Новинка: Mail Merge for Gmail теперь работает с Google Forms

До этой недели Mail Merge for Gmail никак не взаимодействовал с Google Forms. Вы могли собирать ответы в таблицу и запускать по ним рассылку позже, но в момент нажатия кнопки «Отправить» дополнение оставалось не у дел. Сегодня это изменилось. Mail Merge for Gmail теперь работает с Google Forms, и каждый новый ответ может сопровождаться персонализированным письмом из вашего аккаунта Gmail, которое придет в течение минуты. Вам не потребуются скрипты или дополнительные инструменты.

В этой статье рассказывается о том, что появилось, почему мы реализовали это именно так и с чего начать. Если вам нужно полное пошаговое руководство с примером, оно находится в нашем руководстве по автоответчику для Google Forms.

Что нового

В кампаниях появился четвертый способ отправки, помимо немедленной отправки, планирования и автопилота: Отправлять при получении нового ответа на форму. Выберите этот вариант, и кампания станет автоматизацией формы. Вместо отправки писем по строкам, которые уже есть в таблице, дополнение отслеживает вкладку с ответами и отправляет письмо по каждому новому ответу, используя ответы пользователя в качестве тегов слияния.

Функция стала доступна сразу в трех интерфейсах:

• В Google Sheets: откройте вкладку с ответами связанной формы, напишите текст письма в конструкторе кампаний, затем нажмите стрелку рядом с кнопкой отправки и выберите Отправлять при получении нового ответа на форму. В диалоговом окне подтверждения объясняется, что произойдет, а кнопка будет называться Создать автоматизацию.
• В редакторе Google Forms: Mail Merge for Gmail теперь также является дополнением для форм. Откройте Расширения, Mail Merge for Gmail, Отправлять письмо на каждый ответ. Конструктор откроется на вкладке ответов формы, уже в режиме автоматизации, и будет готов к работе еще до получения первого ответа. Если форма еще не связана с таблицей, дополнение создаст и свяжет ее для вас, как это делает функция Ответы, Связать с таблицами.
• В веб-приложении: в конструкторе появилась настройка Новый ответ на форму. Автоматизация, созданная там, активируется при следующем открытии дополнения в этой таблице, а до тех пор будет отображаться статус Ожидание активации.

Каждое письмо отправляется через ваш личный адрес Gmail, с вашим именем отправителя и адресом для ответа, а также с уже знакомыми вам опциями кампании: отслеживанием открытий и кликов, ссылкой для отписки, столбцами CC и BCC, а также вложениями (один файл для всех или ссылка на Google Drive для каждой строки). Статус каждого ответа записывается рядом с ним в таблице: В очереди, затем Отправлено, а при включенном отслеживании отображается статус Прочитано или Нажат.

Почему мы это создали

Есть две причины, и первая из них заключается в признании. Один клиент написал в поддержку с вопросом, может ли Mail Merge отправлять письма людям по мере заполнения ими формы, и наш сотрудник ответил, что нет. На тот момент это было правдой. Вопрос продолжал поступать в разных вариациях: форма регистрации, запрос коммерческого предложения, запись волонтеров, таблица, в которую никто не заглядывает до конца дня.

Вторая причина заключается в том, что люди делали вместо этого. Google Forms могут отправлять респондентам копию их ответов, но вы не можете изменить в них ни слова, а справочная страница Google по управлению ответами на формы предупреждает, что такие уведомления могут попасть в спам. Альтернативой является триггер Apps Script, который работает до тех пор, пока вопрос не будет переименован или автор не покинет компанию, и который отправляет письма в рамках квоты Apps Script в 100 получателей в день для личных аккаунтов. Наши пользователи уже пишут письма в Mail Merge и уже имеют открытую таблицу с ответами. Обучение конструктора кампаний работе с отправкой форм стало самым коротким путем решения этой задачи.

