Come creare cartelle in Gmail per mantenere le tue email organizzate (2025)

Hai appena passato 15 minuti a scorrere la tua posta in arrivo cercando quell’unica email… di nuovo. 😤

E ora stai pensando: “Perché Gmail non mi permette semplicemente di creare cartelle come ogni altro servizio email?”. Beh, spoiler: Gmail non ha le classiche cartelle.

Ma non farti prendere dal panico. In realtà ha qualcosa di altrettanto potente (forse persino migliore): le etichette.

Sì, all’inizio può confondere un po’. Ma una volta presa la mano, puoi organizzare la tua posta in arrivo come un professionista, con “cartelle”, sottocartelle e persino l’ordinamento automatico.

Creare una cartella o sottocartella in Gmail (Desktop)

Puoi creare una cartella, o persino una sottocartella, in Gmail usando due semplici metodi. Entrambi fanno esattamente la stessa cosa, quindi scegli quello che preferisci.

Apri Gmail nel tuo browser web.
Nella barra laterale sinistra, scorri verso il basso e clicca su “Altro”.
Clicca su “Crea nuova etichetta”.
Apparirà una piccola finestra. Inserisci un nome per la tua etichetta (ad esempio, Fatture, Clienti, Da leggere).
(Opzionale) Per creare una sottocartella, spunta “Annida etichetta sotto” e seleziona un’etichetta esistente come genitore.
Clicca su Crea e il gioco è fatto!

In Gmail, clicca sull’icona dell’ingranaggio (⚙️) nell’angolo in alto a destra.
Seleziona “Visualizza tutte le impostazioni”.
Vai alla scheda “Etichette”.
Scorri verso il basso fino alla sezione “Etichette” e clicca su “Crea nuova etichetta”.
Inserisci il nome della tua etichetta e (opzionalmente) annidala sotto un’altra etichetta.
(Opzionale) Per creare una sottocartella, spunta “Annida etichetta sotto” e seleziona un’etichetta esistente come genitore.
Clicca su Crea per terminare.

Creare una cartella sull’app mobile di Gmail

Proprio come su desktop, l’app mobile di Gmail ti permette di organizzare le tue email usando le etichette. Tuttavia, questa funzione è attualmente disponibile solo per gli utenti iOS (iPhone o iPad). Se usi Android, non puoi creare etichette direttamente nell’app; dovrai usare un computer.

Ecco come fare per gli (fortunati!) utenti iOS:

Apri l’app Gmail sul tuo iPhone o iPad.
Tocca l’icona del menu (☰) nell’angolo in alto a sinistra.
Scorri verso il basso fino alla sezione “Etichette”.
Tocca “Crea nuova”.
Inserisci il nome della tua nuova etichetta.
Tocca “Fine” per salvare.

Una volta creata, la tua nuova etichetta apparirà nell’elenco e potrai assegnarvi le email secondo necessità.

Modificare o eliminare una cartella (etichetta) di Gmail

Su Desktop (versione Web)

Come modificare un’etichetta (rinominarla o annidarla)

Apri Gmail nel tuo browser.
Nel menu a sinistra, scorri verso il basso per trovare l’etichetta che vuoi modificare.
Passa il mouse sopra il nome dell’etichetta; vedrai apparire tre punti verticali (⋮) accanto ad essa. Cliccaci sopra.
Nel menu che appare, clicca su “Modifica”.
Ora puoi rinominare l’etichetta o annidarla sotto un’altra etichetta (come creare una sottocartella).
Clicca su “Salva” quando hai finito.

💡 Annidare un’etichetta crea una struttura a cartelle visiva nella barra laterale di Gmail, perfetta per organizzare per cliente, progetto o priorità.

Come eliminare un’etichetta

Segui i primi tre passaggi descritti sopra: apri Gmail, trova l’etichetta nella barra laterale sinistra e clicca sui tre punti (⋮) accanto ad essa.
Questa volta, clicca su “Rimuovi etichetta” dal menu.
Gmail chiederà una conferma. Clicca su “Elimina” per confermare.

💡 Nota: eliminare un’etichetta non elimina le email ad essa associate. Rimuove solo l’etichetta stessa. Le tue email rimarranno nella posta in arrivo o in altre etichette in cui potrebbero apparire.

