Modelli di email per sollecito di pagamento: 5 messaggi pronti

Inseguire una fattura in ritardo è imbarazzante ed è facile rimandare. Un buon modello di email di sollecito di pagamento elimina gran parte di questo attrito. Scrivi il messaggio una volta, mantieni un tono costante e lasci che un foglio di calcolo inserisca il nome del cliente, l’importo e la data di scadenza.

Questa guida ti offre cinque modelli, uno per ogni fase di una fattura non pagata. Mostra inoltre come inviarli da Google Sheets tramite il tuo account Gmail, in modo che ogni promemoria arrivi come una normale email individuale.

Quando inviare ogni sollecito di pagamento

Le fonti non concordano sui giorni esatti, il che è comprensibile, poiché il ritmo giusto dipende dai tuoi termini di pagamento. Il modello è tuttavia coerente. La guida di InvoiceOwl sui solleciti di pagamento suggerisce un programma di 3 giorni prima della scadenza, il giorno della scadenza, 3 giorni dopo, 1 settimana dopo e un avviso finale. Altre guide, come i consigli sulle fatture scadute di Zoho, collocano il primo messaggio di ritardo entro pochi giorni e i successivi a distanza di una o due settimane.

Un’impostazione predefinita funzionale si presenta così:

1. Circa 3 giorni prima della scadenza, un promemoria amichevole.
2. Il giorno della scadenza, un breve avviso con il link di pagamento.
3. Circa 3 giorni dopo, un cortese follow-up.
4. Circa 14 giorni dopo, un sollecito più deciso.
5. Circa 30 giorni dopo, un avviso finale.

Considera questi numeri come un punto di partenza e adattali al tuo contratto. Se applichi penali per il ritardo, assicurati che i termini della tua fattura le supportino e controlla le regole del luogo in cui operi prima di menzionare un’escalation.

Cinque modelli di email di sollecito di pagamento

Ogni modello utilizza campi di unione tra doppie parentesi graffe. Ciascuno corrisponde a una colonna nel tuo foglio, quindi {{Name}} legge la colonna Name. Scrivili in una bozza di Gmail e il componente aggiuntivo compilerà ogni riga.

1. Promemoria amichevole

Oggetto: La fattura {{Invoice}} scade il {{Due Date}}

Ciao {{Name}},

Un breve promemoria per ricordarti che la fattura {{Invoice}} di {{Amount}} scade il {{Due Date}}. Puoi pagare qui: {{Pay Link}}.

Grazie e fammi sapere se c’è qualcosa da modificare.

2. In scadenza oggi

Oggetto: La fattura {{Invoice}} scade oggi

Ciao {{Name}},

La fattura {{Invoice}} di {{Amount}} scade oggi. Ecco il link per il pagamento: {{Pay Link}}.

Se hai già provveduto al pagamento, ti ringrazio e ti prego di ignorare questo messaggio.

3. Cortese follow-up

Oggetto: Controllo sulla fattura {{Invoice}}

Ciao {{Name}},

Non ho ancora visualizzato il pagamento per la fattura {{Invoice}} ({{Amount}}), che scadeva il {{Due Date}}. Potrebbe essersi semplicemente incrociato con questo messaggio.

Puoi pagare qui: {{Pay Link}}. Se qualcosa sta bloccando il pagamento, rispondi e ti aiuterò a risolvere il problema.

4. Sollecito più deciso

Oggetto: Scaduta: fattura {{Invoice}}, in ritardo di {{Days Overdue}} giorni

Ciao {{Name}},

La fattura {{Invoice}} di {{Amount}} ha superato di {{Days Overdue}} giorni la data di scadenza del {{Due Date}}. Ti prego di organizzare il pagamento questa settimana utilizzando {{Pay Link}}.

Se desideri discutere un piano di pagamento, rispondi a questa email e potremo concordare le date.

5. Avviso finale

Oggetto: Avviso finale: fattura {{Invoice}}

Ciao {{Name}},

Questo è l’ultimo sollecito per la fattura {{Invoice}} ({{Amount}}), originariamente in scadenza il {{Due Date}}. Ti prego di pagare entro il {{Final Date}} per evitare ulteriori azioni previste dai nostri termini di pagamento.

Se c’è una contestazione, vorrei saperlo ora. Rispondi direttamente e ti risponderò prontamente.