Как это работает «под капотом»

Автоматизация формы представляет собой одну долгоживущую кампанию, а не новую кампанию на каждый ответ. Этот выбор определяет все, что вы заметите в процессе работы.

• Сообщение: моментальный снимок. Тема, тело письма, вложения и настройки отслеживания фиксируются в момент нажатия кнопки Создать автоматизацию. Чтобы изменить текст, остановите автоматизацию на странице кампаний и создайте новую. Одна автоматизация отслеживает одну вкладку за раз.
• Строки, которые уже есть на вкладке, не получают писем. Автоматизация начинает отсчет со следующей отправки. Чтобы отправить письма тем, кто уже ответил, сначала запустите обычную кампанию по этой же вкладке.
• Ответ без адреса помечается как Отсутствует получатель. Включите опцию Собирать адреса электронной почты в форме или добавьте вопрос с адресом, чтобы в каждой строке он присутствовал.
• Пауза означает паузу. Ответ, который пришел, пока автоматизация приостановлена, помечается в таблице как Приостановлено и не отправляется при возобновлении работы.
• Люди, отписавшиеся от рассылки, пропускаются. Респондент, который ранее отписался от ваших писем, помечается как Отписался, и письмо не уходит, согласно правилам любой кампании.
• Ваш ежедневный лимит отправки по-прежнему действует. Ответ, пришедший после достижения лимита, ждет в очереди и отправляется, как только обновится 24-часовое окно. Числа для каждого тарифного плана указаны на странице ежедневных лимитов отправки.
• Автоматизация работает от имени аккаунта, который ее создал. Дополнение устанавливает в таблице наблюдателя для этого аккаунта Google, который и фиксирует новые ответы. Настраивайте автоматизацию из того аккаунта, от имени которого должны приходить подтверждения.

Две функции намеренно недоступны в этом режиме. Для последующих писем (follow-ups) нужна дата отправки, от которой ведется отсчет, а для A/B тестирования тем нужна группа писем для разделения, но в автоматизации формы нет ни того, ни другого. Если вам нужны напоминания перед событием, запустите отдельную кампанию с напоминаниями из той же таблицы ближе к дате.

Для разработчиков: каждый ответ в очереди также активирует вебхук automation.submission с идентификатором кампании, получателем и номером строки, чтобы вы могли передать событие в CRM или чат-канал.

Для кого это предназначено

Сценарий один и тот же везде, где есть человек, ожидающий ответа после заполнения формы:

• Регистрация на мероприятия и вебинары, где подтверждаются сессия, зал и ссылка на подключение.
• Запросы на лиды и коммерческие предложения, где подтверждается получение запроса и указывается имя сотрудника, который свяжется с клиентом.
• Заявки и регистрации в школы, клубы и волонтерские программы с указанием следующего дедлайна.
• Опросы и формы обратной связи, где вы благодарите пользователя и предоставляете код скидки или результаты.
• Внутренние формы заявок для IT, административного отдела или HR, где отправитель получает подтверждение в виде тикета.

Поскольку ответ приходит с вашего аккаунта Gmail, респондент видит реальный адрес, а не no-reply, и его ответ попадает в ваш «Входящие» как обычная переписка.

Тарифы и доступность

Автоматизация форм является частью плана Professional, наряду с автопилотом и полями AI. Функция уже работает в дополнении, веб-приложении и редакторе Google Forms, а в Marketplace теперь есть значок Forms. Начинайте с того интерфейса, который у вас открыт: форма или таблица ответов. Оба пути создают одну и ту же автоматизацию.

Попробуйте на своей следующей форме

Свяжите форму с таблицей, откройте Mail Merge for Gmail на вкладке ответов, напишите письмо, используя вопросы как теги слияния, и выберите Отправлять при получении нового ответа на форму. Пошаговое руководство поможет пройти путь от пустой формы до первого подтвержденного участника, а документация содержит полный список правил в одном месте.

Пишите на contact@merge.email о том, что вы создали. Следующие функции для автоматизации появились именно благодаря таким сообщениям.