Wie Sie Ordner in Gmail erstellen, um Ihre E-Mails zu organisieren (2025)

Sie haben gerade 15 Minuten damit verbracht, durch Ihren Posteingang zu scrollen, um diese eine E-Mail zu suchen… schon wieder. 😤

Und jetzt denken Sie sich: “Warum lässt mich Gmail nicht einfach Ordner erstellen, wie jeder andere E-Mail-Dienst?” Nun, kleine Vorwarnung: Gmail hat keine klassischen Ordner.

Aber keine Panik. Es hat tatsächlich etwas, das genauso leistungsstark (und wohl sogar besser) ist: Labels.

Ja, es ist anfangs etwas verwirrend. Aber sobald Sie den Dreh raus haben, können Sie Ihren Posteingang wie ein Profi organisieren, mit “Ordnern”, Unterordnern und sogar automatischer Sortierung.

Einen Ordner oder Unterordner in Gmail erstellen (Desktop)

Sie können in Gmail auf zwei einfache Arten einen Ordner oder sogar einen Unterordner erstellen. Beide führen zum gleichen Ergebnis, wählen Sie also einfach die Methode, die Ihnen lieber ist.

Methode 1: Menü auf der linken Seite

• Öffnen Sie Gmail in Ihrem Webbrowser.

• Scrollen Sie in der linken Seitenleiste nach unten und klicken Sie auf ” Mehr ”.

• Klicken Sie auf ” Neues Label erstellen ”.

• Es erscheint ein kleines Fenster. Geben Sie einen Namen für Ihr Label ein (z. B. Rechnungen, Kunden, Zu lesen).

• (Optional) Um einen Unterordner zu erstellen, aktivieren Sie ” Label verschachteln unter ” und wählen Sie ein bestehendes Label als übergeordnetes Element aus.

• Klicken Sie auf Erstellen, und Sie sind fertig!

Methode 2: Einstellungsmenü

• Klicken Sie in Gmail oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (⚙️).

• Wählen Sie ” Alle Einstellungen aufrufen ”.

• Gehen Sie zum Tab ” Labels ”.

• Scrollen Sie nach unten zum Bereich “Labels” und klicken Sie auf ” Neues Label erstellen ”.

• Geben Sie den Namen Ihres Labels ein und verschachteln Sie es (optional) unter einem anderen Label.

• (Optional) Um einen Unterordner zu erstellen, aktivieren Sie ” Label verschachteln unter ” und wählen Sie ein bestehendes Label als übergeordnetes Element aus.

• Klicken Sie auf Erstellen, um den Vorgang abzuschließen.

Einen Ordner in der Gmail Mobile App erstellen

Genau wie auf dem Desktop können Sie mit der Gmail App Ihre E-Mails mithilfe von Labels organisieren. Diese Funktion ist jedoch derzeit nur für iOS-Nutzer (iPhone oder iPad) verfügbar. Wenn Sie Android verwenden, können Sie keine Labels direkt in der App erstellen. Sie müssen dafür einen Computer verwenden.

So gehen Sie als (glücklicher!) iOS-Nutzer vor:

• Öffnen Sie die Gmail App auf Ihrem iPhone oder iPad.

• Tippen Sie auf das Menü-Symbol (☰) oben links.

• Scrollen Sie nach unten zum Bereich ” Labels ”.

• Tippen Sie auf ” Neu erstellen ”.

• Geben Sie den Namen Ihres neuen Labels ein.

• Tippen Sie auf ” Fertig ”, um zu speichern.

Sobald es erstellt wurde, erscheint Ihr neues Label in der Liste, und Sie können ihm bei Bedarf E-Mails zuweisen.

Einen Gmail-Ordner (Label) bearbeiten oder löschen

Auf dem Desktop (Webversion)

So bearbeiten Sie ein Label (Umbenennen oder Verschieben)

• Öffnen Sie Gmail in Ihrem Browser.

• Scrollen Sie im linken Menü nach unten, um das Label zu finden, das Sie bearbeiten möchten.

