แนวทางปฏิบัติใหม่สำหรับผู้ส่งอีเมลจาก Google

แนวทางปฏิบัติใหม่สำหรับผู้ส่งอีเมลจำนวนมากของ Google กำลังจะมีผลบังคับใช้ในเดือนกุมภาพันธ์ 2024

สิ่งนี้อาจดูเหมือนเป็นเรื่องน่าตกใจสำหรับผู้ใช้หลายคน แต่ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวของกฎระเบียบใหม่นี้คือ สิ่งที่เคยถือว่าเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีสำหรับการส่งอีเมลในอดีต ได้กลายเป็นสิ่งที่ “ต้องมี” ในปัจจุบัน

บทความนี้จะช่วยให้คุณตรวจสอบว่าคุณปฏิบัติตามแนวทางใหม่ใน 2 ประเด็นหลักหรือไม่:

การยกเลิกรับอีเมลด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว (One-click unsubscribe)
ข้อกำหนดใหม่สำหรับการตั้งค่าโดเมน

การยกเลิกรับอีเมลด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

การยกเลิกรับอีเมลด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียวคืออะไร

มาเริ่มกันที่ส่วนที่ง่ายที่สุด ซึ่งก็คือการยกเลิกรับอีเมลจากรายการส่ง

เป็นเวลานานแล้วที่เราแนะนำให้ผู้ใช้ใส่ช่องทางในการยกเลิกรับข่าวสารด้วยลิงก์ยกเลิกการสมัคร ซึ่งควรมีอยู่ในอีเมลการตลาดของคุณ

การอัปเดตแนวทางปฏิบัติสำหรับผู้ส่งในปี 2024 ได้เพิ่มข้อกำหนดสำหรับการยกเลิกรับอีเมล นั่นคือการยกเลิกด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว คุณอาจจะคุ้นเคยกับฟีเจอร์นี้อยู่แล้วโดยไม่รู้ตัว แต่นี่คือฟีเจอร์ที่ช่วยให้ผู้รับสามารถยกเลิกการรับอีเมลจากผู้ส่งได้โดยไม่ต้องค้นหาลิงก์ยกเลิกการสมัครภายในอีเมล:

แม้ว่าเทคโนโลยีนี้จะมีมาตั้งแต่ปี 2017 แต่การมีมาตรฐานการยกเลิกรับอีเมลนี้ในอีเมลสื่อสารของคุณได้กลายเป็นสิ่งที่ต้องมีในขณะนี้

ดังนั้น โปรดจำไว้ว่า ต่อจากนี้ไป การขอให้ผู้ใช้ส่งอีเมลกลับมาเพื่อยกเลิกการรับข่าวสารนั้นไม่เพียงพอ และ การเพิ่มลิงก์ URL สำหรับยกเลิกการสมัครที่ชี้ไปยัง Google Forms หรือเครื่องมืออัตโนมัติอื่นๆ ก็ไม่เพียงพอเช่นกัน อีเมลของคุณควรใช้วิธีการยกเลิกด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

ส่วนเสริม Mail Merge ของเรามีฟีเจอร์นี้ในตัว แม้แต่สำหรับผู้ใช้เวอร์ชันฟรี อย่าลังเลที่จะดูเอกสารประกอบของเราได้ที่: https://documentation.merge.email/support/unsubscribe-link

การตั้งค่าโดเมน: ฟังดูน่ากลัวแต่จริงๆ แล้วง่ายมาก

เนื่องจากผู้ใช้ของเรามีทั้ง “ผู้ใช้ Gmail ทั่วไป” ที่มีที่อยู่อีเมล @gmail.com และผู้ใช้ Google Workspace (เดิมคือ GSuite) ที่มีที่อยู่อีเมลโดเมนเฉพาะ (@domain.something) ส่วนนี้จึงใช้ได้กับกลุ่มที่สองเท่านั้น

การตั้งค่าโดเมนคืออะไร

มาเริ่มด้วยการอธิบายว่าการตั้งค่าโดเมนคืออะไร

ในกรณีของเรา โดเมนของเราคือ “merge.email” ซึ่งเปรียบเสมือนหน้าร้านของเราบนอินเทอร์เน็ต หากคุณพิมพ์ https://merge.email ในเบราว์เซอร์ มันจะเปลี่ยนเส้นทางไปยังเว็บไซต์ของเรา ความมหัศจรรย์นี้เกิดขึ้นได้อย่างไร ง่ายมาก แต่ขอย้อนกลับไปวันที่เราเริ่มโครงการนี้

เมื่อไม่กี่ปีที่ผ่านมา เราต้องการมีเว็บไซต์ เราจึงไปที่ ผู้รับจดทะเบียนโดเมน (ในกรณีของเราคือ Google Domains ซึ่งอาจเป็น GoDaddy, NameCheap หรืออื่นๆ) และเราซื้อโดเมน “merge.email”

เรามีเว็บไซต์ ดังนั้นสิ่งแรกที่ต้องทำคือเชื่อมโยงโดเมนเข้ากับเว็บไซต์ เพื่อทำเช่นนั้น เราต้องแจ้งผู้รับจดทะเบียนโดเมนว่าคำขอทั้งหมดสำหรับ “merge.email” ควรไปที่เว็บไซต์ของเรา และเพื่อการนั้น เราได้ประกาศ เรคคอร์ด (หรือ DNS record) ไว้กับผู้รับจดทะเบียนของเรา

