Nyhet: Mail Merge for Gmail fungerar nu med Google Forms

Fram till denna vecka gjorde Mail Merge for Gmail en sak med ett Google Forms-formulär: ingenting. Du kunde samla in svar i ett kalkylark och köra en kampanj på dem senare, men i samma ögonblick som någon klickade på Skicka var tillägget inte inblandat. Det ändras idag. Mail Merge for Gmail fungerar nu med Google Forms, och varje nytt svar kan få ett personligt e-postmeddelande från ditt Gmail-konto inom ungefär en minut, utan skript och utan något extra verktyg.

Detta inlägg täcker vad som har lanserats, varför vi byggde det på detta sätt och var du ska klicka först. Om du vill ha en fullständig genomgång med ett praktiskt exempel finns den i vår handledning för autosvar i Google Forms.

Vad är nytt

En kampanj har nu ett fjärde sätt att skicka på, utöver att skicka nu, schemaläggning och Autopilot: Skicka när ett nytt formulärsvar inkommer. Välj detta, så blir kampanjen en formulärautomatisering. Istället för att skicka e-post till raderna som redan finns i arket, bevakar den svarsfliken och skickar e-post för varje svar så fort det landar, med svaren som kopplingsfält.

Tre ytor fick funktionen samtidigt:

• I Google Sheets, öppna svarsfliken i ett kopplat formulär, skriv e-postmeddelandet i kampanjbyggaren, öppna sedan pilen bredvid skicka-knappen och välj Skicka när ett nytt formulärsvar inkommer…. Bekräftelsedialogrutan förklarar vad som kommer att hända och knappen visar Skapa automatisering.
• I Google Forms-redigeraren är Mail Merge for Gmail nu också ett tillägg. Öppna Tillägg, Mail Merge for Gmail, Skicka ett e-postmeddelande för varje svar. Byggaren öppnas på formulärets svarsflik, redan i automatiseringsläge, och fungerar innan det första svaret har inkommit. Om formuläret inte är kopplat till ett kalkylark än, skapar och kopplar tillägget ett åt dig, på samma sätt som Svar, Koppla till Sheets gör.
• I webbappen har byggaren en inställning för Nytt formulärsvar. En automatisering som skapas där aktiveras nästa gång du öppnar tillägget i det kalkylarket, och visar Väntar på aktivering fram till dess.

Varje e-postmeddelande skickas ut via din egen Gmail-adress, med ditt avsändarnamn och svarsadress, samt med de kampanjalternativ du redan känner till: spårning av öppningar och klick, en länk för att avsluta prenumeration, kolumner för CC och BCC samt bilagor, antingen en fil för alla eller en Drive-länk per rad. Statusen för varje svar skrivs bredvid det i arket: I kö, sedan Skickat, och därefter Läst eller Klickat när spårning är aktiverad.

Varför vi byggde det

Det finns två anledningar, och den första är ett erkännande. En kund skrev till supporten och frågade om Mail Merge kunde skicka e-post till personer när de fyllde i ett formulär, och vår supportassistent svarade nej. Det var korrekt vid den tidpunkten. Frågan fortsatte att komma i samma form: ett registreringsformulär, en offertförfrågan, en anmälan för volontärer och ett ark som ingen tittar på förrän vid dagens slut.

Den andra anledningen är vad folk gjorde istället. Google Forms kan skicka en kopia av svaren till respondenten, men du kan inte ändra ett ord i det, och Googles egen hjälpsida om hantering av formulärsvar varnar för att dessa kvitton kan försvinna i skräppostfilter. Alternativet är en Apps Script-utlösare, som fungerar tills en fråga döps om eller författaren lämnar företaget, och som skickar under Apps Script-kvoten för e-post på 100 mottagare per dag på ett privat konto. Våra användare skriver redan sina e-postmeddelanden i Mail Merge och har redan svarsarket öppet. Att lära kampanjbyggaren om formulärinlämningar var den kortaste vägen mellan de två.

