Шаблон письма с напоминанием об оплате: пять сообщений, которые можно отправить из Google Sheets

Требовать оплату просроченного счета неловко, и это дело легко отложить на потом. Хороший шаблон письма с напоминанием об оплате устраняет большую часть этих трудностей. Вы пишете сообщение один раз, сохраняете ровный тон, а таблица сама подставляет имя клиента, сумму и срок оплаты.

В этом руководстве представлены пять шаблонов для каждого этапа неоплаченного счета. Здесь также показано, как отправлять их из Google Sheets через ваш собственный аккаунт Gmail, чтобы каждое напоминание приходило как обычное личное письмо.

Когда отправлять каждое напоминание об оплате

Источники расходятся во мнениях относительно точных дней, и это справедливо, поскольку правильный ритм зависит от ваших условий оплаты. Однако общая схема остается неизменной. В руководстве InvoiceOwl по напоминаниям об оплате предлагается график: за 3 дня до срока оплаты, в день оплаты, через 3 дня после, через 1 неделю после и последнее предупреждение. Другие руководства, такие как советы Zoho по просроченным счетам, рекомендуют отправлять первое сообщение о просрочке в течение нескольких дней, а последующие с интервалом в одну-две недели.

Рабочий вариант по умолчанию выглядит так:

1. Примерно за 3 дня до срока оплаты: дружеское предупреждение.
2. В день оплаты: короткое уведомление со ссылкой на оплату.
3. Примерно через 3 дня после: вежливое повторное обращение.
4. Примерно через 14 дней после: более строгое напоминание.
5. Примерно через 30 дней после: последнее предупреждение.

Рассматривайте эти цифры как отправную точку и адаптируйте их к вашему договору. Если вы взимаете пени за просрочку, убедитесь, что условия вашего счета это допускают, и проверьте правила в вашем регионе, прежде чем упоминать о дальнейших мерах.

Пять шаблонов писем с напоминанием об оплате

В каждом шаблоне используются поля слияния в двойных фигурных скобках. Каждое из них соответствует столбцу в вашей таблице, поэтому {{Name}} считывает данные из столбца Name. Напишите их в черновике Gmail, и дополнение заполнит каждую строку.

1. Дружеское предупреждение

Тема: Срок оплаты счета {{Invoice}} наступает {{Due Date}}

Здравствуйте, {{Name}}!

Кратко напоминаю, что счет {{Invoice}} на сумму {{Amount}} должен быть оплачен {{Due Date}}. Вы можете произвести оплату здесь: {{Pay Link}}.

Спасибо, и, пожалуйста, сообщите мне, если нужно что-то изменить.

2. Оплата сегодня

Тема: Счет {{Invoice}} должен быть оплачен сегодня

Здравствуйте, {{Name}}!

Срок оплаты счета {{Invoice}} на сумму {{Amount}} наступает сегодня. Вот ссылка для оплаты: {{Pay Link}}.

Если вы уже произвели оплату, благодарим вас и просим проигнорировать это сообщение.

3. Вежливое повторное обращение

Тема: Проверка статуса счета {{Invoice}}

Здравствуйте, {{Name}}!

Я еще не вижу оплаты по счету {{Invoice}} ({{Amount}}), срок которой наступил {{Due Date}}. Возможно, платеж просто пересекся с этим сообщением.

Вы можете произвести оплату здесь: {{Pay Link}}. Если что-то мешает оплате, ответьте, и я помогу во всем разобраться.

4. Более строгое напоминание

Тема: Просрочка: счет {{Invoice}}, просрочен на {{Days Overdue}} дней

Здравствуйте, {{Name}}!

Счет {{Invoice}} на сумму {{Amount}} просрочен на {{Days Overdue}} дней (срок оплаты был {{Due Date}}). Пожалуйста, организуйте оплату на этой неделе, используя ссылку: {{Pay Link}}.

Если вы хотите обсудить план платежей, ответьте на это письмо, и мы сможем согласовать даты.

5. Последнее предупреждение

Тема: Последнее предупреждение: счет {{Invoice}}

Здравствуйте, {{Name}}!

Это последнее напоминание о счете {{Invoice}} ({{Amount}}), который должен был быть оплачен {{Due Date}}. Пожалуйста, произведите оплату до {{Final Date}}, чтобы избежать дальнейших действий в соответствии с нашими условиями оплаты.

Если есть какие-либо разногласия, я хочу узнать о них сейчас. Ответьте напрямую, и я оперативно отреагирую.

