ईमेल में BCC का उपयोग क्यों और कैसे करें (या न करें?)

इसके बारे में सोचें: जब आप कोई ईमेल लिखते हैं और उसे कई लोगों को भेजते हैं, तो विषय, सामग्री और अटैचमेंट सभी के लिए समान होते हैं।

इसीलिए BCC खास है: यह आपको कई लोगों को एक ही ईमेल भेजने की सुविधा देता है, जिसमें प्रत्येक प्राप्तकर्ता को मूल ईमेल का थोड़ा अलग संस्करण मिलता है। ✨ अंतर क्या है?

BCC फ़ील्ड में सेट किए गए प्राप्तकर्ता दूसरों से छिपे होते हैं, जिससे आप यह बताए बिना ईमेल भेज सकते हैं कि इसे और किस-किस ने प्राप्त किया है।

आइए इस लेख में इस सुविधा की क्षमता और कमियों का पता लगाएं।

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BCC क्या है?

कभी भी देर नहीं होती: BCC का मतलब है “ब्लाइंड कार्बन कॉपी”। जैसा कि हमने परिचय में बताया, Bcc फ़ील्ड में पता दर्ज करने से वह उस ईमेल के अन्य प्राप्तकर्ताओं के लिए अदृश्य हो जाता है।

BCC का उपयोग करना कब प्रासंगिक है?

BCC का उपयोग करने का निर्णय लेने से पहले 3 शर्तों को पूरा करना होता है:

1. आप कई प्राप्तकर्ताओं को ईमेल भेज रहे हैं
2. आप चाहते हैं कि सभी प्राप्तकर्ताओं को एक ही जानकारी मिले
3. आपको प्राप्तकर्ताओं को एक-दूसरे को जवाब देने से रोकने या अन्य प्राप्तकर्ताओं के बारे में जानने से रोकने की आवश्यकता है।

यदि आप केवल शर्तों 1 और 2 को पूरा करते हैं, तो आप शायद CC फ़ील्ड का उपयोग करना चाहेंगे। BCC वास्तव में कुछ प्राप्तकर्ताओं के लिए एक सीमा निर्धारित करने के बारे में है। उदाहरण इस ईमेल सुविधा के लाभों और आदर्श उपयोगों को स्पष्ट करने में मदद करते हैं:

BCC के लिए सामान्य परिदृश्य:

यहाँ कुछ स्थितियाँ दी गई हैं जहाँ ईमेल के सभी प्राप्तकर्ताओं का दिखाई देना वास्तव में कष्टप्रद हो सकता है:

• गोपनीय मेलिंग सूची: आप अपने ग्राहकों को एक अपडेट भेज रहे हैं और चाहते हैं कि हर कोई इसे प्राप्त करे, लेकिन अगर उन्हें पता चल जाए कि आपके अन्य ग्राहक कौन हैं, तो यह शर्मनाक होगा।
• “प्रूफ ऑफ वर्क ईमेल”: कॉर्पोरेट जगत में, ईमेल अक्सर इस बात के प्रमाण के रूप में काम करते हैं कि कोई कार्य पूरा हो गया है या किसी विशिष्ट समय पर अनुरोध किया गया था। जवाबदेही के लिए इन ईमेल में किसी वरिष्ठ को जोड़ने से कभी-कभी प्राप्तकर्ता को बुरा लग सकता है।
• कॉर्पोरेट या बड़े समूह का संचार: कल्पना करें कि आप हजारों कर्मचारियों वाली एक विशाल कंपनी के बॉस हैं, और आप सभी को एक शानदार उपलब्धि पर बधाई देने के लिए ईमेल भेजते हैं। क्या होगा अगर वे सभी सभी को जवाब देना शुरू कर दें?

हाँ, आप समझ गए। ये स्थितियाँ BCC का उपयोग करने के लिए सबसे उपयुक्त हैं।

BCC के लाभ:

उपरोक्त परिदृश्यों को BCC फ़ील्ड की क्षमता को उजागर करने के लिए चुना गया था:

• महत्वपूर्ण समय की बचत करें: अन्य प्राप्तकर्ताओं का खुलासा न करके प्राप्तकर्ता की गोपनीयता बनाए रखते हुए, कई बार के बजाय BCC का उपयोग करके केवल एक बार ईमेल भेजें।
• रिप्लाई-ऑल (सभी को जवाब) से ओवरफ़्लो के जोखिम से बचें: BCC का उपयोग करने से प्राप्तकर्ताओं को एक-दूसरे के पते देखने से रोका जाता है, जो “रिप्लाई-ऑल” प्रतिक्रियाओं की बाढ़ के जोखिम को समाप्त कर देता है।
• प्राप्तकर्ता को परेशान किए बिना यह साबित करना कि कुछ किया गया, अनुरोध किया गया या कहा गया था: केवल गवाही देने के लिए ईमेल में किसी गवाह को जोड़ना आपके प्राप्तकर्ता द्वारा विश्वास की कमी के रूप में माना जा सकता है। आप BCC की बदौलत इन अजीब स्थितियों से बच सकते हैं।

BCC का दुरुपयोग:

जब हम BCC के बारे में सोचते हैं तो हमारे दिमाग में दो स्थितियाँ आती हैं:

