Jak tworzyć foldery w Gmailu, aby utrzymać porządek w wiadomościach (2025)

Właśnie spędziłeś 15 minut na przewijaniu skrzynki odbiorczej w poszukiwaniu tego jednego e-maila… ponownie. 😤

I teraz myślisz: “Dlaczego Gmail nie pozwala mi po prostu tworzyć folderów, tak jak każdy inny serwis pocztowy?”. Cóż, niespodzianka: Gmail nie posiada tradycyjnych folderów.

Ale nie panikuj. Posiada coś równie potężnego (a prawdopodobnie nawet lepszego): etykiety.

Tak, na początku może to być nieco mylące. Ale gdy już się do tego przyzwyczaisz, będziesz mógł organizować swoją skrzynkę jak profesjonalista, korzystając z “folderów”, podfolderów, a nawet automatycznego sortowania.

Tworzenie folderu lub podfolderu w Gmailu (wersja na komputer)

Możesz utworzyć folder lub nawet podfolder w Gmailu za pomocą dwóch prostych metod. Obie działają tak samo, więc wybierz tę, która bardziej Ci odpowiada.

Metoda 1: Menu po lewej stronie

• Otwórz Gmaila w przeglądarce internetowej.

• Na pasku bocznym po lewej stronie przewiń w dół i kliknij ” Więcej ”.

• Kliknij ” Utwórz nową etykietę ”.

• Pojawi się małe okno. Wpisz nazwę etykiety (np. Faktury, Klienci, Do przeczytania).

• (Opcjonalnie) Aby utworzyć podfolder, zaznacz ” Umieść etykietę w ” i wybierz istniejącą etykietę jako nadrzędną.

• Kliknij Utwórz i gotowe!

Metoda 2: Menu ustawień

• W Gmailu kliknij ikonę koła zębatego (⚙️) w prawym górnym rogu.

• Wybierz ” Zobacz wszystkie ustawienia ”.

• Przejdź do karty ” Etykiety ”.

• Przewiń w dół do sekcji “Etykiety” i kliknij ” Utwórz nową etykietę ”.

• Wpisz nazwę etykiety i (opcjonalnie) umieść ją w innej etykiecie.

• (Opcjonalnie) Aby utworzyć podfolder, zaznacz ” Umieść etykietę w ” i wybierz istniejącą etykietę jako nadrzędną.

• Kliknij Utwórz, aby zakończyć.

Tworzenie folderu w aplikacji mobilnej Gmail

Podobnie jak na komputerze, aplikacja mobilna Gmail pozwala organizować e-maile za pomocą etykiet. Jednak ta funkcja jest obecnie dostępna tylko dla użytkowników iOS (iPhone lub iPad). Jeśli korzystasz z Androida, nie możesz tworzyć etykiet bezpośrednio w aplikacji. Będziesz musiał użyć do tego komputera.

Oto jak to zrobić dla (szczęśliwych!) użytkowników iOS:

• Otwórz aplikację Gmail na swoim iPhonie lub iPadzie.

• Stuknij ikonę menu (☰) w lewym górnym rogu.

• Przewiń w dół do sekcji ” Etykiety ”.

• Stuknij ” Utwórz nową ”.

• Wpisz nazwę nowej etykiety.

• Stuknij ” Gotowe ”, aby zapisać.

Po utworzeniu nowa etykieta pojawi się na liście i będziesz mógł przypisywać do niej e-maile w razie potrzeby.

Edytowanie lub usuwanie folderu (etykiety) w Gmailu

Na komputerze (wersja przeglądarkowa)

Jak edytować etykietę (zmienić nazwę lub przenieść)

• Otwórz Gmaila w przeglądarce.

• W menu po lewej stronie przewiń w dół, aby znaleźć etykietę, którą chcesz edytować.

• Najedź kursorem na nazwę etykiety. Obok niej pojawią się trzy pionowe kropki (⋮). Kliknij je.

• W menu, które się pojawi, kliknij ” Edytuj ”.

• Możesz teraz zmienić nazwę etykiety lub umieścić ją w innej etykiecie (tworząc podfolder).

• Kliknij ” Zapisz ”, gdy skończysz.

💡 Umieszczenie etykiety w innej tworzy wizualną strukturę folderów na pasku bocznym Gmaila. Jest to idealne rozwiązanie do organizowania według klientów, projektów lub priorytetów.

Jak usunąć etykietę

• Wykonaj te same trzy pierwsze kroki co powyżej: otwórz Gmaila, znajdź etykietę na pasku bocznym po lewej stronie i kliknij trzy kropki (⋮) obok niej.

• Tym razem kliknij ” Usuń etykietę ” z menu.

• Gmail poprosi o potwierdzenie. Kliknij “Usuń”, aby potwierdzić.

💡 Uwaga: Usunięcie etykiety nie usuwa powiązanych z nią e-maili. Usuwa tylko samą etykietę. Twoje e-maile pozostają w skrzynce odbiorczej lub innych etykietach, w których mogą się również znajdować.