Sull’app mobile (iOS)

Proprio come per la creazione di etichette, gli utenti Android non possono modificare o eliminare etichette direttamente dall’app Gmail. Questa funzionalità è disponibile solo per gli utenti iOS.

Come modificare (rinominare) un’etichetta

Apri l’app Gmail.
Tocca l’icona del menu (☰) nell’angolo in alto a sinistra.
Scorri verso il basso e tocca Impostazioni.
Tocca Personalizzazioni posta in arrivo, quindi Etichette.
Seleziona l’etichetta che vuoi modificare.
Tocca Nome, inserisci il nuovo nome dell’etichetta e tocca OK.

Come eliminare un’etichetta

Apri l’app Gmail e vai su Menu > Impostazioni > Personalizzazioni posta in arrivo > Etichette.
Tocca l’etichetta che vuoi eliminare.
Tocca Elimina, quindi conferma.

Come applicare cartelle (etichette) alle tue email

In Gmail, applicare un’etichetta funziona molto come spostare un’email in una cartella, ma con una grande differenza: puoi applicare più etichette allo stesso messaggio. Ciò significa che puoi archiviare un’email in diverse “cartelle” contemporaneamente, senza creare copie o perderne traccia.

A un’email ricevuta

Ecco come farlo su Desktop (versione Web):

Vai su Gmail nel tuo browser.
Apri l’email che vuoi organizzare.
Clicca sui tre punti verticali (⋮) nell’angolo in alto a destra del messaggio.
Seleziona “Etichetta come” dal menu a discesa.
Scegli l’etichetta che vuoi applicare o clicca su “Crea nuova” per aggiungerne una al momento.

Ecco come farlo nell’app mobile (iOS e Android):

Apri l’app Gmail sul tuo telefono o tablet.
Apri l’email che vuoi organizzare (su iOS, se vuoi rimanere nella posta in arrivo, tocca l’immagine del profilo del mittente invece di aprire il messaggio).
Tocca l’icona dei tre punti (⋮) nell’angolo in alto a destra.
Tocca “Cambia etichette” (Android) o “Modifica etichette” (iOS).
Seleziona le etichette che vuoi applicare spuntando le caselle.
Tocca OK (Android) o Applica (iOS) per confermare.

💡 Nota: puoi aggiungere più etichette alla stessa email e questa apparirà sotto ogni etichetta come una cartella, ma non verrà duplicata.

Mentre componi un’email su Desktop (versione Web)

È possibile applicare un’etichetta a un’email prima di inviarla, ma questa funzione è disponibile solo sulla versione web di Gmail. È un ottimo modo per mantenere i messaggi inviati automaticamente organizzati:

Clicca su “Scrivi” per iniziare una nuova email.
Nella finestra della bozza, clicca sull’icona dei tre punti ⋮ (in basso a destra nella finestra del messaggio).
Seleziona “Etichetta” dal menu.
Scegli una o più etichette dall’elenco.
Se necessario, clicca su “Crea nuova” per creare subito una nuova etichetta.
Continua a scrivere il messaggio e invialo come al solito. L’etichetta verrà applicata automaticamente.

💡 Nota: questo funziona solo prima dell’invio. Puoi sempre aggiungere o cambiare etichette anche in seguito.

Applicare automaticamente cartelle (etichette) usando i filtri

Questa funzione è disponibile solo su desktop.

Etichettare manualmente le email è utile, ma i filtri automatici sono il vero punto di forza di Gmail. Con i filtri, puoi dire a Gmail:

“Ogni volta che ricevo un’email da X, o con Y nell’oggetto, mettila direttamente in questa cartella (etichetta).”

È come avere un piccolo assistente email che fa l’organizzazione al posto tuo:

Apri Gmail nel tuo browser.
Clicca sull’icona dell’ingranaggio > Visualizza tutte le impostazioni > Filtri e indirizzi bloccati > Crea un nuovo filtro.
Inserisci i criteri (ad esempio, email da un mittente specifico, quelle con determinate parole chiave nell’oggetto o solo quelle con allegati).
Clicca su Crea filtro in basso a destra nella finestra del filtro.
Nella schermata successiva, spunta “Applica l’etichetta” e scegli l’etichetta che desideri. Puoi anche creare una nuova etichetta proprio qui.
(Opzionale) Spunta “Ignora Posta in arrivo (Archiviala)” se non vuoi che quelle email appaiano nella tua posta in arrivo principale.
Clicca su Crea filtro per salvare.

