Zahlungserinnerung per E-Mail: 5 Vorlagen für Google Sheets

Einer verspäteten Rechnung nachzugehen ist unangenehm und wird leicht aufgeschoben. Eine gute E-Mail-Vorlage für Zahlungserinnerungen beseitigt den Großteil dieser Reibung. Sie schreiben die Nachricht einmal, halten den Tonfall konstant und lassen eine Tabelle den Kundennamen, den Betrag und das Fälligkeitsdatum ausfüllen.

Dieser Leitfaden bietet Ihnen fünf Vorlagen, eine für jede Phase einer unbezahlten Rechnung. Er zeigt auch, wie Sie diese aus Google Sheets über Ihr eigenes Gmail-Konto senden, sodass jede Erinnerung als normale Eins-zu-eins-E-Mail ankommt.

Wann jede Zahlungserinnerung gesendet werden sollte

Quellen sind sich über die genauen Tage uneinig, was verständlich ist, da der richtige Rhythmus von Ihren Zahlungsbedingungen abhängt. Das Muster ist jedoch konsistent. InvoiceOwls Leitfaden für Zahlungserinnerungen schlägt einen Zeitplan von 3 Tagen vor dem Fälligkeitsdatum, am Fälligkeitsdatum, 3 Tage danach, 1 Woche danach und einer letzten Mahnung vor. Andere Leitfäden, wie Zohos Ratschläge zu überfälligen Rechnungen, platzieren die erste Überfälligkeitsnachricht innerhalb weniger Tage und die späteren im Abstand von ein bis zwei Wochen.

Ein praktikabler Standard sieht so aus:

1. Etwa 3 Tage vor dem Fälligkeitsdatum eine freundliche Vorabinformation.
2. Am Fälligkeitsdatum eine kurze Benachrichtigung mit dem Zahlungslink.
3. Etwa 3 Tage danach ein höfliches Nachfassen.
4. Etwa 14 Tage danach eine bestimmtere Erinnerung.
5. Etwa 30 Tage danach eine letzte Mahnung.

Betrachten Sie diese Zahlen als Ausgangspunkt und passen Sie sie an Ihren Vertrag an. Wenn Sie Säumniszuschläge erheben, stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungsbedingungen diese unterstützen, und prüfen Sie die Vorschriften an Ihrem Standort, bevor Sie eine Eskalation erwähnen.

Fünf E-Mail-Vorlagen für Zahlungserinnerungen

Jede Vorlage verwendet Serienbrieffelder in doppelten geschweiften Klammern. Jedes davon ist einer Spalte in Ihrer Tabelle zugeordnet, sodass {{Name}} die Spalte Name liest. Schreiben Sie diese in einen Gmail-Entwurf, und das Add-on füllt jede Zeile aus.

1. Freundliche Vorabinformation

Betreff: Rechnung {{Invoice}} ist am {{Due Date}} fällig

Hallo {{Name}},

Eine kurze Erinnerung, dass die Rechnung {{Invoice}} über {{Amount}} am {{Due Date}} fällig ist. Sie können hier bezahlen: {{Pay Link}}.

Vielen Dank, und bitte lassen Sie mich wissen, falls etwas geändert werden muss.

2. Heute fällig

Betreff: Rechnung {{Invoice}} ist heute fällig

Hallo {{Name}},

Die Rechnung {{Invoice}} über {{Amount}} ist heute fällig. Hier ist der Zahlungslink: {{Pay Link}}.

Wenn Sie bereits bezahlt haben, danken wir Ihnen und bitten Sie, diese Nachricht zu ignorieren.

3. Höfliches Nachfassen

Betreff: Nachfrage zur Rechnung {{Invoice}}

Hallo {{Name}},

Ich habe noch keinen Zahlungseingang für die Rechnung {{Invoice}} ({{Amount}}) festgestellt, die am {{Due Date}} fällig war. Möglicherweise hat sich die Zahlung einfach mit dieser Nachricht überschnitten.

Sie können hier bezahlen: {{Pay Link}}. Wenn etwas die Zahlung blockiert, antworten Sie einfach, und ich werde helfen, das Problem zu lösen.

4. Bestimmtere Erinnerung

Betreff: Überfällig: Rechnung {{Invoice}}, {{Days Overdue}} Tage in Verzug

Hallo {{Name}},

Die Rechnung {{Invoice}} über {{Amount}} ist nun {{Days Overdue}} Tage über das Fälligkeitsdatum vom {{Due Date}} hinaus in Verzug. Bitte veranlassen Sie die Zahlung noch diese Woche über {{Pay Link}}.

Wenn Sie einen Zahlungsplan besprechen möchten, antworten Sie auf diese E-Mail, und wir können Termine vereinbaren.

5. Letzte Mahnung

Betreff: Letzte Mahnung: Rechnung {{Invoice}}

Hallo {{Name}},

Dies ist die letzte Erinnerung für die Rechnung {{Invoice}} ({{Amount}}), die ursprünglich am {{Due Date}} fällig war. Bitte zahlen Sie bis zum {{Final Date}}, um weitere Maßnahmen gemäß unseren Zahlungsbedingungen zu vermeiden.

Falls es Unstimmigkeiten gibt, möchte ich dies nun erfahren. Antworten Sie direkt, und ich werde umgehend reagieren.

Beachten Sie, wie der Tonfall durch die Daten und Beträge eskaliert und nicht durch harte Formulierungen. Das hält die Beziehung intakt und ist dennoch deutlich. Hilfe zu Betreffzeilen finden Sie unter Ideen für Serienbrief-Betreffzeilen.

