunicatie. Dit kan echter averechts werken. Als een BCC-ontvanger een reactie ontvangt en de oorspronkelijke afzender kiest voor “allen beantwoorden”, kan de afzender onbedoeld de BCC-ontvanger toevoegen, wat het vertrouwen schaadt. Vertrouwen is cruciaal voor een langetermijncarrière, dus aarzel niet om de e-mail door te sturen nadat deze is verzonden. Het vereist meer inspanning, maar de beste professionals doen wat gedaan moet worden.
2. Massamail: Hoewel minder gebruikelijk tegenwoordig, gebruikten vroege marketing-e-mails BCC om berichten naar veel mensen te sturen zonder de ontvangerslijst te onthullen. Dit is het slechtste idee ooit omdat het de afleverbaarheid en conversie op de korte termijn schaadt en de reputatie van de afzender op de lange termijn beschadigt. In de laatste alinea van dit artikel bespreken we dit in meer detail en geven we advies over de juiste manier om bulkmarketing-e-mails te verwerken.

Hoe gebruik je BCC in Gmail

Tijd om praktisch te worden.

Vanaf een computer:

1. Open Gmail en start een nieuwe e-mail (of open een concept).
2. Klik op het BCC-veld bovenaan om het weer te geven.
3. Voeg vervolgens je BCC-ontvangers toe.

Vanaf een mobiel apparaat:

1. Open de Gmail-app en start een nieuwe e-mail (of open een concept).
2. Tik op het pijltje naast het “Aan”-veld om het uit te vouwen.
3. Vanaf hier kun je een of meerdere BCC-ontvangers toevoegen.

De blik van de professional: BCC en massamail

Waarom BCC in e-mailmarketing een slecht idee is

BCC gebruiken in e-mailmarketing is voor ons volkomen onlogisch. Dit is waarom:

1. Waarschuwingen voor verdacht gedrag: Het versturen van grote aantallen e-mails met BCC geeft aan e-mailserviceproviders aan dat er iets verdachts aan de hand is. Hoewel het de eerste paar keer misschien goed gaat, wordt je domein uiteindelijk gemarkeerd voor verdachte activiteiten. Dit kan je domeinreputatie schaden, wat leidt tot slechte afleverbaarheid en een slechte reputatie.

2. Gebrek aan personalisatie: BCC betekent dat je dezelfde inhoud naar alle ontvangers stuurt. Moderne e-mailmarketing gedijt bij personalisatie. Mensen reageren beter op berichten die persoonlijk aanvoelen, in plaats van algemene massa-e-mails. Gepersonaliseerde e-mails laten zien dat je om je ontvangers geeft, waardoor de kans groter is dat ze betrokken raken. E-mail is een krachtig kanaal voor klantwerving, maar alleen als het op de juiste manier wordt gedaan.

3. Geen analytische waarde: Marketing is tegenwoordig datagestuurd en het versturen van één e-mail naar duizenden mensen is ineffectief. Als je dit doet, zullen trackingpixels geen zinvolle analyses bieden. In essentie kun je niet bepalen hoeveel mensen je e-mails hebben gelezen of wie ze zijn, dus er is geen manier om te weten of je iets effectiefs hebt gedaan en hoe je de betrokkenheid bij je ontvangers kunt vergroten.

Wanneer BCC nog steeds zinvol is

Hoewel we het gebruik van mail merge-tools voor gepersonaliseerde e-mails aanmoedigen, zijn er gevallen waarin BCC nog steeds nuttig is. Sommige gebruikers automatiseren bijvoorbeeld het versturen van aankoopbevestigingen naar klanten, terwijl ze tegelijkertijd de accountant in de BCC zetten voor de administratie. Handig, toch?

Conclusie

Kortom, vermijd BCC voor e-mailmarketing. Gebruik in plaats daarvan een mail merge-tool zoals de onze om je e-mails te personaliseren, de betrokkenheid te vergroten en een uitstekende domeinreputatie te behouden.

Probeer onze Mail Merge-tool hier en zie het verschil!

Oh, en als je ooit BCC moet gebruiken, hebben we die functie ook: leer hoe je BCC gebruikt in mail merge