W aplikacji mobilnej (iOS)

Podobnie jak w przypadku tworzenia etykiet, użytkownicy Androida nie mogą edytować ani usuwać etykiet bezpośrednio z aplikacji Gmail. Ta funkcjonalność jest dostępna tylko dla użytkowników iOS.

Jak edytować (zmienić nazwę) etykietę

• Otwórz aplikację Gmail.

• Stuknij ikonę menu (☰) w lewym górnym rogu.

• Przewiń w dół i stuknij Ustawienia.

• Stuknij Dostosowywanie skrzynki odbiorczej, a następnie Etykiety.

• Wybierz etykietę, którą chcesz edytować.

• Stuknij Nazwa, wpisz nową nazwę etykiety i stuknij OK.

Jak usunąć etykietę

• Otwórz aplikację Gmail i przejdź do Menu > Ustawienia > Dostosowywanie skrzynki odbiorczej > Etykiety.

• Stuknij etykietę, którą chcesz usunąć.

• Stuknij Usuń, a następnie potwierdź.

Jak stosować foldery (etykiety) do e-maili

W Gmailu stosowanie etykiety działa podobnie do przenoszenia e-maila do folderu, ale z jedną dużą różnicą: do tej samej wiadomości możesz zastosować wiele etykiet. Oznacza to, że możesz umieścić e-mail w kilku “folderach” jednocześnie, bez tworzenia kopii i bez gubienia wątku.

Dla otrzymanego e-maila

Oto jak to zrobić na komputerze (wersja przeglądarkowa):

• Przejdź do Gmaila w przeglądarce.

• Otwórz e-mail, który chcesz uporządkować.

• Kliknij trzy pionowe kropki (⋮) w prawym górnym rogu wiadomości.

• Wybierz ” Etykieta ” z menu rozwijanego.

• Wybierz etykietę, którą chcesz zastosować, lub kliknij ” Utwórz nową ”, aby dodać ją na miejscu.

Oto jak to zrobić w aplikacji mobilnej (iOS i Android):

• Otwórz aplikację Gmail na telefonie lub tablecie.

• Otwórz e-mail, który chcesz uporządkować (na iOS, jeśli chcesz pozostać w skrzynce odbiorczej, stuknij zdjęcie profilowe nadawcy zamiast otwierać wiadomość).

• Stuknij ikonę trzech kropek (⋮) w prawym górnym rogu.

• Stuknij ” Zmień etykiety ” (Android) lub ” Edytuj etykiety ” (iOS).

• Wybierz etykiety, które chcesz zastosować, zaznaczając pola wyboru.

• Stuknij OK (Android) lub Zastosuj (iOS), aby potwierdzić.

💡 Uwaga: Możesz dodać wiele etykiet do tego samego e-maila, a pojawi się on pod każdą etykietą jak w folderze, ale nie zostanie zduplikowany.

Podczas tworzenia e-maila na komputerze (wersja przeglądarkowa)

Możliwe jest zastosowanie etykiety do e-maila przed jego wysłaniem, ale ta funkcja jest dostępna tylko w wersji przeglądarkowej Gmaila. To świetny sposób na automatyczne porządkowanie wysłanych wiadomości:

• Kliknij ” Utwórz ”, aby rozpocząć nowy e-mail.

• W oknie tworzenia wiadomości kliknij ikonę trzech kropek ⋮ (prawy dolny róg okna wiadomości).

• Wybierz ” Etykieta ” z menu.

• Wybierz jedną lub więcej etykiet z listy.

• W razie potrzeby kliknij ” Utwórz nową ”, aby od razu utworzyć nową etykietę.

• Kontynuuj pisanie wiadomości i wyślij ją jak zwykle. Etykieta zostanie zastosowana automatycznie.

💡 Uwaga: Działa to tylko przed wysłaniem. Zawsze możesz dodać lub zmienić etykiety później.

Automatyczne stosowanie folderów (etykiet) za pomocą filtrów

Ta funkcja jest dostępna tylko na komputerze.

Ręczne etykietowanie e-maili jest przydatne, ale automatyczne filtry to miejsce, w którym Gmail naprawdę błyszczy. Dzięki filtrom możesz powiedzieć Gmailowi:

“Zawsze, gdy otrzymam e-mail od X lub z Y w temacie, umieść go bezpośrednio w tym folderze (etykiecie).”

To tak, jakbyś miał małego asystenta pocztowego, który zajmuje się organizacją za Ciebie:

• Otwórz Gmaila w przeglądarce.

• Kliknij ikonę koła zębatego > Zobacz wszystkie ustawienia > Filtry i zablokowane adresy > Utwórz nowy filtr.

• Wypełnij kryteria (na przykład e-maile od konkretnego nadawcy, te z określonymi słowami kluczowymi w temacie lub tylko te z załącznikami).

• Kliknij Utwórz filtr w prawym dolnym rogu okna filtra.

