새로운 기능: 이제 Mail Merge for Gmail을 Google Forms과 함께 사용할 수 있습니다

이번 주 전까지 Mail Merge for Gmail은 Google Forms와 관련하여 아무런 기능도 제공하지 않았습니다. 스프레드시트에서 응답을 수집하고 나중에 캠페인을 실행할 수는 있었지만, 누군가 ‘제출’ 버튼을 누르는 순간 부가 기능은 관여하지 않았습니다. 오늘부터는 달라집니다. 이제 Mail Merge for Gmail이 Google Forms와 연동되어, 새로운 응답이 들어올 때마다 별도의 스크립트나 추가 도구 없이 약 1분 이내에 Gmail 계정으로 개인화된 이메일을 발송할 수 있습니다.

이 게시물에서는 이번에 출시된 기능, 개발 배경, 그리고 가장 먼저 클릭해야 할 위치를 다룹니다. 실제 사례를 포함한 전체 설정 가이드는 Google Forms 자동 응답 튜토리얼에서 확인하실 수 있습니다.

새로운 기능

이제 캠페인에는 ‘지금 보내기’, ‘예약’, ‘Autopilot’ 외에 네 번째 발송 방식인 **새로운 양식 응답이 도착할 때 보내기(Send when a new form response arrives)**가 추가되었습니다. 이 옵션을 선택하면 캠페인이 **양식 자동화(form automation)**로 전환됩니다. 시트에 이미 있는 행에 이메일을 보내는 대신, 응답 탭을 감시하다가 새로운 응답이 들어오는 즉시 해당 응답의 내용을 병합 태그로 사용하여 이메일을 발송합니다.

다음 세 가지 경로에서 이 기능을 즉시 사용할 수 있습니다.

• Google Sheets: 연결된 양식의 응답 탭을 열고 캠페인 빌더에서 이메일을 작성한 다음, 보내기 버튼 옆의 화살표를 눌러 **새로운 양식 응답이 도착할 때 보내기(Send when a new form response arrives…)**를 선택합니다. 확인 대화 상자에 수행될 작업이 표시되며, 버튼은 **자동화 생성(Create automation)**으로 바뀝니다.
• Google Forms 편집기: Mail Merge for Gmail이 이제 Google Forms의 부가 기능으로도 작동합니다. **확장 프로그램, Mail Merge for Gmail, 각 응답에 대해 이메일 보내기(Send an email for each response)**를 클릭하세요. 양식의 응답 탭에서 빌더가 열리며, 첫 번째 응답이 도착하기 전부터 자동화 모드로 작동합니다. 양식이 아직 스프레드시트에 연결되지 않은 경우, 응답, 시트로 연결(Responses, Link to Sheets) 기능과 동일하게 부가 기능이 자동으로 시트를 생성하고 연결합니다.
• 웹 앱: 빌더에 새로운 양식 응답(New form response) 설정이 추가되었습니다. 웹 앱에서 생성된 자동화는 해당 스프레드시트에서 부가 기능을 다시 열 때 활성화되며, 그전까지는 활성화 대기 중(Waiting for activation) 상태로 표시됩니다.

모든 이메일은 사용자의 Gmail 주소를 통해 발송되며, 발신자 이름, 회신 주소, 그리고 기존에 사용하던 캠페인 옵션(열람 및 클릭 추적, 수신 거부 링크, 참조 및 숨은 참조 열, 첨부 파일 등)이 그대로 적용됩니다. 각 응답의 상태는 시트의 응답 옆에 대기 중(In queue), 발송됨(Sent), 그리고 추적 기능이 켜져 있을 경우 읽음(Read) 또는 **클릭됨(Clicked)**으로 표시됩니다.

개발 배경

두 가지 이유가 있습니다. 첫 번째는 고백입니다. 한 고객이 지원팀에 Mail Merge로 양식 작성 시 이메일을 보낼 수 있는지 문의했고, 당시에는 불가능하다고 답변했습니다. 하지만 등록 양식, 견적 요청, 자원봉사자 신청 등 하루 종일 아무도 확인하지 않는 시트 대신 즉각적인 대응이 필요한 상황에 대한 문의가 계속되었습니다.

두 번째 이유는 사용자들이 기존에 사용하던 방식 때문입니다. Google Forms는 응답자에게 답변 사본을 보낼 수 있지만 내용을 수정할 수 없으며, Google의 양식 응답 관리 도움말 페이지에 따르면 해당 수신 확인 메일은 스팸 필터에 걸릴 위험이 있습니다. 대안으로 Apps Script 트리거를 사용할 수 있지만, 질문이 변경되거나 작성자가 퇴사하면 작동하지 않으며, 개인 계정의 경우 Apps Script 이메일 할당량인 하루 100건 제한이 있습니다. 저희 사용자는 이미 Mail Merge에서 이메일을 작성하고 응답 시트를 열어두고 있으므로, 캠페인 빌더에 양식 제출 기능을 통합하는 것이 가장 효율적인 해결책이었습니다.

