Modelo de recibo de doação: envie e-mail pelo Google Sheets

Um modelo de recibo de doação é um e-mail curto com espaços em branco para o nome do doador, o valor e a data da doação, além da única frase que o IRS procura: se o doador recebeu algo em troca. Escreva-o uma vez, mantenha uma linha por doação em um Google Sheets, e cada doador receberá um recibo correto da sua própria conta do Gmail em vez de uma carta que você redigita quarenta vezes em janeiro. Este guia oferece quatro modelos para copiar (uma doação em dinheiro, uma doação com benefício, uma doação em bens e um extrato de fim de ano), a regra do IRS por trás de cada frase, a planilha que os alimenta e os passos para enviá-los.

As regras citadas aqui são regras federais dos Estados Unidos para organizações que podem receber contribuições dedutíveis de impostos. Elas são informações gerais, não aconselhamento tributário, e outros países definem seus próprios requisitos para recibos.

O que o IRS espera que um recibo de doação diga

O IRS não publica nenhum formulário de recibo. O seu guia para instituições de caridade, a Publication 1771 (revisada em novembro de 2023), aceita cartas, cartões postais e formulários gerados por computador, e afirma que uma organização pode fornecer o comprovante eletronicamente, como por meio de um e-mail endereçado ao doador. O que conta é o conteúdo, e isso depende da doação:

A página do IRS sobre written acknowledgments lista os mesmos itens para doações de $250 ou mais, e adiciona um para organizações religiosas: quando a única coisa que o doador recebeu foi um benefício religioso intangível, o comprovante deve informar isso.

Quatro detalhes da Publication 1771 moldam os modelos abaixo:

• O teste de $250 se aplica por doação. Contribuições separadas de menos de $250 não são somadas. Doze doações mensais de $50 nunca acionam a regra do comprovante, embora o doador ainda precise de um registro datado de cada uma.
• Um extrato pode cobrir um ano. Você pode confirmar cada doação separadamente ou enviar um único comprovante, como um resumo anual, para várias doações.
• Sem número de Seguro Social. A publicação diz que não é necessário incluir o número de Seguro Social ou de identificação fiscal do doador.
• O prazo é a declaração de imposto do doador. O doador deve ter o comprovante até o dia em que apresentar a declaração do ano da doação, ou até a data de vencimento, incluindo prorrogações, se isso ocorrer primeiro. A publicação acrescenta que as instituições de caridade normalmente enviam os comprovantes o mais tardar até 31 de janeiro do ano seguinte.

Pular um comprovante não traz nenhuma penalidade para a organização, mas o doador não pode reivindicar a dedução sem ele. A divulgação para pagamentos acima de $75 é mais rigorosa: a página do IRS sobre quid pro quo contributions estabelece uma penalidade de $10 por contribuição, até $5.000 por evento de arrecadação de fundos ou correspondência.

Por que os recibos importam mais para doações feitas em 2026

Os pequenos doadores têm um novo motivo para guardar o seu e-mail. Em um reminder published on November 10, 2026, o IRS diz que, a partir do ano fiscal de 2026, os contribuintes que não detalham as deduções podem deduzir até $1.000 de contribuições em dinheiro, ou $2.000 em uma declaração conjunta. Doações não monetárias não se qualificam, assim como doações para fundos aconselhados por doadores ou organizações de apoio. O comunicado orienta os doadores a guardarem recibos, cheques cancelados, registros bancários ou comunicações por escrito da instituição de caridade que mostrem o nome da organização, a data e o valor. Portanto, coloque a data em todos os recibos, independentemente do tamanho da doação.

Modelo de recibo de doação: quatro e-mails para copiar

Cada modelo usa campos de mesclagem entre chaves duplas. Um campo é o nome de uma coluna na sua planilha, então {{Amount}} é substituído pela célula Amount da linha daquele doador. O nome da organização, o EIN e a assinatura são os mesmos para todos: digite os seus sobre os exemplos (Riverbend Food Bank é um exemplo fictício). Muitas organizações imprimem o seu EIN e uma linha sobre o seu status de isenção de impostos. Nenhum dos dois está na lista do IRS acima, mas ambos poupam um e-mail ao contador do doador.

