Nieuw: Mail Merge for Gmail werkt nu met Google Forms

Tot deze week deed Mail Merge for Gmail één ding met een Google Form: niets. Je kon reacties verzamelen in een spreadsheet en daar later een campagne op draaien, maar op het moment dat iemand op Verzenden klikte, was de add-on niet betrokken. Dat verandert vandaag. Mail Merge for Gmail werkt nu met Google Forms, en elke nieuwe reactie kan binnen ongeveer een minuut een gepersonaliseerde e-mail vanuit je Gmail-account ontvangen, zonder script en zonder tweede tool.

Dit bericht behandelt wat er is uitgebracht, waarom we het op deze manier hebben gebouwd en waar je als eerste moet klikken. Als je de volledige installatiehandleiding met een uitgewerkt voorbeeld wilt, kun je terecht in onze Google Forms autoresponder tutorial.

Wat is er nieuw

Een campagne heeft nu een vierde manier om te verzenden, naast nu verzenden, plannen en Autopilot: Verzenden wanneer een nieuwe formulierreactie binnenkomt. Kies dit en de campagne wordt een formulierautomatisering. In plaats van de rijen die al in het blad staan te e-mailen, houdt het het reactietabblad in de gaten en e-mailt het elke reactie zodra deze binnenkomt, waarbij de antwoorden als samenvoegtags worden gebruikt.

Drie interfaces kregen de functie tegelijkertijd:

• In Google Sheets, open het reactietabblad van een gekoppeld formulier, schrijf de e-mail in de campagnebouwer, open vervolgens de pijl naast de verzendknop en kies Verzenden wanneer een nieuwe formulierreactie binnenkomt…. Het bevestigingsvenster legt uit wat er gaat gebeuren en de knop geeft Automatisering maken aan.
• In de Google Forms-editor, is Mail Merge for Gmail nu ook een add-on. Open Extensies, Mail Merge for Gmail, Een e-mail verzenden voor elke reactie. De bouwer opent op het reactietabblad van het formulier, al in automatiseringsmodus, en werkt voordat de eerste reactie is binnengekomen. Als het formulier nog niet aan een spreadsheet is gekoppeld, maakt en koppelt de add-on er een voor je, hetzelfde wat Reacties, Koppelen aan Sheets doet.
• In de web-app, heeft de bouwer een instelling voor Nieuwe formulierreactie. Een automatisering die daar is gemaakt, wordt geactiveerd de volgende keer dat je de add-on in die spreadsheet opent, en toont tot die tijd Wacht op activering.

Elke e-mail wordt verzonden via je eigen Gmail-adres, met jouw afzendernaam en antwoordadres, en met de campagne-opties die je al kent: open- en kliktracking, een afmeldlink, CC- en BCC-kolommen en bijlagen, ofwel één bestand voor iedereen of een Drive-link per rij. De status van elke reactie wordt ernaast in het blad geschreven: In de wachtrij, daarna Verzonden, en vervolgens Gelezen of Geklikt wanneer tracking is ingeschakeld.

Waarom we het hebben gebouwd

Twee redenen, en de eerste is een bekentenis. Een klant schreef naar de ondersteuning met de vraag of Mail Merge mensen kon e-mailen terwijl ze een formulier invulden, en onze ondersteuningsmedewerker zei nee. Dat klopte op dat moment. De vraag bleef komen, in dezelfde vorm: een registratieformulier, een offerteaanvraag, een aanmelding voor vrijwilligerswerk, en een blad waar niemand tot het einde van de dag naar kijkt.

De tweede reden is wat mensen in plaats daarvan deden. Google Forms kan respondenten een kopie van hun antwoorden sturen, maar je kunt er geen woord aan veranderen, en de eigen helppagina van Google over het beheren van formulierreacties waarschuwt dat die ontvangstbevestigingen verloren kunnen gaan in spamfilters. Het alternatief is een Apps Script-trigger, die werkt totdat een vraag wordt hernoemd of de auteur het bedrijf verlaat, en die verzendt onder het Apps Script e-mailquotum van 100 ontvangers per dag op een consumentenaccount. Onze gebruikers schrijven hun e-mails al in Mail Merge en hebben het reactieblad al openstaan. De campagnebouwer leren over formulierinzendingen was de kortste weg tussen beide.

Hoe het onder de motorkap werkt

Een formulierautomatisering is één langlopende campagne, geen nieuwe campagne per reactie. Die keuze bepaalt alles wat je erover zult merken.