Approfondimento: tieni traccia delle tue email di Mail Merge con un’etichetta personalizzata

Quando invii una campagna usando Mail Merge for Gmail, ogni destinatario riceve la propria email personalizzata.

Ciò significa che Gmail mette ogni singola email nella tua cartella “Posta inviata”, tutte insieme, tutte mescolate.

Fortunatamente, c’è un trucco semplicissimo: usa un’etichetta personalizzata per raggruppare ordinatamente tutte le email della tua campagna.

✨ Come fare?

1️⃣ Mentre prepari la tua campagna, aggiungi una parola chiave univoca nell’oggetto.

Ad esempio: Oggetto: [Campagna Maggio 2025] Offerta personalizzata.

2️⃣ Dopo l’invio, apri Gmail sul tuo computer.

3️⃣ Nella barra di ricerca, digita parte di quell’oggetto.

Ad esempio: subject:[Campagna Maggio 2025]

4️⃣ Clicca sulla piccola freccia sul lato destro della barra di ricerca per aprire le opzioni di ricerca avanzata.

5️⃣ Clicca su “Crea filtro”, quindi spunta “Applica l’etichetta”.

6️⃣ Seleziona un’etichetta esistente o creane una nuova (ad esempio, Campagne Mail Merge 5) e salva il filtro.

Tutto qui! Tutte le email della tua campagna ora vivranno sotto un’etichetta dedicata, come se fossero in una cartella privata.

FAQ: Cartelle ed etichette in Gmail

Qual è la differenza tra una cartella e un’etichetta in Gmail?

Nei sistemi email tradizionali come Outlook o Apple Mail, un messaggio può vivere in una sola cartella alla volta. Se lo sposti in un’altra cartella, scompare dalla prima.

Gmail funziona diversamente. Invece delle cartelle, usa le etichette, che agiscono più come dei tag.

Puoi applicare diverse etichette a una singola email e questa apparirà sotto ogni etichetta, senza essere duplicata. Se rimuovi un’etichetta, l’email esiste ancora; semplicemente non è più raggruppata sotto quell’etichetta.

Pensa alle etichette come a degli adesivi che applichi su un messaggio, piuttosto che a delle scatole in cui lo sposti.

Qual è la differenza tra Categorie ed Etichette?

Le etichette sono qualcosa che controlli tu. Puoi crearle, rinominarle, eliminarle e applicarle alle email manualmente o automaticamente.

Le categorie, d’altra parte, sono sezioni integrate in Gmail come Principale, Social, Promozioni e Aggiornamenti. Gmail usa i propri algoritmi per ordinare le email in arrivo in queste categorie e non puoi crearne di nuove o applicarle manualmente.

In breve:

Etichette = personalizzabili e flessibili.
Categorie = automatiche e predefinite.

Posso creare cartelle per nascondere le email dalla vista “Tutti i messaggi”?

No. La vista “Tutti i messaggi” di Gmail è progettata per mostrare ogni email che non è stata eliminata definitivamente, che sia etichettata o meno. Anche se applichi un’etichetta o archivi l’email, questa apparirà comunque in “Tutti i messaggi”.

Se il tuo obiettivo è nascondere o fare ordine, le tue opzioni migliori sono:

Archiviare le email (lasciano la posta in arrivo ma rimangono accessibili).
Usare le etichette per organizzare e cercare in modo più efficiente.
Disattivare le conversazioni che non vuoi più vedere.

Ma non c’è modo di rimuovere completamente le email da “Tutti i messaggi” a meno che tu non le elimini.

Conclusione

Organizzare il tuo Gmail con le etichette è una semplice abitudine che ripaga velocemente, specialmente quando la tua posta in arrivo inizia a traboccare. E se stai inviando campagne email personalizzate, strumenti come Mail Merge for Gmail rendono il lavoro facile e potente.

👉 Provalo ora: è il modo più intelligente per fare mail merge, direttamente dentro Gmail.

Come creare cartelle in Gmail per mantenere le tue email organizzate (2025)