Dlaczego i jak używać UDW w wiadomościach e-mail (a może nie?)

Pomyśl o tym: kiedy piszesz wiadomość e-mail i wysyłasz ją do wielu osób, temat, treść i załączniki są takie same dla wszystkich.

Dlatego UDW jest wyjątkowe: pozwala wysłać jedną wiadomość do wielu osób, przy czym każdy odbiorca otrzymuje nieco inną wersję oryginalnego e-maila. ✨ Na czym polega różnica?

Odbiorcy ustawieni w polu UDW są ukryci przed innymi, co pozwala wysyłać wiadomości bez ujawniania, kto jeszcze je otrzymał.

Przyjrzyjmy się potencjałowi i wadom tej funkcji w tym artykule.

⚡ Dla czytelników w pośpiechu, kliknij tutaj i przejdź od razu do sedna.

Czym jest UDW?

Nigdy nie jest za późno: UDW oznacza “Ukryta Do Wiadomości”. Jak wyjaśniliśmy we wstępie, wpisanie adresu w polu UDW sprawia, że staje się on niewidoczny dla innych odbiorców tej wiadomości.

Kiedy warto użyć UDW?

Istnieją 3 warunki, które należy spełnić przed podjęciem decyzji o użyciu UDW:

1. Wysyłasz wiadomość do wielu odbiorców.
2. Chcesz, aby wszyscy odbiorcy otrzymali tę samą informację.
3. Musisz uniemożliwić odbiorcom odpowiadanie do wszystkich lub dowiedzenie się o pozostałych odbiorcach.

Jeśli spełniasz tylko warunki 1 i 2, prawdopodobnie chcesz użyć pola DW. UDW służy przede wszystkim do ograniczenia widoczności niektórych odbiorców. Przykłady pomagają zilustrować korzyści i idealne zastosowania tej funkcji e-mail:

Typowe scenariusze dla UDW:

Oto sytuacje, w których widoczność wszystkich odbiorców wiadomości może być naprawdę irytująca:

• Poufna lista mailingowa: Wysyłasz aktualizację do swoich klientów i chcesz, aby wszyscy ją otrzymali, ale byłoby niezręcznie, gdyby wiedzieli, kim są Twoi pozostali klienci.
• “Dowód wykonania pracy”: W świecie korporacyjnym e-maile często służą jako dowód, że zadanie zostało wykonane lub zlecone w określonym czasie. Dodawanie przełożonego do takich wiadomości w celu rozliczalności może czasami urazić odbiorcę.
• Komunikacja korporacyjna lub w dużych grupach: Wyobraź sobie, że jesteś szefem ogromnej firmy z tysiącami pracowników i wysyłasz e-mail, aby pogratulować wszystkim wspaniałego osiągnięcia. Co jeśli wszyscy zaczną odpowiadać do wszystkich?

Tak, zgadza się. Te sytuacje to idealny moment na użycie UDW.

Korzyści z UDW:

Powyższe scenariusze zostały wybrane, aby podkreślić potencjał pola UDW:

• Osiągnij znaczną oszczędność czasu: wyślij wiadomość tylko raz, używając UDW zamiast wysyłać ją wielokrotnie, zachowując jednocześnie prywatność odbiorców poprzez nieujawnianie pozostałych adresatów.
• Uniknij ryzyka przepełnienia skrzynki przez odpowiedź do wszystkich: Użycie UDW uniemożliwia odbiorcom zobaczenie swoich adresów, co eliminuje ryzyko zalewu odpowiedzi typu “odpowiedz wszystkim”.
• Udowodnij, że coś zostało zrobione, zlecone lub powiedziane, nie irytując odbiorcy: Dodanie świadka do wiadomości e-mail tylko po to, by poświadczył fakt, może być odebrane przez odbiorcę jako brak zaufania. Dzięki UDW możesz uniknąć tych niezręcznych sytuacji.