• Het bericht is een momentopname. Het onderwerp, de hoofdtekst, bijlagen en trackinginstellingen worden bevroren wanneer je op Automatisering maken klikt. Om de tekst te wijzigen, stop je de automatisering op de Campagnes-pagina en maak je een nieuwe. Eén automatisering houdt op een bepaald moment één tabblad in de gaten.
• Rijen die al op het tabblad staan, worden niet gemaild. De automatisering begint te tellen vanaf de volgende inzending. Om de mensen te bereiken die al hebben gereageerd, voer je eerst een normale campagne uit op hetzelfde tabblad.
• Een reactie zonder adres wordt gemarkeerd als Ontbrekende ontvanger. Schakel E-mailadressen verzamelen in het formulier in, of voeg een e-mailvraag toe, zodat elke rij er een heeft.
• Pauze betekent pauze. Een reactie die binnenkomt terwijl de automatisering is gepauzeerd, wordt gemarkeerd als Gepauzeerd in het blad en wordt niet verzonden wanneer je hervat.
• Afgemelde mensen worden overgeslagen. Een respondent die zich eerder heeft afgemeld voor je e-mails, wordt gemarkeerd als Afmeld en er wordt niets verzonden, dezelfde regel als bij elke campagne.
• Je dagelijkse verzendlimiet is nog steeds van toepassing. Een reactie die binnenkomt nadat de limiet is bereikt, wacht in de wachtrij en wordt verzonden zodra het voortschrijdende venster van 24 uur is verstreken. De aantallen per abonnement staan op de pagina dagelijkse verzendlimieten.
• Het draait voor het account dat het heeft gemaakt. De add-on installeert een watcher in de spreadsheet voor dat Google-account, wat merkt wanneer er nieuwe reacties zijn. Stel de automatisering in vanaf het adres waarvan je wilt dat de bevestigingen afkomstig zijn.

Twee dingen zijn bewust niet beschikbaar in deze modus. Follow-ups hebben een verzenddatum nodig om vanaf te tellen, en A/B-onderwerpregels hebben een batch nodig om te splitsen, en een formulierautomatisering heeft geen van beide. Als je herinneringen wilt vóór een evenement, voer dan een aparte herinneringscampagne uit vanaf hetzelfde blad dichter bij de datum.

Voor ontwikkelaars vuurt elke reactie in de wachtrij ook een automation.submission webhook af met het campagne-ID, de ontvanger en het rijnummer, zodat je de gebeurtenis kunt spiegelen naar een CRM of een chatkanaal.

Voor wie is het

Het patroon is hetzelfde wanneer een formulier een persoon aan de andere kant heeft wachten:

• Evenement- en webinarregistraties die de sessie, de ruimte en de deelnamelink bevestigen.
• Lead- en offerteaanvragen die erkennen waar om is gevraagd en de persoon noemen die zal bellen.
• Aanmeldingen en inschrijvingen voor scholen, clubs en vrijwilligersprogramma’s, met de volgende deadline duidelijk vermeld.
• Enquêtes en feedbackformulieren die bedanken en een kortingscode of de resultaten overhandigen.
• Interne intakeformulieren voor IT, facilitaire zaken of HR, waarbij de aanvrager een ontvangstbewijs in ticketstijl krijgt.

Omdat het antwoord van je Gmail-account komt, ziet de respondent een echt adres in plaats van een no-reply, en hun antwoord belandt in je inbox zoals elk ander gesprek.

Abonnementen en beschikbaarheid

Formulierautomatiseringen maken deel uit van het Professional-abonnement, naast Autopilot en AI-velden. De functie is live in de add-on, in de web-app en in de Google Forms-editor, en de Marketplace-vermelding bevat nu het Forms-badge. Begin vanaf welke kant je ook open hebt staan, het formulier of het bijbehorende reactieblad. Beide paden maken dezelfde automatisering.

Probeer het op je volgende formulier

Koppel een formulier aan een blad, open Mail Merge for Gmail op het reactietabblad, schrijf de e-mail één keer met de vragen als samenvoegtags en kies Verzenden wanneer een nieuwe formulierreactie binnenkomt. De stapsgewijze handleiding doorloopt een workshopregistratie van het lege formulier tot de eerste bevestigde plek, en de documentatie houdt de referentielijst met regels op één plek.

Schrijf naar contact@merge.email met wat je bouwt. De volgende dingen op de lijst voor automatiseringen kwamen rechtstreeks uit berichten zoals die.