1. व्यावसायिक नैतिकता/“ईमेल शिष्टाचार”: BCC का उपयोग अक्सर कॉर्पोरेट जगत में ईमेल संचार में एक अदृश्य गवाह जोड़ने के लिए किया जाता है। हालाँकि, यह उल्टा पड़ सकता है। यदि किसी BCC प्राप्तकर्ता को कोई प्रतिक्रिया मिलती है और मूल प्रेषक सभी को जवाब देता है, तो प्रेषक अनजाने में BCC प्राप्तकर्ता को शामिल कर सकता है, जिससे विश्वास टूट सकता है। दीर्घकालिक करियर दृष्टि में विश्वास महत्वपूर्ण है, इसलिए ईमेल भेजे जाने के बाद उसे फॉरवर्ड करने में संकोच न करें। इसमें अधिक प्रयास की आवश्यकता होती है, लेकिन सबसे अच्छे पेशेवर वही करते हैं जो करने की आवश्यकता होती है।
2. मास ईमेल: हालाँकि अब यह कम आम है, शुरुआती मार्केटिंग ईमेल कई लोगों को प्राप्तकर्ता सूची का खुलासा किए बिना संदेश भेजने के लिए BCC का उपयोग करते थे। यह सबसे खराब विचार है क्योंकि यह अल्पकालिक रूप से डिलीवरेबिलिटी और कन्वर्जन को नुकसान पहुंचाता है और दीर्घकालिक रूप से आपके प्रेषक की प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचाता है। इस लेख के अंतिम पैराग्राफ में, हम इस पर अधिक विस्तार से चर्चा करते हैं और बल्क मार्केटिंग ईमेल को संभालने के सही तरीके पर सलाह देते हैं।

Gmail में BCC कैसे करें

व्यावहारिक होने का समय आ गया है।

कंप्यूटर से:

1. Gmail खोलें और एक नया ईमेल शुरू करें (या ड्राफ्ट खोलें)।
2. इसे प्रदर्शित करने के लिए शीर्ष पर BCC फ़ील्ड पर क्लिक करें,
3. फिर अपने BCC प्राप्तकर्ताओं को जोड़ें।

मोबाइल से:

1. Gmail ऐप खोलें और एक नया ईमेल शुरू करें (या ड्राफ्ट खोलें)।
2. इसे विस्तारित करने के लिए “To” फ़ील्ड के बगल में स्थित तीर पर टैप करें
3. यहाँ से आप एक या कई BCC प्राप्तकर्ता जोड़ सकते हैं।

पेशेवर की दृष्टि: BCC और मास ईमेलिंग

ईमेल मार्केटिंग में BCC एक बुरा विचार क्यों है

ईमेल मार्केटिंग में BCC का उपयोग करना हमारे लिए बिल्कुल निरर्थक है। यहाँ क्यों है:

1. संदिग्ध व्यवहार अलर्ट: BCC के साथ बड़ी संख्या में ईमेल भेजने से ईमेल सेवा प्रदाताओं को संकेत मिलता है कि कुछ गड़बड़ हो रही है। हालाँकि यह पहली कुछ बार में निकल सकता है, लेकिन अंततः, आपके डोमेन को संदिग्ध गतिविधि के लिए फ़्लैग कर दिया जाएगा। यह आपकी डोमेन प्रतिष्ठा को नुकसान पहुँचा सकता है, जिससे खराब डिलीवरेबिलिटी और खराब प्रतिष्ठा हो सकती है।

2. वैयक्तिकरण का अभाव: BCC का मतलब सभी प्राप्तकर्ताओं को एक ही सामग्री भेजना है। आधुनिक ईमेल मार्केटिंग वैयक्तिकरण पर पनपती है। लोग उन संदेशों पर बेहतर प्रतिक्रिया देते हैं जो उन्हें व्यक्तिगत लगते हैं, न कि सामान्य संदेशों पर। व्यक्तिगत ईमेल दिखाते हैं कि आप अपने प्राप्तकर्ताओं की परवाह करते हैं, जिससे उनके जुड़ने की संभावना बढ़ जाती है। ईमेल ग्राहक अधिग्रहण के लिए एक शक्तिशाली चैनल है, लेकिन केवल तभी जब इसे सही तरीके से किया जाए।

3. 0 विश्लेषणात्मक मूल्य: मार्केटिंग आजकल डेटा-संचालित है, और हजारों लोगों को एक ही ईमेल भेजना अप्रभावी है। यदि आप ऐसा करते हैं, तो ट्रैकिंग पिक्सेल सार्थक विश्लेषण प्रदान करने में विफल रहेंगे। अनिवार्य रूप से, आप यह निर्धारित करने में सक्षम नहीं होंगे कि कितने लोगों ने आपके ईमेल पढ़े हैं या वे कौन हैं, इसलिए यह जानने का कोई तरीका नहीं है कि क्या आपने कुछ प्रभावी किया है और आप अपने प्राप्तकर्ताओं के साथ जुड़ना कैसे जारी रख सकते हैं।

जब BCC अभी भी समझ में आता है

हालाँकि हम व्यक्तिगत ईमेल के लिए मेल मर्ज टूल के उपयोग का समर्थन करते हैं, लेकिन ऐसे उदाहरण हैं जहाँ BCC अभी भी उपयोगी है। उदाहरण के लिए, कुछ उपयोगकर्ता रिकॉर्ड रखने के लिए अकाउंटेंट को BCC करते हुए ग्राहकों को खरीदारी की पुष्टि भेजने को स्वचालित करते हैं। सुविधाजनक, है ना?

निष्कर्ष

संक्षेप में, ईमेल मार्केटिंग के लिए BCC से बचें। इसके बजाय, अपने ईमेल को वैयक्तिकृत करने, जुड़ाव बढ़ाने और एक शानदार डोमेन प्रतिष्ठा बनाए रखने के लिए हमारे जैसे मेल मर्ज टूल का उपयोग करें।

हमारा मेल मर्ज टूल यहाँ आज़माएं और अंतर देखें!

ओह, और यदि आपको कभी BCC का उपयोग करने की आवश्यकता हो, तो हमारे पास वह सुविधा भी है: मेल मर्ज पर bcc कैसे करें जानें