ใหม่: Mail Merge for Gmail ใช้งานกับ Google Forms ได้แล้ว

จนถึงสัปดาห์นี้ Mail Merge for Gmail ทำสิ่งหนึ่งกับ Google Form ไม่ได้เลย นั่นคือการไม่ทำอะไรเลย คุณสามารถรวบรวมคำตอบไว้ในสเปรดชีตและเรียกใช้แคมเปญในภายหลังได้ แต่ในขณะที่ใครบางคนคลิกส่งข้อมูล ส่วนเสริมนี้จะไม่มีส่วนเกี่ยวข้องใดๆ แต่วันนี้สิ่งนั้นเปลี่ยนไปแล้ว Mail Merge for Gmail สามารถทำงานร่วมกับ Google Forms ได้แล้ว และทุกการตอบกลับใหม่จะได้รับอีเมลส่วนตัวจากบัญชี Gmail ของคุณภายในเวลาประมาณหนึ่งนาที โดยไม่ต้องใช้สคริปต์และไม่ต้องใช้เครื่องมืออื่นเพิ่มเติม

โพสต์นี้จะครอบคลุมถึงสิ่งที่เปิดตัว เหตุผลที่เราสร้างมันขึ้นมาในรูปแบบนี้ และจุดที่ควรคลิกเป็นอันดับแรก หากคุณต้องการคำแนะนำการตั้งค่าแบบเต็มพร้อมตัวอย่างการใช้งาน สามารถดูได้ที่ บทช่วยสอนระบบตอบกลับอัตโนมัติของ Google Forms ของเรา

มีอะไรใหม่บ้าง

ตอนนี้แคมเปญมีวิธีส่งรูปแบบที่สี่เพิ่มเติมจากเดิมที่มีการส่งทันที การตั้งเวลา และ Autopilot นั่นคือ ส่งเมื่อมีการตอบกลับฟอร์มใหม่เข้ามา เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ แคมเปญจะกลายเป็น ระบบอัตโนมัติสำหรับฟอร์ม แทนที่จะส่งอีเมลไปยังแถวข้อมูลที่มีอยู่ในชีตอยู่แล้ว ระบบจะคอยเฝ้าดูแท็บการตอบกลับและส่งอีเมลหาผู้ตอบแต่ละคนทันทีที่ข้อมูลเข้ามา โดยใช้คำตอบเหล่านั้นเป็นแท็กผสานข้อมูล (merge tags)

ฟีเจอร์นี้เปิดให้ใช้งานพร้อมกันใน 3 ช่องทาง:

• ใน Google Sheets: เปิดแท็บการตอบกลับของฟอร์มที่เชื่อมโยงไว้ เขียนอีเมลในตัวสร้างแคมเปญ จากนั้นเปิดลูกศรข้างปุ่มส่งแล้วเลือก ส่งเมื่อมีการตอบกลับฟอร์มใหม่เข้ามา… กล่องโต้ตอบยืนยันจะอธิบายสิ่งที่จะเกิดขึ้น และปุ่มจะเปลี่ยนเป็น สร้างระบบอัตโนมัติ
• ในตัวแก้ไข Google Forms: Mail Merge for Gmail กลายเป็นส่วนเสริมในนี้ด้วยเช่นกัน ให้เปิด ส่วนขยาย (Extensions), Mail Merge for Gmail, ส่งอีเมลสำหรับการตอบกลับแต่ละรายการ ตัวสร้างจะเปิดขึ้นบนแท็บการตอบกลับของฟอร์มในโหมดอัตโนมัติทันที และพร้อมทำงานก่อนที่จะมีการตอบกลับแรกเข้ามา หากฟอร์มยังไม่ได้เชื่อมโยงกับสเปรดชีต ส่วนเสริมจะสร้างและเชื่อมโยงให้คุณโดยอัตโนมัติ ซึ่งเป็นกระบวนการเดียวกับที่ทำใน การตอบกลับ (Responses), เชื่อมโยงไปยัง Sheets
• ในเว็บแอป: ตัวสร้างมีการตั้งค่า การตอบกลับฟอร์มใหม่ ระบบอัตโนมัติที่สร้างขึ้นที่นั่นจะเปิดใช้งานในครั้งถัดไปที่คุณเปิดส่วนเสริมในสเปรดชีตนั้น และจะแสดงสถานะ รอการเปิดใช้งาน จนกว่าจะถึงเวลานั้น

อีเมลทุกฉบับจะถูกส่งผ่านที่อยู่อีเมล Gmail ของคุณเอง โดยใช้ชื่อผู้ส่งและที่อยู่สำหรับตอบกลับของคุณ พร้อมตัวเลือกแคมเปญที่คุณคุ้นเคย เช่น การติดตามการเปิดและคลิก ลิงก์ยกเลิกการสมัครรับข้อมูล คอลัมน์ CC และ BCC รวมถึงไฟล์แนบ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์เดียวสำหรับทุกคนหรือลิงก์ Google Drive แยกตามแถวข้อมูล สถานะของการตอบกลับแต่ละรายการจะถูกบันทึกไว้ข้างๆ ในชีต โดยเริ่มจาก อยู่ในคิว, ส่งแล้ว, จากนั้นเป็น อ่านแล้ว หรือ คลิกแล้ว เมื่อเปิดใช้งานการติดตาม

