Gmail में फोल्डर कैसे बनाएं ताकि आपके ईमेल व्यवस्थित रहें (2025)

आपने अभी-अभी अपने इनबॉक्स में उस एक ईमेल को खोजने के लिए 15 मिनट स्क्रॉल करने में बिताए हैं… फिर से। 😤

और अब आप सोच रहे हैं: “Gmail मुझे अन्य ईमेल सेवाओं की तरह फोल्डर बनाने की सुविधा क्यों नहीं देता?” खैर, स्पॉइलर अलर्ट: Gmail में पारंपरिक फोल्डर नहीं होते हैं।

लेकिन घबराएं नहीं। इसमें वास्तव में कुछ ऐसा है जो उतना ही शक्तिशाली है (शायद इससे भी बेहतर): लेबल।

हाँ, यह पहली बार में थोड़ा भ्रमित करने वाला लग सकता है। लेकिन एक बार जब आप इसे समझ जाते हैं, तो आप अपने इनबॉक्स को एक प्रो की तरह व्यवस्थित कर सकते हैं। “फोल्डर्स,” सब-फोल्डर्स और यहां तक कि स्वचालित सॉर्टिंग के साथ।

Gmail (डेस्कटॉप) में फोल्डर या सब-फोल्डर बनाएं

आप Gmail में दो सरल तरीकों का उपयोग करके एक फोल्डर या सब-फोल्डर बना सकते हैं। दोनों बिल्कुल एक ही काम करते हैं, इसलिए बस वह चुनें जिसे आप पसंद करते हैं।

तरीका 1: लेफ्ट-साइड मेनू

• अपने वेब ब्राउज़र में Gmail खोलें।

• बाईं ओर के साइडबार में, नीचे स्क्रॉल करें और ” More ” पर क्लिक करें।

• ” Create new label ” पर क्लिक करें।

• एक छोटी विंडो दिखाई देगी। अपने लेबल के लिए एक नाम दर्ज करें (उदाहरण के लिए, Invoices, Clients, To Read)।

• (वैकल्पिक) सब-फोल्डर बनाने के लिए, ” Nest label under ” को टिक करें और पैरेंट के रूप में एक मौजूदा लेबल चुनें।

• Create पर क्लिक करें, और आपका काम हो गया!

तरीका 2: सेटिंग्स मेनू

• Gmail में, ऊपरी दाएं कोने में गियर आइकन (⚙️) पर क्लिक करें।

• ” See all settings ” चुनें।

• ” Labels ” टैब पर जाएं।

• “Labels” अनुभाग तक नीचे स्क्रॉल करें, और ” Create new label ” पर क्लिक करें।

• अपने लेबल का नाम दर्ज करें, और (वैकल्पिक रूप से) इसे किसी अन्य लेबल के अंतर्गत नेस्ट करें।

• (वैकल्पिक) सब-फोल्डर बनाने के लिए, ” Nest label under ” को टिक करें और पैरेंट के रूप में एक मौजूदा लेबल चुनें।

• समाप्त करने के लिए Create पर क्लिक करें।

Gmail मोबाइल ऐप पर फोल्डर बनाएं

डेस्कटॉप की तरह, Gmail का मोबाइल ऐप आपको लेबल का उपयोग करके अपने ईमेल व्यवस्थित करने की सुविधा देता है। हालाँकि, यह सुविधा वर्तमान में केवल iOS उपयोगकर्ताओं (iPhone या iPad) के लिए उपलब्ध है। यदि आप Android का उपयोग कर रहे हैं, तो आप सीधे ऐप में लेबल नहीं बना सकते। इसके लिए आपको कंप्यूटर का उपयोग करना होगा।

iOS उपयोगकर्ताओं (भाग्यशाली!) के लिए इसे करने का तरीका यहां दिया गया है:

• अपने iPhone या iPad पर Gmail ऐप खोलें।

• ऊपरी बाएं कोने में मेनू आइकन (☰) पर टैप करें।

• ” Labels ” अनुभाग तक नीचे स्क्रॉल करें।

• ” Create new ” पर टैप करें।

• अपने नए लेबल का नाम दर्ज करें।

• सहेजने के लिए ” Done ” पर टैप करें।

एक बार बन जाने के बाद, आपका नया लेबल सूची में दिखाई देगा, और आप आवश्यकतानुसार इसमें ईमेल असाइन कर सकते हैं।

Gmail फोल्डर (लेबल) को संपादित या हटाएं

डेस्कटॉप पर (वेब संस्करण)

लेबल को संपादित कैसे करें (नाम बदलें या नेस्ट करें)