Um recibo é um registro, não o agradecimento. Mantenha-o curto e factual, e envie a mensagem calorosa separadamente: a nossa coleção de exemplos de thank you email template inclui um para doadores.

1. Doação em dinheiro, nada dado em troca

Assunto: O seu recibo de doação: {{Amount}} em {{Gift date}}

Olá {{First name}},

Obrigado pela sua doação de {{Amount}} para o Riverbend Food Bank, recebida em {{Gift date}}.

Nenhum bem ou serviço foi fornecido em troca da sua contribuição.

Número do recibo: {{Receipt no}}. O Riverbend Food Bank é uma organização 501(c)(3), EIN 00-0000000. Por favor, guarde este e-mail com os seus registros fiscais.

Dana Whitfield, Tesoureira

O segundo parágrafo é aquele do qual depende uma doação de $250 ou mais. Ele repete a redação de exemplo da Publication 1771 palavra por palavra.

2. Doação com um benefício: ingresso para evento, jantar ou item de leilão

Assunto: O seu recibo para {{Event}}: {{Deductible amount}} é dedutível

Olá {{First name}},

Obrigado pelo seu pagamento de {{Amount}} em {{Gift date}} para {{Event}}.

Em troca, você recebeu {{Benefit}}, com um valor justo de mercado estimado em {{Benefit value}}. Para fins de imposto de renda federal, a parte dedutível do seu pagamento é limitada ao valor que você pagou menos o valor do que recebeu, o que resulta em {{Deductible amount}}.

Número do recibo: {{Receipt no}}. Riverbend Food Bank, EIN 00-0000000.

Dana Whitfield, Tesoureira

A Publication 1771 dá o caso clássico: um doador paga $100 por um ingresso de concerto no valor de $40. A dedução não pode exceder $60, e como o pagamento é superior a $75, a instituição de caridade deve enviar a declaração. Ela deve ser facilmente notada pelo doador, portanto, mantenha-a no corpo do e-mail, não em letras pequenas.

3. Doação em bens

Assunto: O seu recibo de doação em bens do Riverbend Food Bank

Olá {{First name}},

Obrigado pela sua contribuição de {{Item description}}, que o Riverbend Food Bank recebeu em {{Gift date}}.

Nenhum bem ou serviço foi fornecido em troca da sua contribuição.

Este recibo descreve o que você doou e não declara um valor, porque o IRS pede às instituições de caridade que descrevam a propriedade doada, não que a avaliem.

Número do recibo: {{Receipt no}}. Riverbend Food Bank, EIN 00-0000000.

Dana Whitfield, Tesoureira

Escreva a descrição de forma que um estranho possa imaginar a doação. O próprio exemplo do IRS é “um berço de bebê de carvalho usado e uma cômoda combinando”. De acordo com o Topic 506 do IRS, um doador que deduz mais de $500 em doações não monetárias preenche o Formulário 8283, e um item ou grupo de itens acima de $5.000 precisa de uma avaliação qualificada. Ambos são trabalho do doador, e é por isso que o seu recibo fica de fora da avaliação.

4. Extrato de doações de fim de ano

Assunto: O seu extrato de doações de 2026 do Riverbend Food Bank

Olá {{First name}},

Obrigado por apoiar o Riverbend Food Bank em 2026. Os nossos registros mostram estas doações suas durante o ano:

{{Gift list}}

Total para 2026: {{Total}}

Nenhum bem ou serviço foi fornecido em troca destas contribuições.

O Riverbend Food Bank é uma organização 501(c)(3), EIN 00-0000000. Por favor, guarde este extrato com os seus registros fiscais e responda a este e-mail se algo parecer errado.

Dana Whitfield, Tesoureira

Liste cada doação com a sua data e valor, não apenas o total, porque as regras do IRS se aplicam doação por doação. Mantenha os pagamentos de eventos fora desta lista, pois eles já têm o seu próprio recibo do modelo 2 e tornariam a última frase falsa.