Niewłaściwe użycie UDW:

Przychodzą nam na myśl dwie sytuacje, gdy myślimy o UDW:

1. Etyka biznesowa/netykieta e-mail: UDW jest często używane w świecie korporacyjnym, aby dodać niewidocznego świadka do komunikacji e-mail. Może to jednak przynieść odwrotny skutek. Jeśli odbiorca UDW otrzyma odpowiedź, a pierwotny nadawca odpowie wszystkim, nadawca może nieświadomie uwzględnić odbiorcę UDW, niszcząc zaufanie. Zaufanie jest kluczowe w długoterminowej wizji kariery, więc nie wahaj się przekazać wiadomości po jej wysłaniu. Wymaga to więcej wysiłku, ale najlepsi profesjonaliści robią to, co trzeba.
2. Masowa wysyłka e-maili: Choć obecnie mniej powszechne, wczesne e-maile marketingowe wykorzystywały UDW do wysyłania wiadomości do wielu osób bez ujawniania listy odbiorców. To absolutnie najgorszy pomysł, ponieważ szkodzi dostarczalności i konwersji w krótkim terminie oraz niszczy reputację nadawcy w długim terminie. W ostatnim akapicie tego artykułu omawiamy to bardziej szczegółowo i doradzamy, jak prawidłowo obsługiwać masowe e-maile marketingowe.

Jak używać UDW w Gmail

Czas przejść do praktyki.

Z komputera:

1. Otwórz Gmail i rozpocznij nową wiadomość (lub otwórz wersję roboczą).
2. Kliknij pole UDW u góry, aby je wyświetlić.
3. Następnie dodaj odbiorców UDW.

Z urządzenia mobilnego:

1. Otwórz aplikację Gmail i rozpocznij nową wiadomość (lub otwórz wersję roboczą).
2. Stuknij strzałkę obok pola “Do”, aby je rozwinąć.
3. Stąd możesz dodać jednego lub wielu odbiorców UDW.

Okiem profesjonalisty: UDW a masowa wysyłka e-maili

Dlaczego UDW w e-mail marketingu to zły pomysł

Używanie UDW w e-mail marketingu jest dla nas bezsensowne. Oto dlaczego:

1. Alerty o podejrzanym zachowaniu: Wysyłanie dużej liczby e-maili z użyciem UDW sygnalizuje dostawcom usług pocztowych, że dzieje się coś podejrzanego. Choć może to przejść za pierwszym razem, z czasem Twoja domena zostanie oznaczona za podejrzaną aktywność. Może to zaszkodzić reputacji Twojej domeny, prowadząc do słabej dostarczalności i złej reputacji.

2. Brak personalizacji: UDW oznacza wysyłanie tej samej treści do wszystkich odbiorców. Nowoczesny e-mail marketing opiera się na personalizacji. Ludzie lepiej reagują na wiadomości, które wydają się dopasowane do nich, a nie na masowe wysyłki. Spersonalizowane e-maile pokazują, że dbasz o swoich odbiorców, co zwiększa szansę na zaangażowanie. E-mail to potężny kanał pozyskiwania klientów, ale tylko wtedy, gdy jest używany prawidłowo.

3. Zerowa wartość analityczna: Marketing jest obecnie oparty na danych, a wysyłanie jednej wiadomości do tysięcy osób jest nieefektywne. Jeśli to zrobisz, piksele śledzące nie dostarczą znaczących danych analitycznych. W zasadzie nie będziesz w stanie określić, ile osób przeczytało Twoje wiadomości ani kim one są, więc nie dowiesz się, czy Twoje działania były skuteczne i jak dalej angażować odbiorców.

Kiedy UDW nadal ma sens

Choć promujemy używanie narzędzi do mail merge w celu personalizacji wiadomości, istnieją przypadki, w których UDW jest nadal przydatne. Na przykład niektórzy użytkownicy automatyzują wysyłanie potwierdzeń zakupu do klientów, jednocześnie dodając w UDW księgowego w celach archiwizacji. Przydatne, prawda?

Podsumowanie

Podsumowując, unikaj UDW w e-mail marketingu. Zamiast tego użyj narzędzia do mail merge, takiego jak nasze, aby personalizować wiadomości, zwiększać zaangażowanie i utrzymywać świetną reputację domeny.

Wypróbuj nasze narzędzie Mail Merge tutaj i zobacz różnicę!

A jeśli kiedykolwiek będziesz musiał użyć UDW, mamy również tę funkcję: dowiedz się, jak używać UDW w mail merge