เหตุผลที่เราสร้างฟีเจอร์นี้

มีสองเหตุผล และเหตุผลแรกคือคำสารภาพ ลูกค้ารายหนึ่งเขียนมาถามฝ่ายสนับสนุนว่า Mail Merge สามารถส่งอีเมลหาผู้คนในขณะที่พวกเขากรอกฟอร์มได้หรือไม่ และผู้ช่วยฝ่ายสนับสนุนของเราบอกว่าไม่ได้ ซึ่งเป็นคำตอบที่ถูกต้องในขณะนั้น แต่คำถามนี้ยังคงถูกถามเข้ามาเรื่อยๆ ในรูปแบบเดิม ไม่ว่าจะเป็นฟอร์มลงทะเบียน คำขอใบเสนอราคา การสมัครอาสาสมัคร และชีตที่ไม่มีใครดูจนกว่าจะถึงสิ้นวัน

เหตุผลที่สองคือสิ่งที่ผู้คนทำแทน Google Forms สามารถส่งสำเนาคำตอบให้ผู้ตอบได้ แต่คุณไม่สามารถแก้ไขข้อความใดๆ ในนั้นได้ และหน้าช่วยเหลือของ Google เกี่ยวกับ การจัดการการตอบกลับฟอร์ม ยังเตือนว่าใบเสร็จเหล่านั้นอาจสูญหายไปในตัวกรองสแปม ทางเลือกอื่นคือการใช้ทริกเกอร์ Apps Script ซึ่งจะใช้งานได้จนกว่าคำถามจะถูกเปลี่ยนชื่อหรือผู้เขียนลาออกจากบริษัท และการส่งอีเมลจะอยู่ภายใต้ โควตาอีเมลของ Apps Script ที่ 100 ผู้รับต่อวันสำหรับบัญชีทั่วไป ผู้ใช้ของเราเขียนอีเมลใน Mail Merge อยู่แล้วและเปิดชีตคำตอบทิ้งไว้ การสอนให้ตัวสร้างแคมเปญรู้จักการส่งฟอร์มจึงเป็นเส้นทางที่สั้นที่สุดระหว่างสองสิ่งนี้

การทำงานเบื้องหลัง

ระบบอัตโนมัติของฟอร์มคือแคมเปญเดียวที่ทำงานต่อเนื่อง ไม่ใช่แคมเปญใหม่ต่อการตอบกลับหนึ่งครั้ง ทางเลือกนี้ส่งผลต่อทุกสิ่งที่คุณจะสังเกตเห็น:

• ข้อความเป็นภาพรวม ณ ขณะนั้น: หัวข้อ เนื้อหา ไฟล์แนบ และการตั้งค่าการติดตามจะถูกล็อกไว้เมื่อคุณคลิก สร้างระบบอัตโนมัติ หากต้องการเปลี่ยนข้อความ ให้หยุดระบบอัตโนมัติจากหน้าแคมเปญแล้วสร้างใหม่ ระบบอัตโนมัติหนึ่งรายการจะเฝ้าดูแท็บที่กำหนดไว้ในแต่ละครั้ง
• แถวข้อมูลที่มีอยู่แล้วในแท็บจะไม่ถูกส่งอีเมล: ระบบอัตโนมัติจะเริ่มนับจากการส่งข้อมูลครั้งถัดไป หากต้องการส่งถึงคนที่ตอบกลับไปแล้ว ให้รันแคมเปญปกติบนแท็บเดียวกันก่อน
• การตอบกลับที่ไม่มีที่อยู่อีเมลจะถูกทำเครื่องหมายว่า ขาดผู้รับ: ให้เปิดใช้งาน รวบรวมที่อยู่อีเมล ในฟอร์ม หรือเพิ่มคำถามเกี่ยวกับอีเมล เพื่อให้ทุกแถวมีข้อมูลนี้
• หยุดชั่วคราวหมายถึงหยุดชั่วคราว: การตอบกลับที่เข้ามาในขณะที่ระบบอัตโนมัติหยุดชั่วคราวจะถูกทำเครื่องหมายว่า หยุดชั่วคราว ในชีตและจะไม่ถูกส่งเมื่อคุณกลับมาใช้งานต่อ
• ผู้ที่ยกเลิกการสมัครจะถูกข้าม: ผู้ตอบที่เคยยกเลิกการสมัครรับอีเมลจากคุณมาก่อนจะถูกทำเครื่องหมายว่า ยกเลิกการสมัครแล้ว และจะไม่มีอีเมลใดๆ ถูกส่งออกไป ซึ่งเป็นกฎเดียวกับแคมเปญอื่นๆ
• ขีดจำกัดการส่งรายวันของคุณยังคงมีผล: การตอบกลับที่เข้ามาหลังจากถึงขีดจำกัดแล้วจะรออยู่ในคิวและจะถูกส่งออกไปเมื่อหน้าต่างเวลา 24 ชั่วโมงหมุนเวียนผ่านไป ตัวเลขตามแผนการใช้งานสามารถดูได้ที่หน้า ขีดจำกัดการส่งรายวัน
• ระบบทำงานสำหรับบัญชีที่สร้างมันขึ้นมา: ส่วนเสริมจะติดตั้งตัวเฝ้าดูในสเปรดชีตสำหรับบัญชี Google นั้น ซึ่งเป็นสิ่งที่ตรวจพบการตอบกลับใหม่ ให้ตั้งค่าระบบอัตโนมัติจากที่อยู่ที่คุณต้องการให้การยืนยันส่งมาจากที่นั่น