Nota come il tono si intensifichi attraverso le date e gli importi piuttosto che con parole dure. Questo mantiene intatta la relazione pur rimanendo chiari. Per un aiuto con gli oggetti delle email, consulta le idee per l’oggetto della stampa unione.

Configurare Google Sheets

Crea una riga per ogni fattura non pagata. Un layout semplice funziona bene:

Email	Name	Invoice	Amount	Due Date	Days Overdue	Pay Link
ana@example.com	Ana	INV-1042	$850	1 Ott	14	il tuo link

Calcola Days Overdue con una formula come =MAX(0, TODAY()-E2) in modo che rimanga aggiornato. Filtra il foglio in base alle righe che corrispondono alla fase che stai per inviare e mantieni una colonna Status per non sollecitare mai lo stesso cliente due volte per errore. La nostra guida alla stampa unione da Google Sheets illustra la configurazione di base.

Inviare i solleciti con Mail Merge for Gmail

1. Scrivi il modello come bozza in Gmail con i tuoi campi di unione.
2. Apri il foglio, avvia Mail Merge for Gmail e scegli la bozza.
3. Invia un test a te stesso e verifica che ogni campo sia stato compilato.
4. Invia il gruppo di email o programmalo per una mattina di un giorno feriale.

Poiché i messaggi partono dal tuo account Gmail, le risposte arrivano nella tua normale casella di posta e i clienti vedono un’email personale anziché un avviso di sistema. Se hai bisogno di allegare il PDF della fattura, puoi associare un file diverso a ogni riga. Consulta stampa unione e allegati per le opzioni. La stampa unione nativa di Gmail non può allegare file individuali per destinatario, come nota GMass nel suo post sulla stampa unione delle fatture, quindi è qui che un componente aggiuntivo risulta utile.

Fai attenzione anche al tuo volume giornaliero. La pagina di Google sui limiti di invio di Gmail in Google Workspace elenca 2.000 messaggi al giorno per utente e 1.500 per la stampa unione al momento della stesura di questo articolo. La maggior parte dei gruppi di solleciti di fatture è molto più piccola, ma se devi gestire un elenco numeroso, scopri cosa fare quando viene raggiunto il limite di invio di Gmail.

Suggerimenti per migliorare la risposta ai pagamenti

• Inserisci l’importo e il numero di fattura nell’oggetto in modo che l’email sia utile anche senza essere aperta.
• Includi un solo link di pagamento chiaro e nient’altro che competa per attirare l’attenzione.
• Invia le email nelle mattine dei giorni feriali, quando i contatti finanziari sono più probabilmente alle loro scrivanie.
• Interrompi la sequenza per un cliente nel momento in cui paga. Rimuovi o contrassegna la riga prima della fase successiva.
• Offri sempre un modo per rispondere in caso di contestazione. Molti ritardi nei pagamenti sono problemi amministrativi, non rifiuti.

Domande frequenti

Quanto tempo dopo la data di scadenza devo inviare un sollecito di pagamento?

Molte guide suggeriscono un primo avviso di ritardo entro uno o tre giorni. Un sollecito più rapido funziona per piccoli importi e buoni clienti, mentre intervalli più lunghi si adattano ad account aziendali più grandi con catene di approvazione lente.

Quanti solleciti dovrei inviare?

La maggior parte delle sequenze prevede da tre a cinque messaggi. Il programma in cinque fasi descritto sopra copre un promemoria preventivo, un avviso per il giorno della scadenza e tre fasi di ritardo.

Dovrei menzionare le penali per il ritardo?

Solo se il tuo contratto o i termini della fattura le includono già e solo dopo aver controllato le regole locali. Menzionale nelle fasi più decise, non nella prima.

Posso inviare i solleciti automaticamente?

Puoi programmare un invio di gruppo per un orario prestabilito. Sei comunque tu a decidere quali righe includere, il che ti permette di mantenere il controllo su chi riceve un messaggio più deciso.

Queste email sembreranno personali?

Sì. Vengono inviate dal tuo indirizzo Gmail, un messaggio per destinatario, con i dettagli di ogni riga uniti all’interno.

Inizia a inviare i tuoi solleciti

Una sequenza di solleciti che puoi riutilizzare fa risparmiare ore ogni mese e permette di far pagare le fatture prima. Installa Mail Merge for Gmail, incolla i modelli qui sopra e invia il tuo primo gruppo di email dal foglio che già utilizzi.