• Fahren Sie mit der Maus über den Namen des Labels. Sie sehen drei vertikale Punkte (⋮), die daneben erscheinen. Klicken Sie darauf.

• Klicken Sie im erscheinenden Menü auf ” Bearbeiten ”.

• Sie können das Label nun umbenennen oder unter einem anderen Label verschachteln (wie beim Erstellen eines Unterordners).

• Klicken Sie auf ” Speichern ”, wenn Sie fertig sind.

💡 Das Verschachteln eines Labels erzeugt eine visuelle Ordnerstruktur in Ihrer Gmail-Seitenleiste. Perfekt für die Organisation nach Kunden, Projekten oder Priorität.

So löschen Sie ein Label

• Befolgen Sie die gleichen ersten drei Schritte wie oben: Öffnen Sie Gmail, finden Sie Ihr Label in der linken Seitenleiste und klicken Sie auf die drei Punkte (⋮) daneben.

• Klicken Sie diesmal im Menü auf ” Label entfernen ”.

• Gmail fragt nach einer Bestätigung. Klicken Sie auf “Löschen”, um zu bestätigen.

💡 Hinweis: Das Löschen eines Labels löscht nicht die damit verknüpften E-Mails. Es wird nur das Label selbst entfernt. Ihre E-Mails bleiben in Ihrem Posteingang oder anderen Labels, in denen sie möglicherweise ebenfalls erscheinen.

In der Mobile App (iOS)

Genau wie beim Erstellen von Labels können Android-Nutzer Labels nicht direkt über die Gmail App bearbeiten oder löschen. Diese Funktion ist nur für iOS-Nutzer verfügbar.

So bearbeiten (umbenennen) Sie ein Label

• Öffnen Sie die Gmail App.

• Tippen Sie auf das Menü-Symbol (☰) oben links.

• Scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf Einstellungen.

• Tippen Sie auf Posteingang anpassen, dann auf Labels.

• Wählen Sie das Label aus, das Sie bearbeiten möchten.

• Tippen Sie auf Name, geben Sie den neuen Namen ein und tippen Sie auf OK.

So löschen Sie ein Label

• Öffnen Sie die Gmail App und gehen Sie zu Menü > Einstellungen > Posteingang anpassen > Labels.

• Tippen Sie auf das Label, das Sie löschen möchten.

• Tippen Sie auf Löschen und bestätigen Sie.

So wenden Sie Ordner (Labels) auf Ihre E-Mails an

In Gmail funktioniert das Anwenden eines Labels ähnlich wie das Verschieben einer E-Mail in einen Ordner, aber mit einem großen Unterschied: Sie können mehrere Labels auf dieselbe Nachricht anwenden. Das bedeutet, Sie können eine E-Mail in mehreren “Ordnern” gleichzeitig ablegen, ohne Kopien zu erstellen oder den Überblick zu verlieren.

Auf eine empfangene E-Mail

So geht es auf dem Desktop (Webversion):

• Gehen Sie in Ihrem Browser zu Gmail.

• Öffnen Sie die E-Mail, die Sie organisieren möchten.

• Klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte (⋮) oben rechts in der Nachricht.

• Wählen Sie im Dropdown-Menü ” Label als ”.

• Wählen Sie das Label aus, das Sie anwenden möchten, oder klicken Sie auf ” Neu erstellen ”, um sofort eines hinzuzufügen.

So geht es in der Mobile App (iOS & Android):

• Öffnen Sie die Gmail App auf Ihrem Telefon oder Tablet.

• Öffnen Sie die E-Mail, die Sie organisieren möchten (Unter iOS: Wenn Sie im Posteingang bleiben möchten, tippen Sie auf das Profilbild des Absenders, anstatt die Nachricht zu öffnen).

• Tippen Sie auf das Drei-Punkte-Symbol (⋮) oben rechts.

• Tippen Sie auf ” Labels ändern ” (Android) oder ” Labels bearbeiten ” (iOS).