Crie o registro de doações no Google Sheets

Uma aba chamada Gifts, uma linha por doação. Estas colunas alimentam os modelos 1 a 3:

Quatro hábitos mantêm os recibos corretos:

• Registre o dia em que a doação foi feita. A Publication 1771 define a data da contribuição como a data em que o doador a entregou a você, não o dia em que você a depositou ou enviou o recibo. Essa é a data para a coluna Gift date.
• Formate as células da maneira que o e-mail deve ser lido. O Mail Merge for Gmail lê cada célula como ela é exibida. Uma célula que mostra $250.00 chega como $250.00, e uma data mostrada como Nov 3, 2026 chega dessa forma. Defina ambos em Formatar, depois Número, no Google Sheets.
• Numere os recibos uma vez. Digite ="R-2026-"&TEXT(ROW()-1,"000") em E2 e arraste para baixo para obter R-2026-001, R-2026-002 e assim por diante. Em seguida, copie a coluna e cole-a novamente apenas como valores, ou classificar a planilha mais tarde irá renumerar os recibos que você já enviou.
• Adicione as colunas que um modelo precisa. O modelo 2 precisa de Event, Benefit, Benefit value e Deductible amount (uma fórmula: Amount menos Benefit value), mantidos em uma aba própria. O modelo 3 precisa de Item description em vez de Amount.

Um recibo que começa com “Olá MAYA” parece descuidado, então corrija a capitalization of names before a mail merge enquanto a lista ainda é curta.

Ilustração, não uma captura de tela: a linha destacada do registro de doações preenche os três campos de mesclagem do modelo, e o doador recebe a frase abaixo. O nome, endereço e valor são fictícios.

Uma linha por doador para o extrato de fim de ano

O modelo 4 precisa de uma linha por doador em vez de uma por doação. Primeiro, adicione uma coluna auxiliar chamada Gift line na aba Gifts, com =TEXT(C2,"mmm d")&": "&TEXT(D2,"$#,##0.00") arrastada para baixo. Isso transforma uma linha em texto como Nov 3: $250.00. As fórmulas abaixo assumem que ela está na coluna G, então ajuste a letra se a sua estiver em outro lugar. Em seguida, crie uma segunda aba chamada Statements com estes cabeçalhos e fórmulas:

Arraste B, C e D para baixo até onde a lista em A for, e formate C como moeda. A página do Google para SUMIF explica os três argumentos usados aqui: o intervalo a testar, o critério e o intervalo a somar. Um endereço digitado com um espaço extra ou um erro de digitação conta como um segundo doador, portanto, verifique a coluna A antes de enviar. Mantenha uma aba Gifts por ano fiscal para que um extrato nunca misture anos. Se esta é a sua primeira mesclagem, o nosso guia passo a passo de uma mail merge from Google Sheets cobre o básico.

Envie a cada doador o seu recibo pelo Gmail

Instale o Mail Merge for Gmail a partir do Google Workspace Marketplace, depois abra a aba de onde você está enviando: Gifts para os modelos 1 a 3, Statements para o modelo 4.

1. Abra o construtor. Escolha Extensões, depois Mail Merge for Gmail, depois New campaign. A linha To mostra a coluna que contém os endereços, e o botão de envio conta os válidos.
2. Cole o modelo. Adicione o assunto e o corpo. Insira cada campo do menu Merge tag na barra de ferramentas, que lista as suas colunas, ou digite o nome da coluna entre chaves duplas. Os campos também funcionam no assunto.
3. Limite o envio às doações que precisam de um recibo. Filtre a aba primeiro, por exemplo, para as datas desta semana. O construtor então mostra um interruptor Only visible rows, ativado por padrão quando as linhas estão ocultas, e a contagem de destinatários o acompanha.
4. Anexe um PDF se você emitir um. Clique em Add attachment na linha To e escolha a coluna de links do Google Drive. Cada doador recebe o arquivo para o qual a sua própria linha aponta.
5. Visualize todos os recibos. Show preview renderiza o e-mail de cada doador com os campos preenchidos, e Send me a test entrega o que está na tela na sua caixa de entrada. Folheie alguns e verifique um valor com os seus registros.
6. Envie. Clique em Send to N recipients e confirme. Em um plano pago, Schedule send retém o lote para uma data e hora com pelo menos duas horas de antecedência, o que é adequado para uma execução de extratos em janeiro.