• अपने ब्राउज़र में Gmail खोलें।

• बाएं हाथ के मेनू में, उस लेबल को खोजने के लिए नीचे स्क्रॉल करें जिसे आप संपादित करना चाहते हैं।

• लेबल नाम पर होवर करें। आपको इसके बगल में तीन वर्टिकल डॉट्स (⋮) दिखाई देंगे। उन पर क्लिक करें।

• जो मेनू दिखाई देता है, उसमें ” Edit ” पर क्लिक करें।

• अब आप लेबल का नाम बदल सकते हैं या इसे किसी अन्य लेबल के अंतर्गत नेस्ट कर सकते हैं (जैसे सब-फोल्डर बनाना)।

• जब आप पूरा कर लें तो ” Save ” पर क्लिक करें।

💡 लेबल को नेस्ट करने से आपके Gmail साइडबार में एक विज़ुअल फोल्डर संरचना बनती है। यह क्लाइंट, प्रोजेक्ट या प्राथमिकता के आधार पर व्यवस्थित करने के लिए एकदम सही है।

लेबल को कैसे हटाएं

• ऊपर दिए गए पहले तीन चरणों का पालन करें: Gmail खोलें, बाएं हाथ के साइडबार में अपना लेबल ढूंढें और उसके बगल में तीन डॉट्स (⋮) पर क्लिक करें।

• इस बार, मेनू से ” Remove label ” पर क्लिक करें।

• Gmail पुष्टि मांगेगा। पुष्टि करने के लिए “Delete” पर क्लिक करें।

💡 नोट: लेबल हटाने से उससे जुड़े ईमेल डिलीट नहीं होते हैं। यह केवल लेबल को ही हटाता है। आपके ईमेल आपके इनबॉक्स या अन्य लेबल में बने रहते हैं जहाँ वे दिखाई दे सकते हैं।

मोबाइल ऐप पर (iOS)

लेबल निर्माण की तरह, Android उपयोगकर्ता सीधे Gmail ऐप से लेबल को संपादित या हटा नहीं सकते हैं। यह कार्यक्षमता केवल iOS उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध है।

संपादित (नाम बदलें) कैसे करें

• Gmail ऐप खोलें।

• ऊपरी बाएं कोने में मेनू आइकन (☰) पर टैप करें।

• नीचे स्क्रॉल करें और Settings पर टैप करें।

• Inbox customizations , फिर Labels पर टैप करें।

• उस लेबल को चुनें जिसे आप संपादित करना चाहते हैं।

• Name पर टैप करें, नया लेबल नाम दर्ज करें, और OK पर टैप करें।

लेबल को कैसे हटाएं

• Gmail ऐप खोलें और Menu > Settings > Inbox customizations > Labels पर जाएं।

• उस लेबल पर टैप करें जिसे आप हटाना चाहते हैं।

• Delete पर टैप करें, फिर पुष्टि करें।

अपने ईमेल पर फोल्डर (लेबल) कैसे लागू करें

Gmail में, लेबल लागू करना किसी ईमेल को फोल्डर में ले जाने जैसा काम करता है, लेकिन एक बड़े अंतर के साथ: आप एक ही संदेश पर कई लेबल लागू कर सकते हैं। इसका मतलब है कि आप एक ईमेल को एक साथ कई “फोल्डर्स” में फाइल कर सकते हैं, बिना कॉपी बनाए या उसका ट्रैक खोए।

प्राप्त ईमेल पर

इसे डेस्कटॉप (वेब संस्करण) पर करने का तरीका यहां दिया गया है:

• अपने ब्राउज़र में Gmail पर जाएं।

• वह ईमेल खोलें जिसे आप व्यवस्थित करना चाहते हैं।

• संदेश के ऊपरी दाएं कोने में तीन वर्टिकल डॉट्स (⋮) पर क्लिक करें।

• ड्रॉपडाउन मेनू से ” Label as ” चुनें।

• वह लेबल चुनें जिसे आप लागू करना चाहते हैं, या तुरंत जोड़ने के लिए ” Create new ” पर क्लिक करें।

इसे मोबाइल ऐप (iOS और Android) में करने का तरीका यहां दिया गया है:

• अपने फोन या टैबलेट पर Gmail ऐप खोलें।

• वह ईमेल खोलें जिसे आप व्यवस्थित करना चाहते हैं (iOS पर, यदि आप अपने इनबॉक्स में रहना चाहते हैं, तो संदेश खोलने के बजाय प्रेषक की प्रोफाइल तस्वीर पर टैप करें)।