• Wählen Sie die Labels aus, die Sie anwenden möchten, indem Sie die Kästchen markieren.

• Tippen Sie zur Bestätigung auf OK (Android) oder Anwenden (iOS).

💡 Hinweis: Sie können einer E-Mail mehrere Labels hinzufügen, und sie erscheint unter jedem Label wie in einem Ordner, wird aber nicht dupliziert.

Während des Verfassens einer E-Mail auf dem Desktop (Webversion)

Es ist möglich, ein Label auf eine E-Mail anzuwenden, bevor Sie sie senden. Diese Funktion ist nur in der Webversion von Gmail verfügbar. Es ist eine großartige Möglichkeit, Ihre gesendeten Nachrichten automatisch organisiert zu halten:

• Klicken Sie auf ” Schreiben ”, um eine neue E-Mail zu beginnen.

• Klicken Sie im Entwurfsfenster auf das Drei-Punkte-Symbol ⋮ (unten rechts im Nachrichtenfenster).

• Wählen Sie im Menü ” Label ”.

• Wählen Sie ein oder mehrere Labels aus der Liste aus.

• Klicken Sie bei Bedarf auf ” Neu erstellen ”, um sofort ein neues Label zu erstellen.

• Schreiben Sie Ihre Nachricht zu Ende und senden Sie sie wie gewohnt ab. Das Label wird automatisch angewendet.

💡 Hinweis: Dies funktioniert nur vor dem Senden. Sie können Labels jederzeit auch nachträglich hinzufügen oder ändern.

Ordner (Labels) automatisch mit Filtern anwenden

Diese Funktion ist nur auf dem Desktop verfügbar.

Das manuelle Labeln von E-Mails ist nützlich, aber automatische Filter sind das, was Gmail wirklich auszeichnet. Mit Filtern können Sie Gmail anweisen:

“Wann immer ich eine E-Mail von X erhalte oder Y im Betreff steht, lege sie direkt in diesen Ordner (Label).”

Es ist, als hätten Sie einen kleinen E-Mail-Assistenten, der die Organisation für Sie übernimmt:

• Öffnen Sie Gmail in Ihrem Browser.

• Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol > Alle Einstellungen aufrufen > Filter und blockierte Adressen > Neuen Filter erstellen.

• Geben Sie die Kriterien ein (zum Beispiel E-Mails von einem bestimmten Absender, solche mit bestimmten Schlüsselwörtern im Betreff oder nur solche mit Anhängen).

• Klicken Sie unten rechts im Filterfenster auf Filter erstellen.

• Aktivieren Sie im nächsten Bildschirm ” Label anwenden ” und wählen Sie das gewünschte Label aus. Sie können auch hier direkt ein neues Label erstellen.

• (Optional) Aktivieren Sie ” Posteingang überspringen (Archivieren) ”, wenn diese E-Mails nicht in Ihrem Hauptposteingang erscheinen sollen.

• Klicken Sie auf Filter erstellen, um zu speichern.

Experten-Tipp: Behalten Sie Ihre Mail Merge E-Mails mit einem benutzerdefinierten Label im Blick

Wenn Sie eine Kampagne mit Mail Merge für Gmail versenden, erhält jeder Empfänger seine eigene personalisierte E-Mail.

Das bedeutet, dass Gmail jede einzelne in Ihren “Gesendet”-Ordner legt. Alles zusammen, alles vermischt.

Glücklicherweise gibt es einen super einfachen Trick: Verwenden Sie ein benutzerdefiniertes Label, um alle Ihre Kampagnen-E-Mails sauber zu gruppieren.

✨ Wie geht das?

1️⃣ Fügen Sie während der Vorbereitung Ihrer Kampagne ein eindeutiges Schlüsselwort in die Betreffzeile ein.

Zum Beispiel: Betreff: [Kampagne Mai 2025] Personalisiertes Angebot.

2️⃣ Öffnen Sie nach dem Senden Gmail auf Ihrem Computer.

