Modelo de e-mail de lembrete de pagamento: cinco mensagens que você pode enviar do Google Sheets

Cobrar uma fatura em atraso é constrangedor e fácil de adiar. Um bom modelo de e-mail de lembrete de pagamento remove a maior parte desse atrito. Você escreve a mensagem uma vez, mantém o tom constante e deixa que uma planilha preencha o nome do cliente, o valor e a data de vencimento.

Este guia oferece cinco modelos, um para cada fase de uma fatura não paga. Ele também mostra como enviá-los do Google Sheets através da sua própria conta do Gmail, para que cada lembrete chegue como um e-mail individual normal.

Quando enviar cada lembrete de pagamento

As fontes discordam sobre os dias exatos, o que é justo, pois o ritmo certo depende das suas condições de pagamento. O padrão é consistente, no entanto. O guia da InvoiceOwl sobre lembretes de pagamento sugere um cronograma de 3 dias antes do vencimento, no dia do vencimento, 3 dias depois, 1 semana depois e um aviso final. Outros guias, como os conselhos da Zoho sobre faturas em atraso, colocam a primeira mensagem de atraso dentro de alguns dias e as posteriores com uma a duas semanas de intervalo.

Um padrão viável é o seguinte:

1. Cerca de 3 dias antes da data de vencimento, um aviso amigável.
2. Na data de vencimento, um breve aviso com o link de pagamento.
3. Cerca de 3 dias depois, um acompanhamento educado.
4. Cerca de 14 dias depois, um lembrete mais firme.
5. Cerca de 30 dias depois, um aviso final.

Trate esses números como um ponto de partida e ajuste-os ao seu contrato. Se você cobra taxas de atraso, certifique-se de que os termos da sua fatura as suportam e verifique as regras de onde você opera antes de mencionar um agravamento.

Cinco modelos de e-mail de lembrete de pagamento

Cada modelo usa campos de mesclagem entre chaves duplas. Cada um mapeia para uma coluna na sua planilha, então {{Name}} lê a coluna Name. Escreva-os em um rascunho do Gmail e o complemento preenche cada linha.

1. Aviso amigável

Assunto: A fatura {{Invoice}} vence em {{Due Date}}

Olá {{Name}},

Um breve aviso de que a fatura {{Invoice}} no valor de {{Amount}} vence em {{Due Date}}. Você pode pagar aqui: {{Pay Link}}.

Obrigado, e por favor me avise se algo precisar ser alterado.

2. Vence hoje

Assunto: A fatura {{Invoice}} vence hoje

Olá {{Name}},

A fatura {{Invoice}} no valor de {{Amount}} vence hoje. Aqui está o link de pagamento: {{Pay Link}}.

Se você já pagou, obrigado e por favor ignore esta mensagem.

3. Acompanhamento educado

Assunto: Verificando a fatura {{Invoice}}

Olá {{Name}},

Ainda não identifiquei o pagamento da fatura {{Invoice}} ({{Amount}}), que venceu em {{Due Date}}. Pode simplesmente ter cruzado com esta mensagem.

Você pode pagar aqui: {{Pay Link}}. Se algo estiver bloqueando o pagamento, responda e eu ajudarei a resolver.

4. Lembrete mais firme

Assunto: Em atraso: fatura {{Invoice}}, {{Days Overdue}} dias de atraso

Olá {{Name}},

A fatura {{Invoice}} no valor de {{Amount}} está agora com {{Days Overdue}} dias de atraso em relação à data de vencimento de {{Due Date}}. Por favor, providencie o pagamento esta semana usando {{Pay Link}}.

Se você quiser discutir um plano de pagamento, responda a este e-mail e podemos concordar com as datas.

5. Aviso final

Assunto: Aviso final: fatura {{Invoice}}

Olá {{Name}},

Este é o lembrete final para a fatura {{Invoice}} ({{Amount}}), originalmente com vencimento em {{Due Date}}. Por favor, pague até {{Final Date}} para evitar medidas adicionais sob nossas condições de pagamento.

Se houver alguma contestação, quero saber sobre isso agora. Responda diretamente e eu responderei prontamente.