• ऊपरी दाएं कोने में तीन डॉट्स आइकन (⋮) पर टैप करें।

• ” Change labels ” (Android) या ” Edit labels ” (iOS) पर टैप करें।

• बॉक्स को चेक करके उन लेबल को चुनें जिन्हें आप लागू करना चाहते हैं।

• पुष्टि करने के लिए OK (Android) या Apply (iOS) पर टैप करें।

💡 नोट: आप एक ही ईमेल में कई लेबल जोड़ सकते हैं, और यह प्रत्येक लेबल के अंतर्गत एक फोल्डर की तरह दिखाई देगा, लेकिन यह डुप्लिकेट नहीं होगा।

डेस्कटॉप पर ईमेल लिखते समय (वेब संस्करण)

ईमेल भेजने से पहले उस पर लेबल लागू करना संभव है, लेकिन यह सुविधा केवल Gmail के वेब संस्करण पर उपलब्ध है। यह आपके भेजे गए संदेशों को स्वचालित रूप से व्यवस्थित रखने का एक शानदार तरीका है:

• नया ईमेल शुरू करने के लिए ” Compose ” पर क्लिक करें।

• ड्राफ्ट विंडो में, तीन डॉट्स आइकन ⋮ (संदेश विंडो के नीचे दाईं ओर) पर क्लिक करें।

• मेनू से ” Label ” चुनें।

• सूची में से एक या अधिक लेबल चुनें।

• यदि आवश्यक हो, तो तुरंत नया लेबल बनाने के लिए ” Create new ” पर क्लिक करें।

• अपना संदेश लिखना जारी रखें और हमेशा की तरह भेजें। लेबल स्वचालित रूप से लागू हो जाएगा।

💡 नोट: यह केवल भेजने से पहले काम करता है। आप बाद में भी हमेशा लेबल जोड़ या बदल सकते हैं।

फिल्टर का उपयोग करके स्वचालित रूप से फोल्डर (लेबल) लागू करें

यह सुविधा केवल डेस्कटॉप पर उपलब्ध है।

ईमेल को मैन्युअल रूप से लेबल करना उपयोगी है, लेकिन स्वचालित फिल्टर वह जगह है जहाँ Gmail वास्तव में चमकता है। फिल्टर के साथ, आप Gmail को बता सकते हैं:

“जब भी मुझे X से कोई ईमेल मिले, या विषय में Y हो, तो इसे सीधे इस फोल्डर (लेबल) में डाल दें।”

यह आपके लिए आयोजन करने वाले एक छोटे ईमेल सहायक के होने जैसा है:

• अपने ब्राउज़र में Gmail खोलें।

• गियर आइकन > See all settings > Filters and Blocked Addresses > Create a new filter पर क्लिक करें।

• मानदंड भरें (उदाहरण के लिए, किसी विशिष्ट प्रेषक से ईमेल, विषय में कुछ कीवर्ड वाले, या केवल अटैचमेंट वाले)।

• फिल्टर बॉक्स के नीचे-दाईं ओर Create filter पर क्लिक करें।

• अगली स्क्रीन में, ” Apply the label ” को चेक करें और वह लेबल चुनें जिसे आप चाहते हैं। आप यहीं पर एक नया लेबल भी बना सकते हैं।

• (वैकल्पिक) यदि आप नहीं चाहते कि वे ईमेल आपके मुख्य इनबॉक्स में दिखाई दें, तो ” Skip the Inbox (Archive it) ” को चेक करें।

• सहेजने के लिए Create filter पर क्लिक करें।

विशेषज्ञ अंतर्दृष्टि: कस्टम लेबल के साथ अपने Mail Merge ईमेल को ट्रैक करें

जब आप Mail Merge for Gmail का उपयोग करके कोई अभियान भेजते हैं, तो प्रत्येक प्राप्तकर्ता को अपना व्यक्तिगत ईमेल मिलता है।

जिसका अर्थ है कि Gmail हर एक को आपके “Sent” फोल्डर में डाल देता है। सब एक साथ, सब मिश्रित।

सौभाग्य से, एक बहुत ही सरल ट्रिक है: अपने सभी अभियान ईमेल को व्यवस्थित रूप से समूहित करने के लिए एक कस्टम लेबल का उपयोग करें।

✨ इसे कैसे करें?

1️⃣ अपना अभियान तैयार करते समय, विषय पंक्ति में एक अद्वितीय कीवर्ड जोड़ें।

उदाहरण के लिए: Subject: [May 2025 Campaign] Personalized Offer.