3️⃣ Geben Sie einen Teil dieses Betreffs in die Suchleiste ein.

Zum Beispiel: subject:[Kampagne Mai 2025]

4️⃣ Klicken Sie auf den kleinen Pfeil auf der rechten Seite der Suchleiste, um die erweiterten Suchoptionen zu öffnen.

5️⃣ Klicken Sie auf “Filter erstellen” und aktivieren Sie dann “Label anwenden”.

6️⃣ Wählen Sie ein bestehendes Label aus oder erstellen Sie ein neues (z. B. Mail Merge Kampagnen 5) und speichern Sie den Filter.

Das war’s! Alle E-Mails aus Ihrer Kampagne befinden sich nun unter einem eigenen Label, wie in ihrem eigenen privaten Ordner.

FAQ: Ordner und Labels in Gmail

Was ist der Unterschied zwischen einem Ordner und einem Label in Gmail?

In traditionellen E-Mail-Systemen wie Outlook oder Apple Mail kann sich eine Nachricht immer nur in einem Ordner gleichzeitig befinden. Wenn Sie sie in einen anderen Ordner verschieben, verschwindet sie aus dem ersten.

Gmail funktioniert anders. Anstelle von Ordnern verwendet es Labels, die eher wie Tags funktionieren.

Sie können mehrere Labels auf eine einzelne E-Mail anwenden, und sie erscheint unter jedem Label, ohne dupliziert zu werden. Wenn Sie ein Label entfernen, existiert die E-Mail weiterhin; sie ist lediglich nicht mehr unter diesem Label gruppiert.

Stellen Sie sich Labels eher wie Aufkleber vor, die Sie auf eine Nachricht kleben, anstatt wie Kisten, in die Sie sie hineinlegen.

Was ist der Unterschied zwischen Kategorien und Labels?

Labels sind etwas, das Sie kontrollieren. Sie können sie erstellen, umbenennen, löschen und manuell oder automatisch auf E-Mails anwenden.

Kategorien hingegen sind eingebaute Bereiche in Gmail wie Primär, Soziale Netzwerke, Werbung und Updates. Gmail verwendet seine eigenen Algorithmen, um eingehende E-Mails in diese Kategorien zu sortieren, und Sie können keine neuen erstellen oder sie manuell anwenden.

Kurz gesagt:

• Labels = benutzerdefiniert und flexibel.
• Kategorien = automatisch und vordefiniert.

Kann ich Ordner erstellen, um E-Mails aus der Ansicht “Alle E-Mails” auszublenden?

Nein. Die Ansicht “Alle E-Mails” in Gmail ist so konzipiert, dass jede E-Mail angezeigt wird, die nicht dauerhaft gelöscht wurde, unabhängig davon, ob sie ein Label hat oder nicht. Selbst wenn Sie ein Label anwenden oder die E-Mail archivieren, erscheint sie weiterhin unter “Alle E-Mails”.

Wenn Ihr Ziel darin besteht, aufzuräumen oder Platz zu schaffen, sind Ihre besten Optionen:

• E-Mails archivieren (sie verlassen den Posteingang, bleiben aber zugänglich).

• Labels verwenden, um effizienter zu organisieren und zu suchen.

• Konversationen stummschalten, die Sie nicht mehr sehen möchten.

Es gibt jedoch keine Möglichkeit, E-Mails vollständig aus “Alle E-Mails” zu entfernen, es sei denn, Sie löschen sie.

Fazit

Die Organisation Ihres Gmail-Postfachs mit Labels ist eine einfache Gewohnheit, die sich schnell auszahlt, besonders wenn Ihr Posteingang überläuft. Und wenn Sie personalisierte E-Mail-Kampagnen versenden, machen Tools wie Mail Merge für Gmail die Arbeit einfach und leistungsstark.

👉 Probieren Sie es jetzt aus. Es ist der intelligenteste Weg, Mail Merge direkt in Gmail zu nutzen.