Um PDF é opcional, já que o IRS aceita o próprio e-mail. Se o seu conselho quiser um documento formal, o centro de ajuda define os limites em 5 MB por arquivo e 25 MB de arquivos distintos por campanha, portanto, a 100 KB por recibo, um lote comporta cerca de 250 doadores. Uma linha que ultrapasse um limite é marcada como Attachment Error e não é enviada. Um Google Doc é anexado como um PDF, e cada arquivo deve ser legível pela conta da qual você envia. O nosso guia sobre PDF mail merge mostra como produzir um PDF por linha.

Após o envio, o complemento escreve uma coluna de status na planilha, com o nome da campanha e a sua data, com uma célula por linha: Sent, depois Read quando o rastreamento de abertura está ativado. Essa coluna é o seu registro de quais recibos saíram e em qual dia.

Quantos recibos você pode enviar por dia

Os recibos saem através da sua própria conta do Gmail, portanto, o limite do plano e o limite do Google se aplicam, e o menor deles prevalece:

Os próprios tetos do Google ficam acima destes. A Ajuda do Gmail diz que uma conta pessoal pode atingir um limite após more than 500 emails in a day, e o Google lista 2,000 messages per day for a Workspace user, contadas ao longo de 24 horas contínuas. Um lote que não cabe não é iniciado pela metade: o construtor avisa você primeiro. No plano Free, divida uma lista longa ao longo de vários dias com o filtro do passo 3. Os planos pagos podem enviar o que cabe hoje e continuar automaticamente no dia seguinte. Se o próprio erro do Google aparecer, o nosso guia sobre a mensagem Gmail sending limit reached explica a espera.

Duas opções valem a pena conhecer antes do primeiro lote:

• Copie o seu tesoureiro. Adicione uma coluna Bcc contendo o endereço do contador e mapeie-a com Add bcc. Cada endereço conta para o limite diário, então um recibo com um Bcc usa dois. O nosso guia sobre mail merge with CC and BCC tem os detalhes.
• Recibo no dia da doação. Se as doações forem registradas através de um Google Forms, o plano Professional pode enviar um e-mail para cada nova resposta em cerca de um minuto.

Perguntas frequentes

Um e-mail é um recibo de doação válido para o IRS?

Sim. A Publication 1771 diz que uma organização pode fornecer o comprovante em papel ou eletronicamente, como por meio de um e-mail endereçado ao doador, e que não existem formulários do IRS para isso. O conteúdo é o que conta: o nome da sua organização, o valor ou uma descrição da propriedade e a declaração de bens ou serviços.

Preciso enviar um recibo para doações abaixo de $250?

A regra do comprovante por escrito começa em $250 por doação. Um doador ainda precisa de um registro de qualquer doação em dinheiro que mostre o seu nome, a data e o valor, e para doações feitas em 2026, mesmo os doadores que não detalham as deduções podem deduzir até $1.000, ou $2.000 em uma declaração conjunta. Uma vez que a planilha exista, emitir recibos para todas as doações não custa trabalho extra.

Quando os recibos de doação de fim de ano devem ser enviados?

O teste legal é que o doador tenha o comprovante quando apresentar a sua declaração, ou até a data de vencimento, incluindo prorrogações, se isso ocorrer primeiro. A Publication 1771 observa que as instituições de caridade normalmente enviam os comprovantes o mais tardar até 31 de janeiro do ano seguinte. Crie a aba Statements nos primeiros dias de janeiro e envie o lote nessa altura.

Posso enviar recibos de doação de uma conta gratuita do Gmail?

Sim. O Mail Merge for Gmail funciona com endereços @gmail.com e do Google Workspace. O plano Free envia 50 e-mails por dia, então 180 recibos levam quatro dias, e a Ajuda do Gmail coloca o teto para uma conta pessoal em 500 e-mails por dia, independentemente da ferramenta que você usar.

Envie os recibos deste ano a partir da planilha que você já mantém

Os recibos são a única correspondência que todos os doadores esperam, e a que a maioria das pequenas organizações ainda digita à mão. Coloque as doações em uma planilha, cole o modelo que se encaixa, visualize algumas linhas e deixe o Mail Merge for Gmail enviar a cada doador o seu próprio recibo a partir do seu endereço do Gmail, com a coluna de status como o seu registro. Instale-o gratuitamente, envie hoje os recibos das doações desta semana, e os extratos de janeiro já estarão meio construídos.