มีสองสิ่งที่ตั้งใจไม่ให้มีในโหมดนี้: การติดตามผล (Follow-ups) จำเป็นต้องมีวันที่ส่งเพื่อเริ่มนับ และหัวข้ออีเมลแบบ A/B จำเป็นต้องมีกลุ่มเพื่อทำการทดสอบ ซึ่งระบบอัตโนมัติของฟอร์มไม่มีทั้งสองอย่าง หากคุณต้องการการแจ้งเตือนก่อนถึงกิจกรรม ให้รัน แคมเปญแจ้งเตือน แยกต่างหากจากชีตเดียวกันในช่วงเวลาที่ใกล้ถึงวันงานมากขึ้น

สำหรับนักพัฒนา การตอบกลับทุกรายการที่อยู่ในคิวจะส่งสัญญาณ automation.submission webhook พร้อมรหัสแคมเปญ ผู้รับ และหมายเลขแถว เพื่อให้คุณสามารถเชื่อมโยงเหตุการณ์เข้ากับ CRM หรือช่องทางแชทได้

ฟีเจอร์นี้เหมาะกับใคร

รูปแบบการใช้งานจะเหมือนกันทุกครั้งที่มีคนรอการตอบกลับจากฟอร์ม:

• การลงทะเบียนกิจกรรมและสัมมนาออนไลน์ เพื่อยืนยันเซสชัน ห้อง และลิงก์เข้าร่วม
• คำขอใบเสนอราคาและลูกค้าเป้าหมาย เพื่อรับทราบสิ่งที่ต้องการและระบุชื่อบุคคลที่จะติดต่อกลับ
• การสมัครเข้าเรียน สโมสร และโครงการอาสาสมัคร พร้อมระบุวันครบกำหนดถัดไป
• แบบสำรวจและฟอร์มความคิดเห็น เพื่อกล่าวขอบคุณและมอบรหัสส่วนลดหรือผลลัพธ์
• ฟอร์มรับเรื่องภายใน สำหรับฝ่ายไอที อาคารสถานที่ หรือฝ่ายบุคคล ซึ่งผู้ขอจะได้รับใบเสร็จในรูปแบบตั๋ว

เนื่องจากการตอบกลับมาจากบัญชี Gmail ของคุณ ผู้ตอบจะเห็นที่อยู่ที่แท้จริงแทนที่จะเป็น no-reply และคำตอบของพวกเขาจะเข้ามาในกล่องจดหมายของคุณเหมือนการสนทนาอื่นๆ

แผนการใช้งานและความพร้อมให้บริการ

ระบบอัตโนมัติของฟอร์มเป็นส่วนหนึ่งของแผน Professional เช่นเดียวกับ Autopilot และฟิลด์ AI ฟีเจอร์นี้ใช้งานได้จริงในส่วนเสริม ในเว็บแอป และในตัวแก้ไข Google Forms และรายการใน Marketplace ตอนนี้มีป้ายกำกับ Forms แล้ว คุณสามารถเริ่มต้นจากฝั่งที่คุณเปิดอยู่ ไม่ว่าจะเป็นฟอร์มหรือสเปรดชีตการตอบกลับ ทั้งสองเส้นทางจะสร้างระบบอัตโนมัติเดียวกัน

ลองใช้งานกับฟอร์มถัดไปของคุณ

เชื่อมโยงฟอร์มกับชีต เปิด Mail Merge for Gmail บนแท็บการตอบกลับ เขียนอีเมลหนึ่งครั้งโดยใช้คำถามเป็นแท็กผสานข้อมูล และเลือก ส่งเมื่อมีการตอบกลับฟอร์มใหม่เข้ามา บทช่วยสอนทีละขั้นตอน จะแนะนำคุณตั้งแต่การลงทะเบียนเวิร์กชอปจากฟอร์มว่างเปล่าจนถึงที่นั่งแรกที่ได้รับการยืนยัน และ เอกสารประกอบ จะรวบรวมรายการกฎทั้งหมดไว้ในที่เดียว

เขียนอีเมลมาที่ contact@merge.email เกี่ยวกับสิ่งที่คุณสร้างขึ้น สิ่งถัดไปในรายการสำหรับระบบอัตโนมัติมาจากข้อความเหล่านั้นโดยตรง