• Na następnym ekranie zaznacz ” Zastosuj etykietę ” i wybierz etykietę, którą chcesz. Możesz również utworzyć nową etykietę w tym miejscu.

• (Opcjonalnie) Zaznacz ” Pomiń skrzynkę odbiorczą (Archiwizuj) ”, jeśli nie chcesz, aby te e-maile pojawiały się w głównej skrzynce odbiorczej.

• Kliknij Utwórz filtr, aby zapisać.

Ekspercka porada: Śledź swoje e-maile z Mail Merge za pomocą etykiety niestandardowej

Kiedy wysyłasz kampanię za pomocą Mail Merge for Gmail, każdy odbiorca otrzymuje własny, spersonalizowany e-mail.

Oznacza to, że Gmail umieszcza każdy z nich w folderze “Wysłane”, wszystkie razem, wszystkie wymieszane.

Na szczęście istnieje bardzo prosty trik: użyj etykiety niestandardowej, aby starannie pogrupować wszystkie e-maile z kampanii.

✨ Jak to zrobić?

1️⃣ Podczas przygotowywania kampanii dodaj unikalne słowo kluczowe w temacie wiadomości.

Na przykład: Temat: [Kampania maj 2025] Spersonalizowana oferta.

2️⃣ Po wysłaniu otwórz Gmaila na komputerze.

3️⃣ W pasku wyszukiwania wpisz część tego tematu.

Na przykład: temat:[Kampania maj 2025]

4️⃣ Kliknij małą strzałkę po prawej stronie paska wyszukiwania, aby otworzyć zaawansowane opcje wyszukiwania.

5️⃣ Kliknij “Utwórz filtr”, a następnie zaznacz “Zastosuj etykietę”.

6️⃣ Wybierz istniejącą etykietę lub utwórz nową (np. Kampanie Mail Merge 5) i zapisz filtr.

To wszystko! Wszystkie e-maile z Twojej kampanii będą teraz znajdować się pod dedykowaną etykietą, jak w ich własnym, prywatnym folderze.

FAQ. Foldery i etykiety w Gmailu

Jaka jest różnica między folderem a etykietą w Gmailu?

W tradycyjnych systemach pocztowych, takich jak Outlook czy Apple Mail, wiadomość może znajdować się tylko w jednym folderze naraz. Jeśli przeniesiesz ją do innego folderu, znika z pierwszego.

Gmail działa inaczej. Zamiast folderów używa etykiet, które działają bardziej jak tagi.

Możesz zastosować kilka etykiet do jednego e-maila, a pojawi się on pod każdą etykietą bez bycia zduplikowanym. Jeśli usuniesz jedną etykietę, e-mail nadal istnieje, po prostu nie jest już pogrupowany pod tą etykietą.

Pomyśl o etykietach jak o naklejkach, które umieszczasz na wiadomości, a nie jak o pudełkach, do których ją wkładasz.

Jaka jest różnica między kategoriami a etykietami?

Etykiety to coś, co kontrolujesz. Możesz je tworzyć, zmieniać ich nazwy, usuwać i stosować do e-maili ręcznie lub automatycznie.

Kategorie natomiast to wbudowane sekcje w Gmailu, takie jak Główne, Społeczności, Oferty i Powiadomienia. Gmail używa własnych algorytmów do sortowania przychodzących e-maili do tych kategorii i nie możesz tworzyć nowych ani stosować ich ręcznie.

W skrócie:

• Etykiety = niestandardowe i elastyczne.
• Kategorie = automatyczne i predefiniowane.

Czy mogę tworzyć foldery, aby ukryć e-maile z widoku “Wszystkie”?

Nie. Widok “Wszystkie” w Gmailu został zaprojektowany tak, aby pokazywać każdy e-mail, który nie został trwale usunięty, niezależnie od tego, czy jest oetykietowany, czy nie. Nawet jeśli zastosujesz etykietę lub zarchiwizujesz e-mail, nadal będzie on widoczny w “Wszystkie”.

Jeśli Twoim celem jest ukrycie lub uporządkowanie, najlepsze opcje to:

• Archiwizowanie e-maili (opuszczają skrzynkę odbiorczą, ale pozostają dostępne).

• Używanie etykiet do skuteczniejszego organizowania i wyszukiwania.

• Wyciszanie konwersacji, których nie chcesz już widzieć.

Nie ma jednak sposobu na całkowite usunięcie e-maili z widoku “Wszystkie”, chyba że je usuniesz.

Podsumowanie

Organizowanie Gmaila za pomocą etykiet to prosty nawyk, który szybko się opłaca, zwłaszcza gdy skrzynka odbiorcza zaczyna pękać w szwach. A jeśli wysyłasz spersonalizowane kampanie e-mailowe, narzędzia takie jak Mail Merge for Gmail sprawiają, że praca staje się łatwa i wydajna.

👉 Wypróbuj teraz. To najmądrzejszy sposób na mail merge bezpośrednio wewnątrz Gmaila.