เรคคอร์ดคือข้อความหนึ่งบรรทัดที่เชื่อมโยงกับโดเมนของคุณ ไม่มีอะไรมากไปกว่านั้นและไม่มีอะไรน้อยไปกว่านั้น ในกรณีของเรา นี่คือลักษณะของเรคคอร์ด

คุณอาจสังเกตเห็นว่ามีประเภทเรคคอร์ด (A) ในตัวอย่างของเรา นั่นเป็นเพราะมีเรคคอร์ดหลายประเภท ตัวอย่างเช่น “A records” ใช้สำหรับแมปชื่อโดเมนไปยัง IP (ซึ่งก็คือเว็บไซต์)

ประเด็นของการตั้งค่าโดเมนในบริบทของการปฏิบัติตามกฎสำหรับผู้ส่งอีเมลจำนวนมาก คือการเพิ่มเรคคอร์ดเฉพาะที่จำเป็นสำหรับการส่งอีเมลที่ถูกต้อง

ตอนนี้เรามีพื้นฐานแล้ว มาดูรายละเอียดกันว่าเรคคอร์ด 3 ประเภทใดที่จำเป็นเพื่อให้สอดคล้องกับแนวทางปฏิบัติใหม่สำหรับผู้ส่ง:

การตั้งค่าโดเมนเพื่อการส่งอีเมลให้ถึงผู้รับ

นี่คือสรุปเรคคอร์ด 3 ประเภทที่จำเป็นเพื่อให้สอดคล้องกับแนวทางปฏิบัติใหม่สำหรับผู้ส่ง: SPF, DKIM และ DMARC ในตารางต่อไปนี้ คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับเรคคอร์ดเหล่านี้ วิธีทดสอบ และวิธีเพิ่มลงในโดเมนของคุณ เพื่อให้ใช้งาน Mail Merge for Gmail ได้อย่างราบรื่น

ประเภทเรคคอร์ด	คืออะไร	วิธีทดสอบ	วิธีเพิ่มลงในโดเมนของคุณ
SPF	เมื่อคุณส่งอีเมลจากอินเทอร์เฟซ Gmail ทาง Google ทราบว่าคุณเป็นผู้ส่งอีเมลจริงๆ เพราะคุณเข้าสู่ระบบอยู่ แต่เมื่อเครื่องมือของบุคคลที่สามอย่าง Mail Merge ส่งอีเมลจากโดเมนของคุณ เราจำเป็นต้องทราบว่าเครื่องมือนั้นได้รับอนุญาตให้ทำเช่นนั้น เรคคอร์ด SPF เป็นเพียงวิธีบอกว่า “เครื่องมือนี้ได้รับอนุญาตให้ส่งอีเมลจากโดเมนของฉัน”. เรคคอร์ด SPF สามารถอนุญาตเครื่องมือได้หลายตัว ตัวอย่างเช่น หากโดเมนของฉันอนุญาตให้ Mailgun และ Mail Merge ส่งอีเมล จะมีลักษณะดังนี้: `v=spf1 include:_spf.google.com include:mailgun.org -all`	ใช้เครื่องมือฟรีนี้: easydmarc.com/tools/spf-lookup เพียงพิมพ์โดเมนของคุณและตรวจสอบผลลัพธ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่า `google.com` เป็นผู้ส่งที่ได้รับอนุญาต	เชื่อมต่อกับผู้รับจดทะเบียนโดเมนของคุณ (Google Domains, GoDaddy, NameCheap…) และปฏิบัติตามคำแนะนำเพื่อเพิ่มเรคคอร์ด
DKIM	เรคคอร์ด DKIM (DomainKeys Identified Mail) คือสินทรัพย์ด้านความปลอดภัย เมื่อคุณส่งอีเมลที่ปลอดภัยด้วย DKIM เซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับจะใช้กุญแจสาธารณะที่แสดงโดยเรคคอร์ด DKIM เพื่อถอดรหัสลายเซ็นดิจิทัลและตรวจสอบว่าตรงกับเนื้อหาของอีเมล หากลายเซ็นถูกต้อง จะเป็นการยืนยันว่าอีเมลไม่ถูกแก้ไขระหว่างทางและถูกส่งมาจากเซิร์ฟเวอร์ที่ได้รับอนุญาตจากเจ้าของโดเมน	ใช้ easydmarc.com/tools/dkim-lookup และพิมพ์โดเมนของคุณ	สำหรับผู้ใช้ Google Workspace เรคคอร์ด DKIM จะได้รับจาก Google คุณเพียงแค่ต้องเพิ่มลงในผู้รับจดทะเบียนโดเมนของคุณ ดูขั้นตอนได้ที่: support.google.com/a/answer/180504
DMARC	DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) คือโปรโตคอลการตรวจสอบสิทธิ์อีเมลที่ออกแบบมาเพื่อให้เจ้าของโดเมนสามารถปกป้องโดเมนของตนจากการใช้งานโดยไม่ได้รับอนุญาต ซึ่งมักเรียกกันว่าการปลอมแปลงอีเมล (email spoofing)	-	-