Обратите внимание, как тон становится более настойчивым за счет указания дат и сумм, а не резких формулировок. Это позволяет сохранить хорошие отношения и при этом ясно донести суть. Если вам нужна помощь с темами писем, посмотрите идеи тем для рассылки.

Настройка Google Sheets

Создайте по одной строке для каждого неоплаченного счета. Простая структура работает отлично:

Email	Name	Invoice	Amount	Due Date	Days Overdue	Pay Link
ana@example.com	Ana	INV-1042	$850	Oct 1	14	ваша ссылка

Вычисляйте Days Overdue с помощью формулы, например =MAX(0, TODAY()-E2), чтобы данные оставались актуальными. Отфильтруйте таблицу по строкам, которые соответствуют этапу отправки, и добавьте столбец Status, чтобы случайно не напомнить одному и тому же клиенту дважды. В нашем руководстве по слиянию почты из Google Sheets подробно описана базовая настройка.

Отправка напоминаний с помощью Mail Merge for Gmail

1. Напишите шаблон как черновик в Gmail с вашими полями слияния.
2. Откройте таблицу, запустите Mail Merge for Gmail и выберите черновик.
3. Отправьте тестовое письмо себе и проверьте, что каждое поле заполнено.
4. Отправьте всю партию или запланируйте отправку на утро буднего дня.

Поскольку сообщения отправляются с вашего собственного аккаунт Gmail, ответы попадают в ваш обычный почтовый ящик, а клиенты видят личное письмо, а не системное уведомление. Если вам нужно прикрепить счет в формате PDF, вы можете назначить отдельный файл для каждой строки. Ознакомьтесь с вариантами в статье про слияние почты и вложения. Встроенная функция слияния Gmail не позволяет прикреплять индивидуальные файлы для каждого получателя, как отмечает GMass в своей статье о рассылке счетов, поэтому здесь на помощь приходит дополнение.

Также следите за ежедневным объемом. На странице Google, посвященной лимитам отправки Gmail в Google Workspace, на момент написания статьи указано 2000 сообщений в день на пользователя и 1500 для слияния почты. Большинство партий напоминаний о счетах намного меньше, но если вы работаете с большим списком, узнайте, что делать при достижении лимита отправки Gmail.

Советы по улучшению отклика на оплату

• Указывайте сумму и номер счета в теме, чтобы письмо было полезным даже в нераскрытом виде.
• Включите одну четкую ссылку на оплату и ничего больше, что могло бы отвлечь внимание.
• Отправляйте письма по утрам в будние дни, когда финансовые специалисты скорее всего находятся на рабочих местах.
• Остановите цепочку писем для клиента в тот момент, когда он произведет оплату. Удалите или отметьте строку перед следующим этапом.
• Всегда предлагайте возможность ответить в случае возникновения разногласий. Многие просроченные платежи являются административными проблемами, а не отказами платить.

Часто задаваемые вопросы

Как скоро после наступления срока оплаты следует отправлять напоминание?

Многие руководства предлагают отправлять первое уведомление о просрочке в течение одного-трех дней. Более быстрое напоминание хорошо работает для небольших сумм и надежных клиентов, в то время как более длительные паузы подходят для крупных корпоративных аккаунтов с медленными цепочками согласования.

Сколько напоминаний следует отправлять?

Большинство цепочек состоят из трех-пяти сообщений. Приведенный выше пятиэтапный график включает предупреждение, уведомление в день оплаты и три этапа просрочки.

Стоит ли упоминать пени за просрочку?

Только в том случае, если они уже включены в ваш договор или условия счета, и только после проверки местных правил. Упоминайте о них на более строгих этапах, а не в самом начале.

Можно ли отправлять напоминания автоматически?

Вы можете запланировать отправку партии на выбранное время. Вы по-прежнему сами решаете, какие строки будут включены, что позволяет вам контролировать, кто получит более строгое сообщение.

Будут ли эти письма выглядеть личными?

Да. Они отправляются с вашего адреса Gmail, по одному сообщению на каждого получателя, с подстановкой данных из каждой строки.

Начните отправлять напоминания

Цепочка напоминаний, которую можно использовать повторно, экономит часы каждый месяц и помогает быстрее получать оплату по счетам. Установите Mail Merge for Gmail, вставьте приведенные выше шаблоны и отправьте свою первую партию из таблицы, которую вы уже ведете.