Hur det fungerar under huven

En formulärautomatisering är en långlivad kampanj, inte en ny kampanj per svar. Det valet formar allt du kommer att märka av den.

• Meddelandet är en ögonblicksbild. Ämne, brödtext, bilagor och spårningsinställningar fryses när du klickar på Skapa automatisering. För att ändra formuleringen, stoppa automatiseringen från sidan Kampanjer och skapa en ny. En automatisering bevakar en flik åt gången.
• Rader som redan finns på fliken skickas inte. Automatiseringen börjar räkna från nästa inlämning. För att nå de personer som redan har svarat, kör en vanlig kampanj på samma flik först.
• Ett svar utan adress markeras som Saknar mottagare. Aktivera Samla in e-postadresser i formuläret, eller lägg till en e-postfråga, så att varje rad har en adress.
• Paus betyder paus. Ett svar som inkommer medan automatiseringen är pausad markeras som Pausad i arket och skickas inte när du återupptar den.
• Personer som avslutat prenumerationen hoppas över. En respondent som har avslutat prenumerationen på dina e-postmeddelanden tidigare markeras som Avslutat prenumeration och ingenting skickas, samma regel som för alla kampanjer.
• Din dagliga sändningsgräns gäller fortfarande. Ett svar som inkommer efter att gränsen har nåtts väntar i kön och skickas ut när det rullande 24-timmarsfönstret har rensats. Siffrorna per abonnemang finns på sidan för dagliga sändningsgränser.
• Det körs för kontot som skapade det. Tillägget installerar en bevakare i kalkylarket för det Google-kontot, vilket är det som upptäcker nya svar. Ställ in automatiseringen från den adress du vill att bekräftelserna ska komma ifrån.

Två saker är medvetet inte tillgängliga i detta läge. Uppföljningar behöver ett sändningsdatum att räkna från, och A/B-ämnesrader behöver en batch att dela upp, och en formulärautomatisering har ingetdera. Om du vill ha påminnelser före ett evenemang, kör en separat påminnelsekampanj från samma ark närmare datumet.

För utvecklare utlöser varje köat svar även en automation.submission webhook med kampanj-id, mottagare och radnummer, så att du kan spegla händelsen till ett CRM eller en chattkanal.

Vem det är till för

Mönstret är detsamma närhelst ett formulär har en person som väntar på andra sidan:

• Registreringar till evenemang och webbinarier som bekräftar sessionen, rummet och länken för att ansluta.
• Lead- och offertförfrågningar som bekräftar vad som efterfrågades och namnger personen som kommer att ringa.
• Ansökningar och anmälningar till skolor, klubbar och volontärprogram, med nästa deadline angiven.
• Enkäter och feedbackformulär som tackar och delar ut en rabattkod eller resultaten.
• Interna ärendeformulär för IT, fastighetsskötsel eller HR, där den som begär något får ett kvitto i biljettstil.

Eftersom svaret kommer från ditt Gmail-konto ser respondenten en riktig adress istället för en “no-reply”, och deras svar hamnar i din inkorg som vilken annan konversation som helst.

Abonnemang och tillgänglighet

Formulärautomatiseringar ingår i Professional-abonnemanget, tillsammans med Autopilot och AI-fält. Funktionen är live i tillägget, i webbappen och i Google Forms-redigeraren, och listningen i Marketplace har nu Forms-märket. Börja från den sida du har öppen, formuläret eller dess svarskalkylark. Båda vägarna skapar samma automatisering.

Prova det på ditt nästa formulär

Koppla ett formulär till ett ark, öppna Mail Merge for Gmail på svarsfliken, skriv e-postmeddelandet en gång med frågorna som kopplingsfält, och välj Skicka när ett nytt formulärsvar inkommer. Vår steg-för-steg-handledning går igenom en workshop-registrering från det tomma formuläret till den första bekräftade platsen, och dokumentationen håller referenslistan över regler på ett ställe.

Skriv till contact@merge.email och berätta vad du bygger. Nästa saker på listan för automatiseringar kom direkt från meddelanden som det.