Richten Sie das Google Sheet ein

Erstellen Sie eine Zeile pro unbezahlter Rechnung. Ein einfaches Layout funktioniert gut:

Email	Name	Invoice	Amount	Due Date	Days Overdue	Pay Link
ana@example.com	Ana	INV-1042	$850	Oct 1	14	your link

Berechnen Sie Days Overdue mit einer Formel wie =MAX(0, TODAY()-E2), damit der Wert aktuell bleibt. Filtern Sie die Tabelle nach den Zeilen, die der Phase entsprechen, die Sie senden möchten, und führen Sie eine Statusspalte, damit Sie denselben Kunden nie versehentlich zweimal erinnern. Unser Leitfaden zum Thema Serienbriefe aus Google Sheets führt Sie durch die grundlegende Einrichtung.

Senden Sie die Erinnerungen mit Mail Merge for Gmail

1. Schreiben Sie die Vorlage als Entwurf in Gmail mit Ihren Serienbrieffeldern.
2. Öffnen Sie die Tabelle, starten Sie Mail Merge for Gmail und wählen Sie den Entwurf aus.
3. Senden Sie einen Test an sich selbst und prüfen Sie, ob jedes Feld ausgefüllt wurde.
4. Senden Sie den Stapel ab oder planen Sie ihn für einen Wochentagmorgen.

Da die Nachrichten von Ihrem eigenen Gmail-Konto ausgehen, landen Antworten in Ihrem normalen Posteingang, und Kunden sehen eine persönliche E-Mail anstelle einer Systembenachrichtigung. Wenn Sie das Rechnungs-PDF anhängen müssen, können Sie jeder Zeile eine andere Datei zuordnen. Die Optionen hierzu finden Sie unter Serienbriefe und Anhänge. Die eigene Serienbrieffunktion von Gmail kann keine individuellen Dateien pro Empfänger anhängen, wie GMass in seinem Beitrag zu Rechnungs-Serienbriefen anmerkt. Genau hier hilft ein Add-on.

Achten Sie auch auf Ihr tägliches Volumen. Die Google-Seite zu den Gmail-Sendelimits in Google Workspace nennt zum Zeitpunkt des Schreibens 2.000 Nachrichten pro Tag pro Nutzer und 1.500 für Serienbriefe. Die meisten Stapel für Rechnungserinnerungen sind weitaus kleiner, aber wenn Sie eine große Liste abarbeiten, lesen Sie, was zu tun ist, wenn das Gmail-Sendelimit erreicht ist.

Tipps zur Verbesserung der Zahlungsmoral

• Setzen Sie den Betrag und die Rechnungsnummer in den Betreff, damit die E-Mail auch ungeöffnet nützlich ist.
• Fügen Sie einen klaren Zahlungslink ein und nichts anderes, das um Aufmerksamkeit konkurriert.
• Senden Sie an Wochentagmorgen, wenn Finanzkontakte am ehesten an ihren Schreibtischen sitzen.
• Stoppen Sie die Sequenz für einen Kunden in dem Moment, in dem er bezahlt. Entfernen oder markieren Sie die Zeile vor der nächsten Phase.
• Bieten Sie immer eine Möglichkeit zur Antwort an, falls es Unstimmigkeiten gibt. Viele verspätete Zahlungen sind Verwaltungsprobleme und keine Verweigerungen.

Häufig gestellte Fragen

Wie bald nach dem Fälligkeitsdatum sollte ich eine Zahlungserinnerung senden?

Viele Leitfäden empfehlen eine erste Überfälligkeitsnotiz innerhalb von ein bis drei Tagen. Ein schnellerer Anstoß funktioniert bei kleinen Beträgen und guten Kunden, während längere Abstände für größere Unternehmenskonten mit langsamen Genehmigungsketten geeignet sind.

Wie viele Erinnerungen sollte ich senden?

Die meisten Sequenzen umfassen drei bis fünf Nachrichten. Der obige fünfstufige Zeitplan deckt eine Vorabinformation, eine Benachrichtigung zum Fälligkeitsdatum und drei Überfälligkeitsphasen ab.

Sollte ich Säumniszuschläge erwähnen?

Nur wenn Ihr Vertrag oder Ihre Rechnungsbedingungen diese bereits enthalten und nur nach Prüfung der örtlichen Vorschriften. Erwähnen Sie diese in den bestimmteren Phasen, nicht in der ersten.

Kann ich Erinnerungen automatisch senden?

Sie können einen Stapel für eine gewählte Zeit planen. Sie entscheiden weiterhin, welche Zeilen einbezogen werden, wodurch Sie die Kontrolle darüber behalten, wer eine bestimmtere Nachricht erhält.

Werden diese E-Mails persönlich wirken?

Ja. Sie werden von Ihrer Gmail-Adresse gesendet, eine Nachricht pro Empfänger, wobei die Details jeder Zeile eingefügt werden.

Beginnen Sie mit dem Senden Ihrer Erinnerungen

Eine Erinnerungssequenz, die Sie wiederverwenden können, spart jeden Monat Stunden und sorgt dafür, dass Rechnungen früher bezahlt werden. Installieren Sie Mail Merge for Gmail, fügen Sie die obigen Vorlagen ein und senden Sie Ihren ersten Stapel aus der Tabelle, die Sie bereits führen.