작동 방식

양식 자동화는 응답마다 새로운 캠페인을 만드는 것이 아니라, 하나의 지속적인 캠페인으로 작동합니다. 이 선택이 모든 작동 방식의 기준이 됩니다.

• 메시지는 스냅샷입니다. 제목, 본문, 첨부 파일 및 추적 설정은 **자동화 생성(Create automation)**을 클릭하는 순간 고정됩니다. 내용을 수정하려면 캠페인 페이지에서 자동화를 중지하고 새로 만들어야 합니다. 하나의 자동화는 한 번에 하나의 탭을 감시합니다.
• 이미 시트에 있는 행은 발송되지 않습니다. 자동화는 다음 제출부터 계산을 시작합니다. 이미 응답한 사람들에게 메일을 보내려면 동일한 탭에서 일반 캠페인을 먼저 실행하세요.
• 주소가 없는 응답은 ‘수신자 누락(Missing recipient)‘으로 표시됩니다. 양식에서 **이메일 주소 수집(Collect email addresses)**을 켜거나 이메일 질문을 추가하여 모든 행에 주소가 포함되도록 하세요.
• 일시 중지는 말 그대로 일시 중지입니다. 자동화가 일시 중지된 동안 도착한 응답은 시트에 **일시 중지됨(Paused)**으로 표시되며, 재개해도 발송되지 않습니다.
• 수신 거부자는 건너뜁니다. 이전에 수신 거부를 한 응답자는 **수신 거부됨(Unsubscribed)**으로 표시되며, 다른 캠페인과 마찬가지로 메일이 발송되지 않습니다.
• 일일 발송 제한은 그대로 적용됩니다. 제한에 도달한 후 도착한 응답은 대기열에 머물다가 24시간 주기가 초기화되면 발송됩니다. 요금제별 제한 사항은 일일 발송 제한 페이지에서 확인할 수 있습니다.
• 자동화를 생성한 계정으로 실행됩니다. 부가 기능은 해당 Google 계정의 스프레드시트에 감시자를 설치하여 새로운 응답을 확인합니다. 확인 메일이 발송되기를 원하는 계정에서 자동화를 설정하세요.

이 모드에서는 두 가지 기능이 의도적으로 제외되었습니다. 후속 메일은 발송 날짜를 기준으로 계산해야 하고, A/B 테스트 제목은 비교할 배치(batch)가 필요한데 양식 자동화는 이 두 가지를 지원하지 않습니다. 이벤트 전 알림이 필요한 경우, 날짜에 맞춰 동일한 시트에서 별도의 알림 캠페인을 실행하세요.

개발자를 위해 대기 중인 모든 응답은 캠페인 ID, 수신자, 행 번호를 포함한 automation.submission 웹훅(webhook)을 발생시키므로, 이를 CRM이나 채팅 채널로 연동할 수 있습니다.

추천 대상

양식 너머에 응답을 기다리는 사람이 있는 모든 경우에 적합합니다.

• 이벤트 및 웨비나 등록: 세션, 장소, 참여 링크를 확인하는 경우.
• 리드 및 견적 요청: 요청 사항을 확인하고 담당자를 안내하는 경우.
• 학교, 클럽, 자원봉사 프로그램 신청: 다음 마감 기한을 안내하는 경우.
• 설문조사 및 피드백 양식: 감사 인사를 전하고 할인 코드나 결과를 제공하는 경우.
• IT, 시설, 인사팀 내부 접수 양식: 요청자에게 티켓 형태의 접수 확인을 보내는 경우.

Gmail 계정을 통해 회신이 이루어지므로, 응답자는 ‘no-reply’가 아닌 실제 주소를 보게 되며 답변은 일반 대화처럼 받은 편지함에 도착합니다.

요금제 및 이용 가능 여부

양식 자동화는 Autopilot 및 AI 필드와 함께 Professional 요금제에 포함되어 있습니다. 이 기능은 부가 기능, 웹 앱, Google Forms 편집기에서 즉시 사용할 수 있으며, Marketplace 목록에도 Forms 배지가 추가되었습니다. 양식이나 응답 스프레드시트 중 열려 있는 곳 어디에서나 시작하세요. 두 경로 모두 동일한 자동화를 생성합니다.

다음 양식에 바로 사용해 보세요

양식을 시트에 연결하고, 응답 탭에서 Mail Merge for Gmail을 연 다음, 질문을 병합 태그로 사용하여 이메일을 작성하고 **새로운 양식 응답이 도착할 때 보내기(Send when a new form response arrives)**를 선택하세요. 단계별 튜토리얼에서는 빈 양식부터 첫 번째 확인 메일 발송까지의 과정을 안내하며, 문서에서는 규칙 목록을 확인할 수 있습니다.

구축하신 사례를 contact@merge.email로 공유해 주세요. 자동화를 위한 다음 업데이트는 바로 여러분의 의견에서 시작될 것입니다.