2️⃣ भेजने के बाद, अपने कंप्यूटर पर Gmail खोलें।

3️⃣ सर्च बार में, उस विषय का एक हिस्सा टाइप करें।

उदाहरण के लिए: subject:[May 2025 Campaign]

4️⃣ उन्नत खोज विकल्प खोलने के लिए सर्च बार के दाईं ओर छोटे तीर पर क्लिक करें।

5️⃣ “Create filter” पर क्लिक करें, फिर “Apply the label” को चेक करें।

6️⃣ एक मौजूदा लेबल चुनें, या एक नया बनाएं (जैसे Mail Merge Campaigns 5), और फिल्टर को सहेजें।

बस इतना ही! आपके अभियान के सभी ईमेल अब एक समर्पित लेबल के अंतर्गत रहेंगे, जैसे कि उनका अपना निजी फोल्डर।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न: Gmail में फोल्डर और लेबल

Gmail में फोल्डर और लेबल के बीच क्या अंतर है?

Outlook या Apple Mail जैसी पारंपरिक ईमेल प्रणालियों में, एक संदेश एक समय में एक फोल्डर में रह सकता है। यदि आप इसे किसी अन्य फोल्डर में ले जाते हैं, तो यह पहले वाले से गायब हो जाता है।

Gmail अलग तरह से काम करता है। फोल्डर्स के बजाय, यह लेबल का उपयोग करता है, जो टैग की तरह अधिक काम करते हैं।

आप एक ईमेल पर कई लेबल लागू कर सकते हैं, और यह डुप्लिकेट हुए बिना प्रत्येक लेबल के अंतर्गत दिखाई देगा। यदि आप एक लेबल हटाते हैं, तो ईमेल अभी भी मौजूद रहता है; यह बस उस लेबल के अंतर्गत समूहित नहीं रहता है।

लेबल को उन स्टिकर के रूप में सोचें जिन्हें आप किसी संदेश पर लगाते हैं, न कि उन बक्सों के रूप में जिनमें आप इसे ले जाते हैं।

श्रेणियों (Categories) और लेबल के बीच क्या अंतर है?

लेबल ऐसी चीज है जिसे आप नियंत्रित करते हैं। आप उन्हें मैन्युअल रूप से या स्वचालित रूप से बना सकते हैं, नाम बदल सकते हैं, हटा सकते हैं और ईमेल पर लागू कर सकते हैं।

दूसरी ओर, श्रेणियां (Categories) Gmail में Primary, Social, Promotions और Updates जैसे इन-बिल्ट सेक्शन हैं। Gmail आने वाले ईमेल को इन श्रेणियों में सॉर्ट करने के लिए अपने स्वयं के एल्गोरिदम का उपयोग करता है, और आप नए नहीं बना सकते या उन्हें मैन्युअल रूप से लागू नहीं कर सकते।

संक्षेप में:

• लेबल = कस्टम और लचीले।
• श्रेणियां = स्वचालित और पूर्वनिर्धारित।

क्या मैं “All Mail” दृश्य से ईमेल छिपाने के लिए फोल्डर बना सकता हूँ?

नहीं। Gmail का “All Mail” दृश्य हर उस ईमेल को दिखाने के लिए डिज़ाइन किया गया है जिसे स्थायी रूप से हटाया नहीं गया है, चाहे वह लेबल किया गया हो या नहीं। भले ही आप कोई लेबल लागू करें या ईमेल को आर्काइव करें, यह अभी भी “All Mail” में दिखाई देगा।

यदि आपका लक्ष्य छिपाना या अव्यवस्था कम करना है, तो आपके सर्वोत्तम विकल्प हैं:

• ईमेल आर्काइव करना (वे आपके इनबॉक्स से हट जाते हैं लेकिन सुलभ रहते हैं)।

• अधिक कुशलता से व्यवस्थित और खोजने के लिए लेबल का उपयोग करना।

• उन वार्तालापों को म्यूट करना जिन्हें आप अब नहीं देखना चाहते हैं।

लेकिन “All Mail” से ईमेल को पूरी तरह से हटाने का कोई तरीका नहीं है जब तक कि आप उन्हें डिलीट न कर दें।

निष्कर्ष

अपने Gmail को लेबल के साथ व्यवस्थित करना एक सरल आदत है जो तेजी से लाभ देती है, खासकर जब आपका इनबॉक्स भरने लगता है। और यदि आप व्यक्तिगत ईमेल अभियान भेज रहे हैं, तो Mail Merge for Gmail जैसे उपकरण काम को आसान और शक्तिशाली बनाते हैं।

👉 इसे अभी आज़माएं। यह Gmail के अंदर ही मेल मर्ज करने का सबसे स्मार्ट तरीका है।