Observe como o tom aumenta através das datas e dos valores, em vez de usar palavras duras. Isso mantém o relacionamento intacto e, ao mesmo tempo, é claro. Para obter ajuda com as linhas de assunto, consulte ideias de linha de assunto de mala direta.

Configure o Google Sheets

Crie uma linha por fatura não paga. Um layout simples funciona bem:

Email	Name	Invoice	Amount	Due Date	Days Overdue	Pay Link
ana@example.com	Ana	INV-1042	$850	1 de out	14	seu link

Calcule Days Overdue com uma fórmula como =MAX(0, TODAY()-E2) para que fique atualizado. Filtre a planilha para as linhas que correspondem à fase que você está prestes a enviar e mantenha uma coluna de Status para nunca lembrar o mesmo cliente duas vezes por acidente. Nosso guia sobre mala direta do Google Sheets orienta sobre a configuração básica.

Envie os lembretes com o Mail Merge for Gmail

1. Escreva o modelo como um rascunho no Gmail com seus campos de mesclagem.
2. Abra a planilha, inicie o Mail Merge for Gmail e escolha o rascunho.
3. Envie um teste para si mesmo e verifique se todos os campos foram preenchidos.
4. Envie o lote ou agende-o para uma manhã de dia de semana.

Como as mensagens saem da sua própria conta do Gmail, as respostas chegam à sua caixa de entrada normal e os clientes veem um e-mail pessoal em vez de um aviso do sistema. Se você precisar anexar o PDF da fatura, poderá mapear um arquivo diferente para cada linha. Consulte mala direta e anexos para ver as opções. A própria mala direta do Gmail não pode anexar arquivos individuais por destinatário, como a GMass observa em sua postagem sobre mala direta de faturas, então é aqui que um complemento ajuda.

Preste atenção também ao seu volume diário. A página do Google sobre limites de envio do Gmail no Google Workspace lista 2.000 mensagens por dia por usuário e 1.500 para mala direta no momento da redação deste artigo. A maioria dos lotes de lembretes de faturas é muito menor, mas se você for atrás de uma lista grande, veja o que fazer quando o limite de envio do Gmail for atingido.

Dicas que melhoram a resposta de pagamento

• Coloque o valor e o número da fatura no assunto para que o e-mail seja útil mesmo sem ser aberto.
• Inclua um link de pagamento claro e nada mais competindo por atenção.
• Envie nas manhãs de dias de semana, quando os contatos financeiros têm maior probabilidade de estarem em suas mesas.
• Pare a sequência para um cliente no momento em que ele pagar. Remova ou marque a linha antes da próxima fase.
• Sempre ofereça uma maneira de responder se houver uma contestação. Muitos pagamentos atrasados são problemas administrativos, não recusas.

Perguntas frequentes

Quanto tempo após a data de vencimento devo enviar um lembrete de pagamento?

Muitos guias sugerem um primeiro aviso de atraso dentro de um a três dias. Um empurrãozinho mais rápido funciona para pequenos valores e bons clientes, enquanto intervalos maiores são adequados para contas corporativas maiores com cadeias de aprovação lentas.

Quantos lembretes devo enviar?

A maioria das sequências executa de três a cinco mensagens. O cronograma de cinco etapas acima cobre um aviso prévio, um aviso de data de vencimento e três fases de atraso.

Devo mencionar taxas de atraso?

Apenas se o seu contrato ou os termos da fatura já as incluírem, e somente após verificar as regras locais. Mencione-as nas fases mais firmes, não na primeira.

Posso enviar lembretes automaticamente?

Você pode agendar um lote para um horário escolhido. Você ainda decide quais linhas entram, o que o mantém no controle de quem recebe uma mensagem mais firme.

Esses e-mails parecerão pessoais?

Sim. Eles são enviados do seu endereço do Gmail, uma mensagem por destinatário, com os detalhes de cada linha mesclados.

Comece a enviar seus lembretes

Uma sequência de lembretes que você pode reutilizar economiza horas todos os meses e faz com que as faturas sejam pagas mais cedo. Instale o Mail Merge for Gmail, cole os modelos acima e envie seu primeiro lote a partir da planilha que você já mantém.